/ IJssels. Intern controleplan Samenwerking

Transcriptie

1 Intern controleplan 2018 ^ Gemeente / IJssels gemeente Montfoort Vast te stellen door Managementteam UW Dagelijks Bestuur UW College van B&W IJsselstein College van B&W Montfoort Vastgesteld dd 28 maart april mei mei

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Kaders VIC 3 Verschil IC en VIC 4 Aanpak VIC 4 Werkzaamheden VIC-team en planning Risico's 7 2

3 Inleiding De colleges van de gemeenten Montfoort en IJsselstein en het Dagelijks Bestuur UW (DB UW) leggen verantwoording af over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering aan de respectievelijke raden cq het Algemeen Bestuur UW. Het afleggen van verantwoording vinden plaats op basis van de volgende aspecten. Getrouwheid: De betrouwbaarheid van de gegevens is zodanig dat de gebruiker van de gegevens hierop beslissingen kan nemen. Rechtmatigheid: De middelen zijn aangewend en verantwoord conform de wet- en regelgeving. Doelmatigheid: De middelen zijn aangewend om het doel te bereiken. Doeltreffendheid: De aanwending van de middelen heeft meetbaar bijgedragen aan de realisatie van het doel. Interne controle is een belangrijk instrument voor de borging van 'het in control' zijn. De doelstelling van dit intern controleplan is om op gestructureerde wijze aan te geven welke stappen wij nemen om vast te stellen of onze organisaties 'in control' zijn. Verbijzonderde interne controle geeft informatie over: Betrouwbaarheid van de financiele informatievoorziening Naleving van relevante wet- en regelgeving Effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen. Het intern controleplan 2018 heeft primair tot doel om de (financiele) rechtmatigheid en getrouwheid vast te stellen. Samenhang in- en externe controle Wij willen met dit jaarplan aansluiting realiseren tussen de controlewerkzaamheden van het VIC-team en de werkzaamheden van de accountant. De getrouwheid en rechtmatigheid maken verplicht onderdeel uit van het oordeel van de accountant bij de jaarrekening. De accountant steunt hierbij op de kwaliteit van de beheersing door UW. Het intern controleplan 2018 is opgesteld vanuit de aandacht voor deze aspecten. De controle op de doelmatigheid en doeltreffendheid ligt conform artikel 213a van de Gemeentewet bij de colleges. De gemeenten hebben grote beleidsvrijheid in de invulling van dit artikel. Van jaar tot jaar zal door de individuele colleges en het DB UW worden bepaald welke processen c.q. onderwerpen getoetst worden op doelmatigheid en doeltreffendheid. Voor het onderzoeken van de doelmatigheid en doeltreffendheid worden afzonderlijk voorstellen gedaan. Kaders VIC In- en externe kaders Exteme kaders BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) Kadernota rechtmatigheid commissie BBV Interne kaders Financiele verordening (artikel 212 Gemeentewet) Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) Interne regelgeving (normenkader) 3

4 Verschil IC en VIC Interne controle begint bij procesbeheersing. Het in beeld brengen van de procesrisico's en de beheersingsmaatregelen zijn de basis voor een effectieve en efficiente uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Elke procesverantwoordelijke heeft inzicht nodig in "wat kan erfout gaan in mijn proces" en "welke maatregel heb ik getroffen om te voorkomen dat deze tout wordt gemaakt". Deze interne controle (IC) in de 1e lijn moet geborgd zijn in het proces. In het proces moeten de beheersmaatregelen zijn ingeregeld. De uitvoering van de beheersmaatregel dient zichtbaar 1 vastgelegd te worden. Het sluitstuk van 'control' vormt de verbijzonderde interne controle (VIC), waarbij wordt vastgesteld of: in opzet sprake is van een goede AO/IC de processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de gestelde kwaliteitseisen. Het VIC-team toetst jaarlijks opzet, bestaan en werking van de beheersmaatregelen en adviseert procesverantwoordelijken hoe de beheersmaatregelen verbeterd kunnen worden. VIC heeft als doel om tekortkomingen in de procesbeheersing en de uitvoering op te sporen. Zo kan er tijdig actie worden ondernomen en kunnen correcties doorgevoerd worden. Aanpak VIC Opzet van het intern controleplan 2018 Algemene informatie over het proces van verbijzonderde interne controle (VIC) en de opzet van het intern controleplan is opgenomen in de bijlage 'Kwaliteitsmanagement'. Het opzetten van het intern controleplan volgt op de managementletter van het voorgaande jaar. Op basis van de uitkomsten van de interimcontrole kunnen specifieke aandachtspunten worden toegevoegd aan het controleprogramma. Risicoanalyse in het kader van de IC Risicogebieden en speerpunten worden regelmatig beoordeeld op actualiteit en maken onderdeel uit van de pdca-cyclus van de processen. Op basis van de bevindingen van de accountant uit de Interimcontrole 2017, de bevindingen uit de VIC 2017 en een gerichte risico-inventarisatie is in overleg met het management bepaald voor welke processen in 2018 ieder geval een verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd. Op pagina's 8 en 9 zijn de in de respectievelijke begrotingen opgenomen risico's beschreven en ingedeeld naar controleprogramma's. Werkzaamheden VIC-team en planning 2018 De vijf controleprogramma's met prioriteit Naar aanleiding van de controles 2016 zijn door de gemeenteraden en het Algemeen Bestuur vijf controleprogramma's en bijbehorende processen als prioriteit aangemerkt ten aanzien van het beschrijven, inrichten en implementeren van de betreffende processen: 1. Inkoop en aanbesteding 2. Personeelskosten 5. Huren en Pachten 7. Verstrekkingen Sociaal Domein 16. Bouwleges 1 Zichtbaar vastleggen betekent dat van de interne controle een bewijsstuk aanwezig is. 4

