Interne controleplan 2017

Transcriptie

1 Interne controleplan 2017 Vastgesteld door: Managementteam UW Samenwerking Datum: 5 april 2017 J. Pol M. Gadella Algemeen directeur a.i. Directeur Strategie

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 Inleiding...3 Kwaliteitsmanagement: instrument voor de bedrijfsvoering...3 Kwaliteitsmanagement in Opzet van het interne controleplan Verbijzonderde Interne Controle (VIC)...7 Overzicht controleprogramma s en procesverantwoordelijken...8 Controleprogramma 1: Inkoop en Aanbesteding...9 Controleprogramma 2: Personeelskosten Controleprogramma 3: Subsidieverstrekkingen Controleprogramma 4: Aan- en verkopen grond Controleprogramma 5: Huren en pachten Controleprogramma 6: Belastingen en heffingen Controleprogramma 7: Verstrekkingen sociaal domein Controleprogramma 8: Overige baten en lasten Controleprogramma 9: Activa Controleprogramma 10: Treasury Controleprogramma 11: Rijksbelastingen: BTW, BCF EN VPB Controleprogramma 12: Reserves en voorzieningen Controleprogramma 13: Rijksmiddelen Controleprogramma 14: Deelname Gemeenschappelijke regelingen Controleprogramma 15: Betalingen Controleprogramma 16: Bouwleges Controleprogramma 17: Parkeerbelasting Controleprogramma 20: Informatiebeleid en gegevensbeheer Controleprogramma 21: Stelposten en taakstellingen Controleprogramma 22: SiSa Controleprogramma 23: Projecten Bijlage 1. Risico s per bedrijf Bijlage 2. Normenkader ICJP

3 Inleiding De colleges van de gemeenten Montfoort en IJsselstein en het Dagelijks Bestuur UW Samenwerking (DB UW) leggen verantwoording af over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering aan de respectievelijke raden cq het Algemeen Bestuur UW Samenwerking. Het afleggen van verantwoording vinden plaats op basis van de volgende aspecten. Getrouwheid: De betrouwbaarheid van de gegevens is zodanig dat de gebruiker van de gegevens hierop beslissingen kan nemen. Rechtmatigheid: De middelen zijn aangewend en verantwoord conform de wet- en regelgeving. Doelmatigheid: De middelen zijn aangewend om het doel te bereiken. Doeltreffendheid: De aanwending van de middelen heeft meetbaar bijgedragen aan de realisatie van het doel. De getrouwheid en rechtmatigheid maken verplicht onderdeel uit van het oordeel van de accountant bij de jaarrekening. De accountant steunt hierbij op de kwaliteit van de beheersing door UW Samenwerking. Het interne controleplan 2017 is opgesteld vanuit de aandacht voor deze aspecten. De controle op de doelmatigheid en doeltreffendheid ligt conform artikel 213a van de Gemeentewet bij de colleges. De gemeenten hebben grote beleidsvrijheid in de invulling van dit artikel. Van jaar tot jaar zal door de individuele colleges en het DB UW Samenwerking worden bepaald welke processen c.q. onderwerpen getoetst worden op doelmatigheid en doeltreffendheid. Voor het onderzoeken van de doelmatigheid en doeltreffendheid worden afzonderlijk voorstellen gedaan. Kwaliteitsmanagement: instrument voor de bedrijfsvoering Kwaliteitsmanagement is een nieuwe functie binnen UW Samenwerking, die rechtstreeks onder de directie bij team Concernadvies is belegd. Doelstelling van kwaliteitsmanagement is de kwaliteit van de organisatie en dienstverlening continu te verbeteren. Niet alleen van de producten, diensten, bedrijfsprocessen en systemen, maar ook van de medewerkers. En dat niet eenmalig, maar structureel. En niet voor elk aspect afzonderlijk, maar integraal. Uitgangspunten voor de inrichting van het kwaliteitssysteem: 1. Het systeem sluit aan op de bestaande functies, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 2. Het systeem sluit aan op de planning en control cyclus. 3. Het systeem wordt op strategisch (beleid), tactisch (ontwerp) en operationeel (uitvoering) niveau ingericht. 4. De kwaliteitscirkel van Deming wordt op alle drie de niveaus ingericht en uitgevoerd, waarbij planning, uitvoering, controle en bijstelling op een bepaald niveau input kan zijn voor de kwaliteitscirkel op een ander niveau. In 2016 is binnen UW Samenwerking gestart met het inrichten van kwaliteitsmanagement; in eerste instantie vanuit het perspectief van verplichtingen vanuit wet- en regelgeving en met het oog op de accountantscontrole (getrouwheid en rechtmatigheid). De komende jaren worden de aspecten doelmatigheid en doeltreffendheid toegevoegd en worden op basis van prioriteitstelling- steeds meer bedrijfsvoeringaspecten aangehaakt aan het continue proces van verbetering. 3

