VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Transcriptie

1 gemeente Roermond VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND datum indiening: 9 oktober 2013 datum/agendapunt B&Wvergadering: /201 afdeling: Welzijn Onderwerp: Stichting ECl Voorstel: 1. kennis te nemen van het inhoudelijke en financiële jaarverslag 2012 van Stichting ECl; 2. te besluiten geen gebruik te maken van artikel 12, lid 2 van de Asv 2008 en ondanks de te late indiening van de gevraagde aanvullende gegevens en het ontbreken van een volledig goedkeurende controleverklaring het jaarverslag 2012 verder in behandeling te nemen; 3. te besluiten om, op grond van artikel 20 van de Algemene subsidieverordening 2008 van de gemeente Roermond, de verleende budgetsubsidie aan Stichting ECl voor het subsidiejaar 2012 definitief vast te stellen op ,08 (exclusief BTW huur) en de extra aanvullende subsidies vast te stellen op ,- voor subsidiering muzieklessen en ,- voor de combinatiefunctionaris cultuur; 4. te besluiten het te veel verleende subsidiebedrag ad 5.712,- voor de subsidiering van muzieklessen niet terug te vorderen maar de Stichting te laten reserveren om eventuele tekorten voor de subsidiering van muzieklessen in de toekomst te kunnen opvangen; 5. te besluiten niet akkoord te gaan met het verzoek om de tekorten over het jaar 2012 aan te vullen met subsidiemiddelen; 6. kennis te nemen van de halfjaarlijkse rapportage januari tot en met juni 2013 van Stichting ECl; 7. kennis te nemen van de Marap januari tot en met mei 2013 van Stichting ECl; 8. te besluiten de Stichting te informeren met het versturen van bijgaande beschikking. Behandeling in: raadscommissie: gemeenteraad van: overlegorgaan: op: Beslissing B&W: 1. kennisgenomen van; 2. akkoord; 3. akkoord; 4. akkoord; 5. akkoord; 6. kennisgenomen van; 7. kennisgenomen van; 8. mandaat portefeuillehouder voor aanpassing zoals besproken, dan akkoord. 7ir /s

2 onderwerp: Stichting ECl pagina: 2 Bijlagen: Bijlage 1: jaarverslag 2012 Stichting ECl Bijlage 2: begeleidende brief jaarverslag Bijlage 3: bnef inzake verzoek aanvullende informatie jaarverslag 2012 Bijlage 4: aanvullende informatie jaarverslag 2012 Bijlage 5: halfjaarlijkse rapportage januari-juni 2013 Stichting ECl Bijlage 6: ECl Marap jan-mei 2013 Bijlage 7: beschikking Stichting ECl Bijlage 8: brief RvT Stg ECl Toelichting op voorstel: Jaarverslag 2012 Historie Bij besluit van 29 januari 2013 is Stichting ECl voor 2012 (2012= september t/m december) een budgetsubsidie verleend van ad ,08. Daarnaast is in aanvulling op de budgetsubsidie een subsidie verleend ad ,- ten behoeve van de subsidiering van muzieklessen voor jeugdleden van Roermondse instrumentale muziekverenigingen. Ook is de combinatiefunctionaris cultuur gecontinueerd en heeft de Stichting in aanvulling op de budgetsubsidie een subsidie ad ,- ontvangen. De totaal verleende subsidie voor 2012 bedroeg daarmee ,-. De budgetsubsidie 2012 is verleend onder de voorwaarde dat de Stichting binnen vier weken een voorstel indient met een sluitende begroting inclusief inhoudelijke onderbouwing en een meerjaren raming om vervolgens te komen tot een uitvoeringsovereenkomst voor de periode De Stichting heeft een bezwaar ingediend tegen het besluit van de verleende budgetsubsidie. Bij besluit van 4 juni 2013 heeft u het bezwaarschrift ontvankelijk en ongegrond verklaard. Bij brief van 12 juli ontvangen 16 juli heeft de Stichting aangegeven geen beroepschrift in te dienen tegen dit besluit (zie bijlage 8). De situatie rondom de begroting 2012 en de bezwaarschriftprocedure hebben er toe geleid dat er voor 2012 geen uitvoeringsovereenkomst is opgesteld en/of in controle statement is ondertekend. Beoordeling jaarverslag Door het ontbreken van verregaande subsidieafspraken kan bij de subsidievaststelling enkel worden teruggrepen op een aantal formele bepalingen waaronder tijdigheid en controleverklaring. Tijdigheid Conform de in de beschikking opgenomen verplichting heeft de Stichting het jaarverslag 2012 tijdig ingediend. Na een eerste ambtelijke beoordeling werd geconcludeerd dat het jaarverslag niet aan de voorwaarden voldeed. De Stichting is bij brief van 13 juni 2013 (zie bijlage 3) verzocht de ontbrekende gegevens aan te reiken en nadere informatie te verstrekken om een beoordeling te kunnen maken. De gebruikelijke termijn voor het indienen van dergelijke gegevens is 2 weken. De Stichting heeft bij brief van 20 juni door ons ontvangen op 25 juni verzocht om uitstel voor het indienen van de gegevens tot 14 juli 2013 in verband met de vakantie periode van de (financiële) administratie. De Stichting heeft de gevraagde gegevens bij brief

3 onderwerp: Stichting ECl pagina: 3 van 15 juli ontvangen op 17 juli ingediend (zie bijlage 4). U wordt verzocht ondanks de te late indiening van de gevraagde aanvullende gegevens het jaarverslag verder in behandeling te nemen voor vaststelling van de subsidie. Controleverklaring De budgetsubsidie is verleend onder voorwaarde dat een goedkeurende controle verklaring (artikel 11, lid 1 van de Asv 2008) wordt ingediend van een daartoe bevoegde accountant. De ingediende controle verklaring is echter verleend met een beperking. Deze beperking heeft betrekking op de relatie met de Horeca BV. (zie p. 39 van het jaarverslag). De Stichting is dan ook verzocht aan te geven hoe zij in de toekomst gaat borgen dat voortaan wel een goedkeurende controleverklaring kan worden voorgelegd. De Stichting heeft daar als volgt op geantwoord; "De goedkeurende controleverklaring is niet afgegeven omdat in de opstartfase bij de Horeca BV door o.a. gebrekl<ige apparatuur en andere opstartproblemen de administratie van het kasgeld en muntopbrengst niet op een adequate wijze gevoerd kon worden. Inmiddels zijn een aantal maatregelen getroffen om de juistheid en volledigheid van de geldstromen te waarborgen. Wij gaan ervan uit dat hiermee in de toekomst een goedkeurende controleverklaring veri<regen zal worden" Een dergelijke beperking op de controleverklaring is niet wenselijk en het niet voldoen aan de subsidievoorwaarden is een reden om een subsidie (op grond van AWB artikel 4:48) in te trekken of het verleende subsidiebedrag ten nadele van de subsidieontvanger te wijzigen. Gelet op het proces waarin we ons bevinden met Stichting ECl wordt voorgesteld daar op dit moment geen gebruik van te maken, maar daarbij de Stichting aan te spreken op haar verantwoordelijkheden om aan de voorwaarden van de subsidie in de toekomst te voldoen en daarnaast de kwaliteit van de rapportage van het jaarverslag te verbeteren. Inhoudelijke prestaties Op de inhoudelijke prestaties is een advies m.b.t. het realiseren van de prestatieafspraken door het ontbreken van een uitvoeringsovereenkomst moeilijk te geven. De discussie m.b.t. de hoogte van de subsidie c.q. begroting en de bezwaarschriftprocedure hebben er toe geleid dat er over het subsidiejaar 2012 geen overeenstemming was tussen gemeente en Stichting ten aanzien van de hoogte van de subsidie en de te leveren prestaties. Middels tussentijdse rapportage en memo's bent u geïnformeerd dat de prestaties achterbleven bij de doelstellingen uit het subsidiekader en financiële tekorten zijn opgebouwd. Kwaliteit rapportage Ten aanzien van de kwaliteit van de jaarrekening en het jaarverslag moeten wij ambtelijk concluderen dat deze matig is. In het concept ondernemingsplan van de Stichting met datum 15 augustus 2013 is te lezen dat het jaarverslag over 2012 slechts ten dele verantwoording aflegt en niet binnen de vier prestatievelden. Hierin is een verbeterslag vereist. Als verantwoording van de subsidie vragen wij niets anders dan dat de Stichting het voor haar eigen bedrijfsvoering noodzakelijk zou moeten vinden om deze in beeld te hebben. De Stichting moet tijdig kunnen sturen en anticiperen en laten zien 'in controle' te zijn. Het jaar 2012 zijn de eerste maanden geweest van de nieuwe Stichting. Voor het jaar 2013 en verder zullen we echter hogere eisen stellen m.b.t de kwaliteit van de rapportages en in het kader van het ondernemingsplan zullen we nadere afspraken maken over de wijze van verantwoording. Verzoek aanvullende subsidie Het jaarverslag 2012 laat een tekort zien van ,-. Met de Stichting zijn inmiddels verregaande afspraken gemaakt om de exploitatie op orde te krijgen. De Stichting heeft daartoe een ondernemingsplan opgesteld met een meerjaren begroting die met uitstel van betaling van de huur vanaf 2015 een dekkende begroting laat zien binnen het beschikbare subsidiekader inclusief inhoudelijke doelstellingen. De verwerking van de tekorten van 2012 zijn hierin meegenomen. U wordt dan ook voorgesteld te besluiten niet akkoord te gaan met het verzoek om de tekorten over het jaar 2012 aan te vullen met subsidiemiddelen (zie bijlage 2).

