Evaluatie / plan van aanpak rechtmatigheid

Transcriptie

1 Evaluatie / plan van aanpak rechtmatigheid Rechtmatigheid In de jaarrekening 2005 is uitvoerig verslag gedaan van de stand van zaken betreffende het rechtmatigheidgebeuren Voor de jaarrekening 2005 is voor zowel het getrouwe beeld als voor de rechtmatigheid een goedkeurende verklaring afgegeven. In het bij de jaarrekening 2005 door de accountant PriceWaterhouseCoopers (PWC) uitgebrachte rapport van bevinden is een opsomming opgenomen van aanbevelingen ter verbetering van de interne beheersing van de gemeente. Deze aanbevelingen zijn in het bijgevoegde plan van aanpak rechtmatigheid verwerkt in het onderdeel paragrafen. In het jaar 2006 hebben we vanwege langdurige ziekte beperkte capaciteit gehad en dus maar beperkt de mogelijkheid gehad om in de te verrichten werkzaamheden voortgang te boeken. Vanaf september is een doorstart gemaakt met de werkzaamheden. Het mag echter duidelijk zijn dat we achterstand hebben opgelopen. De controller heeft besloten om met ingang van 1 juni 2006 gebruik te maken van de FPU en is vanaf die datum minder gaan werken. O.a. door deze formatievermindering hebben er binnen de functies op het team financiën verschuivingen plaatsgevonden en is ervoor gekozen het financieel consulentschap voor de organisatie anders in te vullen. Hiervoor is een afzonderlijke medewerker benoemd binnen de bestaande formaties en budgetten. Door deze invulling en de verschuivingen in de functietaken, is er naast een efficiencyverbetering voor de controlfunctie meer capaciteit beschikbaar gekomen. Rechtmatigheid heeft de afgelopen periode veel aandacht gekregen. Dit alles is ook uitvoerig gecommuniceerd met de gemeenteraad. De samenstelling van het controleprotocol heeft in fases plaatsgevonden en is meerdere malen in zowel cie. FABOP als in de raad behandeld. Ook het controleprotocol 2006 zal weer tijdig en zo compleet mogelijk aan de raad worden voorgelegd. In februari 2007 zal het controleprotocol ter bespreking en vaststelling aan de raad worden aangeboden. Stand van zaken plan van aanpak rechtmatigheid (SARG) Bij de behandeling van de voorjaarsnota 2005 is ook het plan van aanpak rechtmatigheid (SARG) behandeld en vastgesteld. Dit plan en haar activiteiten vloeien voort uit het rapport "Self Assessement Rechtmatigheid Gemeenten" van onze voormalige accountant Deloitte. In het plan van aanpak zijn werkzaamheden en aandachtspunten voortvloeiende uit het rapport in tijd weggezet. Dit werd en is onderverdeeld in Beleidsvelden en Paragrafen. In 2005 is een start gemaakt met de uitvoering van het plan van aanpak. Ook in 2006 heeft de rechtmatigheid de aandacht gekregen, doch niet in die mate zoals wenselijk om reden zoals voornoemd. Hieronder een korte samenvatting van de stand van zaken. 1

2 Beleidsvelden In 2005 zijn de subsidieverordening en de WVG verordening en de toepassing ervan getoetst en daar waar nodig aangepast. (Raad 19 dec 2005) Ook de gedragscode bestuurlijke integriteit en de gedragscode voor de ambtenaren is vastgesteld. Ook heeft er in 2006 een interne cursus (subregionaal) Awb (Algemene wet bestuursrecht) plaatsgevonden voor medewerkers. Met de gemeenteraad is afgesproken dat dit eens per twee jaar plaatsvindt. In 2008 zal wederom aandacht worden besteed aan de Awb. In het rapport stond vermeld dat er twijfel bestond of de inhoud van het mandaatbesluit bij iedereen bekend zou zijn. Het mandaatbesluit is op het intranet geplaatst en nogmaals bij iedereen onder de aandacht gebracht. In 2006 is de mandaatregeling geëvalueerd. Ook dat was weer een moment waarop de regeling onder de aandacht is gebracht van organisatie en het college. Voor wat betreft het opstellen van de integrale planning en control systematiek hebben we een achterstand opgelopen. Dit onderdeel staat in 2007 op de jaarplanning van de controller. Conclusie beleidsvelden Voor wat betreft de beleidsvelden zijn er weinig of geen achterstanden geconstateerd. De achterstanden die zijn ontstaan, zijn het gevolg van het naar voren halen van andere werkzaamheden (andere prioriteiten). Zo is vanwege het samen te stellen controleprotocol en de rechtmatigheidcontrole de toets van de belangrijkste financiële verordeningen naar voren gehaald. Deze zijn reeds allen in 2005 getoetst. Ook voor 2006 zijn deze belangrijkste financiële regelingen getoetst. Voor de toetsing op rechtmatigheid van de toepassing van de gemeentelijke verordeningen en regelingen is in overleg met de accountant een plan van aanpak opgesteld, waarin aangegeven welke verordeningen/regelingen in welk frequentie worden onderworpen aan de rechtmatigheidtoets Hierbij is als uitgangspunt genomen het financiële risico wat met de uitvoering wordt gelopen. Deze toets zal naar de toekomst toe onderdeel uitmaken van de reguliere Interne Controle. Paragrafen Budgethoudersregeling: In het kader van de bewustwording van de begrotingsrechtmatigheid is een actualisatie van de budgethoudersregeling aan de orde. Inmiddels is deze regeling in concept gereed en zal de bestuurlijke afwikkeling (in college) op korte termijn plaatsvinden. Deze regeling is opgesteld rekening houdende met de door de raad bepaalde kaders in de vastgestelde verordeningen ingevolge artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet. Administratieve Organisatie: Er is een start gemaakt met een vernieuwde opzet en aanpak van de Administratieve Organisatie. Prioriteiten zijn gesteld en een concept planning is opgesteld. De opzet van de AO (gedeeltelijk) is als afstudeeropdracht weggezet bij een HBO-stagiaire. De geplande uitwerking van de processen in 2006 is nagenoeg gerealiseerd. In 2007 zal dit zijn vervolg krijgen, met een duidelijke prioritering van de geheel, gedeeltelijk of beperkt te beschrijven processen. Momenteel wordt ook de afweging gemaakt met welk geautomatiseerd pakket de AO-beschrijvingen verwerkt gaan worden. Hierbij wordt ook binnen de subregio gekeken naar eventueel gezamenlijk gebruik. Momenteel gebeurt dit nog in Word. 2

3 De implementatie van het risicomanagement kunnen we gedeeltelijk gelijk op laten lopen met de AO-beschrijvingen. Bij de beschrijving van de werkprocessen zal/is er aandacht voor de risico s die gedurende een proces worden gelopen. Gedurende het traject zal er een afweging moeten worden gemaakt hoe en op welke wijze eventuele risico s worden afgedekt. Integraal Risicomanagement: Reeds meerdere jaren wordt bij de programmabegroting en programmarekening onder de paragraaf weerstandsvermogen een globale uiteenzetting gegeven van de risico inventarisatie. Deze opzet dient nadrukkelijker in beeld te worden gebracht om een juiste afweging te kunnen maken van de hoogte van het benodigde weerstandsvermogen. Voor de opzet van het integraal risicomanagement is een startnotitie opgesteld welke in het 1 e kwartaal 2007 aan de gemeenteraad ter vaststelling wordt aangeboden. Aan de hand hiervan kunnen verdere stappen worden ondernomen zoals bewustwording in de organisatie, inventarisatie en analyses etc. Interne Controle: Inmiddels is de interne controle op onderdelen aangepast aan de rechtmatigheidcriteria. Ook in 2007 behoeft dit nog verdere aandacht. Voor 2006 en 2007 is, mede in overleg met onze accountant, een intern controleplan opgesteld. In dit controleplan is een roulatieopzet opgenomen. Hierbij wordt aangegeven op welke onderdelen de IC in 2007 en 2008 dient te worden uitgevoerd en door wie (intern controleur) en welke onderdelen later aan de orde komen. De uitvoering van de interne controle 2006 dient op onderdelen in de eerste maanden van 2007 nog te worden uitgevoerd vanwege andere prioriteitstelling in het 4 e kwartaal Steeds meer onderwerpen zullen aan de Interne Controle onderworpen moeten worden vanwege de rechtmatigheidtoets van de accountant. Door de toename van controleonderwerpen (o.a. WMO, toetsen verordeningen e.d.) dient organisatorisch ook een relatie te worden gelegd met de hiervoor beschikbare capaciteit. Door de reeds genoemde maatregelen op het terrein van financieel consulentschap, de herschikking van taken/functies bij team financiën met de ingeschatte efficiencyverbetering, is de verwachting dat er op termijn capaciteit beschikbaar komt die ingezet kan worden voor intensivering van de interne controle SMART maken begroting: Aan het SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) maken van een drietal programma's in de begroting 2006 is in de programmabegroting 2007 een vervolg gegeven. Voor de programmabegroting 2007 is dit weer voor een drietal programma s gebeurd, te weten, WMO-Sociale zaken en algemeen bestuur. Tot nu toe zijn voor een zestal begrotingsprogramma's indicatoren en meetgegevens vastgesteld. Ook voor de programmabegroting 2008 luidt de doelstelling: het SMART maken van een aantal programma s. Hiertoe stelt het college op grond van artikel 2 van de Financiële verordening ex. artikel 212 GW de indicatoren voor, welke dan door de gemeenteraad worden vastgesteld. Voor de programmabegroting 2008 wordt voorgesteld de programma's Verkeer en Vervoer, Cultuur en Economische Zaken SMART te maken. Onderhoud kapitaalgoederen: Inmiddels is er een aantal beheerplannen voor kapitaalgoederen behandeld en vastgesteld door de raad. (GRP-wegbeheersplan-openbare verlichting) Bij het samenstellen van de programmabegroting 2007 is hierin wederom een volgende stap gezet. Hier is getracht om een globale vertaling van de jaarplannen op te nemen in de 3

4 paragraaf kapitaalgoederen. Over deze jaarplannen kan dan bij de jaarrekening geheel transparant verantwoording worden afgelegd. De provincie heeft overigens aangegeven in het binnenkort te houden financieel verdiepingsonderzoek in het bijzonder naar het onderdeel kapitaalgoederen te kijken. Op basis van het verdiepingsonderzoek neemt de provincie o.a. een besluit over de toezichtsvorm van de gemeente. Invoering WMO: De Wet Maatschappelijke Ondersteuning is per 1 januari 2007 van kracht geworden. Dat betekent dat de gemeenten, naast de uitvoering van de WVG nu ook verantwoordelijk zijn voor de hulp bij de huishouding. De aanpak hiervan is in subregionaal verband opgepakt. De gemeente Meijel fungeert in 2007 als pilot voor de "lichtere"indicatiestellingen. Wanneer zulks tot tevredenheid wordt uitgevoerd, zullen ook de andere gemeenten die indiceringen zelf gaan uitvoeren. Voor wat betreft de administratieve organisatie is momenteel nog volop overleg gaande hoe een en ander het beste kan worden geregistreerd, gecontroleerd en gerapporteerd. In de loop van 2007 zal verdere ontwikkeling volgen. Ook de WMO vormt zoals reeds gemeld een nieuw onderwerp van Interne Controle. Belastingen/heffingen (debiteurenbeheer): Dit punt is met een gemiddelde prioriteit opgenomen in het eerder genoemde verslag van bevindingen jaarrekening Als actiepunt van de sector Middelen, team financiën is dit onderwerp opgenomen. Periodiek zal worden gerapporteerd over de voortgang van de invorderingsprocedures, met name ten aanzien van de moeilijkere gevallen. Bij de jaarrekening 2006 zal een eerste rapportage worden opgesteld. Inkoop en aanbesteding (verplichtingenadministratie/centrale inkoop): De ten aanzien van dit onderwerp te ondernemen actie is de opname in de financiële administratie van een geïntegreerde verplichtingen administratie Omdat de registratie van de verplichtingen en de afloopcontrole ervan ook op een voor onze gemeente meer efficiëntere wijze kan plaatsvinden, zeker nu hier door de financieel consulent goed op kan worden ingespeeld, wordt de meerwaarde van een verplichtingenadministratie in het financiële pakket betwijfeld. In de loop van 2007 zal hier verder aandacht aan worden besteed. Treasury (evaluatie treasurystatuut/-beleid): Het in 2001 door de gemeenteraad vastgestelde Treasury statuut dient nog te worden geactualiseerd. Zulks is ook aangegeven bij de voortgangsrapportage bij de jaarrekening 2005 alsmede bij de behandeling van het controleprotocol 2005 (27 maart 2006). Aanpassing is noodzakelijk op grond van de rechtmatigheidtoets en de gewijzigde wetgeving De omvang van de treasuryhandelingen is in 2006 beperkt geweest, mede door de dienstverleningsovereenkomst met onze huisbankier. In 2007 staat ook de evaluatie en actualisatie hiervan op de agenda. Conclusie paragrafen Veel van de zaken uit het onderdeel paragrafen zijn in behandeling. Inmiddels is wel duidelijk geworden dat de tijd die werd vrijgemaakt voor het onderdeel control zeer beperkt was voor het uitvoeren van de diverse taken uit het plan van aanpak rechtmatigheid. 4

5 Toch is inmiddels een stap in de juiste richting gezet. Ook dit jaar willen we verdere vorderingen maken. Deze zullen wederom bij de jaarrekening richting raad worden gecommuniceerd. Toegevoegd plan van aanpak met daarop aangevuld de stand van zaken onderzoek SARG en de aanbevolen beheersmaatregelen door accountant PWC. Januari