4 Binnen kwaliteitsmanagement onderscheiden we onder andere de volgende aandachtsgebieden: - Risicomanagement - Inrichten van de processen - Rollen en verantwoordelijkheden - Interne controle - Normenkaders Voor een toelichting op deze aandachtsgebieden verwijzen wij naar bijlage Kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsmanagement in 2017 Het Concernteam geeft risicomanagement verder vorm en zorgt voor verankering in de primaire processen. De risico s voor de interne beheersing en de vermogensposities in 2017 en 2018 worden samengebracht in risicomanagement en bewaakt door kwaliteitsmanagement. Gestreefd wordt vanaf 2019 ook de risico s voor de doelmatigheid en de doeltreffendheid op te nemen in het kwaliteitsmanagement. Vanuit zijn preventieve en anticiperende rol adviseert het VIC-team de directie op basis van de bevindingen VIC2016 over procesverantwoordelijkheid, procesinrichting en prioriteiten hierin. Alles in nauwe samenwerking met team Processen en Gegevens. Opzet van het interne controleplan 2017 Algemene informatie over het proces van Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en de opzet van het interne controleplan is opgenomen in de bijlage Kwaliteitsmanagement. Het opzetten van het interne controleplan vindt doorgaans plaats in het 4 e kwartaal voorafgaand aan het controlejaar. Wegens vertraging van het jaarrekeningproces 2015 heeft de opzet van het interne controleplan 2017 pas plaatsgevonden in het eerste kwartaal van 2017 en zijn de in de bijlage beschreven fasen versneld en aangepast doorlopen. Hierna zijn de specifieke punten voor het controlejaar 2017 per fase opgenomen. Fase 1: Afstemmen kaders interne controle Kaders Het normenkader 2016 is in februari 2017 door beide colleges vastgesteld in het kader van de opdracht jaarrekeningcontrole 2016 aan de accountant. Dit normenkader vormt de basis voor de inrichting van de controle 2017 op de rechtmatigheid en de getrouwheid. Gestreefd wordt vanaf 2019 hieraan onder andere de beleidsdoelstellingen uit de programmabegrotingen toe te voegen voor het toetsen van de doelmatigheid en de doeltreffendheid. Risicoanalyse in het kader van de IC Risicogebieden en speerpunten zijn beoordeeld op actualiteit. Op basis van de bevindingen van de accountant uit de interimcontrole 2016, de bevindingen uit de VIC2016 en een gerichte risico-inventarisatie is in overleg met de directie bepaald voor welke processen in 2017 ieder geval een verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd. In bijlage 1 zijn de in de respectievelijke begrotingen opgenomen risico s beschreven en ingedeeld naar controleprogramma s. Fase 2: Vormgeven Control Matrix Vertalen van de resultaten fase 1 In fase 1 is de omvang van de verbijzonderde interne controle bepaald op basis van het normenkader, de omvang van de verwachte prestaties voor het jaar en de risico s. 4

5 Beschikbare administratieve organisatie In het IC jaarplan 2016 zijn de processen en de beschikbare opzet beoordeeld. Beoordeeld is in hoeverre de administratieve organisatie bruikbaar en actueel is. De uitkomsten van de uitgevoerde controles 2016 en deze eerste beoordeling vormen input voor de controlmatrix Uitwerken van een controlmatrix Om de aansluiting van de controlewerkzaamheden met de administratie te garanderen zijn de categorieën van IV3 1 als basis genomen. Nadat de matrix is vormgegeven zijn: per geïdentificeerd proces de rollen en verantwoordelijkheden geïdentificeerd; de bruikbaarheid van de beschikbare AO in kaart gebracht; de voor de IC relevante externe omgevingsrisico s in beeld gebracht; de voor de IC relevante bedrijfsvoeringsrisico s opgenomen. Fase 3: Opzet interne controle 2017 Op basis van fase 1 en 2 zijn voor 2017 onderstaande processen geselecteerd en hiervoor zijn controleprogramma s opgesteld. Deze programma s maken onderdeel uit van het IC jaarplan Om inzicht te geven in de financiële omvang van de processen die in de verbijzonderde interne controle worden betrokken is deze opgenomen in onderstaande tabel. De financiële omvang is bepaald aan de hand van de programmabegrotingen 2017 van de gemeenten en UW Samenwerking gezamenlijk. De eerste 17 controleprogramma s gebaseerd vormen samen de totale begrote baten en lasten van de drie bedrijven. De controleprogramma s vanaf nummer 20 hebben een andere insteek en zijn met name gericht op de bedrijfsvoering. Controleprogramma Begroting UW/IJ/M Uitgaven 2017 Begroting UW/IJ/M Inkomsten Inkoop aanbesteding Personeelskosten Subsidieverstrekkingen Aan- en verkopen grond Huren en pachten Belastingen en heffingen Verstrekkingen sociaal domein Overige baten en lasten Activa Treasury Rijksbelastingen BTW, BCF, VpB Reserves en Voorzieningen Rijksmiddelen Doorbelasting UW en GR's Betalingen Bouwleges Parkeerbelasting Iv3 staat voor informatievoorziening derden. Periodiek moeten de GR en de gemeenten informatie verstrekken aan het CBS. Deze informatie moet aansluiten bij de begroting en de jaarrekening van de gemeenten. In 2017 wordt Iv3 opnieuw ingericht. Het jaarplan interne controle 2017 zal hierop worden aangepast. 5

6 Controleprogramma Begroting UW/IJ/M Uitgaven 2017 Begroting UW/IJ/M Inkomsten Informatiebeleid en gegevensbeheer Nvt Nvt 21 Stelposten en taakstellingen SiSa Nvt Nvt 23 Projecten Nvt = Niet van toepassing. 6

