Raadsvoorstel2008/19954

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Raadsvoorstel2008/19954 Onderwerp Jaarstukken 2007 Portefeuillehouder J.J. Nobel steiler C. M. Bakker Collegevergadering 20 mei 2008 Raadsvergadering 26 juni Samenvatting Wat willen we bereiken? De Jaarstukken zijn onderdeel van de Planning&Control cyclus: voorjaarsnota, programmabegroting, tussentijdserapportage en jaarstukken. In de Jaarstukken 2007 legt het college van B&W een verantwoording af over de uitvoering van de in de Programmabegroting genoemde beleidsvoornemens en bijbehorende budgettaire kaders voor het jaar Wat gaan we daarvoor doen? In de Jaarstukken wordt per afzonderlijk programma antwoord gegeven op de 3 in de programmabegroting gestelde W-vragen: -Wat willen we bereiken? - Wat doen we daarvoor? -Wat mag het kosten? Over een aantal programmaoverstijgende onderwerpen wordt in de Paragrafen verantwoording afgelegd. Ten slotte wordt in het laatste hoofdstuk een toelichting op de balans gegeven. Wat mag het kosten? De gemeente heeft het jaar 2007 afgesloten met een voordelig saldo van E 3,9 miljoen, dit na resultaat bestemming en budgetoverhevelingen. Dit is E 2,3 hoger uitgevallen dan bij de eindnota (RV ) was voorzien. Wie is daarvoor verantwoordelijk? Het college is integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van de programmabegroting; de door de Raad vastgestelde beleidsmatige en financiële kaders. Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? De jaarstukken 2007 zullen op 21 mei aan de Raad worden aangeboden, zodat de Raad deze op 26 juni kan vaststellen.

2 volgvei 2 2. Voorstel Het college heeft, besloten om de raad voor te stellen om: 1. Uit oogpunt van begrotingsrechtmatigheid de uitgaven, zoals vermeld in het overzicht Begrotingsoverschrijdingen 2007 in de paragraaf Overige Toelichtingen in de jaarrekening, te autoriseren. 2. De beleidsverantwoording zoals vermeld bij het onderdeel "Jaarverslag", exclusief de financiële programmaverantwoording, en de paragrafen van de jaarstukken 2007 voor kennisgeving aan te nemen. 3. Het onderdeel "Jaarrekening", inclusief de in het onderdeel "Jaarverslag" opgenomen financiële programmaverantwoording, van de jaarstukken 2007 vast te stellen. 4. Het resultaat na bestemming ad ten gunste te brengen van de Algemene (sa1di)reserve. 5. In te stemmen met het overhevelen van een aantal budgetten van in totaal naar het begrotingsjaar 2008 ten laste van de Algemene Dekkingsreserve. 6. Als gevolg van punt 5 in te stemmen met de 3e begrotingswijziging van het jaar 2008; 7. De looptijd van de Reserve Korte Termijn Bereikbaarheid met een jaar te verlengen tot en met Uitwerking Hoofdlijnen jaarstukken Met dit raadsvoorstel bieden wij u de jaarstukken 2007 aan. In de jaarstukken leggen wij integraal verantwoording af over de uitvoering van de, door de Raad vastgestelde Programmabegroting , door de Raad vastgestelde beleidsvoornemens en bijbehorende budgettaire kaders. Hierbij wordt antwoord gegeven op de drie W-vragen: - Wat hebben we bereikt? - Wat hebben we daarvoor gedaan? - Wat heeft het gekost? De jaarstukken bevatten twee onderdelen, te weten het jaarverslag en de jaarrekening. Het onderdeel "Jaarverslag" omvat de verantwoording per programma over de uitvoering van de beleidsvoornemens. Hierbij wordt antwoord gegeven op de eerste twee W-vragen. Tevens wordt in de verplichte paragrafen aanvullende informatie gegeven over programmaoverstijgende onderwerpen, over thema's als lokale heffingen, weerstandsvermogen (inclusief risico's), onderhoud kapitaalgoederen, bedrijfsvoering, grondbeleid, financiering en verbonden partijen. De totale financiële verantwoording behoort tot het onderdeel "Jaarrekening". Dit omvat zowel de financiële verantwoording per programma ("Wat heeft het gekost") als de verantwoording van de daaruit voortvloeiende balansposities en de budgetoverhevelingen. Bestuurlijke hoofdlijnen Het uitgangspunt voor de programmabegroting is het coalitieakkoord "Rood, Groen en Blauw: Meer in Balans" uit 2006 geweest. Hierin werd als doel gesteld om de komende jaren meer evenwicht aan te brengen tussen ruimtelijke en sociale aspecten, meer evenwicht ook tussen bouwen, recreatie en het water.

