Audit Vlaanderen & Agentschap Binnenlands Bestuur Audit Vlaanderen & Agentschap Binnenlands Bestuur

Transcriptie

1 Audit Vlaanderen & Agentschap Binnenlands Bestuur Audit Vlaanderen & Agentschap Binnenlands Bestuur Studiedag over de globale rapporten van Audit Vlaanderen Antwerpen 18 april 2016

2 Programma Welkomstwoord Inleiding Over Audit Vlaanderen en audits Organisatiebeheersing in Mol Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen Pauze Globaal rapport over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij OCMW Wervik Afsluiting

3 Programma Welkomstwoord Inleiding Organisatiebeheersing in Mol Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen Pauze Globaal rapport over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij OCMW Wervik Afsluiting

5 Over Audit Vlaanderen en audits Eddy Guilliams, administrateur-generaal van Audit Vlaanderen 25/04/2016

6 Agenda I. Audit Vlaanderen II. Een audit 6

7 I. Audit Vlaanderen

8 Missie Partner van de organisatie... Onafhankelijk Objectief Bekwaam... bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico s... Evaluatie van het systeem van interne controle / organisatiebeheersing Sensibilisering en kennisdeling... om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie 8

9 Onafhankelijke partner Aansturing door 2 auditcomités Auditcomité Vlaamse overheid Auditcomité lokale besturen 4 onafhankelijken 4 onafhankelijken 3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering 2 VVSG 1 VVP Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer 9

10 Werkterrein De Vlaamse administratie: 62 entiteiten (sinds 2001) De lokale besturen > 800 entiteiten (sinds 2014) 10

11 II. Een audit

12 Wat is een audit (niet)? Wat is een audit? Onafhankelijke Objectieve Systematische Evaluatie (van systeem van interne controle / organisatiebeheersing) Waarover gerapporteerd wordt Wat is een audit niet? Individuele medewerkers controleren Het gevoerde beleid evalueren Enkel te kijken of bepaalde documenten er zijn 12

13 Soorten audits Organisatie-audits Thema-audits Detectie-audits Forensische audits 13

14 Methodologie bij lokale besturen 14

15 Organisatie-audits 15

16 Thema-audits Specifiek thema Kernproces Management of ondersteunend proces Meerdere lokale besturen ( bv. 20-tal) Rapport Individueel rapport: geauditeerde Globaal rapport 16

17 Detectie-audits Analyse van grote hoeveelheden gegevens aan de hand van moderne monitoringmechanismen. Op basis van een aantal risicofactoren. Bedoeling : ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen te vinden. Nagaan of deze patronen verklaarbaar zijn of symptomatisch voor mogelijke fouten en/of onregelmatigheden. 17

18 Forensische audits Duidelijke procedure Betrouwbare melding? Noodzaak? Hoogdringendheid? 18

19 Fasen binnen de audit 19

20 20

21 Vragen/bedenkingen/ 21

22 Bedankt!

24 I. Organisatiebeheersing in Mol

25 Proeve(n) van de praktijk Voorbereiding, audit en nazorg van organisatiebeheersing in het lokaal bestuur van Mol Erwin Vandenbergh

26 Overzicht Voorbereiding interne controle Zelfevaluatie Verloop audit Nazorg & inbedding Beleving Tips

27 De voorbereiding Gemeentedecreet 2005: vorming & zelfevaluatie Strategisch MJP gemeente & OCMW Projectcharter - BBC-piloot - Commissies Gemeente Mol Gemeenteraad Aanwezig: uittreksel Voorzitter P. Berghmans Burgemeester P. Rotthier Schepenen K. Deckx, H. Schoofs, P. Van Rompaey, H. Celen, C. Verdonck, P. Vanhoof, L. Van Craenendonck, W. Caeyers Raadsleden S. Verherstraeten, M. Luyckx, T. Knaeps, K. Van Gompel, J. Lodewijckx, J. Vansant, B. Vanmarcke, A. Verbeke, K. Dillen, N. Smets, H. De Groof, M. Van Roy, L. Vreys, Z. Ünlü, W. Soeffers, M. Belmans, T. Sergooris, J. Vangheel, P. Lamberts-Van Assche, P. Janssen, S. Abbeloos Secretaris C. Elsemans In openbare zitting van 24/03/2014 Betreft Projectaanpak vormgeving organisatiebeheerssysteem Stemming Met eenparigheid van stemmen goedgekeurd. Dienst Class. MAN Code nota GR/2014/89 Bijlagen