7 IC jaarplan 2017 Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 7

8 Overzicht controleprogramma s en procesverantwoordelijken Nr Controleprogramma Procesverantwoordelijke 1. Inkoop en aanbesteding Manager Regie 2. Personeelskosten Manager HR 3. Subsidieverstrekkingen Manager Regie 4. Aan- en verkoop grond Manager Regie 5. Huren en Pachten Manager Bedrijfsvoering 6. Belastingen en Heffingen Manager Bedrijfsvoering 7. Verstrekkingen sociaal domein Manager Regie 8. Overige baten en lasten Manager Bedrijfsvoering 9. Activa Manager Bedrijfsvoering 10. Treasury Manager Bedrijfsvoering 11. Rijksbelastingen: BTW, BCF en Vpb Manager Bedrijfsvoering 12a Reserves Manager Bedrijfsvoering 12b Voorzieningen Manager Regie 13. Rijksmiddelen Manager Bedrijfsvoering 14. Deelname Verbonden partijen Manager Regie 15. Betalingen Manager Bedrijfsvoering 16. Bouwleges Manager Regie 17. Parkeerbelasting Manager Regie 20. Informatiebeleid en gegevensbeheer Manager Bedrijfsvoering 21. Stelposten en taakstellingen Manager Bedrijfsvoering 22. SiSa Manager Regie 23. Projecten Manager Regie 8

9 Controleprogramma 1: Inkoop en Aanbesteding Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Zie bijlage Normenkaders Manager Regie alle Debet Credit 0 Kostensoorten 3.0 U Personeel van derden U Ingeleend personeel 3.8 U Overige goederen en diensten Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Procesgerichte controle Dossiercontrole Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving 2 Proceduretesten per organisatie Deelwaarneming van 25 dossiers per organisatie, 2 x per jaar uitvoeren; Afstemmen en rapporteren. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Om vast te stellen dat de processen werken zoals ze globaal beschreven zijn, worden er proceduretests uitgevoerd. Hierbij wordt voor twee dossiers per organisatie de inkoop van begin tot het eind gecontroleerd op procesgang. Om vast te kunnen stellen of de processen ook tot de gewenste uitkomsten leiden wordt een deelwaarneming van 25 inkopen per organisatie op juistheid, tijdigheid en volledigheid uitgevoerd. Voor dit controleprogramma zijn vanuit de controlmatrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren controlewerkzaamheden. Onderstaande vragen worden betrokken in de proceduretests en/of deelwaarnemingen. 9

10 Op het gebied van energie: Inzicht/overzicht in eigendom (vastgoed en percelen); Worden facturen ontvangen en mogelijk verwerkt die niet voor de organisatie zijn bestemd? Zijn alle bezittingen opgenomen in de jaarrekening? Adressering facturen; Is de tenaamstelling van de facturen juist (verkeerd bedrijf) waardoor de verwerking tijdrovend is en mogelijk nadelige fiscale gevolgen kunnen optreden? Efficiency inkoop Kan er efficiënter worden ingekocht, waarmee voordelen in tijd en geld zijn te behalen? Op het gebied van niet duurzame goederen en diensten: Toepassen van inkoopregels; Wordt de juiste inkoopprocedure gevolgd? Wordt het eigen inkoopbeleid en de geldende wet- en regelgeving nageleefd? Niet nakoming of onjuiste inkoopprocedure leidt tot onrechtmatigheid en heeft gevolgen voor de verklaring van de accountant. Inkoopdossiers Is er van elke relevante inkoop een dossier aanwezig? Is de inkoopstrategie doelmatig en doeltreffend en kan de rechtmatigheid worden aangetoond? Zijn er afspraken gemaakt over de controle op de leveringen? Tot stand komen van contracten Staan de overeenkomsten op naam van de juiste organisatie geregistreerd, is er een goed overzicht van de kosten? Worden overeenkomsten gesloten door medewerkers die hiertoe bevoegd zijn? Is er een totaalbedrag opgenomen in de overeenkomst of geldt 'the sky is the limit'? Dan is Europese aanbesteding bijna altijd van toepassing. Vindt de selectie van aannemers/leveranciers/bureaus voor een aanbesteding onafhankelijk plaats? Naleven van contracten; Is het beheer van de contracten belegd? Wordt naleving van de voorwaarden bewaakt? Worden separaat van het raamcontract opdrachten verstrekt, waardoor de kans is op extra kosten en claims van de contractpartners? Worden de vervaldata van overeenkomsten beheerd zodat stilzwijgende verlengingen worden voorkomen? Zijn er afspraken gemaakt over prestatieverklaringen? Aanvulling voor inkoop van personeel van derden: Vaste leverancier Is de vraag uitgezet bij de contractspartners? Is aanbod tegen het overeengekomen tarief? Incidentele leverancier Is er sprake van een zzp-er? Is er een overeenkomst conform de wet DBA afgesloten? Opdrachtverstrekking Is de opdracht voldoende afgebakend naar aard van de uit te voeren werkzaamheden en in de tijd? Is er een einddatum of resultaat opgenomen in de opdrachtverstrekking? Zijn er afspraken gemaakt over urenverantwoording of resultaatmeting? 10

11 Controleprogramma 2: Personeelskosten Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Zie bijlage Normenkaders Manager HR Alle programma s Debet Credit 0 Kostensoorten individuele personeelskosten 1.1 U Salarissen en sociale lasten I Uitgeleend personeel 3.8 U Overige goederen en diensten (presentiegelden, reis- en verblijfskosten, dienst- en werkkleding, telefoonkosten) Kostensoorten overige personeelskosten 3.8 U Overige goederen en diensten (kosten ondernemingsraad, opleiding en ontwikkelingskosten, arbomaatregelen, representatie/ sfeerbevorderende maatregelen, overige personeelskosten) Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Procesgerichte controle Dossiercontrole Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Cijferbeoordeling; Deelwaarneming van 2 indiensttredingen, 2 uitdiensttredingen, 10 onkostenvergoedingen, twee maal per jaar Beoordeling rondrekeningen Afstemmen en rapporteren. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Cijferbeoordeling De gerealiseerde loonkosten worden beoordeeld op basis van de begrote kosten. Hierbij wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van interne rapportages. Grote afwijkingen moeten door de manager HR verklaard worden. Bestaan en werking Om de vast te kunnen stellen of processen tot de gewenste uitkomsten leiden wordt twee maal per jaar een deelwaarneming van 2 indiensttredingen, 2 uitdiensttredingen, 10 onkosten vergoedingen uitgevoerd. Voor dit controleprogramma zijn vanuit de control matrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren controlewerkzaamheden. Onderstaande vragen worden betrokken in de proceduretests deelwaarnemingen. 11

