Aan de gemeenteraad. Vergadering: 17 februari Agendanummer: 14

Transcriptie

1 Vergadering: 17 februari 2009 Agendanummer: 14 Status: Hamerstuk Portefeuillehouder: N.R. Werkman Behandelend ambtenaar W.J. de Boer, (t.a.v. W.J. de Boer) Aan de gemeenteraad Onderwerp: Managementletter 2008 Voorgestelde besluit: Kennisnemen van de managementletter die door de accountant is uitgebracht naar aanleiding van de tussentijdse controle in het najaar van Daarnaast kennis nemen van de door ons voorstelde oplossingsrichtingen en planningen die door de organisatie zijn toegevoegd aan en opgenomen in de managementletter bij de desbetreffende bevindingen die de accountant in de managementletter heeft opgenomen. Inhoud: De accountant faseert zijn opdracht tot controle van de jaarrekening 2008 door in het najaar een interimcontrole uit te voeren en in het komend voorjaar de jaarrekening te controleren. Deze interimcontrole is met name gericht op de mate waarin de gemeente haar bedrijfsvoering, de administratieve organisatie en daarin opgenomen maatregelen van interne controle (AO/IC) heeft geregeld. Indien de gemeente haar AO/IC adequaat heeft geregeld, kan de accountant daar bij haar controle van de jaarrekening op steunen. Immers, zijn de processen adequaat ingericht en is de uitvoering op orde, dan zullen ook de standen (lees baten en lasten en de balansposten van de jaarrekening) in principe een getrouwe weergave vormen van de werkelijkheid. Naar aanleiding van deze interimcontrole heeft de accountant verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter. Deze treft u als bijlage bij dit voorstel aan. De accountant heeft gevraagd om op de bevindingen die zij in de managementletter heeft opgenomen een reactie te geven. Onze reacties zijn één voor één doorgesproken met de accountant en opgenomen in de managementletter. Op deze wijze kan duidelijk worden gevolgd in hoeverre de ambtelijke organisatie omgaat met de afwikkeling van de bevindingen van de accountant. De managementletter is op 4 december 2008 besproken met het afdelingshoofd Middelen, de portefeuillehouder en de accountant. Verzoek Audit Committee 1

2 Tijdens de vergadering van de Audit Committee op 28 oktober 2008 is de accountant verzocht extra aandacht te geven aan de onderwerpen BTW compensatiefonds (BCF) en voorziening onderhoud wegen. Ook deze bevindingen zijn opgenomen in de managementletter. Met betrekking tot het BCF beoordeelde de accountant een aantal onderdelen, waaronder de verwerking van de financiële administratie, waarin de accountant heeft geconstateerd dat de door de organisatie gebruikte systematiek acceptabel is en geen grote financiële risico s met zich meebrengt. Daarnaast onderzocht de accountant hoe de kosten van overhead worden doorbelast op basis van een uurtarief. In concreto ging het er om op welke wijze de gemeente Winsum de BTW in de kosten van personeels-, tractie-, huisvestings-, administratie- en automatiseringskosten (secretarie en Beheer & onderhoud) berekent en eventueel doorbelast aan de diverse deelprogramma s. Als verdeelsleutel wordt hiervoor het uurtarief gebruikt. De mate waarin de BTW onderdeel uitmaakt van de kostprijs is berekend op basis van de vaststelling van de door de gemeentelijke secretarie c.q. buitendienst geleverde prestaties (compensabel, verrekenbaar of vrijgesteld van BTW). Deze verdeelsleutel is in 2002 afgestemd met de Belastingdienst. Op grond van die afspraak geldt dat de verdeling van de BTW jaarlijks wordt vastgesteld op basis van de urenramingen in de begroting. Nacalculatie vindt niet plaats. Op basis daarvan adviseert de accountant om eens een vergelijking te maken tussen de vastgestelde voorcalculatie en de nacalculatie. Ondanks het feit dat jaarlijks een nieuwe berekening wordt gemaakt van de mate waarin de BTW kan worden gecompenseerd c.q. verrekend en het feit dat nacalculatie geen enkel financieel effect heeft, is het goed mogelijk om eens te kijken in hoeverre er verschillen optreden tussen de geraamde berekening en de feitelijke situatie. In navolging van het advies van de accountant gaan wij een vergelijking opstellen tussen de berekende verdeling over 2007 en de nacalculatie over dit jaar. Mocht de uitkomst hiervan substantieel afwijken dan nemen wij de resultaten mee in de berekening van de verdeelsleutel voor In 2007 voerde de Belastingdienst een onderzoek uitgevoerd over het jaar 2003, het eerste jaar van het BCF. Op grond van dat onderzoek is een naheffingsaanslag opgelegd van Deze naheffing werd deels veroorzaakt door facturen in de overgangsfase tussen de jaren 2002 en 2003 (factuur betaalt in 2003, werkzaamheden (deels) uitgevoerd in 2002). Daarnaast is een aantal incidentele fouten geconstateerd. Overgangsfouten kunnen slechts in het eerste jaar van invoering worden gemaakt. Deze fouten zullen zich in volgende jaren dus niet meer voordoen. Een onjuiste interpretatie van de regels of een niet juiste inschatting van de werkzaamheden kunnen oorzaak zijn van boekfouten. Hoewel er in de administratie maatregelen zijn genomen om fouten zoveel mogelijk te voorkomen, is nooit helemaal uit te sluiten dat er zich geen onjuistheden voordoen. Ultimo 2008 zal er een bedrag van ,- in de egalisatiereserve BCF zijn opgebouwd. De Belastingdienst heeft de gemeente geen voorstel gedaan voor afkoop. Dit zou inhouden dat de gemeente, door een bepaald bedrag (afkoopsom) te 2

