Managementletter interim-controle 2015 Rapportage aan de directie en het dagelijks bestuur van Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (BSGR)

Transcriptie

1 Managementletter interim-controle 2015 Rapportage aan de directie en het dagelijks bestuur van Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (BSGR)

2 Ernst & Young Accountants LLP Wassenaarseweg CZ Den Haag, Netherlands Postbus LP Den Haag, Netherlands Tel: Fax: ey.com VERTROUWELIJK Het dagelijks bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland T.a.v. mevrouw drs. E.T.M. van Kesteren Postbus BC LEIDEN Den Haag, 12 november 2015 DP/mme/A46KEZ Geacht bestuur, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van de interne beheersing in uw organisatie en de daarin gerealiseerde vooruitgang en aandachtspunten in In de opdrachtbrief heeft u ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2015 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (hierna: BSGR) te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het dagelijks bestuur. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelf controlerend vermogen van uw organisatie. De bevindingen in deze managementletter hebben wij reeds op hoofdlijnen voor besproken met de heer Ron Smedts d.d. 16 september Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Met vriendelijke groet, Ernst & Young Accountants LLP w.g. drs. M.E. van Kimmenade RA MGA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 2 Aandachtspunten en ontwikkelingen 4 3 Verbijzonderde Interne Controle 5 4 Samenvatting van de bevindingen 5 5 Detail bevindingen over de processen 6 6 Relevante ontwikkeling inzake Vennootschapsbelasting 7 7 Voortgang jaarrekeningcontrole 7

4 2015 Uitkomsten interim-controle

5 Pagina 4 1 Inleiding In onze managementletter informeren wij u over onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing. Bij deze bevindingen geven wij de risico s weer en doen wij aanbevelingen ter verbetering indien wij daarvoor mogelijkheden zien. Onze bevindingen vloeien voort uit onze gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (hierna: BSGR) en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden komen. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen opleveren voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan rapporteren wij u daar direct over. Dit is niet aan de orde geweest. In deze managementletter zijn uitkomsten aangaande de IT- en de ISAE werkzaamheden niet opgenomen, omdat deze werkzaamheden nog uitgevoerd dienen te worden. Wij volgen de wijze waarop binnen uw organisatie wordt omgegaan met punten uit eerdere managementletters. Wij stellen dergelijke punten opnieuw aan de orde indien wij van mening zijn dat nadere aandacht van het management nog steeds op zijn plaats is. Deze managementletter bevat de bevindingen zoals tot dusverre opgedaan. Na afloop van de jaarrekeningcontrole zullen wij in ons accountantsverslag een samenvatting opnemen van de belangrijkste bevindingen en de follow up die daarop heeft plaatsgehad. Wij wijzen u erop dat een managementletter van nature kritisch van aard is, omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten. 2 Aandachtspunten en ontwikkelingen Wij verrichten de controle van de jaarrekening door middel van een combinatie van procesgerichte en gegevensgerichte controlemaatregelen, die zijn gebaseerd op een risicoanalyse. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle processen en risico s die voor u als onderneming relevant zijn adresseren. De risicoanalyse is een iteratief proces en stellen wij gaandeweg bij indien nodig. Ditzelfde geldt voor onze aandachtspunten in de controle. Wij merken op dat de BSGR voorbereidingen treft om over 2016 één uitgebreidere ISAE 3402 type 2 rapportage uit te brengen. Wij ondersteunen de ambitie van de BSGR om zelfstandig integraal verantwoording af te leggen aan de deelnemers over de interne beheersing en daarin ook de financiële belastingverantwoordingen te integreren. Daarbij is het gewenst de controlestandaarden in acht te nemen, zodat alle cliënten van de BSGR alsook de betrokken accountants kunnen steunen op deze integrale rapportage. De voorbereidingen hieromtrent zijn nog in volle gang en er vindt op frequente basis overleg met EY plaats. Tevens staat ter afstemming op het raamwerk 2016 op korte termijn een afspraak met de deelnemers gepland.

