Interne controleplan gemeente Venray

Transcriptie

1 Interne controleplan 2010 gemeente Venray Nicole Peeters Trifunovski en Henk Mijnster, adviseurs AO/IC gemeente Venray ICP 2010DEF2 Pagina 1 van 8

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding Doelstelling Wettelijke kaders en uitgangspunten Waarom interne controle? Planning te controleren processen... 5 ICP 2010DEF2 Pagina 2 van 8

3 1. Aanleiding Het college van B&W is wettelijk verplicht zorg te dragen voor de interne toetsing van de van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen (artikel 212/213 van de Gemeentewet). Deze toetsing vindt plaats aan de hand van een intern controleplan, dat jaarlijks door het college van B&W wordt vastgesteld. Het interne controle plan wordt elk jaar geactualiseerd: Structureel op basis van financiële relevantie, de risicoanalyse en de opzet en werking van de AO/IC (Administratieve Organisatie/Interne Controle), Incidenteel op basis van invoering nieuwe wet- en regelgeving (normenkader), Incidenteel op basis van bevindingen en verbeteracties uit voorgaande controles, Incidenteel op basis van expliciete opdrachtverstrekking door Raad, College van B&W of directieteam. 2. Doelstelling Dit intern controleplan geeft een overzicht van de planning van de interne controleactiviteiten in 2010 en de manier waarop de controle wordt uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. Het doel van interne controle is om te komen tot een gefundeerde oordeelsvorming omtrent de juistheid, volledigheid, tijdigheid, bestaan en rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiële) administratie. Het Interne Controle plan (ICP) dekt dus de rechtmatigheid- en de saspecten af. 3. Wettelijke kaders en uitgangspunten De kaders en uitgangspunten met betrekking tot de s- en rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in: De Gemeentewet (art. 212/213), Het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG), Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV), Het Controleprotocol Gemeente Venray en bijbehorend normenkader 1, Actuele informatie van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG), Kadernota Rechtmatigheid PRPG, Circulaire Ministerie BZK, Audit Alert van het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA), Interne nota rechtmatigheid en risicomanagement en daarvan afgeleide nota s, Overige brieven en notities van VNG. 1 Het Controle Protocol wordt vastgesteld door de raad. Het normenkader bestaat uit een overzicht van externe wetgeving, verordeningen en kaderstellende besluiten van de gemeenteraad, voor zover die relevant zijn voor de controlewerkzaamheden. ICP 2010DEF2 Pagina 3 van 8

4 4. Waarom interne controle? De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen 2. Interne Controle heeft als uiteindelijk doel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Op basis van informatie uit interne controles worden onvolkomenheden in de uitvoering tijdig opgespoord. Tijdig wil zeggen dat er corrigerende maatregelen genomen kunnen worden. Bovendien is het mogelijk om preventieve maatregelen te nemen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De verbeterpunten uit de interne controles worden samen met de bevindingen en aanbevelingen uit andere onderzoeken 3 opgenomen in het Integraal Verbeterplan (IVP). Het IVP vormt een belangrijk hulpmiddel voor het management om de voortgang van de opvolging van verbeterpunten van de bedrijfsvoering te kunnen volgen. Bij het opstellen van een intern controleplan streven we na, dat de interne controle uitkomsten ook bruikbare informatie opleveren voor de accountant omwille van de accountantsverklaring (bij de jaarrekening of eventuele specifieke accountantverklaringen). Daarom hebben we onze accountant als adviseur betrokken in de voorgenomen interne controle 2010, waarbij u als college wel uw eigen verantwoordelijkheid blijft houden. 2 De interne controle is vooral gericht op: Het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden, Het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies, procedures, Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking, Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatie-voorziening en verantwoordingsrapportages. 3 Zoals: de interim managementletter van de accountant, verdiepingsonderzoek vanuit de provincie, rapportages van de rekenkamercommissie en de 213A onderzoeken ICP 2010DEF2 Pagina 4 van 8

5 Planning te controleren processen Dit ICP biedt een basis om jaarlijks te bepalen welke processen gecontroleerd worden, door wie (decentraal op afdeling of centraal door ) en wat de diepgang van de controlewerkzaamheden zal zijn. De uitvoering van de interne controle is een verantwoordelijkheid van het afdelingsmanagement. De (verbijzonderde) interne controles worden gecoördineerd of uitgevoerd door de adviseurs AO/IC van team. Op enkele vakafdelingen worden door een eigen controlefunctionaris (verbijzonderde) interne controles uitgevoerd. Hierbij geeft de ondersteuning in adviserende zin. Diepgang en omvang controle Bij het bepalen van het proces, de diepgang en omvang van een controle wegen een aantal aspecten mee, zoals: - De mate van risico van het proces. - De omvang van de geldstroom 4 en het aantal posten. - De mate dat er (on)zekerheden in het proces en de informatiesystemen zitten. - De bevindingen uit. - Is het een nieuw proces voor de gemeente? - Zijn er personele wisselingen geweest van (sleutel-)functionarissen? - Is er expliciet door de raad, college, of het directieteam en concerncontroller opdracht gegeven voor interne controle? Het schema op de volgende pagina s bevat de planning van de te controleren processen in Zie tevens de excelbijlage voor het actuele normenkader en de analyse daarvan ten behoeve van de interne controles in De controletolerantie voor de gemeente Venray bedraagt EUR Dit bedrag is bepaald op basis van de begroting 2010, inclusief de toevoeging van de reserves Tijdens de jaarrekeningcontrole zal de accountant de definitieve tolerantie vaststellen aan de hand van de definitieve 2010 cijfers. ICP 2010DEF2 Pagina 5 van 8

6 Planning van de te controleren processen in 2010 nr Proces Reden interne controle Uitvoering Interne Controle IC door: Wanneer? Rapportage 1 Inkoop & Aanbesteding Feitelijke handelingen Inkoop en Aanbesteding Inhuur derden/personeel 2 Salarissen Bruto-netto berekening salarissen Vaste en variabele mutaties Onkostenvergoeding brandweer 3 Subsidies Verlening / vaststelling 4 Wwb / IOAZ / IOAW/ Bbz Verstrekking uitkeringen 5 WMO Verstrekking uitkeringen 6 Belastingen Aanslagoplegging gecombineerde aanslag 1e kohier Bezwaarschriften gecombineerde aanslag / beschikking Water en toeristenbelasting Parkeerbelasting Reclamebelasting rechtmatigheid, uitbetaling, politieke gevoeligheid en opmerkingen Rechtmatigheid,, risico, nieuw proces. vakafdelingen continue concerncontrol medew.pers / sal. adm. medew.pers / sal. adm. medew.pers / sal. adm. Beleidsmedewe rker MD juni, mei, september februari, juli maandelijks feb,mei, aug, nov, juni, continue juni, januari (J+1) augustus, juni, maart, augustus juli, februari (J+1) juli, februari (J+1) Toetser (MD) dagelijks Medewerker kwaliteit MD per kwartaal april, juli,, Toetser (MD) dagelijks Medewerker kwaliteit MD per kwartaal april, juli,, Middelen per kwartaal april, juli,, Middelen maart, september april, Middelen continue Middelen continue Middelen continue ICP 2010DEF2 Pagina 6 van 8

7 nr Proces Reden interne controle Uitvoering Interne Controle IC door: Wanneer? Rapportage Bouwleges Marktgelden Havengelden 7 Debiteuren Controle openstaande posten 8 Treasury Feitelijke handelingen Financieel belang, rechtmatigheid Nieuw proces voor gemeente Venray (nav herindeling) juni, juli, Financieel belang, Middelen maandelijks,, politieke gevoeligheid. Financieel belang, rechtmatigheid, 9 Grondbedrijf Grondexploitaties 10 GBA Uitgifte reisdocumenten 11 Accommodatiebeheer Feitelijke handelingen 12 Bijdragen en subsidies van provincie, rijksoverheid en derden De regelingen die voor de gemeente Venray zijn opgenomen in de SISAverantwoording politieke gevoeligheid,. Rechtmatigheid en opmerkingen (GBA-audit) Rechtmatigheid, en opmerkingen (GBA-audit). Rechtmatigheid,, politieke gevoeligheid Rechtmatigheid, en opmerkingen sen. medewerker. financieel beheer medewerker. accommodaties Medewerkers vakafdelingen juni, continue dagelijks juni juli, februari (J+1) juli dec 2010/ jan/feb 2011 ICP 2010DEF2 Pagina 7 van 8

8 nr Proces Reden interne controle Uitvoering Interne Controle IC door: Wanneer? Rapportage Rechtmatigheid, Onderwijsachterstandenbeleid ISV Brede Doel Uitkeringen Wwb/IOAZ/IOAW/Bbz (zie punt 4,) en controle in het kader van de WEB Centrum voor Jeugd en Gezin en Jeugdgezondheidszorg september,, feb (J+1) ICP 2010DEF2 Pagina 8 van 8