Audit Vlaanderen & Agentschap Binnenlands Bestuur. Studiedag over de globale rapporten van Audit Vlaanderen Oostkamp 21 maart 2016

Transcriptie

1 Audit Vlaanderen & Agentschap Binnenlands Bestuur Studiedag over de globale rapporten van Audit Vlaanderen Oostkamp 21 maart 2016

2 Programma Welkomstwoord Inleiding Audit Vlaanderen en het verloop van een audit Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen Pauze Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen Afsluiting Receptie

5 Over Audit Vlaanderen Eddy Guilliams, administrateur-generaal 25/04/2016

6 Agenda I. Audit Vlaanderen II. Een audit 6

7 I. Audit Vlaanderen

8 Missie Partner van de organisatie... Onafhankelijk Objectief Bekwaam... bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico s... Evaluatie van het systeem van interne controle / organisatiebeheersing Sensibilisering en kennisdeling... om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie 8

9 Onafhankelijke partner Aansturing door 2 auditcomités Auditcomité Vlaamse overheid Auditcomité lokale besturen 4 onafhankelijken 4 onafhankelijken 3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering 2 VVSG 1 VVP Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer 9

10 Werkterrein De Vlaamse administratie: 62 entiteiten (sinds 2001) De lokale besturen > 800 entiteiten (sinds 2014) 10

11 II. Een audit

12 Wat is een audit (niet)? Wat is een audit? Onafhankelijke Objectieve Systematische Evaluatie (van systeem van interne controle / organisatiebeheersing) Waarover gerapporteerd wordt Wat is een audit niet? Individuele medewerkers controleren Het gevoerde beleid evalueren Enkel te kijken of bepaalde documenten er zijn 12

13 Fasen binnen de audit 13

14 14

15 Soorten audits Organisatie-audits Thema-audits Detectie-audits Forensische audits 15

16 Waarom globale rapporten? Versterken van interne controle / organisatiebeheersing Ook waar geen audit werd uitgevoerd Basis voor lancering van initiatieven met partners 16

17 Vragen/bedenkingen/ 17

18 Bedankt!

20 Structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits bij lokale besturen Steven Van Roosbroek, manager-auditor 25/04/2016

21 Agenda I. Organisatie-audits: kader II. III. IV. Over de eerste reeks organisatie-audits Vaststellingen Aan de slag 21

22 I. Organisatie-audits: kader

23 23

24 Interne controle of organisatiebeheersing Interne controle -> to control -> beheersen Organisatiebeheersing = beter woord voor interne controle Interne controle of organisatiebeheersing op verschillende niveaus Proces Dienst Organisatie 24

25 Interne controle / organisatiebeheersing is... Geheel van maatregelen (beheersmaatregelen) om een redelijke zekerheid te bekomen over: Doet de organisatie de juiste dingen (= effectiviteit) Bereiken van de vooropgestelde doelstellingen Doet de organisatie die dingen juist (= integriteit, kwaliteit en efficiëntie) Naleven van regelgeving en procedures Tijdige en betrouwbare financiële en beheersinformatie Efficiënte inzet van middelen Bescherming van activa Voorkomen van fraude Art. 99 Gemeentedecreet / Art. 98 OCMW-decreet 25

26 Verantwoordelijkheden Secretaris is verantwoordelijk voor interne controle / organisatiebeheersing, in overleg met het managementteam Raad keurt het kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing goed (College en) Raad volgen de jaarlijkse rapportering over interne controle / organisatiebeheersing op 26

27 Model Leidraad Organisatiebeheersing 27

28 II. Over de eerste reeks organisatie-audits

29 Geauditeerde besturen Voornamelijk BBC-piloten Voorkeur Gemeente en OCMW samen Geauditeerden Gemeentebesturen 24 AGB s 10 Auditrapporten 24 OCMW-besturen Totaal

30 Beperkingen organisatie-audits Enkel management- en ondersteunende processen Breed -> minder diep Randvoorwaarden om te komen tot effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie 30

31 Goede praktijken Tijdens audits gedetecteerd Procedure binnen Audit Vlaanderen doorlopen Inspiratie voor besturen om aan de slag te gaan 31

32 III. Vaststellingen

33 1. Systematisch werken aan interne controle / organisatiebeheersing kan beter

34 Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd kader voor interne controle / organisatiebeheersing 34