3 volgvei 3 Dat de toekomst in het teken staat van kwantitatieve bn kwalitatieve groei, is onmiskenbaar. De geboorte in 2007 van de ste inwoner is dan ook bewust breed uitgemeten. Door belangrijke resultaten te boeken op het gebied van dienstverlening tot sport, van bereikbaarheid tot onderwijs, van cultuur tot huisvesting en van duurzaamheid tot WMO, durft het college de stelling aan dat Haarlemmermeer goed is voorbereid op de toekomst. Rekeningresultaat 2007 De gemeente heeft het jaar 2007 afgesloten met een voordelig saldo van 3,9 miljoen, dit na resultaat bestemming en budgetoverhevelingen. Dit is 2,3 miljoen hoger uitgevallen dan bij de eindnota (RV ) was voorzien. Hieronder treft u een samenvatting aan van het verloop van het resultaat. orginele gewijzigde Rekening Verschil rekening - begroting begroting Gewijzigde begroting Saldo lasten en baten programma's Saldo algemene dekkingsmiddelen Resultaat voor bestemming Saldo mutaties reserve Budget overhevelingen Resultaat na bestemming 1 O Het resultaat is opgebouwd uit diverse mutaties ten opzichte van de actuele begroting. Deze zijn per programma toegelicht en treft u aan in het onderdeel "Jaarverslag" onder het kopje "Wat heeft het gekost?". Budgetoverhevelingen Het instrument "budgetoverheveling" beoogt enige flexibiliteit in de (jaar)begroting te brengen. Budgetten die in een jaar niet (geheel) zijn uitgegeven, kunnen onder strikte voorwaarden worden overgeheveld naar het volgende kalenderjaar. Deze mogelijkheid is gecreëerd omdat de werkplanning van met name incidenteleltijdelijke activiteiten niet altijd past in het jaarritme van een (jaar)begroting. Het kunnen overhevelen biedt de mogelijkheid om dit te continueren. Wij stellen voor een bedrag van 5,5 mln over te hevelen naar 2008, in de jaarrekening treft u een gespecificeerd overzicht aan van de verschillende betrokken budgetten. Het rapport van bevindingen van Deloitte Accountants B.V. Momenteel heeft de accountant de controle afgerond. Het accountantsrapport is echter nog niet beschikbaar. De accountant zal deze zo spoedig mogelijk aanbieden aan de Auditcommissie en naar verwachting zal deze begin juni in de auditcommissie worden behandeld. Wanneer de auditcommissie een reactie van het college vraagt, zullen wij dit separaat aan de Raad aanbieden.

