Functiebeschrijving. Hoofddoel van de functi e

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Hoofddoel van de functi e De boekhouder is verantwoordelijk voor alles wat verband houdt met de gemeentelijke boekhouding. Hij/zij informeert de financieel directeur en de diensthoofden over de voorbereiding, advisering en uitvoering van beleids- en managementsbeslissingen door het duiden van de boekhoudkundige aspecten ervan. De uitoefening van deze functie gebeurt op een efficiënte en doeltreffende, kwalitatieve en klantgerichte, situationele en pragmatische wijze waarbij de verschillende finaliteiten tegenover elkaar worden afgewogen. Via een heldere, doordachte en gestructureerde methodiek behoudt u het overzicht van de gemeentelijke financiën en haar boekhouding. versie 08 augustus 2019

2 Taakbeschrijving Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te schetsen van de functie en van de belangrijkste taken. De functie kan dan ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd. Algemene taken boekhouder: Uitwisselen van informatie en verlenen van advies aan andere diensten in zijn eigen materie. Uitvoeren van alle administratieve taken die nodig zijn voor de goede en efficiënte uitoefening van de functie (schrijven van nota s, maken van verslagen, bijhouden van relevante documentatie). Specifieke taken boekhouder: (Uit)voeren van de budgettaire en algemene boekhouding van lokaal bestuur. Nakijken van weddes. Details deeltaken: Boeken (financieel en diversen). Opmaken van de BTW kwartaalaangifte. Ondersteuning bij het opmaken en afsluiten van de rekening (eindejaarsverrichtingen). Voorbereiden en uitwerken van de beheers- en beleidscyclus. Voorbereiding en opmaak van budget en budgetwijzigingen. (Uit)voeren van de budgettaire en algemene boekhouding van lokaal bestuur. Ervoor zorgen dat de financiële gegevens tijdig en correct in de financiële software ingevoerd worden, zodat de boekhouding up-to-date blijft. Registreren van de boekhoudkundige verrichtingen m.b.t. inkomende en uitgaande facturen: aanrekenen facturen, aanmaak van uitgaande facturen en vorderingen. Verwerken van de financiële verrichtingen. Opvolgen van de algemene rekeningen. Bijwerken van de patrimoniumboekhouding. In overleg met de personeelsdienst controleren van de weddebestanden van het personeel. Uitvoeren van diverse financiële controles (vb. contracten, polissen,...). Medewerking aan de opmaak van financiële documenten en de bijhorende rapportering. Na overleg met de (adjunct-)financieel directeur de budgetwijzigingen en de jaarrekeningen van de gemeente opstellen. Ondersteuning van de (adjunct-)financieel directeur bij de opmaak van beleidsdocumenten. Verlenen van uw medewerking aan de financiële verslaggeving m.b.t. de financiële documenten. 2

3 Overige werkzaamheden Financieel advies en studie Begeleiding van de administratief medewerkers binnen de gemeente inzake financiële aangelegenheden. Opmaak van financiële analyses, lijsten, overzichten. Opvolgen van de relevante actualiteit, vakliteratuur en wet- en regelgeving. Uitvoeren van ondersteunende administratieve taken die gelinkt zijn aan de financiële opdracht zoals het contacteren van klanten en leveranciers, het schrijven van brieven, het opstellen van documenten en bestanden, het bijhouden van een klassement,... Meedenken en meewerken aan de verbetering van de financiële processen en procedures binnen het lokaal bestuur. Opvolging debiteuren, voorbereiding rapportering van het debiteurenbeheer. Voorbereiding en afhandeling van subsidiedossiers. Voorbereiding en financiële afhandeling van dossiers ingevolge beslissingen van het Bijzonder Comité van de Sociale Dienst. Controle op naleving van aankoopprocedures Toezicht en controle op de boekhouding van VZW s, verbonden aan het lokaal bestuur. Toezicht en controle op de aanwending van verstrekte toelagen. 3

4 Resultaatsgebieden Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten Als expert proactief adviseren Taken verrichten op een deskundige, klantvriendelijke wijze Waken over de kwantiteit en kwantiteit van de geleverde diensten conform met de afspraken Bewaking van de kwaliteitszorg, waarbij klachten en meldingen het nodige gevolg krijgen. Resultaten inzake organisatie en interne werking Het volgen van de interne regels en afspraken betreffende de wijze van taakuitvoering Planning en organisatie van het werk Zorgen voor een goede interne en externe communicatie Samenwerken en waar nodig de grenzen van de eigen functie overstijgen Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak Strategisch beleidsvoorbereidend werken, dit in de praktijk vertalen en implementeren Rapportering initiëren, faciliteren, controleren en waar nodig bijsturen, verantwoordelijkheid voor het budget nemen Resultaten inzake verbetering Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten Vanuit de eigen expertise verbetering en innovatie faciliteren en promoten Positief-kritisch zijn en actief meedenken en meewerken op het vlak van continue verbetering van de organisatie 4

5 Functieprofiel Competenti es Klantgerichtheid (kerncompetentie) Betrokken zijn en kwalitatief handelen (kerncompetentie) Adviseren Rapporteren Integreren en synthetiseren Plannen en organiseren Oplossingsgericht werken Kennis bestuur), Basiskennis algemene regelgeving (Decreet Lokaal Bestuur, openbaarheid van Grondige kennis specifieke regelgeving (incl. veiligheid) Basis sectorkennis Basiskennis van de eigen organisatie Basiskennis gebruik ICT (Windows, Ms Office, mail, internet, ) 5

6 Gedragsvereisten Correct zijn en afspraken nakomen Behulpzaam en vriendelijk zijn Gemotiveerd en flexibel zijn Omgaan met stress Zichzelf ontwikkelen en zelfkennis Grondige kennis van specifieke software 6