35 Het aantal organisaties waarin de secretaris jaarlijks aan de raad rapporteert over de organisatie en werking van de interne controle / organisatiebeheersing 35

36 2. Er moet extra worden ingezet op doelgericht werken en de opvolging ervan

37 Een lokaal bestuur dat degelijk uitgewerkte doelstellingen over nieuw beleid heeft, is goed bezig. Doelstellingen over weerkerende dienstverlening en interne werking opmaken zou ons te ver leiden. WAAR of NIET WAAR? 37

38 Referentiekader Filosofie achter BBC Bepaal als organisatie waar je naartoe wil Wijs daar de nodige middelen aan toe Volg het geheel op De doelstellingen omvatten idealiter 3 onderdelen: Het nieuw beleid De weerkerende taken De interne werking Doelstellingen en monitoring (zitten we op koers?): 2 zijden van dezelfde medaille 38

39 Vaststellingen over doelstellingen en monitoring Positieve ontwikkeling Toch nog sterke verbetermarge Weerkerende taken Interne werking Doorvertaling van doelstellingen naar medewerkers Onvoldoende zicht op de vraag of de doelstellingen bereikt worden 39

40 Het aantal organisaties met een aanbeveling over het doelstellingenkader 40

41 Het aantal organisaties met een aanbeveling over de opvolging 41

42 3. Er is nog werk aan de aansturing door het managementteam en de evaluatie van de medewerkers

43 Vaststellingen over het managementteam en evaluatie Managementteam relatief succesvolle innovatie Evalueren van medewerkers gebeurt onvoldoende Evalueren van decretale graden gebeurt ruimschoots onvoldoende Mogelijk gevolg: voorbeeldfunctie, problemen blijven etteren 43

44 Vergaderfrequentie van het managementteam 44

45 Het aantal organisaties waarin de decretale graden geëvalueerd worden 45

46 4. De aanpak van de samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW-bestuur kan het best meer projectmatig

47 De beste manier van integratie tussen een gemeentebestuur en OCMW is het organisch laten groeien nadat zich een opportuniteit voordeed. WAAR of NIET WAAR? 47

48 Samenwerking gemeente - OCMW Beleidsintenties op Vlaams niveau Trend in de richting van meer samenwerking Grote verschillen tussen besturen 48

49 Het aantal gemeente en OCMW-besturen dat een medewerker/dienst deelt 49

50 Samenwerking gemeente - OCMW Aanpak onvoldoende projectmatig, ondanks lokale beleidsintenties Welke diensten gaan samenwerken? Wie is verantwoordelijk? Welke timing? Wat zijn de tussenstappen? -> Mogelijk gevolg: efficiëntiewinsten gaan verloren, onzekerheid bij medewerkers Goede praktijk gemeente en OCMW Drogenbos 50

51 5. De filosofie van de organieke decreten en andere regelgeving is onvoldoende geïmplementeerd

52 Regelgeving Geen compliance audit! Kloof wettelijke en werkelijke land Aanwezigheid van instrumenten Filosofie van de regelgeving 52

53 Een lokaal bestuur dat alle regelgeving naleeft, bestaat niet. WAAR of NIET WAAR? 53

54 Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd reglement voor klachtenbehandeling 54

55 Het aantal organisaties per aantal geregistreerde klachten (weergegeven in intervallen) 55

56 IV. Aan de slag

57 Wat kan uw lokaal bestuur doen? Zelfevaluatie met de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen of een ander kader (CAF, VVSG-model ) Zorgen voor een degelijke rapportering over interne controle / organisatiebeheersing aan de raad 57

58 Tips voor de rapportage over interne controle aan de raad Overzicht van Sterke punten Verbeterpunten Punten waarop actie wordt ondernomen Duidelijk antwoord op wie, wat, wanneer Interne controle / organisatiebeheersing is meer dan louter processen! Modellen zijn beschikbaar 58

60 Bedankt!

63 Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Jo Fransen, manager-auditor 25/04/2016

64 Agenda I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies II. III. IV. Bevindingen t.a.v. de gemeentebesturen Bevindingen t.a.v. andere instanties Aan de slag 64

