Rapport. Thema-audit. Gemeentelijke Belastingen en Retributies. Gemeente Kampenhout. Auditopdracht

Transcriptie

1 Rapport Thema-audit Gemeentelijke Belastingen en Retributies Gemeente Kampenhout Auditopdracht juli 2015

2

3 Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Gemeente Kampenhout Auditrapport: Definitief rapport Datum: 8 juli 2015 Manager-auditor: Auditteam: Steven Van Roosbroek Yoke Van Hove, auditor Lien Boutsen, auditor Ellen Goussaert, auditor PwC Referentie: Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de internationale standaarden van het Institute of Internal Auditors (IIA). Elke vijf jaar evalueert een externe instantie of Audit Vlaanderen deze standaarden naleeft Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 3

4 Inhoudstafel en verzendlijst BESTUURLIJKE BOODSCHAP... 5 SYNTHESE VAN DE VASTSTELLINGEN... 7 MANAGEMENTREACTIE AANBEVELINGENTABEL BIJLAGEN BIJLAGE 1. SCHETS VAN DE GEAUDITEERDE GEMEENTE 17 BIJLAGE 2. SITUERING VAN DE THEMA-AUDIT GEMEENTELIJKE BELASTINGEN EN RETRIBUTIES 18 BIJLAGE 3. AUDITAANPAK 19 Het rapport wordt verstuurd naar: De heer Dominique Coucke De heer Kris Leaerts De heer Jean Meeus Secretaris gemeente Kampenhout Burgemeester gemeente Kampenhout Voorzitter gemeenteraad gemeente Kampenhout De leden van het Auditcomité van de lokale besturen - De onafhankelijke leden De heer Jean-Pierre Bostoen Mevrouw Diane Breesch De heer Pierre Berger Mevrouw Ingrid Loos - Op voordracht van VVSG De heer Jan Leroy Mevrouw Linda Vandekerkhove - Op voordracht van VVP De heer Frank Smeets Voorzitter van het Auditcomité en onafhankelijk deskundige Onafhankelijk deskundige Onafhankelijk deskundige Onafhankelijk deskundige Directeur Bestuur van VVSG Stadssecretaris van Ronse Gedeputeerde van de provincie Limburg - Waarnemer van Vlaams minister van Binnenlands Bestuur, Liesbeth Homans De heer Filip Delos Raadgever Binnenlands Bestuur De secretaris van het Auditcomité De heer Guido Collin Adviseur Departement Kanselarij en Bestuur De voorzitter van de gemeenteraad wordt gevraagd om het rapport aan de andere raadsleden te bezorgen Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 4

5 Bestuurlijke boodschap Gedurende de maanden maart en april 2015 voerde Audit Vlaanderen bij de gemeente Kampenhout een thema-audit uit omtrent de processen van de gemeentelijke belastingen en retributies (situering zie bijlage 1). Concreet werd onderzocht in welke mate de gemeente over de nodige beheersmaatregelen beschikt om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct en volledig te innen, zodanig dat het risico op verlies aan inkomsten wordt beperkt en een gelijke behandeling van belastingplichtigen wordt gegarandeerd. Hierbij werd meer specifiek gefocust op de belasting op leegstand, de belasting op tweede verblijven, de activeringsheffing en de verkoop van huisvuilzakken. Belangrijke bevindingen over andere gemeentelijke belastingen en retributies, vastgesteld tijdens deze audit, werden mee opgenomen in het rapport. Deze audit is één van de 20 audits die kaderen binnen de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies. Om deze audits op een uniforme en systematisch manier uit te voeren, ontwikkelde Audit Vlaanderen een controleprogramma aan de hand van gesprekken met experts uit het werkveld, literatuur en regelgeving. Via dit controleprogramma werden de geauditeerde belastingen en retributies geëvalueerd volgens vijf fases: (1) planning, evaluatie en rapportering; (2) detectie van belastingplichtigen en registratie van verkochte goederen; (3) aanrekening en inning van de inkomsten; (4) debiteurenbeheer; (5) het beheer van data en toegangsrechten. Bijlagen 2 en 3 bevatten meer toelichting over de thema-audit, het controleprogramma en de gehanteerde methodologie. 