12 Aansluiting tussen de salarisadministratie en financiële administratie Zijn de personeelskosten juist en volledig opgenomen in de financiële administratie? Wordt er een standen/mutatieregister bijgehouden? Wordt er fiscaal een rondrekening gemaakt van de salariskosten? P-dossiers Zijn personeelsdossiers volledig en voldoen deze aan de juridische en fiscale eisen? Incidentele vergoedingen Is er deugdelijke grondslag voor het uitbetalen van vergoedingen en zijn deze geaccordeerd. 12

13 Controleprogramma 3: Subsidieverstrekkingen Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkaders Manager Regie Gemeenten IJsselstein en Montfoort: 1. Bestuur en organisatie 3. Wonen en ruimte; 4. Onderwijs, sport en cultuur; 5. Inkomen, jeugd en WMO Debet Credit 0 Kostensoort 4.2 U Subsidies Procesgerichte controle Dossiercontrole Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Cijferbeoordeling op de lijst van subsidies 2 Proceduretesten per gemeente Deelwaarneming van 3 subsidies per gemeente en de 3 grootste subsidies Afstemmen en rapporteren. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Om vast te stellen dat de processen werken zoals ze globaal beschreven zijn, worden er proceduretests uitgevoerd. Hierbij wordt voor 2 dossiers per organisatie, de subsidie van begin tot het eind gecontroleerd op procesgang. Om vast te kunnen stellen of processen ook tot de gewenste uitkomsten leiden wordt een deelwaarneming van 6 subsidies per organisatie op juistheid, tijdigheid en volledigheid uitgevoerd. Voor dit controleprogramma zijn vanuit de controlmatrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren controlewerkzaamheden. Onderstaande vragen worden betrokken in de proceduretests en/of deelwaarneming. Beleid Is het beleid vertaald naar uitvoeringsregels? Zijn de uitvoeringsregels gepubliceerd en vertaald in de aanvraagprocedure? Worden er subsidies aangewend om diensten in te kopen? Vaststelling Is de lijst van subsidies vastgesteld door het college? 13

14 Voorwaarden Wordt de aanvraag en de aanvrager getoetst? Is de toekenning getoetst op staatssteun? Zijn de voorwaarden opgenomen in de beschikking en worden deze getoetst bij de definitieve toekenning? Worden de voorwaarden die door het rijk zijn opgelegd aan de verkrijging van middelen vertaald naar de beschikking? Worden de subsidies bij niet naleving van de voorwaarden teruggevorderd? Subsidieproces Is de voortgang in en de kwaliteit van het subsidieproces belegd en door wie worden deze bewaakt? 14

15 Controleprogramma 4: Aan- en verkopen grond Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Zie bijlage Normenkaders Manager Regie 3. Wonen en ruimte Debet Credit Kostensoorten 3.1 U/I Grond (onderhanden werk, opbrengst grondverkopen, voorbereidingskosten, projectkosten) 3.2 U Duurzame goederen Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Integrale controle voor grondtransacties in de grondexploitaties Procesgerichte controle op snippergroen Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Alle grondtransacties worden gecontroleerd Deelwaarneming van 3 verkopen van snippergroen. Transacties Het aantal grondtransacties in de grondexploitaties per gemeente is jaarlijks beperkt maar de financiële impact over het algemeen groot. Deze transacties worden daarom volledig gecontroleerd op afwikkeling en verwerking. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. De verkoop van snippergroen vindt vaker plaats en de gevolgen van de individuele transacties zijn beperkt. Deze kunnen daarom procesgericht worden gecontroleerd. Bestaan en werking Om vast te kunnen stellen of processen tot de gewenste uitkomsten leiden worden per gemeente 3 verkopen van snippergrond gecontroleerd. Voor dit controleprogramma zijn vanuit de controlmatrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren controlewerkzaamheden. 15

16 Onderstaande vragen worden betrokken in de deelwaarnemingen. Dossiervorming/archivering Is er van elke verkoop een dossier? Kan achteraf worden vastgesteld of voldaan is aan de geldende wet- en regelgeving? Grondexploitaties Zijn de tarieven door de raad vastgesteld? Is vastgelegd welke kosten toegerekend mogen worden aan de grondexploitaties? Is er een raadsbesluit voor actief of faciliterend grondbeleid? Is er een raadsbesluit voor het openen en sluiten van grondexploitaties? Worden de grondexploitaties tijdig en door een deskundige geactualiseerd? Aanvulling voor duurzame goederen: Opnemen in de activamodule of grondexploitaties Wordt voldaan aan het activerings- en afschrijvingsbeleid? Afwikkeling van krediet Is het krediet afgewikkeld? 16

17 Controleprogramma 5: Huren en pachten Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Huurovereenkomsten Manager Bedrijfsvoering Gemeenten IJsselstein en Montfoort: 1. Bestuur en organisatie 3. Wonen en ruimte 4. Onderwijs, sport en cultuur 5. Inkomen, jeugd en Wmo 6. Overhead Debet Credit Kostensoorten 3.3 I Pachten 3.6 I Huren 3.8 U/I Overige goederen en diensten (servicekosten, huren) Controleaanpak Controle techniek Integrale controle voor het aangaan van nieuwe overeenkomsten. Procesgerichte controle voor het in rekening brengen van Aard van de werkzaamheden huren en pachten. Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Alle nieuwe overeenkomsten worden gecontroleerd Deelwaarneming op de huren en pachten Verbandscontrole op de opbrengsten Cijferbeoordeling Huurovereenkomsten Het aantal nieuwe huurders per organisatie is jaarlijks beperkt maar de financiële impact over de jaren heen over het algemeen groot. De nieuwe huurovereenkomsten worden daarom volledig gecontroleerd op verwerking in de administratie en het standenregister. Volledigheid van de opbrengsten Door een verband te leggen tussen de verhuurbare en te verpachten objecten en de huuropbrengsten kan een indruk verkregen worden van de volledigheid van de opbrengsten. Begrote en werkelijke opbrengsten worden met elkaar geconfronteerd (cijferbeoordeling). Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Om vast te kunnen stellen of processen tot de gewenste uitkomsten leiden worden 25 deelwaarnemingen gecontroleerd. Voor dit controleprogramma zijn vanuit de controlmatrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren controlewerkzaamheden. Onderstaande vragen worden betrokken in de deelwaarnemingen. 17

18 Standenregister/volledigheid van de opbrengsten Is het overzicht van de te verhuren/verpachten objecten volledig? Is er voor elk object een contract? Is een vervalkalender met aflopende contracten, prijsindexaties e.d.? Btw Zijn de afspraken fiscaal geoptimaliseerd en getoetst? Vindt de facturering fiscaal juist plaats? Wordt de btw juist toegerekend aan de kosten die samenhangen met de huur en pachtopbrengsten? 18

19 Controleprogramma 6: Belastingen en heffingen Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Zie bijlage Normenkaders Manager Bedrijfsvoering Alle programma s gemeenten IJsselstein en Montfoort Debet Credit Kostensoorten Leges (muv bouwleges) 3.7 I Leges en andere rechten 3.8 I Overige goederen en diensten (incassokosten, reclamerechten, staangelden) U Inkomensoverdrachten aan het Rijk Kostensoorten Belastingen 2.1 I Belastingen I Belastingen op producenten I Belastingen op huishoudens Controleaanpak Controle techniek Belastingen en leges via GR s gegevensgericht. Leges via de gemeenten procesgericht. Aard van de Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving werkzaamheden Verordeningen op juistheid en volledigheid controleren. Berekening kostendekkendheid toetsen. Werkzaamheden prestatieanalisten m.b.t. de afrekeningen toetsen. 25 deelwaarderingen per belastingsoort per gemeente. Inkomsten van de GR De gemeentelijke belastingen worden door de BSR opgelegd en geïnd. De processen liggen bij de GR. De prestatieanalisten toetsen de realisatie van de afspraken (en de opbrengsten). Kwaliteitsmanagement stelt vast dat de opbrengsten worden beheerst en goed verantwoord. Leges via de gemeenten Deze leges worden door de gemeenten opgelegd en geïnd. De processen liggen bij het KCC. Kwaliteitsmanagement stelt vast dat de opbrengsten worden beheerst en goed verantwoord. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking De leges-inkomsten via de gemeenten bestaan uit meerdere categorieën. Om vast te kunnen stellen of processen tot de gewenste uitkomsten leiden worden 25 nota s per gemeente van in rekening gebrachte leges gecontroleerd. Voor dit controle programma zijn vanuit de control matrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren werkzaamheden. 19

20 Tarieven Zijn de (kostendekkende) tarieven juist berekend en voldoet de onderbouwing aan de eisen? Zijn de tarieven juist en tijdig door de raad vastgesteld? Zijn de tarieven juist opgenomen op de website van de gemeente en doorgegeven aan het KCC en debiteurenadministratie? Volledigheid van de opbrengsten; Worden alle leges en belastingen doorbelast? Ook van de GR s? Worden de opbrengsten van de BSR gecontroleerd en juist verwerkt? Worden er controleverklaringen afgegeven over de inkomsten via GR s? 20

21 Controleprogramma 7: Verstrekkingen sociaal domein Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkaders Manager Regie 5. Inkomen, jeugd en wmo Debet Credit U Sociale uitkeringen in natura 3.8 U/I Overige goederen en diensten (eigen bijdrage WMO, regiotaxi, door derden uitgevoerde werkzaamheden WMO) U Sociale uitkeringen in geld U Inkomensoverdrachten aan overige instellingen en personen Procesgerichte controle Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving 25 deelwaarnemingen per soort verstrekking per gemeente. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Voor dit controleprogramma zijn vanuit de control matrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren controlewerkzaamheden. Onderstaande vragen worden betrokken in de deelwaarnemingen. Beleid Is er uitvoeringsbeleid geformuleerd en goedgekeurd? Is het beleid op de juiste wijze gepubliceerd? Afspraken met uitvoerende partijen Zijn de afspraken schriftelijk vastgelegd/ is een contract afgesloten? Kan de rechtmatigheid van de verstrekkingen/uitkeringen worden vastgesteld? Hoe wordt de prestatieverklaring omtrent geleverde zorg vastgelegd? Worden er controleverklaringen door de uitvoerende partijen aangereikt? Voldoen de dossiers aan de afspraken en is hierop interne controle bij de uitvoerende partijen ingericht? Administratie Wordt er periodiek aansluiting gelegd tussen Aeolus en Key2? Informatie Zijn er afspraken gemaakt over de informatie voorziening van de GR of de uitvoerende onderdelen? Wordt de informatie van de uitvoerende partijen en de backoffice samengevoegd tot een integrale informatievoorziening? Worden de tussentijdse gegevens getoetst en opgenomen in de P&C producten? 21

