College-onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid o.g.v. art. 213a Gemeentewet

Transcriptie

1 College-onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid o.g.v. art. 213a Gemeentewet Commissie Rekening & Audit 25 november 2015 Besturing & controlling/ Auditteam

2 Onderwerpen Wat zijn college onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Situatie in Delft Uitkomsten in 2015 Wat staat er op de het programma? 2

3 Wat zijn college onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid? 3

4 Regelgeving Gemeentewet, art. 213a: 1. Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. 2. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. 3. Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid. Financiële Verordening Delft, art. 17 Bedrijfsvoering, lid 2: Het college informeert in de programmabegroting en rapporteert bij de jaarstukken in de bedrijfsvoeringsparagraaf over de rechtmatigheid, en over de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet.

5 Complementair aan overige onderzoeken Gemeentelijk accountant: onderzoekt rechtmatigheid en getrouwheid van financieeladministratieve processen (interimcontrole) en jaarstukken (jaarrekeningcontrole). Lokale rekenkamer: onderzoekt doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid van het gemeentebestuur. Accent ligt landelijk veelal op de effectiviteit van inhoudelijk beleid.

6 Situatie in Delft 6

7 Auditfunctie gemeente Delft Stand van zaken: Auditcomité werkt; Kerntaak: financial audit en operational auditing; Maar door verloop in het Auditteam meer nadruk op financial audit; Voor 2016 ontwikkeltraject auditteam in de nieuwe organisatie;

8 Ontwikkelingen in 2015 Naar aanleiding accountantsrapportage meer aandacht voor proces jaarrekeningcontrole Grip op processen: de audits zetten aan tot leren en verbeteren en actie

9 Grip op processen: de systematiek

10 Grip op processen: de systematiek procesaudits Proceseigenaar stel actieplan op hoe het proces verbeterd wordt (2 x per jaar verantwoording naar raad) verbeteringen doorvoeren in het proces rapportage naar het GMT

11 Uitkomsten onderzoeken

12 Rapportage procesaudits Proces Controls in het proces Leren en verbeteren Procesbeschrijving Taken, verantwoordelijkhede n en bevoegdheden Belastingen. Risico s en beheersing Verbeterplan Verbeteringen vorig jaar zijn doorgevoerd Voortgang opvolging aanbevelingen Aanleveren gegevens aan de RBG vraagt nog aandacht. Parkeren. Verbeteringen vorig jaar zijn doorgevoerd. Aansluiting sub administratie Vergunning parkeren en de Financiële administratie vraagt aandacht. Bouwleges Verbeterplan is uitgevoerd. Geen openstaande punten. Aanbestedingen EU/ lokaal Personeel Er ligt een verbeterplan Verbeterpunten vorig jaar worden eind november 2015 opgepakt. Op dit moment is HRM bezig met de implementatie van een nieuw systeem en beoordelen wij volgend jaar het proces opnieuw. Wij voeren wel gegevensgerichte werkzaamheden uit en nemen aantal aandachtspunten uit de jaarrekeningcontrole mee. Grondexploitatie.. Nav audit Deloitte is een verbeterplan opgesteld. Het uitvoeringsplan moet nog formeel goedgekeurd worden. Uitgaande Verbeterplan is opgesteld. Verbeterpunten vorig jaar zijn subsidies blijven liggen. Treasury Proces loopt goed. Geen openstaande punten.

13 Nulmeting ISD Doelstelling: Toets of het organisatorische systeem goed is opgezet en ingeregeld, zodat duidelijk wordt dat Delft grip heeft op de bedrijfsvoering van de 3 decentralisaties. Bij de nulmeting is grip op de bedrijfsvoering van de 3 decentralisaties vertaald naar 8 invalshoeken. Nulmeting is uitgevoerd in het 1e kwartaal Uitkomst: Het organisatorische systeem is goed opgezet en ingeregeld.. Van de 8 onderdelen scoren 6 groen en 2 geel. Actie organisatie: MT toegang heeft na de nulmeting actieplan opgesteld. actiepunten zijn voor een groot deel opgepakt..

14 Audit inhuur derden Doelstelling: het verschaffen van aanvullende zekerheid over de beheersing van het proces inhuur derden. Procesaudit op de naleving van spelregels die binnen de organisatie gelden voor de inhuur van derden. Uitkomst: sterk punt is dat het opvullen van (tijdelijke) vacatures wordt ondersteund met instrumenten als Flexpunt en Flextender. De audit signaleert ook verbeterpunten m.b.t. sturing en monitoring en de naleving van spelregels en procedures Actie organisatie: Verbeteraanpak externe inhuur is inmiddels in het GMT vastgesteld. Aanpak richt zich op verdere verbetering van het proces. Maatregelen: administratie o.b.v. landelijke definitie inhuur (VNG/A&O), monitoring via Integrale Management Monitor, verbetering interne communicatie over Flexpunt/Flextender en werkinstructies.

15 Wat staat er nog op de agenda? 15

16 Onderzoeksagenda Nadruk opbouwen auditteam Versterken financial audit en risicomanagement Inhoudelijke onderzoeken: - Second opinion business case OBS (Rebel) - Check op uitvoeringsplan grondexploitatie - ISD; - Scan op ontwikkeling financiële functie (BDO)