65 I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

66 Het thema gemeentelijke belastingen en retributies 66

67 Auditdoelstelling In welke mate beschikken de betrokken gemeentebesturen over de nodige beheersmaatregelen om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct en volledig te innen en hierbij alle burgers gelijkwaardig te behandelen? Hoe worden de voorziene beheersmaatregelen in de praktijk toegepast? 67

68 Methodiek 68

69 II. Bevindingen t.a.v. de gemeentebesturen

70 1. Een evaluatie van de reglementen en procedures is noodzakelijk

71 Vaststellingen m.b.t. evaluatie Meeste besturen hebben duidelijk zicht op hun belastingen en retributies en maken de reglementen duidelijk bekend. Weinig besturen evalueren reglementen en processen periodiek en grondig Vaak geen duidelijke, te beperkte of onvolledige rapportering 71

72 2. Procedures om belastingplichtigen en -grondslagen te detecteren, kunnen geoptimaliseerd worden

73 Vaststellingen m.b.t. belastingen op leegstand, tweede verblijven en onbebouwde gronden Ontbreken van een duidelijke, sluitende detectiemethodiek Ontbreken van (uitwisseling van) gegevens Weinig controle op correcte toepassing detectiemethodiek 73

74 Vaststellingen m.b.t. belasting op drijfkracht Moeilijkheden om vast te stellen welke bedrijven zich op het grondgebied van de gemeente bevinden Gebrek aan controle op correctheid van aangiftes 74

75 3. Nood aan een werkwijze die verzekert dat een afgeleverd product/dienst resulteert in een betaling

76 Vaststellingen m.b.t. facturen en contante inningen Grote verschillen in controle op de basisgegevens Voorraadbeheer huisvuilzakken Registratiesysteem lokalenverhuur Veelal geen controle op de facturen zelf Niet steeds functiescheiding Vaak geen onafhankelijke controle Vaak geen sluitend kasbeheer: Beperkt tot vergelijking kasinhoud met kassasysteem, geen controle of overeenstemt met effectief verleende prestaties Diverse overige bemerkingen 76

77 4. Er moet extra ingezet worden op het regelmatig opvolgen van de openstaande vorderingen

78 Vaststellingen m.b.t. debiteurenopvolging Veelal ontbreekt een systematische, gestructureerde opvolging Softwareproblemen n.a.v. BBC Gebrek aan duidelijke interne regels of gebrekkige toepassing ervan Gebrek aan maatregelen om continuïteit te waarborgen Geen automatische initiëring 78

79 III. Bevindingen t.a.v. andere instanties

80 Vaststellingen De uitwisseling van gegevens verloopt niet evident: Correctheid en actualiteit kadastrale legger en (verrijkte) kruispuntbank van ondernemingen Afstemming tussen databanken Informatie netbeheerders en nutsbedrijven Overzichten uit applicaties administratieve documenten zijn niet eenvoudig raadpleegbaar Spanningsveld tussen regelgeving en praktijk 80

81 Vaststellingen De gebruikte softwaresystemen vertonen tekorten Gebrek aan communicatie tussen verschillende softwaresystemen 81

82 Aanbevelingen Aan de Vlaamse overheid en de koepelverenigingen Aan de softwareleveranciers 82

83 IV. Aan de slag

84 Hoe is het met de gemeentelijke belastingen en retributies in uw bestuur gesteld? Zelfevaluatie uitvoeren op basis van het controleprogramma dat Audit Vlaanderen ter beschikking stelt met : Controledoelstellingen Mogelijke risico s Mogelijke beheersmaatregelen Goede praktijken 84

86 Bedankt!

88 De detectie-audits bij de OCMW-besturen Wim De Naeyer, manager-auditor 25/04/2016

89 Agenda I. Over de detectie-audits II. III. Verbeterpunten Getuigenissen over de audit 89

90 I. Over de detectie-audits

91 Aanleiding Fraude bij OCMW Wervik Oorzaak? de mogelijkheden tot functiescheiding en de functionaliteit begunstigdenbeheer niet benut in gehanteerde financiële software Verder onderzoek door Audit Vlaanderen risico om op gelijkaardige wijze te frauderen ook mogelijk bij andere OCMW-besturen Mail aan alle OCMW-secretarissen op 27 februari