28 Zelfevaluatie - Gebruik maken van input oefening Nieuwe zelfevaluatie - Per thema identificeren van bestaande risico s - Prioritiseringsmethodiek (200 15) Risico IMBL IMR ZI SW MG IM SR GUI PUI Start De uitvoeringsgraad van de investeringen is laag De interne kredietverschuivingen & - aanpassingen worden niet transparant gecommuniceerd in de organisatie acties voor beheersmaatregelen

29 Verloop audit Openingsmeeting & documentanalyse (belang zelfevaluatie!) 23 gesprekken gemeente & OCMW Ontwerprapport (reageer!) Exitmeeting Definitief rapport Managementreactie Gezamenlijke GR- & OCMW-raadscommissie Formele agendering GR en OCMW-raad Doorlooptijd: 4 maanden

30 Nazorg & verankering Interne controlesysteem is geen systeem naast bestaande systemen Inbedden in beleids- & beheerscyclus Nieuw te ontwikkelen acties en beheersmaatregelen (cfr. aanbevelingen Audit Vlaanderen) opnemen in de jaarlijkse beleidsnota bij het budget Rapportering over de voortgang van het interne controlesysteem in de verklarende nota bij de jaarlijkse rekening Aanpassen van het meerjarenplan

31 Beleving Indianenverhalen Vlotte samenwerking Afhankelijk van hoe je er zelf naar kijkt: kans Niet politiek gebruikt Aanbevelingen verwacht, maar toch verrassing Reliëfverschil tussen gemeente en OCMW

32 Tips 1. Zelfevaluatie aan te raden 2. Oprecht en open 3. Integreer in de BBC

33 II. Over de eerste reeks organisatie-audits

34 Geauditeerde besturen Voornamelijk BBC-piloten Voorkeur Gemeente en OCMW samen Geauditeerden Gemeentebesturen 24 AGB s 10 Auditrapporten 24 OCMW-besturen Totaal

35 Beperkingen organisatie-audits Enkel management- en ondersteunende processen Breed -> minder diep Randvoorwaarden om te komen tot effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie 35

36 Goede praktijken Tijdens audits gedetecteerd Procedure binnen Audit Vlaanderen doorlopen Inspiratie voor besturen om aan de slag te gaan 36

37 III. Vaststellingen

38 1. Systematisch werken aan interne controle / organisatiebeheersing kan beter

39 Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd kader voor interne controle / organisatiebeheersing 39

40 Het aantal organisaties waarin de secretaris jaarlijks aan de raad rapporteert over de organisatie en werking van de interne controle / organisatiebeheersing 40

41 2. Er moet extra worden ingezet op doelgericht werken en de opvolging ervan

42 Referentiekader Filosofie achter BBC Bepaal als organisatie waar je naartoe wil Wijs daar de nodige middelen aan toe Volg het geheel op De doelstellingen omvatten idealiter 3 onderdelen: Het nieuw beleid De weerkerende taken De interne werking Doelstellingen en monitoring (zitten we op koers?): 2 zijden van dezelfde medaille 42

43 Vaststellingen over doelstellingen en monitoring Positieve ontwikkeling Toch nog sterke verbetermarge Weerkerende taken Interne werking Doorvertaling van doelstellingen naar medewerkers Onvoldoende zicht op de vraag of de doelstellingen bereikt worden 43

44 Het aantal organisaties met een aanbeveling over het doelstellingenkader 44

45 Het aantal organisaties met een aanbeveling over de opvolging 45

46 3. Er is nog werk aan de aansturing door het managementteam en de evaluatie van de medewerkers

47 Vaststellingen over het managementteam en evaluatie Managementteam relatief succesvolle innovatie Evalueren van medewerkers gebeurt onvoldoende Evalueren van decretale graden gebeurt ruimschoots onvoldoende Mogelijk gevolg: voorbeeldfunctie, problemen blijven etteren 47

48 Het aantal organisaties waarin de decretale graden geëvalueerd worden 48

49 4. De aanpak van de samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW-bestuur kan het best meer projectmatig

50 Samenwerking gemeente - OCMW Beleidsintenties op Vlaams niveau Trend in de richting van meer samenwerking Grote verschillen tussen besturen 50

51 Het aantal gemeente en OCMW-besturen dat een medewerker/dienst deelt 51

52 Samenwerking gemeente - OCMW Aanpak onvoldoende projectmatig, ondanks lokale beleidsintenties Welke diensten gaan samenwerken? Wie is verantwoordelijk? Welke timing? Wat zijn de tussenstappen? -> Mogelijk gevolg: efficiëntiewinsten gaan verloren, onzekerheid bij medewerkers Goede praktijk gemeente en OCMW Drogenbos 52

53 5. De filosofie van de organieke decreten en andere regelgeving is onvoldoende geïmplementeerd

54 Regelgeving Geen compliance audit! Kloof wettelijke en werkelijke land Aanwezigheid van instrumenten Filosofie van de regelgeving 54

55 Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd reglement voor klachtenbehandeling 55

56 Het aantal organisaties per aantal geregistreerde klachten (weergegeven in intervallen) 56

57 IV. Aan de slag

58 Wat kan uw lokaal bestuur doen? Zelfevaluatie met de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen of een ander kader (CAF, VVSG-model ) Zorgen voor een degelijke rapportering over interne controle / organisatiebeheersing aan de raad 58

59 Tips voor de rapportage over interne controle aan de raad Overzicht van Sterke punten Verbeterpunten Punten waarop actie wordt ondernomen Duidelijk antwoord op wie, wat, wanneer Interne controle / organisatiebeheersing is meer dan louter processen! Modellen zijn beschikbaar 59

61 Bedankt!

64 Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Jo Fransen, manager-auditor 25/04/2016

65 Agenda I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies II. III. IV. Bevindingen t.a.v. gemeentebesturen Bevindingen t.a.v. andere instanties uit het globaal rapport Aan de slag 65

66 I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

67 Het thema gemeentelijke belastingen en retributies 67

68 Auditdoelstelling In welke mate beschikken de betrokken gemeentebesturen over de nodige beheersmaatregelen om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct en volledig te innen en hierbij alle burgers gelijkwaardig te behandelen? Hoe worden de voorziene beheersmaatregelen in de praktijk toegepast? 68

69 Methodiek 69

70 Het controleprogramma Werkinstrument voor de auditoren. Gemeentebesturen kunnen het gebruiken als zelfevaluatieinstrument. Uitgebreide gids met doelstellingen, mogelijke risico s en mogelijke beheersmaatregelen. 70

71 II. Bevindingen t.a.v. gemeentebesturen

72 Methodiek 72

73 Planning, evaluatie en rapportering in het controleprogramma 1.1. Het gemeentebestuur weet welke belastingen het heft en welke retributies het vraagt De regels omtrent de belasting of retributie zijn objectief, volledig en voor alle betrokkenen duidelijk Het gemeentebestuur evalueert regelmatig haar belastingen en retributies en de bijhorende procedures om die vast te stellen en te innen Het gemeentebestuur beschikt over de nodige rapportering om de belastingen en retributies op te volgen. 73

74 Een evaluatie van de reglementen en procedures is noodzakelijk

75 Vaststellingen m.b.t. evaluatie Meeste besturen hebben duidelijk zicht op hun belastingen en retributies en maken de reglementen duidelijk bekend. Weinig besturen evalueren reglementen en processen periodiek en grondig Vaak geen duidelijke, te beperkte of onvolledige rapportering 75

76 Methodiek 76

77 Detectie van belastingplichtigen in het controleprogramma Detectie van belasting op leegstand 2.1. Leegstand wordt correct en volledig gedetecteerd Het leegstandsregister is permanent up to date, correct en volledig. Detectie van de belasting op tweede verblijven 2.3. De belastingplichtigen worden correct en volledig geïdentificeerd De aangiftes van de belasting op tweede verblijven zijn volledig en correct. Detectie van belasting op drijfkracht 2.8. De aangiftes van de belasting op drijfkracht zijn volledig en correct 77

78 Procedures om belastingplichtigen en -grondslagen te detecteren, kunnen geoptimaliseerd worden

79 Vaststellingen m.b.t. belastingen op leegstand, tweede verblijven en onbebouwde gronden Ontbreken van een duidelijke, sluitende detectiemethodiek Ontbreken van (uitwisseling van) gegevens Weinig controle op correcte toepassing detectiemethodiek 79

80 Vaststellingen m.b.t. belasting op drijfkracht Moeilijkheden om vast te stellen welke bedrijven zich op het grondgebied van de gemeente bevinden Gebrek aan controle op correctheid van aangiftes 80

81 Methodiek 81

82 Retributies op basis van een factuur in het controleprogramma Voorraadbeheer van huisvuilzakken Het gemeentebestuur registreert alle bewegingen in en uit de voorraad volledig en correct Het gemeentebestuur controleert of de stock die effectief aanwezig is overeen komt met de stock die volgens de registraties aanwezig zou moeten zijn. Verhuur van lokalen Het gemeentebestuur heeft een duidelijk, volledig en correct zicht op wie wanneer welk lokaal huurt / gehuurd heeft Aanrekening en inning Alle leveringen/verhuringen worden correct en volledig aan de klant gefactureerd. De facturen bevatten de correcte gegevens. 82

83 Contant geïnde belastingen en retributies in het controleprogramma Het gemeentebestuur heeft een duidelijk, volledig en correct zicht op waar cash-gelden (geringe dagontvangsten) worden ontvangen en wie daarvoor verantwoordelijk is De startkassa bevat een duidelijk gekend bedrag en alle bewegingen in de kassa zijn louter terug te brengen tot een specifiek proces De kasontvangsten worden correct en volledig geregistreerd De kasontvangsten worden regelmatig geteld en gecontroleerd. 83

84 Nood aan een werkwijze die verzekert dat een afgeleverd product/dienst resulteert in een betaling

85 Vaststellingen m.b.t. facturen en contante inningen Grote verschillen in controle op de basisgegevens Voorraadbeheer huisvuilzakken Registratiesysteem lokalenverhuur Veelal geen controle op de facturen zelf Niet steeds functiescheiding Vaak geen onafhankelijke controle Vaak geen sluitend kasbeheer: Beperkt tot vergelijking kasinhoud met kassasysteem, geen controle of overeenstemt met effectief verleende prestaties Diverse overige bemerkingen 85

86 Methodiek 86

87 Debiteurenbeheer in het controleprogramma 3.1. Het gemeentebestuur heeft zicht op welke belastingen en facturen reeds geïnd zijn en welke nog open staan Alle openstaande vorderingen waarvan de vervaldatum overschreden is, krijgen de nodige aanmaningen Tegen blijvende wanbetalers worden op een correcte wijze de nodige stappen gezet. 3.4 Bij wanbetalingen worden de nodige belastingverhogingen, verwijlinteresten, administratieve boetes en/of kostenaanrekeningen correct toegepast. 87

88 Er moet extra ingezet worden op het regelmatig opvolgen van de openstaande vorderingen

89 Vaststellingen m.b.t. debiteurenopvolging Veelal ontbreekt een systematische, gestructureerde opvolging Softwareproblemen n.a.v. BBC Gebrek aan duidelijke interne regels of gebrekkige toepassing ervan Gebrek aan maatregelen om continuïteit te waarborgen Geen automatische initiëring 89

90 III. Bevindingen t.a.v. andere instanties

91 Vaststellingen De uitwisseling van gegevens verloopt niet evident: Correctheid en actualiteit kadastrale legger en (verrijkte) kruispuntbank van ondernemingen Afstemming tussen databanken Informatie netbeheerders en nutsbedrijven Overzichten uit applicaties administratieve documenten zijn niet eenvoudig raadpleegbaar Spanningsveld tussen regelgeving en praktijk 91

92 Vaststellingen De gebruikte softwaresystemen vertonen tekorten Gebrek aan communicatie tussen verschillende softwaresystemen 92

93 Aanbevelingen Aan de Vlaamse overheid en de koepelverenigingen Aan de softwareleveranciers 93

94 IV. Aan de slag

95 Hoe is het met de gemeentelijke belastingen en retributies in uw bestuur gesteld? Zelfevaluatie uitvoeren op basis van het controleprogramma dat Audit Vlaanderen ter beschikking stelt met : Controledoelstellingen Mogelijke risico s Mogelijke beheersmaatregelen Goede praktijken 95

97 Bedankt!

98 Programma Welkomstwoord Inleiding Over Audit Vlaanderen en audits Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen Pauze De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij OCMW Wervik Afsluiting

99 De detectie-audits bij de OCMW-besturen Wim De Naeyer, manager-auditor 25/04/2016

100 Agenda I. Over de detectie-audits II. III. Verbeterpunten Getuigenis OCMW Wervik 100

101 I. Over de detectie-audits

102 Aanleiding Fraude bij OCMW Wervik Oorzaak? de mogelijkheden tot functiescheiding en de functionaliteit begunstigdenbeheer niet benut in gehanteerde financiële software Verder onderzoek door Audit Vlaanderen risico om op gelijkaardige wijze te frauderen ook mogelijk bij andere OCMW-besturen Mail aan alle OCMW-secretarissen op 27 februari