4 onderwerp: Stichting ECl pagina: 4 Voorstel Op basis van bovenstaande wordt u voorgesteld te besluiten om, op grond van artikel 20 van de asv 2008, de verleende budgetsubsidie aan Stichting ECl voor het subsidiejaar 2012 definitief vast te stellen op ,08 (exclusief BTW huur) en de extra aanvullende subsidies vast te stellen op ,- voor subsidiering muzieklessen en ,- voor de combinatiefunctionaris cultuur. Deze twee laatstgenoemde subsidies zijn conform subsidievoorwaarden apart verantwoord in het jaarverslag. De vaststelling van de subsidiering voor muzieklessen is 5.712,- lager omdat dit bedrag niet besteed is. U wordt voorgesteld om te besluiten het te veel verleende subsidiebedrag ad 5.712,- voor de subsidiering van muzieklessen niet terug te vorderen maar de Stichting te laten reserveren om eventuele tekorten voor de subsidiering van muzieklessen in de toekomst te kunnen opvangen. Toelichting op de middelen De definitieve vaststelling van de budgetsubsidie en extra aanvullende subsidies 2012 hebben vooralsnog nog geen financiële gevolgen. De subsidies 2012 zijn in het geheel als voorschot uitgekeerd. In het subsidiebedrag van de budgetsubsidie is het huurbedrag 2012 opgenomen van ,33 exclusief btw. Een gedeelte van het ECl gebouw wordt echter belast (dus inclusief btw) verhuurd. De huur inclusief btw ( ,84) is in rekening gebracht bij Stichting ECl. Dit omdat het bedrag van de verrekenbare btw nog niet bekend is. Momenteel zijn de gemeente Roermond en Stichting ECl gezamenlijk in onderhandeling met de Belastingdienst over het percentage van de verrekenbare btw. Deze btw is niet kostenverhogend voor beide partijen. Nadat overeenstemming is bereikt over de hoogte van het verrekenbare btw percentage vindt nog een verrekening van de budgetsubsidie 2012 met stichting ECl plaats betreffende de verrekenbare btw (vestzakbroekzak). Omdat onduidelijk is op welke termijn hier duidelijkheid over is, wordt met advies van JZE voorgesteld nu over te gaan tot vaststelling van de subsidie En eventuele verrekening in de toekomst kan plaatsvinden met een wijziging van het vaststellingsbesluit. Halfjaarlijkse rapportage ianuari-iuni 2013 Op grond van de subsidiebeschikking budgetsubsidie (nummer 2013/UIT/47128, datum 29 januari 2013) is aan de Stichting de verplichting opgelegd om over het subsidiejaar op grond van art. 20 van de Asv voor 1 augustus 2013 een verslag uit te brengen omtrent de voortgang van de activiteiten en de te leveren prestaties zoals overeengekomen gedurende de periode 1 januari 2013 tot 1 juli 2013 en een prognose over de resterende periode van De Stichting heeft de betreffende tussentijdse halfjaarlijkse rapportage januari-juni 2013 met (met datum 31 juli 2013, ontvangen 2 augustus 2013) bij ons ingediend. De rapportage is in de bijlage bijgevoegd en u wordt gevraagd hier kennis van te nemen. Tevens wordt u gevraagd kennis te nemen van de rapportage januari-mei De 3-maandelijkse rapportage die de Stichting eveneens op basis van genoemde beschikking als voorwaarde is opgelegd. De halfjaarlijkse rapportage kan gezien worden als een vervolg hierop. De rapportage betreft een toelichting op de resultaten voor de betreffende periode. In de rapportage is -zoals bij u bekend- aangegeven dat in juli is gestart -in aansluiting op de quickscan analyse uitgevoerd door BMC naar de exploitatieopzet van ECl- met het formuleren van een ondernemingsplan en daaraan gekoppelde ambities. Dit in achtnemende stellen wij voor de ingediende rapportage te accepteren ondanks het ontbreken van een prognose voor de resterende periode Dit onderdeel is verder uitgewerkt in het ondernemingsplan dat inmiddels is ontvangen op 15 september j.l.

5 onderwerp: Stichting ECl pagina; 5 Subsidieaanvraag 2014 Tot slot willen wij u informeren dat de Stichting een subsidieaanvraag heeft ingediend voor het jaar Na een eerste ambtelijke beoordeling is de Stichting verzocht ontbrekende gegevens aan te leveren en een motivering voor de te late indiening. Zodra een antwoord is ontvangen van de Stichting zal de aanvraag verder beoordeeld worden en aan uw college worden voorgelegd alvorens te starten met het budgetoverleg.