4 Volgvei 4 Rechtmatigheid Rechtmatigheidonderzoek houdt in dat wordt gecontroleerd of er wordt gehandeld volgens het normenkader dat de Raad heeft vastgesteld (RV ). Dit normenkader bestaat uit externe wetgeving en interne regelgeving. Door medewerkers van de gemeente zijn interne controlewerkzaamheden uitgevoerd om te bepalen of er rechtmatig gehandeld is. De accountant heeft deze werkzaamheden beoordeeld. Hierna informeren wij u over de bevindingen van zowel de interne controlewerkzaamheden als de externe controle door de accountant. Interne controle rechtmatigheid De rechtmatigheidcontrole heeft voor de jaren 2005 en 2006 noodgedwongen met name achteraf plaatsgevonden. Een meer effectieve manier om de rechtmatigheidcontrole uit te voeren is gedurende het jaar de opzet, het bestaan en de werking van de interne controlemaatregelen te beoordelen, zodat vroegtijdig inzicht bestaat in de eventuele afwijkingen. Herstel- en verbeteracties kunnen dan tijdig worden uitgevoerd en de raad kan eventueel tijdig worden geïnformeerd. Hierbij geldt dat hoe groter de interne beheersing is, hoe kleiner de hoeveelheid uit te voeren verbijzonderde controles. Het is dan ook essentieel dat de interne controles op rechtmatigheidgebied in het (dagelijks) proces worden opgenomen en dat de verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd. Hiermee wordt zowel de effectiviteit en de flexibiliteit om tijdig bij te sturen vergroot en de inspanning voor de organisatie als geheel verkleind. In 2006 is al een start gemaakt met het gedurende het jaar uitvoeren van de interne controle op de rechtmatigheid. In 2007 is hieraan een vervolg gegeven. Het grootste deel van de werkzaamheden is uitgevoerd in In 2007 is ook meer bekendheid gegeven aan het begrip rechtmatigheid in de organisatie, zodat de gehele organisatie zich verantwoordelijk voelt voor rechtmatigheid. Bevindingen interne controle rechtmatigheid Naar aanleiding van de interne controle op de rechtmatigheid willen wij een aantal zaken opmerken. Het gaat daarbij om: 1. Nota Aanbestedingsbeleid Subsidieverordening Cultuur Recreatie en Maatschappelijk Welzijn Ad 1. Naar aanleiding van de interne controle op de rechtmatigheid van de aanbestedingen hebben wij gedurende het jaar geconstateerd dat er een risico bestaat dat de interne regelgeving inzake aanbestedingen, de Nota Aanbestedingsbeleid 2005, niet altijd wordt gevolgd. Gedurende 2007 zijn al wel maatregelen genomen om de procedures omtrent de aanbestedingen aan te scherpen, echter deze maatregelen zijn nog niet aan het begin van het jaar in werking getreden. Bovendien zijn er wijzigingen inzake de inkoopfunctie op komst, aangezien deze centraal wordt georganiseerd. Het risico bestaat dus dat er inzake aanbestedingen onrechtmatig is gehandeld voor wat betreft de interne regelgeving, omdat de procedures nog niet geheel gewijzigd zijn en de organisatie zich momenteel in een overgangssituatie bevindt. Bij de vaststelling van het normenkader 2007 hebben wij uw raad dan ook voorgesteld geen financiële consequenties te verbinden aan de Nota Aanbestedingsbeleid Dit betekent dat onrechtmatigheden geen invloed hebben op het oordeel van de accountant.

5 Volgvei 5 Jongstleden april is het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld middels het raadsvoorstel "Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008 (RV ). Dit beleid zal onderdeel uitmaken van de interne controle op de rechtmatigheid in Bovenstaande betekent overigens niet dat er geen rechtmatigheidcontrole is uitgevoerd op de aanbestedingen. De Europese aanbestedingsregels zijn externe wetgeving en dienen onderdeel te zijn van de rechtmatigheidcontrole, aangezien de raad geen bevoegdheid heeft hier geen financiële consequenties aan te verbinden. De rechtmatigheidcontrole van de Europese aanbestedingen heeft geen fouten opgeleverd. Dit betekent dat deze aanbestedingen rechtmatig zijn uitgevoerd. Ad 2. Tijdens de rechtmatigheidcontrole in 2005 is geconstateerd dat inzake de Subsidieverordening Cultuur Recreatie en Maatschappelijk Welzijn onrechtmatig is gehandeld. Deze onrechtmatigheden hadden voornamelijk betrekking op het niet voldoen aan termijnbepalingen. Voor 2005 is besloten geen financiële consequenties te verbinden aan deze onrechtmatigheden. Tegelijkertijd is dit besluit genomen voor 2006 en 2007, omdat reeds begonnen was met het opstellen van een nieuwe subsidieverordening, die met ingang van 2008 in werking is getreden. Bij de uitvoering van de interne controle werkzaamheden voor de rechtmatigheid is in 2007 dus nog rekening gehouden met genoemd besluit. Vanaf het jaar 2008 zal de subsidieverordening in zijn geheel onderdeel vormen van de rechtmatigheidcontrole. Bevindingen accountantscontrole rechtmatigheid De accountant houdt bij zijn oordeel en de daarmee samenhangende accountantsverklaring rekening met de fouten die zijn geconstateerd naar aanleiding van de rechtmatigheid controle. De accountant heeft ons medegedeeld dat er geen fouten zijn geconstateerd die van invloed zijn op het oordeel. Wellicht dat er in het definitieve rapport van de accountant nog een aantal opmerkingen of aan bevelingen zijn opgenomen ten aanzien van rechtmatigheid. Aangezien wij het definitieve rapport van bevindingen nog niet hebben ontvangen, kunnen wij hier in dit raadsvoorstel niet op in gaan. Wij verwachten overigens niet dat de accountant nog aanvullende fouten en onzekerheden heeft gevonden en deze zonder met ons te communiceren op zal nemen in het definitieve rapport. Begrotingsrechtmatigheid Onderdeel van de rechtmatigheid is de begrotingsrechtmatigheid. Begrotingsrechtmatigheid wil zeggen dat financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. In de jaarrekening dient een overzicht te worden opgenomen van de overschrijdingen van de lasten per programma. Per overschrijding dient te worden aangegeven of deze voorzienbaar of onvoorzienbaar is of dat deze wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten, zoals bijvoorbeeld een subsidie van het Rijk. Overschrijdingen die voorzienbaar waren, zijn onrechtmatig. De raad dient deze overschrijdingen te autoriseren zodat de financiële handelingen rechtmatig zijn.

6 volgvei 6 In de jaarrekening zijn alle begrotingsoverschrijdingen in 2007 in één overzicht opgenomen en toegelicht. Uit het overzicht blijkt dat er twee overschrijdingen onrechtmatig zijn (namelijk passend binnen het beleid en voorzienbaar). Het betreffen overschrijdingen op programma 4 Belastingen ad f: en op programma 6 Economische Zaken ad Voor een verklaring van deze overschrijdingen wordt verwezen naar het overzicht begrotingsoverschrijdingen 2007 in de paragraaf Overige Toelichtingen in de jaarrekening. Alle andere overschrijdingen opgenomen in dit overzicht zijn rechtmatig. Door het vaststellen van de jaarrekening autoriseert u alsnog deze uitgaven. 4. Ondertekening Burgemeester en wethouders van de gemeente Haa$lpmermeer, Bijlage(n) Jaarstukken 2007

7 gemeente Haarlemmermeer ARC Raads bes1 uit Onderwerp Jaarstukken 2007 De raad van de gemeente Haarlemmermeer; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 20 mei 2008 nummer ; besluit: 1. uit oogpunt van begrotingsrechtmatigheid de uitgaven, zoals vermeld in het overzicht Begrotingsoverschrijdingen 2007 in de paragraaf Overige Toelichtingen in de jaarrekening, te autoriseren; 2. de beleidsverantwoording zoals vermeld bij het onderdeel "Jaarverslag", exclusief de financiële programmaverantwoording, en de paragrafen van de jaarstukken 2007 voor kennisgeving aan te nemen; 3. het onderdeel "Jaarrekening", inclusief de in het onderdeel "Jaarverslag" opgenomen financiële programmaverantwoording, van de jaarstukken 2007 vast te stellen; 4. het resultaat na bestemming ad E ten gunste te brengen van de Algemene (sa1di)reserve; 5. in te stemmen met het overhevelen van een aantal budgetten van in totaal E naar het begrotingsjaar 2008 ten laste van de Algemene Dekkingsreserve; 6. als gevolg van punt 5 in te stemmen met de 3e begrotingswijziging van het jaar 2008; 7. de looptijd van de Reserve Korte Termijn Bereikbaarheid met een jaar te verlengen tot en met Vastgesteld in de openbare vergadering van 26 juni L.M.W. van Velsen-Nelissen