MANAGEMENTLETTER Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland

Transcriptie

1 MANAGEMENTLETTER 2018 Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland P 1 vrijdag 9 november 2018

2 Aan het dagelijks bestuur van BSGR T.a.v. Mw. E.T.M. van Kesteren Postbus BC Leiden Rotterdam, 7 november 2018 Managementletter interim-controle 2018 Geacht bestuur, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2018 van de Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (hierna: BSGR) brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van de interim controle. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelf controlerend vermogen van uw organisatie. Het concept van deze managementletter hebben wij op 30 oktober 2018 ambtelijk besproken. Wij vertrouwen erop u met deze managementletter van dienst te zijn. Wij willen de organisatie bedanken voor de andermaal prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. W.G. C.M. Steehouwer MSc RA P 2 vrijdag 9 november 2018

3 Dashboard Actuele ontwikkelingen Algemene bedrijfsvoering Processen Bijlagen INHOUDSOPGAVE 1 DASHBOARD INTERIM CONTROLE ACTUELE ONTWIKKELINGEN 2.1 Actuele ontwikkelingen BBV en WNT 7 3 BEVINDINGEN ALGEMENE BEDRIJFSVOERING 3.1 Algemene bedrijfsvoering 11 4 BEVINDINGEN MATERIËLE PROCESSEN 4.1 Materiële processen 4.2 Inkoop BIJLAGEN A. DETAILBEVINDINGEN PROCESSEN 17 P 3 vrijdag 9 november 2018

4 1. DASHBOARD INTERIM CONTROLE 2018 P 4 vrijdag 9 november 2018

5 Dashboard Actuele ontwikkelingen Algemene bedrijfsvoering Processen IT Bijlagen 1. DASHBOARD INTERIM CONTROLE Belangrijkste bevindingen Ontwikkelingen BSGR Processen goed Significante processen zijn, voor zover van belang voor de controle van de jaarrekening, van goed niveau. Bevindingen uit 2017 zijn volledig opgevolgd. Invoering digitale factuurverwerking en verplichtingenadministratie. Vanaf 2018 is het kostprijsmodel de basis voor deelnemersbijdragen. Vanaf de jaarrekening 2017 is het voor de deelnemers in de BSGR van belang inzicht te hebben in de deelnemersbijdrage per taakveld. Privacybescherming is goed verankerd binnen de organisatie Veranderingen binnen de organisatie moeten nog worden vastgelegd. Externe ontwikkelingen Detailbevindingen Conclusie materiële processen BSGR moet vanaf jaarrekening 2018 de taakvelden verantwoorden in de jaarrekening. Nieuwe notities BBV beperkte invloed op BSGR. E-facturatie verplicht vanaf april Rechtmatigheidsverklaring vanuit het DB vanaf boekjaar We hebben geen materiele bevindingen geconstateerd. P 5 vrijdag 9 november 2018

6 2. ACTUELE ONTWIKKELINGEN P 6 vrijdag 9 november 2018

7 Dashboard Actuele ontwikkelingen Algemene bedrijfsvoering Processen Bijlagen 2.1 ACTUELE ONTWIKKELINGEN Actuele ontwikkelingen BBV Ontwikkelingen BBV In het BBV hebben voor boekjaar 2018 beperkt aanpassingen plaatsgevonden. Het merendeel van de wijzigingen heeft geen effect voor de BSGR. Zo zijn nieuwe uitingen gedaan voor omgaan met rente middels de notitie rente. Aangezien BSGR niet is gefinancierd met externe financiering is dit niet van toepassing. Ten aanzien van de materiële vaste activa (MVA) zijn aanscherpingen doorgevoerd ten opzichte van eerdere notities en richtlijnen. Dit betreft nieuwe guidence voor achterstallig onderhoud en beheerplannen. Gezien de samenstelling van de MVA van BSGR heeft dit nagenoeg geen impact voor BSGR. E-facturering Vanaf 18 april 2019 dienen alle aanbestedende diensten de benodigde voorzieningen te hebben getroffen om e- facturen te kunnen ontvangen en verwerken. E-facturatie houdt in dat alle facturen digitaal uitgewisseld worden in de vorm van een (XML-)bestand waarbij de facturen elektronisch van het ene (bron)systeem worden verwerkt in het andere (doel)systeem zonder tussenkomst van een functionaris. Het adequaat inrichten van het e- facturatieproces brengt diverse vraagstukken met zich mee omtrent projectmanagement, de inrichting en beheersing van processen (o.a. authenticatie en autorisatie), de automatisering (koppelingen) en de betrouwbaarheid van de systemen (o.a. beveiliging). De staatssecretaris heeft aangegeven te willen weten wat op dit moment de stand van zaken is bij gemeentes. Daarom moesten de gemeentes voor 1 juli 2018 aan het PIANOo-programmabureau doorgeven in welke fase de gemeentelijke organisaties zich bevinden: zijn deze al gestart, hoe ver staat het met de voorbereiding, is het project al klaar of staat het on-hold. Het is ook onze ervaring dat bij veel overheidsorganisaties de IT General Controls nog niet zodanig op orde zijn, dat e-facturatie zonder veel moeite geïmplementeerd kan worden (zie voor onze bevindingen bij de gemeente verder in dit hoofdstuk). Een aantal belangrijke stappen om het e-facturatieproces adequaat in te richten zijn: Het in kaart brengen van de risico s en impact van e-facturatie op organisatorische processen, werkwijzen, bemensing en IT-systemen; Het opstellen van een projectplan voor het implementeren van e-facturatie; Het selecteren van een softwareleverancier; Het opstellen en uitvoeren van een projectplan; Het laten uitvoeren van een onderzoek naar de betrouwbaarheid van de systemen (beveiliging). P 7 vrijdag 9 november 2018