1. Planning, evaluatie en rapportering: De gemeente Kampenhout heeft een duidelijk overzicht van alle gemeentelijke belastingen en retributies en maakt de reglementen hierrond bekend via de website. De organisatie heeft haar belastingen en retributies in het begin van 2013 grondig geëvalueerd, op basis waarvan de reglementen zijn bijgestuurd. De processen zitten grotendeels goed in elkaar. Voor een aantal subprocessen ontbreken echter nog (steekproefsgewijze) onafhankelijke controles die de organisatie meer zekerheid kunnen verschaffen over de correcte en consistente uitvoering hiervan. De organisatie rapporteert periodiek over de gemeentelijke belastingen, retributies en debiteurenbeheer. 2. Detectie van belastingplichtigen en registratie van administratieve documenten en verhuurde lokalen: Leegstaande woningen worden correct en volgens een consistent en duidelijk proces gedetecteerd. Via terreincontroles zorgt men ervoor dat het leegstandregister actueel, accuraat en volledig is. Gezien de wisselwerking tussen de belastingen op leegstand en tweede verblijven, is het belangrijk dat de informatie vlot en volledig doorstroomt. Dit was voor 2014 niet het geval waardoor de detectie van tweede verblijven onvolledig is gebeurd, doch zonder financiële impact. De detectie van onbebouwde percelen voor 2014 werd juist toegepast en gebeurde op een consistente, maar arbeidsintensieve manier. Ook de verkoop van huisvuilzakken wordt consequent en correct geregistreerd. De organisatie dient echter wel de voorraden frequenter te controleren. 3. Aanrekening en inning van de inkomsten: De aanslagbiljetten voor de belastingen op leegstaande woningen, tweede verblijven en onbebouwde percelen worden meteen na de uitvoerbaarverklaring van het kohier verzonden. De organisatie behandelt bezwaren tijdig en nauwkeurig. Belastinginkomsten worden accuraat geregistreerd in de belastingsoftware en via een automatische koppeling met het boekhoudpakket ingeboekt. De kasontvangsten van de verkoop van huisvuilzakken worden periodiek afgerekend bij de financiële dienst en overgedragen aan de bank. De boekhoudkundige verwerking van de verkoop van huisvuilzakken verloopt echter niet steeds tijdig (aanbeveling 2). 4. Debiteurenbeheer: Er zijn binnen de organisatie duidelijke richtlijnen over het aantal te versturen aanmaningen. Deze worden toegepast. De organisatie zet steeds de nodige stappen tegen wanbetalers en doet dit op een systematische manier waardoor de inkomsten tijdig en correct ingevorderd kunnen worden. De financieel beheerder maakt jaarlijks een uitgebreide rapportering op over het debiteurenbeheer (aantal verzonden facturen/aanslagbiljetten, betaalde bedragen, openstaand saldo per belasting, inningskans, enz.) Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 5

6 5. Beheer van data en toegangsrechten: De organisatie past rechtenbeheer (wie heeft toegang tot welke softwareprogramma s en wie kan welke gegevens wijzigen/transacties goedkeuren) toe voor de diverse ICT-toepassingen. De financieel beheerder bepaalt de rechten voor de financiële programma s (kassasysteem, belasting- en boekhoudsoftware), maar voor het instellen van deze rechten in de systemen is men afhankelijk van de softwareleverancier. Soms zijn deze rechten nog te ruim gedefinieerd. Ondanks de beschikbaarheid van persoonlijke log-ins en wachtwoorden om toegang tot bovengenoemde programma s te verkrijgen, worden deze omwille van praktische overwegingen niet altijd individueel gebruikt. Voor wat betreft de onderzochte softwarepakketten, is er eveneens geen specifiek wachtwoordenbeleid met richtlijnen over de vernieuwing of samenstelling van wachtwoorden. De managementreactie die de geauditeerde heeft geformuleerd n.a.v. de auditbevindingen, vindt u terug op pagina 13 van dit rapport. Yoke Van Hove, Auditor Lien Boutsen, Auditor Steven Van Roosbroek, Manager-auditor Eddy Guilliams, Administrateur-generaal Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 6