22 Controleprogramma 8: Overige baten en lasten Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkaders Manager Bedrijfsvoering Alle Debet Credit Kostensoorten 0.0 U/I Niet in te delen lasten/baten 3.8 U Overige goederen en diensten 4.2 U Subsidies aan marktproducenten U/I Inkomensoverdrachten aan overige overheden I Inkomensoverdrachten van overige instellingen en personen Gegevensgericht Alle boekingen in deze categorieën worden beoordeeld door middel van een selecte steekproef Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Beoordeling en controle Voor deze controle wordt een selecte steekproef getrokken. Alle boekingen binnen de steekproef worden integraal beoordeeld. 22

23 Controleprogramma 9: Activa Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkader Manager Bedrijfsvoering Alle Debet Credit 0 Kostensoorten 7.3 U Afschrijvingen 7.4 U Toegerekende reële en bespaarde rente Gegevensgericht Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Integrale controle op alle nieuwe investeringen Steekproef op alle bestaande investeringen Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Alle aangevraagde kredieten en alle geactiveerde investeringen worden integraal gecontroleerd op besluitvorming en verwerking in de jaarrekening en begroting. Voor dit controleprogramma zijn vanuit de control matrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren controlewerkzaamheden. Kredieten Zijn alle kredieten goedgekeurd door de raad? Worden de kredieten tijdig afgesloten? Activerings- en afschrijvingsbeleid Is het activerings- en afschrijvingsbeleid opgenomen in de financiële verordening? Is het beleid duidelijk en eenduidig? Activa module Sluit de module aan met de financiële administratie, de begroting, de jaarrekening en het MIP? Rente Vaststellen dat de regels van de rentenota BBV zijn toegepast 23

24 Controleprogramma 10: Treasury Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkader Manager Bedrijfsvoering 7. Algemene dekkingsmiddelen. Debet: Credit: Kostensoorten 3.8 U Overige goederen en diensten (provisie) 5.1 U/I Rente 7.4 U/I Toegerekende reële en bespaarde rente Procesgericht Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Integrale controle op alle nieuwe leningen/deelnemingen Steekproef op alle bestaande leningen/deelnemingen Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Voor dit controleprogramma zijn vanuit de control matrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren werkzaamheden. Betaalde rente De betaalde rente op leningen wordt integraal gecontroleerd op juistheid en verwerking. Rente eigen vermogen De berekening van rente over eigen vermogen wordt integraal gecontroleerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de specifieke regels in BBV en de gevolgen voor de kostendekkende tarieven. Rente Vaststellen dat de regels van de rentenota BBV zijn toegepast. Liquiditeitspositie Is er een bijgewerkte liquiditeitsbegroting? Is er voldoende kennis van schatkistbankieren? Vermogensbeheer Is er een actueel Treasurystatuut? Wordt de wet Fido nageleefd? Is er een vervalkalender van de langlopende schulden? 24

25 Controleprogramma 11: Rijksbelastingen: BTW, BCF EN VPB Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkader Manager Bedrijfsvoering 7. Algemene dekkingsmiddelen Debet 0 Credit 0 Niet begroot Procesgericht Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Rondrekening van de Btw controleren Opgave BCF controleren Opzet VPB administratie beoordelen Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Voor dit controleprogramma zijn vanuit de control matrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren werkzaamheden. Btw Rondrekening btw Sluit de btw in de administratie aan met de btw in de aangiftes. Btw in de administratie Zijn btw op de kosten in de administratie goed gelabeld (ondernemer, overheid en/of vrijgesteld)? Is de btw op de investeringen en de projecten juist verwerkt in de administratie? Is het mengpercentage actueel? Btw Afspraken belastingdienst Wordt er tijdig overlegd met de belastingdienst? Is er van elke afspraak met de belastingdienst een dossier? Vpb Opzet Zijn de grondexploitaties getoetst op Vpb plicht? Is er een fiscaal integrale kostprijs voor alle producten? Zijn alle producten beoordeeld op Vpb plicht Kan de VpB extracomptabel worden bepaald? 25

26 Controleprogramma 12: Reserves en voorzieningen Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkader a. Reserves: Manager Bedrijfsvoering b. Voorzieningen: Manager Regie Reserves: 7. Algemene dekkingsmiddelen (gemeenten) Voorzieningen: alle programma s Debet Credit Kostensoorten 7.1 U/I Mutaties reserves 7.2 U/I Mutaties voorzieningen Gegevensgericht Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Controle van de begrotingswijzigingen Beoordeling van de voorzieningen Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Voor dit controleprogramma zijn vanuit de control matrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren werkzaamheden. Reserves Besluitvorming Stel vast dat er een instellingsbesluit van de raad is van elke nieuwe reserve? Stel vast dat er van elke wijziging van de reserves een begrotingswijziging is? Stel vast dat de concernadviseurs elke begrotingswijziging beoordeeld hebben inclusief voorjaar- en najaarsnota? Voorzieningen Onderbouwing Zijn alle voorzieningen onderbouwd met een verplichting? Zijn van alle onderhoudsvoorzieningen beheersplannen aanwezig die aansluiten met de voorziening? Zijn de beheersplannen actueel? Verwerking in de administratie Zijn de toevoegingen als lasten verwerkt en de onttrekkingen als baten? 26