8 Dashboard Actuele ontwikkelingen Algemene bedrijfsvoering Processen Bijlagen 2.1 ACTUELE ONTWIKKELINGEN Vernieuwing accountantscontrole Met ingang van verslagjaar 2021 moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent rechtmatig handelen In het VNG-rapport Vernieuwing accountantscontrole gemeenten (juli 2015) is benadrukt dat het dagelijks bestuur primair verantwoordelijk is voor de naleving van wet- en regelgeving en dat het algemeen bestuur verantwoordelijk is voor het toezicht hierop. In de huidige situatie, waarin de accountant een rechtmatigheidsverklaring verstrekt, lijkt de verantwoordelijkheid bij de accountant te liggen of lijkt het er op dat het DB zich moet verantwoorden aan de accountant. Om daar verandering in aan te brengen heeft commissie Depla de aanbeveling gedaan dat het DB een rechtmatigheidsverklaring opneemt in de jaarrekening. In de meicirculaire 2018 van het gemeentefonds (paragraaf 4.5) is aangegeven dat dit naar verwachting met ingang van verslagjaar 2021 zal worden ingevoerd. Belangrijk argument om de bedoelde vernieuwing door te voeren is het democratisch proces. Het DB is immers uiteindelijk verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en dan is het zinvol de discussie over de rechtmatigheid hiervan te laten plaatsvinden tussen DB enerzijds en AB anderzijds. Het ministerie wil dit najaar starten met een pilot. Mede afhankelijk van de resultaten van de pilot wordt besloten of en op welke wijze de rechtmatigheidsverantwoording zal worden ingevoerd. Het ministerie van Binnenlandse Zaken zal de commissie BBV, de VNG, het IPO en de NBA betrekken in de nadere uitwerking van deze verplichting. Om deze verplichting te kunnen invoeren moet de Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de Kadernota rechtmatigheid, etc. nog worden aangepast. Uitgaande van de invoeringsdatum 2021, betekent dit dat er nog ruim 2 jaren zijn om dit voor te bereiden. Dat betekent ook dat voor wat betreft de accountantscontrole de rechtmatigheidscontrole nog tenminste tot en met de boekjaren 2018 t/m 2020 in scope zal zijn. De wijziging in de verantwoordelijkheden ten aanzien van rechtmatigheid betekent niet dat er minder rechtmatigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, maar dat het DB deze zelfstandig / intern moet inrichten, uitvoeren, controleren en rapporteren. In feite wordt de verklaring van het DB daarmee een zogenaamde In Control Statement (ICS) ten aanzien van rechtmatigheid. Als accountant zullen wij die werkzaamheden vervolgens toetsen, teneinde te kunnen controleren en verklaren dat de rechtmatigheidsverklaring van het DB een getrouw beeld geeft. Wij denken graag met u mee over de opzet van een projectplan gericht op de invoering van deze rechtmatigheidsverklaring, mede in relatie tot de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) bij uw organisatie. P 8 vrijdag 9 november 2018