7 Synthese van de vaststellingen Binnen de gemeente Kampenhout zijn er verschillende maatregelen die de interne controle, wat betreft de gemeentelijke belastingen en retributies, ondersteunen. Dit auditrapport biedt een overzicht van de sterke punten, verbeterpunten en aanbevelingen per fase. Aanbevelingen zijn de belangrijkste verbeterpunten. Planning, rapportering en regelmatige evaluatie van de belastingen en retributies In dit onderdeel gaat Audit Vlaanderen na hoe de organisatie de belasting- en retributiereglementen en de bijhorende processen plant, bijhoudt, opvolgt en evalueert. Er is een duidelijk en volledig overzicht van de belastingen opgenomen in het meerjarenplan. De belasting- en retributiereglementen worden op de gemeentelijke website gepubliceerd na goedkeuring door de gemeenteraad en, conform het Gemeentedecreet, aan de burgers, bedrijven en organisaties bekend gemaakt. Aan het begin van de nieuwe legislatuur (in 2013) zijn deze reglementen herzien en geëvalueerd in overleg met de betrokken diensten. De achterliggende processen zijn tijdens deze evaluatie slechts beperkt geëvalueerd geweest. Het is interessant om ook deze in de toekomst periodiek onder de loep te nemen. De bepalingen uit de onderzochte reglementen zijn duidelijk voor zowel de medewerkers van de gemeente als de andere betrokken partijen buiten de organisatie. Via diverse rapporten (o.a. over de belastingen, retributies en het debiteurenbeheer) probeert de organisatie ervoor te zorgen dat het politieke niveau over voldoende informatie beschikt om beleidskeuzes te maken. De gemeente heeft de inkomsten van de geauditeerde processen voor 2014 redelijk accuraat ingeschat. Uit een vergelijking van de geraamde en geïnde bedragen blijkt dat de organisatie, voor wat betreft de geauditeerde belastingen en retributies, ongeveer euro of 13% meer heeft gevorderd dan vooraf werd geraamd. De financieel beheerder rapporteert over de inning van belastingen. Voor afwijkingen is steeds een (logische) verklaring toegevoegd. Binnen de gemeente zijn er richtlijnen vastgelegd over het omgaan met belangenconflicten. Voor het politieke niveau zijn deze vastgelegd in een deontologische code. Een charter voor behoorlijk bestuur is het referentiekader voor de administratie. Hierin is duidelijk opgenomen dat privébelangen van medewerkers geenszins de uitvoering van hun opdrachten mogen beïnvloeden. In geval van belangvermenging dienen zij het departementshoofd en/of de secretaris hiervan te verwittigen. Hoewel de organisatie inspanningen heeft geleverd om deze richtlijnen kenbaar te maken, zijn deze niet door alle medewerkers gekend. Hiernaast heeft de organisatie een deontologische commissie die mogelijke klachten behandelt. Sinds de oprichting zijn er geen klachtendossiers ingediend waardoor deze commissie nog niet samengekomen is. De processen zitten grotendeels goed in elkaar. Voor (sub)processen die volledig door één medewerker uitgevoerd worden, bestaat het risico dat fouten of fraude onopgemerkt blijven. Daarom is het inbouwen van een aantal beheersmaatregelen, die de kans op dit risico beperken, zinvol. Verderop in dit rapport zijn een aantal voorbeelden opgenomen. Wat betreft het verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening (bv. bij langdurige afwezigheid van medewerkers) binnen de geauditeerde processen, kunnen de meeste (eenvoudige) opdrachten voor korte periodes uitgevoerd worden door meerdere medewerkers. Bij langdurige afwezigheden, wanneer volledige processen/opdrachten uitgevoerd moeten worden, wordt het moeilijker om continuïteit in de dienstverlening te garanderen. De organisatie kan dit op twee manieren opvangen: ofwel door personen als back-up aan te duiden, ofwel door de processen duidelijk uit te tekenen. We stellen vast dat de organisatie geen structurele aanpak heeft inzake back-up en continuïteit wat betreft de geauditeerde processen. Tot slot, is het belangrijk dat de werkinstrumenten duidelijk zijn voor alle betrokkenen. Dit is momenteel niet steeds het geval (bv. de leegstandsinventaris) Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 7

8 Detectie van belastingplichtigen, registratie van verkochte goederen Om de inkomsten correct en volledig te kunnen ontvangen, dient de organisatie correct en volledig te detecteren en te registreren wie hoeveel aan de organisatie dient te betalen Detectie van leegstand: De dienst stedenbouw detecteert leegstaande woningen (voor aanslagjaar 2014 werd een kohier opgemaakt van euro) op een consistente en duidelijke manier. De medewerker vertrekt hierbij van de woninglijst (een lijst uit het bevolkingssysteem met alle woningen zonder inschrijving) om zich ervan te verzekeren dat alle leegstaande woningen gedetecteerd kunnen worden. Testwerk toont aan dat de leegstaande woningen correct werden gedetecteerd en opgenomen in het leegstandregister en/of kohier. Tijdens de detectiefase van leegstand werden ook een aantal tweede verblijven gedetecteerd. Deze zijn niet correct doorgegeven voor de belasting op tweede verblijven (zie verder, dit had evenwel geen financiële impact). De resultaten van de terreincontroles op nieuw gedetecteerde woningen en de ontvangen aanvragen tot schrapping of vrijstelling worden in de leegstandsinventaris (eigen Excel van de medewerker) en het officiële leegstandsregister (RWO-datamanager) geregistreerd. De correcte verwerking van deze gegevens zorgt ervoor dat het leegstandregister correct en actueel is. De leegstandsinventaris (Excel) is echter niet voor alle betrokkenen (de leegstandsinventaris wordt ook voor de detectie van tweede verblijven nagekeken om dubbele belasting te vermijden) duidelijk, wat de kans op fouten tijdens de detectie van tweede verblijven verhoogt. Detectie van tweede verblijven: De detectie van tweede verblijven (voor aanslagjaar 2014 is een kohier opgemaakt voor euro) gebeurde niet volledig. Via de testen kwam aan het licht dat één woning uit de volledige detectiefase voor leegstand, een tweede verblijf was (aanvraag tot schrapping wegens bewoning via huurcontract ). Deze woning werd daarom niet opgenomen in het leegstandsregister, maar werd ook niet doorgegeven voor opname in het kohier van tweede verblijven. Dit had evenwel geen financiële impact (de organisatie beschikte immers niet over de adresgegevens om de belastingplichtige aan te schrijven). De organisatie beschikt over onvoldoende beheersmaatregelen om te verzekeren dat dit proces consistent en correct verloopt, waardoor o.a. bovenstaande fout onopgemerkt bleef (aanbeveling 1). De aangifteformulieren van de aangeschreven eigenaars werden tijdig verstuurd en verwerkt in de belastingmodule. Detectie van onbebouwde gronden: Met een redelijke zekerheid kan geconcludeerd worden dat de detectiefase van onbebouwde percelen (voor aanslagjaar 2014 is een kohier opgemaakt van ,67 euro) volledig is. De verantwoordelijke medewerker baseert zich op het voorgaande kohier en voegt nieuwe gedetecteerde percelen toe op basis van het register met verkavelingsvergunningen. Dit subproces verloopt op papier omdat het basisdocument (het register) op papier is. Bijkomende informatie (bv. afmeting van percelen) moet nog in de dossiers opgezocht worden, wat de werkwijze tijdrovend maakt. Verder is ook gebleken dat er geen onafhankelijk (steekproefsgewijs) nazicht gebeurt, waardoor fouten onopgemerkt kunnen blijven (aanbeveling 1). De medewerker verstuurt een aangifteformulier (met uiterste terugzenddatum) naar alle eigenaars van gedetecteerde onbebouwde percelen. Indien de aangifte niet tegen deze datum wordt ontvangen, verstuurt men nog een herinnering. Er moesten geen belastingplichtigen ambtshalve ingekohierd worden in De gedetecteerde onbebouwde percelen werden correct verwerkt in de belastingmodule Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 8

9 Stockbeheer van huisvuilzakken: De totale inkomsten uit de verkoop van huisvuilzakken en stickers bedroeg ,32 euro in Om zowel de burgers als een aantal externe verkooppunten te voorzien van voldoende huisvuilzakken wordt een stock bijgehouden op drie plaatsen: de loods van de technische dienst (waar de stock geleverd wordt en de leveringen aan de handelaars vertrekken), het economaat in het gemeentehuis (om de bevolkingsdienst van producten te voorzien) en de bevolkingsdienst (waar de verkoop aan particulieren plaatsvindt). Zowel op de technische dienst als op de bevolkingsdienst zijn de taken voor het voorraadbeheer van huisvuilzakken duidelijk toegewezen. De dienst bevolking registreert iedere verkoop (aan particulieren) in de kassasoftware. Wanneer de voorraad in het gemeentehuis bijna op is, bestelt de dienst nieuwe rollen bij de technische dienst, die hiervoor een bestelbon opmaakt. Bij levering ondertekent een medewerker van de bevolkingsdienst deze bon, als bewijs van levering. De medewerker registreert deze inkomende stockbeweging echter niet in een centraal bestand, wat het stockbeheer bemoeilijkt (aanbeveling 2). Eind 2013 werd de stock van de bevolkingsdienst (aan het loket en in het economaat) een eerste keer nageteld. Samen met Audit Vlaanderen werd een nieuwe stocktelling uitgevoerd voor de huisvuilzakken en stickers. Hierbij werd een beperkt verschil vastgesteld. Een tekort van slechts 0,2%, ofwel twee rollen, op een totaal van 150 rollen huisvuilzakken en 783 stickers kon niet verklaard worden (aanbeveling 2). Ook de verkoop aan handelaars gebeurt via een bestelbon, opgemaakt door de financiële dienst. Deze bestelbon wordt overgemaakt aan de technische dienst, die de levering voorziet. Een winkelmedewerker ondertekent de leveringsbon ter bevestiging van de levering. Op de technische dienst worden alle in- en uitgaande voorraadbewegingen geregistreerd in een Excelbestand. Een vaste medewerker van de technische dienst telt de stock in de loods (waar het grootste deel van de stock zich bevindt) op maandelijkse basis na. Hij geeft deze telling door aan de administratief medewerker van de technische dienst die de in- en uitgaande stock registreert. Testwerk toont aan dat de getelde stock overeenkomt met de geregistreerde stock. Effectieve aanrekening en inning van de inkomsten In dit onderdeel gaat Audit Vlaanderen na welke controlemaatregelen de organisatie heeft om de gedetecteerde gegevens om te zetten in een correct aanslagbiljet, kasontvangst of factuur. Opmaak van het belastingkohier en de aanslagbiljetten: Uit de testen van Audit Vlaanderen blijkt dat de aangifteformulieren voor de belastingen op tweede verblijven en onbebouwde percelen accuraat verwerkt zijn in de kohieren en dat de belastbare bedragen correct zijn. De detectie en de inkohiering voor de belastingen op tweede verblijven en onbebouwde percelen gebeurt echter door dezelfde persoon, waardoor fouten en fraude onopgemerkt kunnen blijven. Een oplossing kan eruit bestaan om een tweede persoon te betrekken in het proces of door steekproefsgewijze controles uit te voeren (aanbeveling 1). Voor de belasting op leegstand gebeuren deze processtappen (detectie en inkohiering) door twee personen en is er overleg voorzien tussen beide verantwoordelijken opdat het kohier nauwkeurig opgemaakt kan worden. Testwerk toont aan dat de belastbare bedragen grotendeels correct berekend zijn: voor één van de 15 dossiers uit de test staat een foutief belastbaar bedrag op het aanslagbiljet waardoor de gemeente inkomsten mist (130 euro) en de gelijke behandeling van belastingplichtigen niet verzekerd is. De organisatie kan dit nog rechtzetten tot 30/06/2015. Uit dossieronderzoek blijkt ook dat de kohieren voor de drie onderzochte belastingen tijdig opgemaakt en uitvoerbaar verklaard zijn. Ook de aanslagbiljetten zijn binnen een redelijke termijn, na uitvoerbaarverklaring van de kohieren, verzonden waardoor de belastingen tijdig en correct geïnd kunnen worden Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 9

10 Zodra het kohier uitvoerbaar is verklaard, kan het kohier niet meer onopgemerkt gewijzigd worden. Het rekeningnummer op de aanslagbiljetten kan wel nog aangepast worden. In theorie is een risico op manipulatie door medewerkers mogelijk. Dit wordt evenwel opgevangen doordat het kohier pas definitief kan worden opgemaakt nadat de openstaande vorderingen gecreëerd zijn. Deze kunnen niet zomaar geschrapt worden door de betrokken medewerker, maar moeten als oninbaar gesteld worden door de financieel beheerder (wegens onvermogen en insolvabiliteit) of het college (wegens onverhaalbaarheid of materiële/ administratieve vergissing). Hierover wordt o.a. gerapporteerd bij de jaarafsluiting van het boekingsjaar. De tarieven liggen voor alle drie de onderzochte belastingen vast in het softwaresysteem waardoor de kans op fouten en fraude beperkt is. Voor tweede verblijven zijn er sinds 2014 twee tarieven, afhankelijk van het type tweede verblijf (chalets en woningen). Voor de belastingen op onbebouwde percelen en leegstand berekent de software automatisch het belastbaar bedrag, op voorwaarde dat een aantal variabele gegevens (het aantal jaren leegstand en het aantal meter) juist zijn ingevoerd. Voor leegstand werd bijvoorbeeld één keer (op 19 geselecteerde dossiers) de verkeerde parameter ingegeven. Via gestructureerde mededelingen worden de inkomsten automatisch op de juiste rekening gestort en correct ingeboekt in de boekhouding. Indien deze mededeling ontbreekt, worden de betalingen manueel ingeboekt. Testwerk toont aan dat inkomsten accuraat geregistreerd en ingeboekt worden in de belasting- en boekhoudsoftware. In het aanslagjaar 2014 zijn er zes bezwaren ingediend tegen de onderzochte belastingen (vijf bezwaren tegen de belasting op leegstand en één tegen de belasting op tweede verblijven). Uit onderzoek van drie bezwaren, blijkt dat de ontvangen bezwaren tijdig en correct verwerkt zijn. De bezwaren worden behandeld door de persoon die het betrokken kohier heeft opgemaakt. Hierdoor zou de administratie het risico kunnen lopen dat de behandeling van bezwaren niet objectief gebeurt of aldus wordt gepercipieerd. Doordat de ontwerpnotulen in verband met bezwaarschriften steeds ter nazicht worden voorgelegd aan de financieel beheerder, is dit risico echter beperkt. Kasbeheer: In deze audit werd enkel de kassa van de bevolkingsdienst onderzocht en dan specifiek voor de verkoop van huisvuilzakken. De organisatie weet waar de kasinkomsten worden ontvangen en wie hiervoor verantwoordelijk is. Deze afspraken zijn vastgelegd in een aantal secretarisbesluiten en werden goedgekeurd door de gemeenteraad. In de praktijk wordt dit kader voor het kasbeheer nageleefd. De organisatie heeft de nodige voorzieningen genomen om kasgelden veilig te bewaren en te beheren: de kassamodule vraagt de medewerkers om dagelijks kassatellingen te