INRICHTING FINANCIËLE FUNCTIE. Omdat mensen tellen.

Transcriptie

1 INRICHTING FINANCIËLE FUNCTIE Omdat mensen tellen.

2 KNELPUNTEN & ONDERNOMEN ACTIES Omdat mensen tellen.

3 KNELPUNTEN - FINANCIËLE FUNCTIE Belangrijke knelpunten in de rolverdeling financiële functie en het instrumentarium gesignaleerd: De financiële processen zijn te ingewikkeld (georganiseerd) en foutgevoelig. De rolverdeling tussen geld en controlling is niet helder en niet in balans. Er is sprake van onduidelijke aansturing en loyaliteitsconflicten. Er is onvoldoende sturing op gelijk handelen, op handhaven, op overdracht van spelregels, en dergelijke.

4 ONDERNOMEN ACTIES - FINANCIËLE FUNCTIE De gemeente heeft diverse acties ondernomen om een begin te maken met het oplossen van deze knelpunten: Zij heeft scherpere rol- en taakverdeling tussen controlling en geld (financiën) aangebracht. Control is van systeemgerichte control, het risicomanagement en de financiële kaders. Financiën is van advies en de uitwerking van deze financiële kaders. Processen worden efficiënter ingericht met gebruik van middelen die hieraan bijdragen. Standaardisering en digitalisering worden ver doorgevoerd. Zij heeft plateauplanning c.q. roadmap gemaakt om toekomstbeeld en weg daar naar toe in beeld te brengen. Het streefbeeld voor 2018 is helder geformuleerd.

5 PLAN - FINANCIËLE FUNCTIE Plateauplanning. Doel om op elk plateauniveau een lawine bestendige basis te hebben. Elk plateau gebruiken voor herijking! Voor 2016 is een concrete roadmap aanwezig. SMART geformuleerd wanneer wat bereikt moe(s)t worden nadruk op verdere ontwikkeling, bezien hoe processen, taken en de functie worden geïmplementeerd. Streefbeeld moet helder blijven.

6 SECOND OPINION BDO

7 Wat gaat goed? Projecten efin en ehrm (nagenoeg) afgerond en geïmplementeerd Werken met stuurgroep die (twee)wekelijks bij elkaar zit inzake voortgang deelprojecten Stuurgroep vraagt input van klankbordgroep met brede bemensing vanuit de organisatie om hele organisatie aan te haken (w.o. programmeurs) Deelprojecten bij aanvang evalueren inzake nut en noodzaak, om zo nodig bij te sturen en aan te passen Stuurgroep bewaakt de planning en heeft inzicht in wie voor welk project wanneer verantwoordelijk is

8 Wat gaat goed maar kent wel aandachtspunten? Aandachtspunten Advies BDO Follow-up Duidelijke planning (plateauplanning) met (volgtijdelijke) deelprojecten. Deelprojecten hebben startdocument Afhankelijkheid van invoering deelprojecten bepalend voor start van andere deelprojecten Invoering van sommige deelprojecten kost veel tijd Let op overzicht Communiceer ook als de planning niet haalbaar is of projecten anders worden ingericht of later starten Betrek portefeuillehouder(s) eerder in proces Continu proces waaraan gewerkt en over gecommuniceerd wordt Portefeuillehouder wordt vaker en eerder betrokken in het proces Rol en taakverdeling tussen control, geld en interne klant wordt steeds duidelijker Kritisch blijven op rol- en taakverdeling binnen het totale financiële proces Borging financiële functie in managementteam LEAN management Onderzoek mogelijkheid van CFO functie binnen het MT Administratieve processen zijn efficiënter gemaakt GMT onderzoekt de diverse organisatorische varianten en rapporteert hierover aan het bestuur Naamgeving bepaalde functies kan leiden tot verwarring binnen de organisatie (bijv. programmeurs) Sluit aan bij herkenbare functiebeschrijvingen die niet leiden tot mogelijke verwarring Geen issue meer De top afdeling financiën wordt grotendeels bezet door externen & onderbezetting

9 Wat gaat goed maar kent wel aandachtspunten? Aandachtspunten Advies BDO Follow-up Flexibiliteit: zaken die zich voordoen en van belang blijken voor het (politieke) proces worden ter hand genomen Gevaar streefbeeld uit het oog te verliezen Hou het gedeelde streefbeeld voor ogen; tussentijdse aanpassingen in de weg er naar toe zijn mogelijk mits ze (de haalbaarheid van) het streefbeeld versterken Plateauplanning geeft houvast, maar wat bepaalt wanneer deelprojecten een succes zijn of wanneer financiële functie op orde is? Wees kritisch op wat er gevraagd wordt en ga niet meteen draaien Zorg bij flexibel inspelen op zaken dat inzicht op de tijdsbesteding en gevolgen voor planning & prioritering projecten en processen is Continu proces waaraan gewerkt wordt Het borgen van de veranderingen en aanpassingen in het systeem Bepaal je kritische prestatie indicatoren en maak daarbij onderscheid tussen bestuurlijke en organisatorische KPI s Brede betrokkenheid binnen organisatie (o.m. workshops afdelingshoofden en programmeurs) Implementatie kost hierdoor meer tijd Blijf open communiceren over het proces en schets helder realiseerbaar tijdspad. Continu proces waaraan gewerkt wordt