9 3. BEVINDINGEN ALGEMENE BEDRIJFSVOERING P 9 vrijdag 9 november 2018

10 Dashboard Actuele ontwikkelingen Algemene bedrijfsvoering Processen Bijlagen 3.1 ALGEMENE BEDRIJFSVOERING Aspecten bedrijfsvoering: Inleiding We hebben in september de interim controle uitgevoerd bij de BSGR. Hierin hebben wij met diverse medewerkers gesproken over de processen in de bedrijfsvoeringadministratie. Daarnaast hebben wij testwerkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen in hoeverre de processen daadwerkelijk verlopen zoals ons is verteld. Uit deze gesprekken blijkt dat de materiele processen niet zijn gewijzigd. Begroting en verantwoording Binnen de BSGR is voldoende aandacht voor de begrotings- en verantwoordingscyclus. Het MT komt wekelijks bijeen en bespreekt hier, naast de bedrijfsvoering ook periodiek de financiële voortgang en het contractenregister. In de bestuursrapportage is een overschot zichtbaar ten opzichte van de begroting. De BSGR heeft moeite om vacatures te vervullen, mede gezien de krapte op de arbeidsmarkt. Hierdoor blijven met name de personeelskosten, zowel vaste medewerkers als inhuur, achter op de begroting. Digitalisering factuurverwerking In de interviews hebben wij begrepen dat u bezig bent met het digitaliseren van de factuurverwerking. Omdat de implementatie hiervan tijdens de interimcontrole onderhanden was, hebben wij deze niet meegenomen in onze interimcontrole. Wel vragen wij uw aandacht voor de implicaties van dit proces: De logische toegangsbeveiliging dient toereikend te zijn. De rollen en rechten in de applicatie dienen conform uw mandaat en budgethoudersregeling te zijn ingericht. Welke logging is beschikbaar om autorisaties achteraf te toetsen. Is de aansluiting tussen geautoriseerde facturen in deze applicatie en de journalisering en betaling vanuit de financiële administratie gewaarborgd? P 10 vrijdag 9 november 2018

11 4. BEVINDINGEN MATERIËLE PROCESSEN P 11 vrijdag 9 november 2018

12 Dashboard Actuele ontwikkelingen Algemene bedrijfsvoering Processen Bijlagen 4.1 MATERIELE PROCESSEN Inschatting van de processen op basis van aantal criteria en professionele oordeelsvorming Inschatting processen Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de BSGR hebben wij de belangrijkste voor onze controle significante processen van de BSGR aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: Is het proces toereikend beschreven? Is de opzet van het proces toereikend? Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? Is het proces onderdeel van (tweedelijns) interne controle? Is de interne controle voldoende met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid? Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces? Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Afgezien van bovenstaande criteria blijft altijd sprake van een inschatting (professional judgement) en moet dit vooral worden gebruikt om, samen met uw organisatie, te bespreken op welke aspecten nog verbeteringen mogelijk zijn. Op de volgende pagina hebben wij de effectiviteit van de (voor de jaarrekening relevante) processen weergegeven. Wij onderkennen binnen de BSGR de volgende significante processen in de bedrijfsvoering: Inkoop- en aanbestedingen Betalingen Personeel Begrotings- en afsluitproces Significante processen goed Ons beeld van de processen Op basis van onze werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat kwaliteit van de significante processen van de BSGR (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) goed is. Vanwege de beperkte omvang van de financiële administratie is het niet mogelijk alle beheershandelingen in functiescheiding uit te voeren. De BSGR voert echter achteraf voldoende gegevensgerichte controles uit ter voorkoming van fouten. Tevens is sprake van een hoge mate van actief en zichtbare betrokkenheid van de directie. P 12 vrijdag 9 november 2018

13 Dashboard Actuele ontwikkelingen Algemene bedrijfsvoering Processen Bijlagen 4.2 ONZE BEVINDINGEN Procesbeschrijving We hebben uw procesbeschrijving inzake het inkoop- en factuurverwerkingsproces getoetst aan de werkelijkheid. Hierbij komen wij tot een aantal aanbevelingen ten aanzien van de procesbeschrijving: Expliciet beschrijven van de in het proces aanwezige beheersmaatregelen volgens de 5 W s (Wie, Wat, Wanneer, Waarmee, Waarom?) In kaart brengen van uitzonderingen op de reguliere inkoopstroom, waaronder de kostenvergoedingen op bezwaren. Het opnemen van de betalingsorganisatie in de procesbeschrijving. De aanwezige functiescheiding is een goede beheersmaatregel. Wij adviseren deze beheersmaatregel op te nemen in de procesbeschrijving. Dit maakt het mogelijk te toetsen of de beheersmaatregel op juiste werking van de betaling werkt. In het najaar van 2018 is het proces van factuurverwerking gedigitaliseerd. Wij adviseren u deze significante wijziging in het proces aan te grijpen om de procesbeschrijving te vernieuwen en hiermee bovenstaande advies mee te nemen. P 13 vrijdag 9 november 2018