$ - $ ( / - / 5 mei ( & ) 8 & / - / Nadere uitwerking aanpak accountantscontrole 2009

Transcriptie

1 ! " # $ %! " & & & ' ' Aan de Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling t.a.v. de auditcommissie t.n.v. de heer J. van de Zedde Postbus AP DORDRECHT $ - $ ( / - / 5 mei 2009 ( & ) 8 & / - / Nadere uitwerking aanpak accountantscontrole 2009 Geachte raad, Hierbij doen wij u ons voorstel voor de nadere uitwerking van de aanpak van de accountantscontrole 2009 van uw gemeenschappelijke regeling toekomen. Wij hanteren daarbij de volgende indeling: 1. Inleiding 2. Concrete aanpak 3. Tot slot 1. Inleiding Op 29 december 2008 hebben wij het Voorstel aanpak accountantscontrole 2009 en prijsopgave (kenmerk 08C04666) uitgebracht. In dit plan hebben wij aangegeven dat wij jaarlijks processen selecteren die wij onderwerpen aan meer uitgebreide controle (uitgebreide aandacht). Wij hanteren hiertoe een roulatieschema. Wij testen minimaal iedere drie jaar diepgaand de werking van de beheersmaatregelen in elk bedrijfsproces. Ook onze analyse van het risicoprofiel, het financiële belang, eventuele wijzigingen in het proces en onze ervaringen in voorgaande jaren kunnen aanleiding geven (onderdelen van) bedrijfsprocessen regelmatiger met uitgebreide aandacht te testen. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om aanpassingen in het roulatieschema aan te brengen. Op deze wijze heeft de Drechtraad jaarlijks invloed op de specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole. Zolang de aanpassingen aanvaardbare verschuivingen tussen de verschillende jaren betreffen, worden de kosten voor de accountantscontrole niet hoger. In deze brief hebben wij het voorgenomen roulatieschema voor 2009 opgenomen. Graag vernemen wij van u eventuele aanpassingen. Op 29 december 2009 hebben wij ook het Voorstel aanpak accountantscontrole specifieke verantwoordingen 2009 en prijsopgave (kenmerk 08C04666) uitgebracht. Met de jaarlijkse controlewerkzaamheden voor deze specifieke verantwoordingen worden tegelijk een groot aantal posten met een relatief forse financiële omvang van de jaarrekening van de GR getoetst. ( ) $ $ $ * $ +, $ - * & $ $ * $.& / +, ), * $ 2 - $ / 3 $ - $ / - - 4" * $ ) $ ' 2 $ '6 ' * $ * $ 7 $ - * $ 7 ) $ 3 $ " " '

2 2 2. Concrete aanpak Op 8 maart 2006 is de Gemeenschappelijke Regeling opgericht en in 2007 daadwerkelijk van start gegaan. In 2009 omvat de GR de volgende organisatieonderdelen: Bureau (BDS). Binnen dit organisatieonderdeel worden diverse activiteiten uitgevoerd, waaronder het loopbaancentrum en het project Manden Maken. Volgens de begroting 2009 is het project Manden Maken in 2009 beëindigd. Sociale Dienst (SDD). De belangrijkste taken van dit organisatieonderdeel zijn de uitvoering van bijstandsverlening en re-integratie, inburgering, WMO en armoedebeleid/minimabeleid. Bureau Leerplicht en Voortijdig Schoolverlaten (BLVS). Ingenieursbureau (IBD). Dit bureau is overwegend werkzaam voor de gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht. Het ingenieursbureau kan ook werkzaamheden van derden aannemen. Onderzoekscentrum (OCD). Servicecentrum (SCD). Dit organisatieonderdeel is op 1 april 2008 daadwerkelijk van start gegaan en houdt zich bezig met dienstverlening aan de deelnemende organisaties op het gebied van: Financiën, Informatisering, Automatisering, Documentaire Informatievoorziening, Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie, Facilitaire zaken en Juridische zaken. Gemeentebelastingen (GBD). Dit organisatieonderdeel houdt zich vanaf 1 juli 2008 bezig met de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende zaken. Het is de bedoeling dat over 2009 één geconsolideerde jaarrekening wordt gemaakt voor de gehele GR, waarbij een accountantsverklaring moet worden gevoegd. De primaire begroting 2009 van de GR omvat ca. 219 miljoen. Een nieuwe organisatie als de GR is uiteraard nog volop in ontwikkeling. Een aantal formele randvoorwaarden in de vorm van verordeningen e.d. is inmiddels ingevuld dan wel in ontwikkeling. Zoals vermeld is in december 2007 het controleprotocol 2007 en 2008 door uw Drechtraad vastgesteld. Op 1 juli 2008 heeft het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) de Kadernota 2008 gepubliceerd. Daarin is ten opzichte van de vorige Kadernota een aantal aanpassingen opgenomen, ondermeer met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid. In de kadernota 2008 is ook aandacht besteed aan shared service centra en de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO). In dit plan van aanpak is deze actuele ontwikkeling nadrukkelijk als uitgangspunt gekozen voor de concrete invulling van de accountantscontrole. In uw controleprotocol 2007 en 2008 kon uiteraard nog geen rekening worden gehouden met deze actuele ontwikkeling. Wij zullen bij onze controle uw verordening

