Raadsstuk. Onderwerp: 213a verordening Reg.nummer: 2012/469231

Transcriptie

1 Raadsstuk Onderwerp: 213a verordening Reg.nummer: 2012/ Inleiding De Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem (reg.nr.: 2003/215598) is de basis voor 213a-onderzoeken. Dit zijn onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. De huidige verordening is verouderd en behoeft vernieuwing. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. Het college stelt de raad voor de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem 2013 per heden vast te stellen 2. Het besluit heeft geen financiële consequenties 3. De betrokkenen worden geïnformeerd 3. Beoogd resultaat Het vaststellen van de geactualiseerde verordening. 4. Argumenten De onderzoeken ex artikel 213a zijn voor het college een belangrijk instrument om de effectiviteit van beleid en efficiëntie van uitvoering te onderzoeken. Het 213a onderzoek wordt ingezet om het zelf lerend vermogen van de organisatie te vergroten. De raad heeft ook de mogelijkheid onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uit te voeren, dit gebeurt via de rekenkamercommissie. De 213a verordening is gedateerd en behoeft vernieuwing. Deze vernieuwing is voornamelijk gericht op het stroomlijnen van de informatie naar de raad. In de begroting wordt gemotiveerd aangegeven waarom een onderwerp is gekozen en wat de (globale) onderzoeksvragen zijn. Dit komt voor de raad in plaats van een uitgebreid plan van aanpak. In de verordening is vastgelegd dat naar aanleiding van de resultaten van een onderzoek, indien nodig, een plan van verbetering wordt opgesteld. Het college neemt op basis van het verbeterplan (waar nodig) bedrijfsmatige en/of beleidsmatige maatregelen. De resultaten en aanbevelingen van het onderzoek en verbeterplan worden ter kennisgeving aan de raad en de gemeentelijke rekenkamercommissie aangeboden. 5. Kanttekeningen Geen. 6. Uitvoering Jaarlijks wordt de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente onderzocht. Daarnaast toetst het college jaarlijks de doeltreffendheid van één of meerdere onderdelen van 1

2 programma s en paragrafen. In de begroting meldt het college welke onderwerpen worden uitgevoerd. 7. Bijlagen Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem 2013 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris de burgemeester 2

3 8. Raadsbesluit De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het college stelt de raad voor de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem per heden vast te stellen 2. Het besluit heeft geen financiële consequenties 3. De betrokkenen worden geïnformeerd Gedaan in de vergadering van De griffier De voorzitter 3

4 Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem De Raad der gemeente Haarlem; Besluit: gelet op artikel 213 a Gemeentewet vast te stellen: Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Doelmatigheid: De mate waarin de te realiseren prestaties en beoogde maatschappelijke effecten en doelen worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. b. Doeltreffendheid: De mate waarin de te realiseren prestaties en beoogde maatschappelijke effecten en doelen van het beleid daadwerkelijk worden behaald. Artikel 2. Onderzoeksfrequentie 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van één of meerdere (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Bij de opstelling van de onderzoeksonderwerpen draagt het college er zorg voor dat alle organisatieonderdelen periodiek onderzocht worden. 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van één of meerdere (delen van) programma s en paragrafen. Artikel 3. Onderzoeksplan 1. Het onderzoeksplan wordt uiterlijk aan het einde van het jaar vastgesteld door het college. Het college informeert ieder jaar in de begroting de raad over de in het erop volgende jaar te

5 verrichten onderzoeksonderwerpen en (globale) onderzoeksvragen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. 2. In het onderzoeksplan worden per uit te voeren onderzoek de volgende aspecten globaal aangegeven: - het object van onderzoek; - de onderzoeksvraag of vragen; - de reikwijdte van het onderzoek; - de onderzoeksmethode; - de doorlooptijd van het onderzoek; - de wijze van uitvoering. 3. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van onderzoeken. Artikel 4. Voortgang onderzoeken Het college rapporteert tenminste in de jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende onderzoeksbudgetten. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2. Op basis van de resultaten en aanbevelingen van ieder onderzoek stelt het college (indien nodig) een verbeterplan op. De resultaten en aanbevelingen van het onderzoek en verbeterplan worden ter kennisgeving aan de raad en de gemeentelijke rekenkamercommissie aangeboden. Het college neemt op basis van het verbeterplan (waar nodig) bedrijfsmatige en/of beleidsmatige maatregelen. Artikel 6. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van Met ingang van deze datum wordt de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van 15 november 2003 ingetrokken. Artikel 7. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem 2013.

6 Gedaan in de vergadering van. De griffier, De voorzitter, Toelichting op de artikelen Artikel 2. Onderzoeksfrequentie In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van de middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan gekeken worden naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht. In artikel 2 lid 1 is aangegeven dat bij het jaarlijks vast te stellen onderzoeksprogramma zal worden bepaald welke organisatieonderdelen in het kader van de doelmatigheid zullen worden onderzocht. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma s of paragrafen geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Artikel 3. Onderzoeksplan De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. De raad krijgt inzage in de onderwerpen en (globale) onderzoeksvragen via de begroting. Het onderzoeksplan moet een volledig, maar globaal beeld geven van de voorgenomen onderzoeken. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het wordt door het college vastgesteld. Het onderzoeksplan bestaat uit de volgende onderdelen: a) Object van onderzoek Bij het object van het onderzoek wordt het onderzoeksonderwerp duidelijk afgebakend. b) Onderzoeksvraag of vragen Bij de onderzoeksvraag of vragen wordt ingegaan op de specifieke vragen die beantwoord moeten worden in het onderzoek. c) Reikwijdte onderzoek De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is, of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken

7 tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken. d) Onderzoeksmethode Hierbij wordt aangegeven wat voor methoden gebruikt zullen worden. Mogelijkheden zijn benchmarking, enquêtes, interviews, literatuuronderzoek, etc. e) Doorlooptijd onderzoek Hierbij wordt een inschatting van de duur van het onderzoek aangegeven. Eventueel wordt hierbij een onderverdeling in fasen gemaakt. f) Uitvoering onderzoek Hierbij wordt kort ingegaan op de organisatie van het onderzoek. Een belangrijke aspect hierbij is wie gaat het onderzoek uitvoeren. Artikel 4. Voortgang onderzoek In de jaarstukken wordt gerapporteerd over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking De resultaten en aanbevelingen van de onderzoeken worden neergelegd aan de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. Tevens worden de resultaten verstrekt aan de gemeentelijke rekenkamercommissie. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. In de verordening is daarom vastgelegd dat naar aanleiding van de resultaten van een onderzoek, indien nodig, een plan van verbetering opgesteld wordt. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college, dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. De resultaten van het verbeterplan worden ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Het uitvoeren van 213a onderzoeken past in de maatschappelijke trend van horizontaal toezicht of zelf-controle. Hiermee wordt bedoeld dat het college door onderzoek of procedureborging zelf vaststelt in welke mate de organisatie in control is, doelmatig en/of doeltreffend handelt. Voor het college is het 213a onderzoek dan ook een belangrijk meetinstrument, dat ingezet wordt om het zelf lerend vermogen van de organisatie te vergroten. De raad heeft ook de mogelijkheid onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uit te voeren, dit gebeurt via de rekenkamercommissie. Artikel 6. Inwerkingtreding In dit artikel wordt aangegeven wanneer de verordening in werking treedt. Artikel 7. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.