doen en in te geven. De kassa geeft aan wanneer het maximumbedrag overschreden wordt waardoor de medewerkers opgeroepen worden om het geld over te dragen naar de gemeentekas. Uit de dossiercontrole blijkt dat deze procedure effectief wordt toegepast. De kasbewegingen kunnen via een persoonlijke log-in worden geregistreerd. Tijdens de audit bleek dat enkel de log-in van het diensthoofd en de back-up van het diensthoofd worden gebruikt en dat andere collega s gebruik maken van deze log-in. Bijgevolg kunnen de transacties in de kassamodule niet steeds toegewezen worden aan de juiste personen. Doordat het kassasysteem gekoppeld is aan de boekhouding worden alle kasverrichtingen automatisch correct en volledig ingeboekt. Naast de bovenstaande beheersmaatregelen, wordt er jaarlijks een kastelling gedaan door de financieel beheerder. Hiervan wordt een kasverslag opgemaakt dat wordt voorgelegd aan het college. Facturatie: In deze audit werd enkel de facturatie voor de verkoop van huisvuilzakken onderzocht. De organisatie heeft een duidelijk zicht via welke kanalen huisvuilzakken worden verkocht. In tegenstelling tot verschillende andere besturen voorziet de gemeente in een vergoeding voor handelaars die de huisvuilzakken verkopen. Het college keurt in principe de verkooppunten goed. Uit de dossiercontrole bleek dat dit voor twee van de zes handelaars, die huisvuilzakken verkopen, niet is gebeurd. Dit werd verklaard doordat de gemeente al met hen werkte, nog voordat deze regeling ingevoerd is. De gemeente maakt per kwartaal voor elke handelaar een overzicht op met het totaalbedrag aan bestelde huisvuilzakken en de toelage van 1.5% op dit totaalbedrag. De handelaar maakt op basis hiervan een factuur op (inclusief 21% btw) en bezorgt deze aan de gemeente. De gemeente controleert of dit overeenkomt met hun overzicht en betaalt aan de handelaar een toelage van 1,5 % op het aantal bestelde huisvuilzakken Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 10

11 De bestelbon voor huisvuilzakken is meteen ook de leveringsbon en, na ondertekening door beide partijen, het betaaldocument. Bijgevolg worden alle aanvragen tot betaling tijdig en correct overgemaakt aan de klanten en kan de betaling tijdig geïnd worden. De financiële dienst maakt de bestelbonnen voor de verkoop van huisvuilzakken op en geeft deze af aan een medewerker van de technische dienst. De technische dienst levert en bewaart de getekende leveringsbonnen. De financiële dienst ontvangt echter geen signaal of de huisvuilzakken al dan niet zijn geleverd. Er werd vastgesteld dat de erkende vorderingen niet altijd tijdig worden opgenomen in de boekhouding. Hierdoor bestaat het risico dat de gemeente inkomsten misloopt en wordt het opvolgingsproces van openstaande vorderingen bemoeilijkt. Uit het testwerk bleek dat voor zeven van de vijftien geselecteerde verkopen in 2014 de inboeking van de erkende vordering pas na de betaling door de klant gebeurde. Idealiter maakt de technische dienst een bevestiging van levering over aan de financiële dienst zodat zij voor elke levering een erkende vordering kunnen aanmaken en de facturatie beter kunnen opvolgen (aanbeveling 2). Opvolging van openstaande vorderingen en wanbetalers Om te verzekeren dat aanslagbiljetten en facturen effectief betaald worden, dient de organisatie openstaande vorderingen nauwgezet op te volgen en de nodige aanmaningen te versturen. Het opvolgen van de openstaande vorderingen van belastingen is aan één medewerkster van de financiële dienst toevertrouwd. Doordat dit dezelfde persoon is die ook instaat voor de opmaak van het kohier en het versturen van de aanslagbiljetten, heeft de organisatie onvoldoende zekerheid dat deze processen volledig en correct verlopen. Hetzelfde