103 Geauditeerd proces: uitbetaling steun 103

104 Geauditeerde OCMW-besturen Selectie op basis van: Softwareleverancier Geografische spreiding Schaalgrootte 104

105 Methodiek detectie-audits Financiële procedures die plaatsvinden op initiatief van de sociale dienst en afgehandeld worden op de boekhouding van het OCMWbestuur Datamining naar ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen in gegevens van de sociale en financiële dienst, aangeleverd door 3 softwareleveranciers Onderzoek van dossiers, op basis van de door datamining aangeleverde betalingsgegevens 105

106 II. Verbeterpunten

107 Verbeterpunten: basisschema 107

108 1. Uitbouw van functiescheiding in de administratieve processen van zowel de sociale als de financiële dienst

109 Nastreven van optimale functiescheiding in de betalingsprocessen Nastreven van optimale functiescheiding bij de toekenning van autorisaties in de softwaretoepassingen Voorzien in een back-up bij elke functie -> om het risico op misbruiken in het betalingsproces te beperken 109

110 2. Creëren van een unieke autorisatie voor de aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens

111 -> om het risico op misbruik in het betalingsproces te beperken -> om het wijzigen van begunstigdenrekeningnummers te beperken en de aanmaak van frauduleuze betalingen tegen te gaan 111

112 3. Systematisch bijhouden van stavingsstukken die aantonen dat het gebruikte begunstigdenrekeningnummer in het betalingsproces aan de cliënt toebehoort

113 Nemen van een kopie van de betrokken bankkaart Bijhouden van officiële brieven van derden Vragen van ondertekende verklaring van de cliënt -> om het risico te beperken dat een steunmaatregel gestort wordt op een rekeningnummer dat niet aan een cliënt toebehoort 113

114 4. Uitvoeren van betalingen op basis van originele facturen en stavingsstukken

115 Bewaren van originele documenten bij de boekhouddienst van het OCMW-bestuur -> om het risico op dubbele en nietcorrecte betalingen te verkleinen 115

116 Verbeterpunten: overzicht 116

117 III. Getuigenis OCMW Wervik

118 118

119 Goede samenwerking 119

120 Twee voor de prijs van één Forensische audit Onderzoek naar de fraude Organisatie-audit Onderzoek naar de beheersinstrumenten van de organisatie 120

121 Aanbevelingen Functiescheiding in de kritieke bedrijfsprocessen 121

122 Aanbevelingen ICT Beter gebruik van de software pakketten Software die functiescheiding toelaat Digitaal opslaan facturen 122

123 Aanbevelingen financieel Checklist in sociale dienst of alle voorwaarden voor betaling zijn vervuld Leveranciers- en klantenbestand: beter begunstigdenbeheer Alleen met originele facturen betalen Steekproeven bij betalingen Raamcontracten opvolgen 123

124 Aanbevelingen verbeterplannen en wet op de overheidsopdrachten Betere opvolging verbeterplannen Wet op de overheidsopdrachten verder goed toepassen 124

125 Aanbevelingen personeel Controle personeelsdossiers (1 fout) Regelmatig nazicht uitbetaling premies en toelagen Actualiseren rechtspositieregeling (premies) 125

126 Aanbevelingen bestellingen en voorraadbeheer 126

127 Aanbevelingen interne controle Oprichten interne controle cel Verbeteracties Samenwerking met afdelingshoofden en managementteam Rapportering 127

128 Goed gevoel Aanbevelingen externe audit ook intern reeds als werkpunten besproken Goede basis om te verbeteren 128

129 129

130 Interne Controle Cel 130

131 Interne controle cel 131

136 136

138 Bedankt!

139 Programma Welkomstwoord Inleiding Over Audit Vlaanderen en audits Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen Pauze De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij OCMW Wervik Afsluiting

140 En verder Veerle Vanderlinden, verantwoordelijke communicatie, PR en kwaliteit 25/04/2016

141 Uitgevoerde audits bij de lokale besturen Organisatie-audits Thema-audits 0 20 Detectie-audits 2 14 Forensische audits 2 4 Totaal

142 In 2016 Thema-audit aankoop- en contractbeheer - Leveringen en diensten Thema-audit aankoop- en contractbeheer Werken Organisatie-audits Na degelijk uitgevoerde zelfevaluatie : verkorte versie Gepland: thema-audit in- en uitstroom van personeelsleden 142

143 Waarom globale rapporten? Versterken van interne controle / organisatiebeheersing Ook waar geen audit werd uitgevoerd Basis voor lancering van initiatieven met partners 143

144 Workshops i.s.m. bestuursscholen Workshop monitoring bij Inovant : 30/5/2016 Workshops over de optimalisatie van gemeentelijke belastingen en retributies in het najaar

146 Bedankt!