92 Geauditeerd proces: uitbetaling steun 92

93 Geauditeerde OCMW-besturen Selectie op basis van: Softwareleverancier Geografische spreiding Schaalgrootte 93

94 Methodiek detectie-audits Financiële procedures die plaatsvinden op initiatief van de sociale dienst en afgehandeld worden op de boekhouding van het OCMW-bestuur Datamining naar ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen in gegevens van de sociale en financiële dienst, aangeleverd door 3 softwareleveranciers Onderzoek van dossiers, op basis van de door datamining aangeleverde betalingsgegevens 94

95 II. Verbeterpunten

96 Verbeterpunten: basisschema 96

97 1. Uitbouw van functiescheiding in de administratieve processen van zowel de sociale als de financiële dienst

98 Nastreven van optimale functiescheiding in de betalingsprocessen Nastreven van optimale functiescheiding bij de toekenning van autorisaties in de softwaretoepassingen Voorzien in een back-up bij elke functie -> om het risico op misbruiken in het betalingsproces te beperken 98

99 2. Creëren van een unieke autorisatie voor de aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens

100 -> om het risico op misbruik in het betalingsproces te beperken -> om het wijzigen van begunstigdenrekeningnummers te beperken en de aanmaak van frauduleuze betalingen tegen te gaan 100

101 3. Systematisch bijhouden van stavingsstukken die aantonen dat het gebruikte begunstigdenrekeningnummer in het betalingsproces aan de cliënt toebehoort

102 Nemen van een kopie van de betrokken bankkaart Bijhouden van officiële brieven van derden Vragen van ondertekende verklaring van de cliënt -> om het risico te beperken dat een steunmaatregel gestort wordt op een rekeningnummer dat niet aan een cliënt toebehoort 102

103 4. Uitvoeren van betalingen op basis van originele facturen en stavingsstukken

104 Bewaren van originele documenten bij de boekhouddienst van het OCMW-bestuur -> om het risico op dubbele en nietcorrecte betalingen te verkleinen 104

105 Verbeterpunten: overzicht 105

106 III. Getuigenissen over de audit

107 Studienamiddag Audit Vlaanderen 21 maart 2016 Oostkamp OCMW Wervik

108

109 Goede samenwerking

110 Twee voor de prijs van één Forensische audit Onderzoek naar de fraude Organisatie-audit Onderzoek naar de beheersinstrumenten van de organisatie

111 Aanbevelingen Functiescheiding in de kritieke bedrijfsprocessen

112 Aanbevelingen ICT Beter gebruik van de software pakketten Software die functiescheiding toelaat Digitaal opslaan facturen

113 Aanbevelingen financieel Checklist in sociale dienst of alle voorwaarden voor betaling zijn vervuld Leveranciers- en klantenbestand: beter begunstigdenbeheer Alleen met originele facturen betalen Steekproeven bij betalingen Raamcontracten opvolgen

114 Aanbevelingen verbeterplannen en wet op de overheidsopdrachten Betere opvolging verbeterplannen Wet op de overheidsopdrachten verder goed toepassen

115 Aanbevelingen personeel Controle personeelsdossiers (1 fout) Regelmatig nazicht uitbetaling premies en toelagen Actualiseren rechtspositieregeling (premies)

116 Aanbevelingen bestellingen en voorraadbeheer

117 Aanbevelingen interne controle Oprichten interne controle cel Verbeteracties Samenwerking met afdelingshoofden en managementteam Rapportering

118 Goed gevoel Aanbevelingen externe audit ook intern reeds als werkpunten besproken Goede basis om te verbeteren

119

120 Interne Controle Cel

121 Interne controle cel

126

128 Bedankt!

130 En verder Eddy Guilliams, administrateur-generaal 25/04/2016

131 Audits en globale rapporten

132 Uitgevoerde audits bij de lokale besturen Organisatie-audits Thema-audits 0 20 Detectie-audits 2 14 Forensische audits 2 4 Totaal

133 Waarom globale rapporten? Versterken van interne controle / organisatiebeheersing Ook waar geen audit werd uitgevoerd Basis voor lancering van initiatieven met partners 133

134 Workshops i.s.m. bestuursscholen Workshop monitoring : 23 mei 2016 Workshop gemeentelijke belastingen en retributies: 21 juni

136 Bedankt!