6 Pagina 5 3 Interne Controle De controller heeft in 2015 IC werkzaamheden uitgevoerd, bijvoorbeeld op de personeelsmutaties. Om de juiste interne controlewerkzaamheden uit te voeren, is het van belang om een intern controleplan op te stellen. In een intern controleplan wordt onder andere in gegaan hoe de interne controlefunctie is ingericht en de uit te voeren werkzaamheden welke voortkomen uit de risico-analyse. Hierbij is het van belang dat de controller tijdig over de uitkomsten communiceert en op de eventuele bevindingen actie onderneemt. Hierdoor ontstaat een interne regelkring gebaseerd op plan-do-check-act. Voor 2015 was het interne controleplan zoals hierboven beschreven aanwezig en is een deel van de beschreven werkzaamheden uitgevoerd. Het interne controleplan 2015 is nog niet vastgesteld door het bestuur. Verder is de planning van de uit te voeren werkzaamheden niet als bijlage opgenomen bij het interne controleplan en heeft nog geen formele rapportering plaatsgevonden over de uitgevoerde IC werkzaamheden. Wij adviseren deze punten in 2016 verder vorm te geven. 4 Samenvatting van de bevindingen Wij hebben voor de controle van de jaarrekening 2015 de volgende significante processen onderkend: Administratie, verslaglegging en financiële rapportage (hierna: FSCP). Begrotings- en budgetbeheer. Inkopen (incl. betalen en btw). Aanbesteding. Personeel. Invorderingsopbrengsten. We merken hierbij op dat in deze managementletter de uitkomsten aangaande de IT- en de ISAE werkzaamheden (zijnde het belastingproces inclusief de invorderingsopbrengsten) niet zijn opgenomen, omdat deze werkzaamheden nog uitgevoerd dienen te worden. Ten opzichte van 2014 zijn de in het verleden aangebrachte verbeteringen gecontinueerd. De financiële afdeling maar ook het management en de directie zijn op de hoogte van de actuele (financiële) stand van zaken. De bevindingen in 2015 hebben enkel betrekking op het inkoopproces. Tijdens de interim hebben wij vastgesteld dat het aanbestedingsproces is verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. En het is van belang om de verbetering in het aanbestedingsproces verder te continueren. Hierbij is het belangrijk om voor iedere aanbesteding een inkoopdossier op te stellen met documentatie waaruit de motivatie voor de aanbestedingsvorm blijkt, zoals is opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de BSGR. Voor de overige processen, werken de onderkende beheersmaatregelen zodanig dat de risico s in deze processen zijn afgedekt. Wel merken wij op dat het voor de bedrijfsprocessen van belang blijft dat risico s, verantwoordelijkheden en interne beheersmaatregelen worden vastgelegd in procesbeschrijvingen. De BSGR heeft momenteel procesbeschrijving voor het proces aanbesteden en het invorderingsproces (als onderdeel van de ISAE 3402) en een stappenplan voor het personeelsproces waarin de procesrisico s en interne beheersmaatregelen worden onderkend. Voor het inkoopproces, het afsluit- en begrotingsproces zijn deze procesbeschrijvingen niet opgesteld. Deze procesbeschrijvingen zijn ook relevant in het kader van het zelfstandig verantwoorden over de werking van de processen aan de gebruikers van de BSGR. Wij zijn geen voorstander van uitgebreide procesbeschrijvingen maar wel vanuit een insteek die ingaat op beheersmaatregelen die de belangrijkste risico s afdekt. In volgende hoofdstuk zullen wij ingaan op de detailbevindingen.

7 Pagina 6 5 Detail bevindingen over de processen Nr. Onderwerp Bevinding Risico Advies Gevolgen controle Crediteuren stamgegevens (inkopen) Wij hebben bij het proces van wijzigen van de crediteuren stamgegevens geconstateerd dat de controller Er bestaat een risico op zelftoetsing, aangezien de controller zowel kan muteren als controleren. Wij adviseren u om de gebruikersrechten binnen Exact te actualiseren. Wij ontvangen graag voor 2015 informatie waaruit blijkt dat geen onterechte wijzigingen zijn doorgevoerd in de bevoegdheden heeft in Exact om wijzigingen door te voeren. Hierbij heeft de controller tevens de taak om crediteuren stamgegevens. wijzigingen op de crediteuren stamgegevens te controleren Contractregister Wij hebben Het risico bestaat dat Wij adviseren u de Voor de vastgesteld dat de BSGR een contractregister heeft opgesteld, waarbij het doel is om alle contracten hetgeen besproken is, niet volledig/ juist verwerkt is, waardoor onder andere de spendanalyse niet betrouwbaar is. uitkomsten van deze gesprekken vast te leggen en actielijsten bijhouden. Verder adviseren wij u een jaarrekeningcontrole 2015 ontvangen wij graag documentatie waaruit blijkt dat u de volledigheid van uw verplichtingen heeft geregistreerd te hebben. De juistheid en volledigheid van het contractregister monitort de controller door Het risico op tijdig anticiperen op bijvoorbeeld verlengingen is niet zichtbaar afgedekt. aansluiting met de contracten en de addenda op de contracten te maken. getoetst. gesprekken te voeren met de afdelingshoofden en zodoende vast te stellen of alle mutaties verwerkt zijn. De uitkomsten van de gesprekken zijn niet zichtbaar vastgelegd.

8 Pagina 7 6 Relevante ontwikkeling inzake Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 krijgt de (semi-)publieke sector door een wetswijziging op grote schaal te maken met belastingplicht voor de vennootschapsbelasting ( Vpb ). In de praktijk roept dit onder meerde volgende vragen op: Welke activiteiten worden belast met Vpb? Wat is vanaf 2016 de verwachte jaarlijkse Vpb-last? Zijn er mogelijkheden de Vpb-last binnen de perken te houden? Hoe kan op een efficiënte manier de jaarlijkse aangifte Vpb worden opgesteld? Hoe kunnen de extra administratieve lasten en uitvoeringskosten beperkt blijven? Deze wijziging heeft mogelijk impact op het begrotingsproces 2016 en het opstellen van een fiscale openingsbalans per 1 januari U heeft uw activiteiten in kaart gebracht en verwacht op basis hiervan geen belastingplichtige activiteiten uit te voeren. Ter bevestiging heeft u contact gezocht met de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft u nog geen bevestigend antwoord gegeven. U heeft op 17 november een afspraak staan met de Belastingdienst inzake BTW en probeert in dit gesprek uw toepassing van de Vpb te bespreken. Wij zullen over dit onderwerp in contact met u blijven. 7 Voortgang jaarrekeningcontrole In februari 2016 zullen wij de controle van de jaarrekening 2015 uitvoeren. Ten aanzien van de controle van de jaarrekening hanteren wij de onderstaande uitgangspunten en de met u gemaakte afspraken: Bij de start van de controle is een volledig gedocumenteerde concept jaarrekening beschikbaar. De totstandkoming en onderbouwing van de jaarrekening is zichtbaar ontleend aan de financiële administratie. Hierbij zijn posten onderbouwd en gespecificeerd en gedocumenteerd in een centraal jaarrekeningdossier (hardcopy dan wel digitaal). Wij zullen uiterlijk eind november 2015 een lijst verstrekken met op te leveren stukken (zogenoemde cliënt assistance letter). In december nemen wij met u contact op in hoeverre u bovenstaande bevindingen hebt op kunnen volgen voor de jaarrekening Wanneer wij uit deze werkzaamheden onvoldoende zekerheid krijgen, zal in overleg met u door ons aanvullende controlewerkzaamheden verricht worden voor de jaarrekening 2015.