5 Managementletter Naar aanleiding van de interimcontrole 2017 heeft de accountant zijn bevindingen opgenomen in de Managementletter De daaruit voortvloeiende actiepunten worden door het VIC-team uitgezet in de organisatie en de voortgang wordt bewaakt. VIC's worden ingepland op basis van (financiele) rechtmatigheidsrisico's, waarbij aansluiting gezocht wordt met de werkzaamheden van de accountant. Voor 2018 zijn VIC's gepland voor de vijf als prioriteit aangemerkte controleprogramma's/processen. Daarnaast worden op ad hoc basis specifieke, doelgerichte VIC's uitgevoerd. Nr Controleprogramma Planning VIC 1. Inkoop en aanbesteding Personeelskosten Subsidieverstrekkingen Aan- en verkoop grond Huren en Pachten Belastingen en Heffingen Verstrekkingen sociaal domein Overige baten en lasten Activa Treasury Rijksbelastingen: BTW, BCF en Vpb a Reserves b Voorzieningen Rijksmiddelen Deelname Verbonden partijen Betalingen Bouwleges Parkeerbelasting Memoriaalboekingen Informatiebeleid en gegevensbeheer Stelposten en taakstellingen SiSa Projecten 2019 Voortgang en rapportage Het VIC-team heeft in bovenstaande punten een adviserende rol, bewaakt de voortgang en rapporteert maandelijks aan de concerncontroller en het MT. Eenmaal per kwartaal worden beide Audit Committees ge'informeerd over de stand van zaken met betrekking tot de actiepunten Managementletter. 5

6 Om inzicht te geven in de financiele omvang van de processen die in de verbijzonderde interne controle worden betrokken is deze opgenomen in onderstaande tabel. De financiele omvang is bepaald aan de hand van de programmabegrotingen 2018 van de gemeenten en UW gezamenlijk. Controleprogramma UW Lasten UW Baten IJsselstein Lasten IJsselstein Baten Montfoort Lasten Montfoort Baten 01. Inkoop aanbesteding Personeelskosten Subsidieverstrekkingen Nvt Nvt Aan- en verkopen grond Nvt Nvt Huren en Pachten Belastingen en heffingen Nvt Nvt Verstrekkingen sociaal domein Nvt Nvt Overige baten en lasten Activa Treasury Rijksbelastingen BTW, BCF, VpB Reserves en Voorzieningen Rijksmiddelen Doorbelasting UWen GR's Betalingen Bouwleges Nvt Nvt Parkeerbelasting Nvt Nvt Nvt Nvt 18. Memoriaalboekingen Stelposten en taakstellingen Informatiebeleid en gegevensbeheer SiSa Nvt Nvt Projecten TOTAAL Nvt = Niet van toepassing. 6

7 Risico's ContinuTteit organisatie Risico: In de huidige situatie is de kwetsbaarheid van de organisatie groter dan ooit. Mede door verloop en bezuinigingen is de continui'teit en betrouwbaarheid van de organisatie in gevaar, dit vormt een aanzienlijk risico. Procesbeschrijvingen, vastlegging, kwaliteit en beschikbaarheid van gegevens, interne controle, functiescheiding en afspraken over vervanging zijn onontbeerlijk voor een goede bedrijfsvoering. Beheersmaatregel: Om continui'teit in de bedrijfsvoering te garanderen en de risico's op dit punt te verkleinen heeft het opzetten en onderhouden van een inwerkprogramma hoge prioriteit. Het is noodzakelijk voor kwetsbare posities achtervang/vervanging te regelen. Budget inhuur Risico: Gezien de huidige situatie (ontvlechting UW en vormgeving beide gemeentelijke organisaties) vormt de omvang van het budget voor tijdelijk inhuur een verhoogd risico. Beheersmaatregel: Het Managementteam is verantwoordelijk voor besluitvorming ten aanzien van de inzet van tijdelijke inhuur en monitoring van de beschikbare budgetten. Bij onvoldoende budget legt de manager Bedrijfsvoering een aanvraag voor extra budget voor aan het Dagelijks Bestuur/Algemeen Bestuur. Weerstandsvermogen Hieronderzijn de risico's uit de paragrafen Weerstandsvermogen uit de respectievelijke begrotingen voor 2018 opgenomen. De beheersmaatregelen voor deze risico's zijn weergegeven in de betreffende paragraaf Weerstandsvermogen. UW Risico Berekend Controleprogramma risicobedrag Te realiseren dekking projecten Projecten Langdurig ziekteverzuim Personeelskosten Cao-ontwikkelingen Personeelskosten HR21 Functieboek UW Personeelskosten Digitale beschikbaarheid bouwdossiers Bouwleges Privacy Officer Informatiebeleid en gegevensbeheer Beschermd wonen Personeelskosten Motie "Zienswijze begroting 2018 UW p.m. " van Montfoort de bestuurscrises IJsselstein de nieuwe verdeelsleutel Montfoort - IJsselstein leegstand kantoren ICT-investeringen Bezuinigingsopgave Stelposten en taakstellingen Totaal in Bron: financiele risico's uit paragraaf Weerstandsvermogen begroting