27 Controleprogramma 13: Rijksmiddelen Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Beschikkingen vanuit het Rijk Manager Bedrijfsvoering 7. Algemene dekkingsmiddelen Debet Credit Kostensoort I Inkomensoverdrachten van het Rijk Gegevensgericht Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Volledigheid en juistheid van de rijksmiddelen vaststellen. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Voor dit controleprogramma zijn vanuit de control matrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren werkzaamheden. Algemene uitkering Circulaires Zijn de gegevens voor de berekening juist doorgegeven? Zijn gevolgen voor de algemene uitkering uit de circulaires verwerkt in de begroting? Rijkssubsidies en overige -bijdragen Is er inzicht in de te ontvangen subsidies en bijdragen? Zijn de voorwaarden van elke subsidie bekend en worden deze bewaakt? 27

28 Controleprogramma 14: Deelname Verbonden partijen Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Overeenkomsten Gemeenschappelijke regelingen Manager Regie Alle Debet Credit Kostensoorten 3.8 U Overige goederen en diensten (exploitatiebijdragen) I Inkomensoverdrachten van gemeenten U Inkomensoverdrachten aan overige overheden U Inkomensoverdrachten van overige instellingen en personen Gegevensgericht Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Vaststellen juistheid van de doorbelasting. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Voor dit controleprogramma zijn vanuit de controlmatrix risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren werkzaamheden. Beleid Is er uitvoeringsbeleid geformuleerd en goedgekeurd? Is het beleid op de juiste wijze gepubliceerd? Afspraken met uitvoerende partijen Zijn de afspraken schriftelijk vastgelegd/ is een contract afgesloten? Is de verdeelsleutel UW vastgesteld door het AB? Kan de rechtmatigheid van de verstrekkingen/uitkeringen/activiteiten van de GR worden vastgesteld? Hoe wordt de prestatieverklaring omtrent geleverde prestatie vastgelegd? Worden er controleverklaringen door de uitvoerende partijen aangereikt? Voldoen de dossiers aan de afspraken en is hierop interne controle bij de uitvoerende partijen ingericht? Administratie Wordt er periodiek aansluiting gelegd tussen verantwoording vanuit de uitvoerende partij en de administratie van de gemeenten? Informatie Zijn er afspraken gemaakt over de informatie voorziening van de GR of de uitvoerende onderdelen? Worden de tussentijdse gegevens getoetst en opgenomen in de P&C producten? 28

29 Controleprogramma 15: Betalingen Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Zie bijlage Normenkaders Manager Bedrijfsvoering Alle Nvt Geen begrotingspost Procesgericht Nvt Aard van de werkzaamheden Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Vaststellen juistheid van de betalingen. Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Om vast te stellen dat de processen werken zoals ze globaal beschreven zijn, worden er proceduretests uitgevoerd. Hierbij wordt voor 25 betalingen per organisatie, de betaling van begin tot het eind gecontroleerd op de procesgang. Voor dit controleprogramma zijn de volgende risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren controlewerkzaamheden. Onderstaande vragen worden betrokken in de proceduretests en/of deelwaarneming. Beleid Is er uitvoeringsbeleid geformuleerd en goedgekeurd? Is het beleid op de juiste wijze geïmplementeerd? Verantwoording Zijn de betalingen conform de budgethoudersregeling geaccordeerd? Hoe zijn de controletechnische functiescheidingen geborgd? Administratie Wordt er periodiek aansluiting gelegd tussen verantwoording vanuit de crediteurenadministratie en de bank. Zijn er eventuele bijzonderheden geconstateerd en hoe is hiermee omgegaan? Worden de betalingen tijdig verricht? 29

30 Controleprogramma 16: Bouwleges Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkaders Manager Regie 3. Wonen en ruimte Debet 0 Credit Kostensoort 3.7 I Leges en andere rechten Procesgericht Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Vaststellen juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van de bouwleges. Inkomsten De behandeling van het dossier, legesberekeningen en processen liggen bij de ODRU. Echter, de vastgestelde bouwleges worden door de gemeente opgelegd en geïnd. In de controle wordt vastgesteld dat de opbrengsten worden beheerst en goed verantwoord. Inrichting van de organisatie De leges worden door de gemeenten in rekening gebracht en worden procesgericht gecontroleerd. De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Om vast te kunnen stellen of processen tot gewenste uitkomsten leiden worden 25 dossiers per gemeente gecontroleerd. Voor dit controleprogramma zijn risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren werkzaamheden. Beleid Is er uitvoeringsbeleid geformuleerd en goedgekeurd? Is het beleid op de juiste wijze gepubliceerd? Afspraken met uitvoerende partijen Zijn de afspraken schriftelijk vastgelegd/ is een contract afgesloten? Kan de rechtmatigheid van de activiteiten worden vastgesteld? Hoe wordt de prestatieverklaring omtrent geleverde prestaties vastgelegd? Worden er controleverklaringen door de uitvoerende partijen aangereikt? Voldoen de dossiers aan de afspraken en is hierop interne controle bij de uitvoerende partijen ingericht? Administratie Wordt er periodiek aansluiting gelegd tussen verantwoording vanuit de uitvoerende partij en de administratie van de gemeenten? Informatie Zijn er afspraken gemaakt over de informatievoorziening door de uitvoerende partij? Worden de tussentijdse gegevens getoetst en opgenomen in de P&C producten? 30