10 Wat kan beter? Aandachtspunten Advies BDO Follow up Transparantie van het transformatie proces Driehoek organisatie-collegeraad Wat communiceer je (en van welk niveau is dat)? College en Raad als speler in proces voelt zicht onvoldoende betrokken Politiek (moeilijk te beïnvloeden) De (interne) organisatie gaat mogelijk sneller en is verder dan het college en de raad Bemensing financiële functie Onderbezetting Klantteams nog in ontwikkeling Veel externen Doorlichten kwaliteit en functionaliteit P&C proces en -producten Doe aan verwachtingsmanagement Zorg voor realistische planning met ruimte voor extra overlegmomenten Stuur op soft controls Borg kennis & expertise externen in de staande organisatie Verbeterd samenspel Control en Financiën Financiële beheersing verbeterd Najaarsrapportage: format en procesgang verbeterd Huidige bijeenkomst geeft hier invulling aan Raad nog verder betrekken bijv. bij risicomanagement Regeling risicovolle projecten wordt uitgewerkt in de driehoek raad-organisatie-college Bezetting controlling op orde. Onderbezetting Financiën afgenomen Door efficiëntere processen, minder tijd en geld nodig. Verandering organisatiecultuur in gang gezet.

11 VISIE AUDIT FUNCTIE (COUNTERVAILING POWER) Er wordt gewerkt aan standaardisering, aan het scherper krijgen van de rolverdelingen en het steviger positioneren (onafhankelijkheid) van de auditfunctie, alsmede versteviging Control t.o.v. Financiën Audit functie moet stevige gesprekspartner van GMT en College zijn (werving voor nieuwe auditors in gang). Audit functie speelt belangrijke rol in countervailing power. Wat kan beter? Aandachtspunten Advies BDO Follow up Invulling en werking auditteam (countervailing power) Hiërarchie, onafhankelijkheid & loyaliteit (hiërarchisch leidinggevende is niet de leidinggevende aan wie gerapporteerd wordt) Samenstelling & bemensing bepalen het succes van deze positie Rolvastheid (DOEN, KOERS & Switch) Onderzoek de mogelijkheid om bij grote projecten 1 of 2 externe experts in te zetten om onafhankelijkheid te waarborgen Zorg voor goede en krachtige (inhoudelijke) bezetting op sleutelfuncties Professionalisering auditfunctie: Auditcomité en statuut. Eerste fase werving auditteam (2) met zwaardere functieprofielen afgerond (totaal 4 FTE). Externe expert lid auditcomité alsmede intercollegiale deelname in audits.

12 CONCLUSIE Planning en klimplan De gemeente Delft laat zien dat zij in staat is om op een gestructureerde en onderbouwde manier te werken aan het op orde krijgen van de financiële functie. Het afgelopen jaar, waarin BDO kennis heeft genomen van diverse documenten omtrent de inrichting van de financiële functie en de organisatieontwikkelingen, meermalen interviews heeft gehouden met sleutelfiguren en bestuurders, en er twee workshops met bestuurders en sleutelfiguren zijn geweest. Ruime aandacht voor de inbedding in de organisatie en de verschillende processen. Naast de gestructureerde manier van werken constateerden we in juni dat een flink aantal zaken op basis van incidenten/klachten (ad hoc) werden opgepakt. Nu zien we dat minder terug. Transparantie en communicatie De plateauplanning zorgt voor een stapsgewijs toegroeien naar het streefbeeld in De planning lijkt realistisch en haalbaar. Het is goed te zien dat Delft hiervoor meerdere jaren uittrekt, omdat de financiële functie de gehele organisatie betreft. Dit zorgt enerzijds voor draagvlak en inbedding in de organisatie, anderzijds voor de mogelijkheid om tussentijds het proces en de projecten te evalueren op nut, noodzaak en eventuele bijstelling. Aandachtspunt in dit meerjarige proces is het gemeentebreed (organisatie, college en raad) blijven delen van de resultaten en eventuele aanpassingen/wijzigingen in het proces.

13 CONCLUSIE Mensen medewerkers pakken rol vanuit professie en vertrouwen! Belangrijk bij de plateauplanning zijn de aspecten mens en cultuur. Bij het streefbeeld zijn deze aspecten helder en ook in de implementatiefase is hiervoor aandacht. De organisatie staat of valt bij het menselijke kapitaal. Inzicht in de soft controls en sturing op de uitkomsten hiervan (door o.m. coaching en training) dragen bij aan het welslagen van de doorontwikkeling van de financiële functie. Countervailing power interne audit functie Zorg voor goede en krachtige (inhoudelijke) bezetting op sleutelfuncties. De samenstelling & bemensing bepalen het succes van deze positie. Bezetting control is afgerond en op orde! Kritische succesfactoren De plateauplanning geeft houvast over de zaken die er in de verschillende jaren gedaan moeten worden en op de planning staan.