3 3 financieel beheer en controleprotocol 2007 en 2008 als leidraad gebruiken en, daar waar de Kadernota 2008 andere eisen stelt, de Kadernota (als hogere regelgeving) volgen. De administratieve organisatie en interne beheersing, met daaraan gekoppeld een planning- en controlcyclus, zijn belangrijke pijlers voor het sturen en beheersen van uw organisatie. Ook voor de uitvoering van de accountantscontrole zijn deze zaken van groot belang, aangezien bij de accountantscontrole zoveel mogelijk wordt gesteund op (interne controle) werkzaamheden die binnen uw organisatie worden verricht. Doordat uw organisatie nog in opbouw is, is op het punt van planning en control/administratieve organisatie en interne beheersing ook nog sprake van een ontwikkelingstraject. De huidige situatie van met name het SCD is dynamisch en complex. Dit vraagt om veel (management) aandacht. Ook de inrichting van planning & control, de consolidatie op het niveau van de GR en de versterking van control zijn in beweging en vragen extra aandacht in Deze complexe en uitdagende omgeving heeft uiteraard ook gevolgen voor de inrichting en flexibiliteit van onze controlewerkzaamheden. Inspelen op nieuwe ontwikkelingen, creativiteit, optimalisatie, efficiency en communicatie (afstemming) spelen daarbij een hoofdrol. Gelet op deze dynamiek en de risico s besteden wij aan relatief veel processen uitgebreide aandacht. Dit betreffen met name de consolidatie, de kortlopende vorderingen en schulden, investeringen en mutaties in de reserves. Gezien de omvang besteden wij in 2009 ook uitgebreide aandacht aan de personeelslasten. De processen van de SDD worden getoetst bij de controle van de specifieke verantwoordingen van de SDD ten behoeve van de klantrelaties. Voor 2009 stellen wij het volgende roulatieschema voor met betrekking tot specifieke en normale aandacht: Onderdelen GR Financiele omvang (* 1.000) Controle-aandacht Bestuur Economie, Bereikbaarheid en Toerisme Fysiek Sociaal Manden maken Zie processen apparaatskosten Zie processen apparaatskosten Zie processen apparaatskosten Zie processen apparaatskosten 0 Uitgebreid voor de afwikkeling

4 4 Reïntegratie Kinderopvang Inburgering Bijstandsverlening Minimabeleid Wet maatschappelijke ondersteuning Schuldbemiddeling en budgetadvies Apparaatskosten Leerplicht en voortijdig schoolverlaten Ingenieursbureau Servicecentrum Belastingdienst Onderzoekscentrum Jaarlijks specifiek bij de specifieke 422 Jaarlijks specifiek bij de specifieke Jaarlijks specifiek bij de specifieke Jaarlijks specifiek bij de specifieke Jaarlijks specifiek bij de specifieke Jaarlijks specifiek bij de specifieke 60 Jaarlijks specifiek bij de specifieke Zie processen apparaatskosten Zie processen apparaatskosten Zie processen apparaatskosten Zie processen apparaatskosten Zie processen apparaatskosten Zie processen apparaatskosten Totale lasten Processen apparaatskosten

5 5 Personeelslasten Inkopen Vorderingen Kortlopende schulden Gemeentelijke bijdragen Reserves Voorzieningen Materiële vaste activa Consolidatie Uitgebreid P.M. Normaal Normaal N.v.t. Normaal Uitgebreid Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd over de door ons voorgestelde controleaanpak voor Graag vernemen wij uw aanpassingen en/of aanvullingen op deze concrete aanpak. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA