Jaarstukken Samen kom je verder! Gemeente Leiderdorp

Transcriptie

1 Jaarstukken 2015 Samen kom je verder! Gemeente Leiderdorp

2 5.2 In control statement Er wordt naar gestreefd dat Leiderdorp in control is. Dit is het zodanig sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen dat de doelstellingen worden gerealiseerd. Er is zicht en grip op de risico s en de processen worden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd, inclusief een getrouwe verantwoording. Opzet en uitvoering Op 24 maart 2015 heeft het college het Algemeen Controleplan Leiderdorp voor 2015 vastgesteld en ter informatie voorgelegd aan de gemeenteraad en rekenkamer. In het Algemeen controleplan ligt de opzet van de interne organisatie en beheersing op hoofdlijnen vast, waarbij de opzet bepaalt in hoeverre Leiderdorp in control kan zijn. Of dit daadwerkelijk ook zo is, wordt jaarlijks getoetst en vastgesteld. Dit gebeurt door het uitvoeren van verbijzonderde interne controles en overige onderzoeken en het op basis van de aanbevelingen uit deze onderzoeken continu doorvoeren van verbeteringen in de processen. Over 2015 zijn binnen Leiderdorp verbijzonderde interne controles uitgevoerd op de volgende processen: belastingen en heffingen, begrafenisrechten, omgevingsvergunningen, verhuuropbrengsten, verstrekte subsidies, grondexploitaties en de wet maatschappelijke ondersteuning. Daarnaast is een aanvullende controle uitgevoerd op de rechtmatigheid van de inkopen en aanbestedingen boven een besteed bedrag van per crediteur per jaar. De verbijzonderde interne controle op de sociale verzekeringswetten heeft plaatsgevonden binnen de gemeenschappelijke regeling en dienstverleningsovereenkomst die de gemeente Leiderdorp heeft afgesloten met de gemeente Leiden. Leiderdorp ontvangt jaarlijks een door de accountant van de gemeente Leiden gecertificeerde SiSa-bijlage voor dit onderdeel. Op de processen die Servicepunt71 uitvoert voor Leiderdorp en drie overige deelnemende gemeenten, zijn binnen Servicepunt71 verbijzonderde interne controles uitgevoerd. Dit betreft de processen financieel beheer, inkopen en aanbestedingen, betalingen, personeel, financiering en het IT-beheer. Over de opzet, het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen in deze processen heeft de gemeente een Assurancerapport ontvangen, opgesteld door de externe accountant van Servicepunt71. Nieuw in 2015 betrof de inkoop van gespecialiseerde jeugdhulp die in 2015 voor Leiderdorp en twaalf overige regionaal samenwerkende gemeenten, is uitgevoerd door de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland. Hierover is door Holland Rijnland verantwoording afgelegd voorzien van een verklaring van de accountant van Holland Rijnland. Conclusie Op basis van de over 2015 uitgevoerde controles en onderzoeken wordt geconcludeerd dat Leiderdorp over 2015 niet helemaal in control is. De processen worden voor het merendeel rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitgevoerd, inclusief een getrouwe verantwoording, maar over 2015 moeten ook diverse onzekerheden worden gemeld. De onzekerheden worden veroorzaakt door de nieuwe taken op het terrein van de jeugdhulp en de Wet maatschappelijke ondersteuning. Bij de uitvoering en het afleggen van verantwoording over deze taken is de gemeente bovendien afhankelijk van een groot aantal derde partijen, waaronder tal van zorgverleners, de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en het Centraal Administratiekantoor (CAK). Toelichting Systeemgerichte versus gegevensgerichte controles Uitgangspunt bij de opzet en controle van de processen is een zodanige inrichting van de processen dat deze voldoende interne beheersmaatregelen bevatten die ook zichtbaar, en daarmee achteraf controleerbaar, worden uitgevoerd. In deze situatie kunnen de processen systeemgericht door de verbijzonderde interne controle worden getoetst op hun goede werking gedurende het jaar. Daar waar in de processen onvoldoende interne beheersmaatregelen zijn ingebouwd of de beheersmaatregelen worden onvoldoende of niet zichtbaar uitgevoerd, zijn gegevensgerichte controlewerkzaamheden nodig om voldoende zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid en een volledige en juiste verantwoording. Afhankelijk van de aard en omvang van het proces vergt dit over het algemeen meer controlecapaciteit en is daarmee minder efficiënt. 218 Jaarstukken gemeente Leiderdorp