31 Controleprogramma 17: Parkeerbelasting Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkaders Manager Regie 3. Wonen en ruimte IJsselstein Debet 0 Credit Kostensoort 3.8 I Overige goederen en diensten Gegevensgericht Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Vaststellen juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van de parkeerbelasting. Inkomsten De uitvoering van de parkeerbelasting is op afstand gezet bij Parkeerservice. Parkeerservice legt, conform de overeenkomst, aan de gemeente verantwoording af omtrent haar bedrijfsvoering en de geleverde prestatie. De interne controle stelt vast dat de opbrengsten worden beheerst en goed verantwoord. Inrichting van de organisatie De parkeerbelastingen worden door Parkeerservice in opdracht van gemeente IJsselstein aan de parkeerders in rekening gebracht en gegevensgericht gecontroleerd.de administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Om vast te stellen of de processen tot de gewenste uitkomsten leiden wordt door Parkeerservice verantwoording afgelegd middels een controleverklaring. Voor de verantwoording over de afdrachten en opbrengsten wordt integraal aansluiting gezocht. De controleverklaring wordt getoetst op een juiste toepassing van de verordeningen. Tenslotte wordt financiële aansluiting gezocht tussen de verantwoording over de geleverde prestatie en de gemeentelijke administratie. Voor dit controle programma zijn risico s geïdentificeerd die zich voor kunnen doen. Ze geven richting aan de uit te voeren werkzaamheden. Beleid Is er uitvoeringsbeleid geformuleerd en goedgekeurd? Is het beleid op de juiste wijze gepubliceerd? Afspraken met uitvoerende partijen Zijn de afspraken schriftelijk vastgelegd/ is een contract afgesloten? Kan de rechtmatigheid van de activiteiten worden vastgesteld? Hoe wordt de prestatieverklaring omtrent geleverde prestatie vastgelegd? Zijn de juiste tarieven gehanteerd? Zijn de tarieven tijdig gepubliceerd? Worden er controleverklaringen door de uitvoerende partijen aangereikt? Voldoen de dossiers aan de afspraken en is hierop interne controle bij de uitvoerende partijen ingericht? 31

32 Administratie Wordt er periodiek aansluiting gelegd tussen verantwoording vanuit de uitvoerende partij en de administratie van de gemeenten? Informatie Zijn er afspraken gemaakt over de informatie voorziening door de uitvoerende partij? Worden de tussentijdse gegevens getoetst en opgenomen in de P&C producten? 32

33 Controleprogramma 20: Informatiebeleid en gegevensbeheer Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma/proces Omvang in de begrotingen 2017 Verwerking in de administratie Zie bijlage Normenkaders Manager Bedrijfsvoering Alle Nvt Geen begrotingspost Nvt Controleaanpak Controle techniek Aard van de werkzaamheden Procesgericht Op strategisch niveau: toetsen kaders/beleid Op tactisch niveau: toetsen inrichting/ontwerp Op operationeel niveau: toetsen werking/uitvoering door middel van een steekproef Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Wordt getoetst aan de hand van landelijke en lokale toetsingskaders? Archief KPI s RODIN Wettelijke servicenormen Uitvoering Documentair Informatiebeleid UW Samenwerking Dagelijkse kwaliteitscontroles Wordt voldaan aan wet- en regelgeving? Zorgdragen voor een goede, geordende en toegankelijke staat van al de informatie van UW Samenwerking die valt onder de reikwijdte van de Archiefwet. Goede staat: is de toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie gewaarborgd gedurende de levensduur? Geordende staat: zijn documenten geordend in zaken, op basis van een vastgestelde zaaktypencatalogus? Toegankelijkheid: is informatie vindbaar, leesbaar en uitwisselbaar voor bevoegde personen en systemen? Zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden helder belegd? Is helder wie verantwoordelijk is voor het opstellen van de verbetermaatregelen en het opnemen van de maatregelen in de nieuwe cyclus op strategisch niveau? Is helder wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van UW Samenwerking-brede kwaliteitszorg en het goedkeuren en doorvoeren van verbetermaatregelen als deze proces overstijgend zijn? Is helder wie verantwoordelijk is voor het beheer van het Kwaliteitshandboek? Is helder wie verantwoordelijk is voor het inrichten en borgen van een kwaliteitssysteem, inclusief handboek? 33

34 Controleprogramma 21: Stelposten en taakstellingen Procesgegevens Kaders Procesverantwoordelijke Programma Omvang in de begrotingen 2017 (afgerond) Verwerking in de administratie Controleaanpak Controle techniek Planning van de werkzaamheden Aard van de werkzaamheden Zie bijlage Normenkaders Manager Bedrijfsvoering Alle Debet Credit Kostensoorten 3.8 U/I Overige goederen en diensten (stelposten, taakstellingen) 7.5 U/I Overige verrekeningen Gegevensgericht Nader te bepalen Beoordelen kwaliteit procesbeschrijving Steekproef van de boekingen Aansluiting van de administratie Inrichting van de organisatie De administratieve organisatie is in ontwikkeling en de processen zijn nog niet volledig beschreven. De eventuele ontwikkelingen in de processen worden in het rapport van bevindingen opgenomen en de globale procesbeschrijvingen getoetst. Bestaan en werking Onderstaande vragen worden betrokken in de deelwaarnemingen. Beleid Is er uitvoeringsbeleid geformuleerd en goedgekeurd? Is het beleid op de juiste wijze gepubliceerd? Administratie Wordt er periodiek aansluiting gelegd binnen Key2? Informatie Zijn er afspraken gemaakt over de informatie voorziening? Worden de tussentijdse gegevens getoetst en opgenomen in de P&C producten? 34