FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN 1. ALGEMEEN 1.1. Dienst: Financiële Dienst Sectie: 1.2. Naam van de functie: BOEKHOUDER 1.3. Code: FINALGBKHDR 1.4. Datum: juli DOEL VAN DE FUNCTIE Je bent verantwoordelijk voor de dienst boekhouding die instaat voor de volledige boekhoudkundige verwerking van de ontvangsten- en uitgavencyclus van aanvraag bestelbon tot goedkeuring factuur. Je maakt in samenspraak met de financieel beheerder de jaarrekening en volgt alle nodige eindejaarsverrichtingen op. Naast de dagelijkse coördinatie van de dienst, waar je leiding geeft aan drie medewerkers, ben je eveneens verantwoordelijk voor adviesverlening vanuit je expertisegebied en dit in samenspraak met je medewerkers. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN Financieel beheerder Gemeentesecretaris Financiële Dienst andere diensten Financieel coördinator Aankoopdienst Debiteurenbeheer belastingdienst boekhouder De boekhouder staat onder de directe leiding van de financieel coördinator en van de financieel beheerder, en heeft contacten met alle diensten binnen de financiële dienst. 4. TAKEN 4.1. HOOFDTAKEN: 1. Leiden en organiseren van de algemene boekhouding % 2. Medewerking aan het beheer van de invorderingsdossiers (debiteurenadministratie) % 3. Medewerking aan de opmaak van de financiële documenten en de bijhorende verslaggeving % 4. Financieel advies en studie %

2 5. Overige werkzaamheden... 5 % 4.2. DEELTAKEN: 1. Leiden en organiseren van de algemene boekhouding Ondersteuning bij de dagelijkse financiële verrichtingen zodat de boekhouding up-to-date blijft Afhandelen van specifieke boekingen 2. Medewerking aan de opmaak van de financiële documenten en de bijhorende verslaggeving. Meewerken aan het opstellen van de begroting, de begrotingswijzigingen, de meerjarenplanning en de jaarrekening. Zorgen voor het opstellen van de balans, de resultatenrekening en de toelichting bij de resultatenrekening. Medewerking aan de financiële verslaggeving m.b.t. de financiële documenten. Mee organiseren van de inventarisatie Mee opvolgen van het leningenbestand 3. Financieel advies en studie Maken van analyses: financiële analyse, investeringsanalyse, kostprijsberekening, kostenbatenanalyse, Opstellen van financiële simulaties en prognoses. Opvolging van wetgeving in ruime zin. Opvolging van vakliteratuur. 4. Overige werkzaamheden Bijwerking dagelijkse boekhoudverrichtingen tijdens verlofperiodes van het verantwoordelijke personeelslid Opvolging leningdossiers tijdens verlofperiodes van het verantwoordelijke personeelslid Inhoudelijke en praktische ondersteuning bij de diverse aspecten van de financiële dienst. Alle werkzaamheden kaderend binnen de doelstellingen van de dienst. Medewerking aan het beheer van de invorderingsdossiers (i.s.m. de juridisch coördinator waar nodig): retributies en andere invorderingen: algemene debiteurenadministratie, nazicht facturen, aanmaningen, dossiervoorbereiding invorderingsprocedure, voorstel tot inzetten van de procedure (aanstelling van en contacten met advocaten). opvolging specifieke dossiers: burgerlijke partijstelling schadedossiers, opvolging polis invordering Ethias 5. VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief) 6. VEREISTEN FUNCTIEVERVULLER 6.1. Essentiële competenties Besluitvaardigheid - kan snel een doordacht standpunt innemen - neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit - kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat - kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen - informeert alle betrokkenen - verdedigt een beslissing

3

4 Delegeren - kent de eigen sterke en minder sterke punten en die van de medewerkers en beslist op basis hiervan wat men zelf doet of laat doen - geeft de juiste informatie en wijst de juiste middelen toe - geeft medewerkers beslissingsbevoegdheid en eindverantwoordelijkheid - laat medewerkers ruimte om op hun manier opdrachten uit te voeren Leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn - staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft - komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers - stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Mondeling communiceren - formuleert helder en duidelijk - houdt een samenhangend betoog - sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties - kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon - vraagt door op gegeven informatie - toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen - brengt structuur en geeft houvast - gaat strategisch om met argumenten Onafhankelijk denken - is duidelijk omtrent eigen positie of standpunten - schat adviezen in op hun waarde en bruikbaarheid - is in staat autonoom te denken - streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling - blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening - is weerbaar bij tegenstand Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Zelfstandig werken - kan met de nodige instructies aan de slag - is stipt in het nakomen van afspraken - kan werken zonder externe controle - stuurt bij indien er fouten optreden - werkt taken volledig en tijdig af

5 Zelfvertrouwen - heeft vertrouwen in eigen standpunten en draagt deze uit - geeft gemaakte fouten openlijk toe - heeft een stevige en weerbare opstelling in contacten - laat zich aanspreken op gedrag en staat open voor feedback - straalt gezag en vertrouwen uit - treedt consequent en vastberaden op 6.2. Belangrijke competenties Flexibiliteit Initiatief Inzet Nauwgezetheid Resultaatgericht werken Schriftelijk communiceren Stressbestendigheid 6.3. Fysische vereisten (facultatief) 6.4. Specifieke vereisten Grondige kennis van het algemene boekhouden Grondige kennis van de comptabiliteitswetgeving en financieel beheer. Basiskennis van gemeenterecht, begrotingsrecht en gemeentefiscaliteit Basiskennis van informaticaverwerking. Bereidheid tot grondige inwerking in alle aspecten van het financiële gebeuren binnen het gemeentebestuur. 7. PLAATSVERVANGER (facultatief) 8. WEDDESCHAAL B1 B2 B3 9. HANDTEKENING SECRETARIS