3 Belastingen en Heffingen, Begrafenisrechten en Omgevingsvergunningen Voor deze processen is geconcludeerd dat slechts beperkt gesteund kan worden op in de processen geïdentificeerde beheersmaatregelen. Voor deze processen is over 2015 de rechtmatigheid en de volledige en juiste verantwoording vastgesteld door middel van zowel systeemgerichte als gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Het door de afdelingen zelf, tijdig en op een juiste wijze maken van de nodige aansluitingen tussen de subadministraties en de financiële administratie is het belangrijkste aandachtspunt. Hierin zijn wel enige verbeteringen vastgesteld. In 2015 is de geautomatiseerde koppeling tussen het belastingdebiteurensysteem en het financiële systeem Decade gerealiseerd. De gewenste koppeling tussen het omgevingsvergunningensysteem en Decade daarentegen is nog niet tot stand gebracht. Verhuuropbrengsten, Verstrekte subsidies en Grondexploitaties Deze processen zijn over 2015 geheel gegevensgericht gecontroleerd. Dit heeft vooral te maken met de aard en de omvang in aantallen transacties van deze processen en niet op voorhand omdat er onvoldoende beheersmaatregelen zijn ingebouwd. Bij geen van deze controles zijn materiële fouten geconstateerd in de juistheid en volledigheid van de verantwoording en/of de financiële rechtmatigheid. Wel zijn op diverse punten verbeteringen mogelijk. Bij de verhuuropbrengsten is vorig jaar een duidelijke verbeterslag gemaakt in de reconstructie van het Excel-beheerdocument dat als contract- en subadministratie wordt gebruikt. Op dit moment is de afdeling (opnieuw) de mogelijkheden en toegevoegde waarde aan het verkennen om het Excel-document te vervangen door een beheerapplicatie, die ook door anderen gemeenten voor het beheer en de exploitatie van het vastgoed wordt gebruikt. Bij de verstrekte subsidies blijft een adequate voortgangscontrole en daarmee de tijdigheid van de afhandeling van de subsidieaanvragen en afrekeningen een belangrijk aandachtspunt. Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugdhulp Bij de controle van de Wet maatschappelijke ondersteuning kon over 2014 nog voldoende worden gesteund op de interne beheersmaatregelen. Over 2015 is dit vanwege de vele wijzigingen als gevolg van de decentralisaties in het sociale domein niet meer het geval. In de paragraaf 3D s (paragraaf 8) worden de onzekerheden uitgebreid toegelicht. Sociale verzekeringswetten Uit de controleverslagen die vanuit Leiden ontvangen zijn, blijkt dat de sociale verzekeringswetten rechtmatig zijn uitgevoerd. Het vorig jaar nog genoemde verbeterpunt inzake de doorlopende inschrijving van cliënten bij het UWV is in 2015 voldoende opgepakt. Processen Servicepunt71 Over 2015 is een duidelijke verbetering te constateren in het aantal interne beheersmaatregelen dat door de externe accountant van Servicepunt71 als effectief is beoordeeld (opzet en werking). Waar de maatregelen door de accountant nog als ineffectief zijn beoordeeld, zijn door Servicepunt71 zoveel mogelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd om het risico op onjuiste en/of onrechtmatige jaarrekeningposten te verkleinen. Omdat nog onvoldoende kan worden gesteund op het gecentraliseerd contractbeheer bij Servicepunt71 Inkoop, is een aanvullende controle uitgevoerd op de naleving van de inkoop- en aanbestedingsregels door Leiderdorp. Aanvullende controle rechtmatigheid inkopen en aanbestedingen De aanvullende controle op de inkopen is in 2015 zo ingestoken, dat ook de inkopen die meerjarig (vier jaar) boven de Europese aanbestedingsdrempel voor diensten uitkomen, in de controle zijn betrokken. Bij één inkoop is niet de juiste inkoop- en aanbestedingsprocedure gevolgd. Het betreft: Een enkelvoudig onderhands afgesloten raamovereenkomst met een looptijd van 1/1/ /12/2016 voor advieswerkzaamheden (2A-dienst) en een geraamde waarde van totaal Deze opdracht had Europees aanbesteed moeten worden. Over 2015 is een bedrag van op dit contract uitgegeven. Interbestuurlijk toezicht Over de processen/domeinen die door Leiderdorp onder toezicht van de provincie Zuid-Holland worden uitgevoerd, wordt sinds 2013 op basis van een met de provincie afgesloten bestuursovereenkomst, in de jaarrekening verantwoording afgelegd. Eind 2014 is het interbestuurlijk toezicht door de provincie geëvalueerd en heeft in opdracht van het ministerie van BZK een landelijke Jaarstukken gemeente Leiderdorp 219

4 tussenmeting plaatsgevonden. Op basis hiervan is het domein monumentenzorg aan de rapportage toegevoegd en is het domein externe veiligheid geschrapt. Daarnaast zijn enkele indicatoren voor het beoordelingskader gewijzigd. Over 2015 staan voor Leiderdorp het nieuwe domein monumentenzorg en het domein huisvesting verblijfsgerechtigden/ vergunninghouders beide op groen. Vier van de zes domeinen staan, op basis van het voorgeschreven stoplichtenmodel van de provincie, op oranje. Dit betreft financiën, ruimtelijke ordening, omgevingsrecht en het archief- en informatiebeheer. Voor geen van deze domeinen bestaat er reden voor extra aandacht. Verwezen wordt naar 3.3 Rapportage Interbestuurlijk Toezicht (voorheen: Staat van de Gemeente). Onderzoek IBOR Leiderdorp Op grond van de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid is in 2015 door een auditteam van de gezamenlijke auditpool Leiden e.o. onderzoek verricht naar de Uitvoering beheervisie openbare ruimte gemeente Leiderdorp. Medio maart 2016 is het onderzoeksrapport aan de ambtelijk opdrachtgever opgeleverd. Het rapport moet, inclusief een reactie van de afdeling op de conclusie en aanbevelingen, nog bestuurlijk worden aangeboden. De probleemstelling, uitgewerkt in een vijftal onderzoeksvragen, die in het rapport wordt beantwoord luidt als volgt: Welke doelstellingen en kaders zijn geformuleerd in de vastgestelde Beheervisie openbare ruimte Leiderdorp (Raadsbesluit 10 maart 2014) en in hoeverre zijn deze voldoende helder en smart geformuleerd voor het beheren van de openbare ruimte en de evaluatie daarvan. Beoordeling financiële rechtmatigheid Onderstaand volgt de beoordeling van de financiële rechtmatigheid. Dit betreft zowel de begrotingsrechtmatigheid van de lasten per programma, de onttrekkingen aan reserves en de uitgaven op kredieten als de eventuele financiële onrechtmatigheden die uit de procescontroles c.q. verbijzonderde interne controles naar voren zijn gekomen op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik of het niet voldoen aan het zogenoemde voorwaardencriterium. Lasten per programma De werkelijke lasten op programmaniveau mogen de begrote lasten na de laatste begrotingswijziging in beginsel niet overschrijden. Daar waar de lasten de begroting wel overschrijden, is het voor het beoordelen van de begrotingsrechtmatigheid van belang in hoeverre de overschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. programma hogere lasten hogere baten onrechtmatig Algemene Dekkingsmiddelen In 2015 zijn alleen bij de algemene dekkingsmiddelen de begrote lasten, na de laatste begrotingswijziging, overschreden. Met name op het saldo van de betaalde en intern doorberekende rente is een negatief verschil ontstaan. De hogere lasten van onder de algemene dekkingsmiddelen worden in totaal voor een bedrag van aan hogere baten gecompenseerd, waardoor per saldo een bedrag van moet worden aangemerkt als financiële onrechtmatigheid. Onttrekkingen aan reserves Er mogen geen onttrekkingen uit de reserves hebben plaatsgevonden, die niet in 2015 waren begroot en/of niet zijn gedekt door besluitvorming door de raad tot en met 31 december reserve onttrekking begroot onttrekking werkelijk onrechtmatig Reserve voormalig personeel In 2015 is uit één reserve een niet begroot bedrag onttrokken en daarmee financieel onrechtmatig. Het betreft een extra onttrekking van uit de reserve voormalig personeel. Dit bedrag is in 2015 gedoteerd aan de voorziening wachtgeld wethouders om aan toekomstige betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. 220 Jaarstukken gemeente Leiderdorp

5 Kredieten De door de raad toegekende kredieten voor investeringen mogen niet overschreden worden. investering krediet uitgaven onrechtmatig Huisvesting JGT en STL Gladheidsbestrijding Begraafplaats, grafdelfmachine In 2015 zijn bij drie afgesloten investeringen overschrijdingen ontstaan op de door de raad toegekende kredieten. In totaal voor een bedrag van en voor dit bedrag financieel onrechtmatig. Misbruik en oneigenlijk gebruik Bij het uitvoeren van de verbijzonderde interne controles over 2015 zijn geen situaties van misbruik en/of oneigenlijk gebruik geconstateerd. voorwaardencriterium Voor wat betreft het voldoen aan de wet- en regelgeving, zoals vastgelegd in het normenkader voor de accountantscontrole, is bij de aanvullende controle op de inkopen en aanbestedingen voor Leiderdorp vastgesteld dat niet in alle gevallen de voorgeschreven aanbestedingsprocedure is gevolgd. Het gaat om één inkoop, waarvan de bestedingen in 2015 als financieel onrechtmatig worden beoordeeld. inkopen en aanbestedingen uitgaven 2015 onrechtmatig Raamovereenkomst advieswerkzaamheden (2A-dienst) Goedkeuringstolerantie In het normenkader voor de accountantscontrole, zoals door de raad vastgesteld op 5 oktober 2015, is de goedkeuringstolerantie voor fouten vastgesteld op 1% van de totale lasten inclusief resultaatbestemming en op 3% voor onzekerheden. Voor 2015 ligt de goedkeuringstolerantie daarmee op voor fouten en voor onzekerheden. Als het totaal aan fouten en onzekerheden onder deze grensbedragen blijft, betekent dit dat de accountant een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening kan afgeven. Intern is in totaal een bedrag van als financieel onrechtmatig beoordeeld. Afhankelijk van de weging van de onzekerheden bij de jeugdhulp en de Wet maatschappelijke ondersteuning, verwachten wij van de accountant bij de jaarrekening over 2015 een goedkeurende verklaring dan wel een verklaring met beperking. Jaarstukken gemeente Leiderdorp 221