3 betalen, voorkomt dat de Belastingdienst over die jaren nog een onderzoek gaat instellen. Bij een aantal gemeenten is dat wel gebeurd. Voordeel is dat er dan duidelijkheid is omtrent de hoogte van de financiële schade. In onze situatie moeten we in eerste instantie afwachten of er voldoende capaciteit bij de Belastingdienst is om Winsum (jaarlijks?) te onderzoeken. Daarnaast is het dan afwachten in hoeverre er in de jaren na 2003 nog fouten zijn gemaakt. Uitgaande van het onderzoeksjaar 2003 lijkt een schadebedrag van ,- per jaar de maximale variant. Dit bedrag is gebaseerd op de naheffingsaanslag van te verminderen met het totaal aan fouten die door de overgang van 2002 naar 2003 zijn ontstaan in verband met het ingangsjaar. Deze overgangsfouten kunnen immers maar eenmaal gemaakt worden. Mocht er over de afgelopen 4 jaar onderzoek worden gedaan, en tevens steeds de maximale variant wordt aangehouden, dan is de huidige reserve onvoldoende. De accountant geeft in de managementletter aan dat het nu prematuur is om een voorziening te treffen. Wij zijn van mening dat de huidige reserve in eerste instantie van voldoende omvang is. Mocht er uiteindelijk toch sprake zijn van hogere claims dan is er voldoende weerstandscapaciteit om een en ander op te vangen. Naast de extra aandacht die de accountant schonk aan het BCF, is vanuit het Audit Committee gevraagd de focus te richten op het onderhoud van wegen. Op basis van het onderzoek geeft de accountant het advies een nadere analyse uit te voeren van de onderlinge relatie tussen de onderhoudskosten volgens de door de organisatie gebruikte applicatie MI2, het beleid van de gemeente en de beschikbare middelen. Inmiddels is de afdeling Ruimte aan het werk met het opstellen van een wegenbeheersplan. Om niet op de zaken vooruit te lopen, kiezen wij er voor om het advies van de accountant mee te nemen in het wegenbeheersplan. Het wegenbeheersplan zal in 2009 aan uw raad worden voorgelegd. Rechtmatigheidsonderzoek Op dit moment is intern het rechtmatigheidsonderzoek nog in volle gang. Helaas heeft de accountant moeten aangeven dat zij geen review kunnen uitvoeren op de door ons reeds uitgevoerde interne controles. De controles zijn weliswaar in een ver gevorderd stadium, echter door nog ontbrekende informatie zou het op dit moment uitbrengen van een oordeel ongefundeerd zijn. Het implementatieproces van de AO/IC is nog steeds in ontwikkeling. De accountant geeft aan het wenselijk te vinden om de interne controle over het jaar te spreiden. Op dit moment wordt die interne controle al verspreid over het jaar uitgevoerd. Echter, wat daar aan ontbreekt is de rapportage van de bevindingen. Per 2009 zijn wij van plan om de rapportage van het interne controleonderzoek niet meer alleen aan het einde van het jaar uit te brengen, maar ook halverwege het jaar. Wij trachten op deze manier er voor te zorgen dat de accountant tijdens de interimcontrole een review kan uitvoeren op de dan reeds uitgevoerde interne controles. Daarnaast zal daarmee beter gestuurd kunnen worden op de interne beheersing en de administratieve organisatie. 3

4 Tot slot Gelet op onze ambities willen wij de in de managementletter genoemde follow-up bevindingen voortvarend ter hand te nemen, teneinde een goedkeurende verklaring te krijgen bij de jaarrekening. De doelstelling is voorts om gezamenlijk en in samenhang te werken aan de verdere professionalisering van de ondersteunende processen van onze gemeente. In 2008 zijn stappen gemaakt op het gebied van interne controle, rechtmatigheid en begrotingsbeheer, maar de verdere doorontwikkeling van de bedrijfsvoering en het realiseren van onze ambities kost meer tijd. Bijlagen: Managementletter 2008 Burgemeester en wethouders van Winsum, M.A.P. Michels, burgemeester drs. R.J. Bolt, secretaris Bijlagen: 1 Agendanummer: 14 Vergadering: 17 februari 2009 De raad van de gemeente Winsum; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet: 4

5 b e s l u i t : de managementletter 2008 vast te stellen. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van 17 februari 2009 De raad voornoemd, voorzitter, griffier, 5