geldt voor de opvolging van openstaande facturen van de verkoop van huisvuilzakken. Deze opvolging gebeurt door dezelfde medewerker die ook de facturatie verwerkt. De financieel beheerder gaat twee keer per jaar na of de organisatie contact moet opnemen met externen (deurwaarders, notarissen, advocaten, ) om het debiteurenproces verder te zetten. Hierdoor is het risico op fouten of vergetelheden beter afgedekt. Binnen de organisatie zijn er duidelijke richtlijnen over het aantal te versturen aanmaningen. Deze worden correct toegepast. Elke wanbetaler ontvangt, indien nodig, steeds een eerste en tweede aanmaning en een aanmaning voor dwangbevel. Het debiteurenbeheer wordt systematisch opgevolgd. Maandelijks gaat de medewerker na welke verdere stappen gezet moeten worden om de correcte en tijdige inning van inkomsten te garanderen. Testwerk bevestigt dat aanmaningen grotendeels binnen een redelijke termijn verzonden zijn. De organisatie neemt, na een grondig onderzoek van de solvabiliteit van de belastingplichtige, steeds de nodige stappen tegen wanbetalers. De financieel beheerder is verantwoordelijk voor de beslissing tot het oninvorderbaar stellen van openstaande vorderingen. Dit gebeurt enkel indien er een bewijs is dat het geld niet teruggevorderd kan worden (bv. deurwaardersattest). De financieel beheerder rapporteert jaarlijks over het debiteurenbeheer (incl. de oninvorderbaarstellingen) aan het college en de gemeenteraad waardoor zij hier een duidelijk en volledig zicht op hebben. Beheer van data en toegangsrechten Aangezien men voor de inning van belastingen en retributies met verschillende programma s en data werkt, gaat Audit Vlaanderen na op welke manier het bestuur de toegang tot en correctheid van de gegevens verzekert. In deze audit werden enkel de toegangsrechten en het beheer van de kassamodule en de belastingmodule onderzocht. De rechten worden bepaald door de financieel beheerder (belastingmodule). Voor het instellen van de bevoegdheden per gebruiker in het systeem, is de organisatie afhankelijk van de softwareleverancier. De gemeente en het OCMW zijn samen hun ICT-omgeving aan het herbekijken zodat de toegangsrechten verleend kunnen worden door de gemeentelijke ICT-verantwoordelijke (i.p.v. door de softwareleverancier). Hierbij dient de gemeente erop toe te zien dat de toegangsrechten beperkt worden tot de medewerkers waarvoor dit strikt noodzakelijk is Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 11

12 De toegang tot beide modules is beveiligd met een persoonlijke log-in en paswoord. Alle medewerkers van de financiële dienst hebben, wat betreft de onderzochte processen en ongeacht hun takenpakket, dezelfde rechten in het belastingpakket. Hierdoor verhoogt de kans op ongepaste wijzigingen van het kohier. Dit risico kan opgevangen worden door het steekproefsgewijs onderzoeken van het logbestand van alle wijzigingen in het kohier. Dit bestand wordt momenteel niet gebruikt. Voor de belastingen liggen de tarieven vast in het softwareprogramma. Om deze gegevens aan te passen is de organisatie eveneens afhankelijk van de softwareleverancier. Hoewel elke medewerker van de bevolkingsdienst een eigen log-in en paswoord heeft, gebruiken ze deze niet om de kassa te bedienen. Alle medewerkers gebruiken de log-in van hun diensthoofd of de back-up van hun diensthoofd. Bijgevolg kan een kasverrichting niet eenduidig toegewezen worden aan één medewerker. De rechten tot de kassamodule zijn wel gedifferentieerd. Zo heeft het diensthoofd meer rechten dan de andere medewerkers (om bijvoorbeeld gegevens aan te passen). Er is eveneens geen specifiek wachtwoordenbeleid met richtlijnen over de vernieuwing of samenstelling van wachtwoorden voor wat betreft de onderzochte softwaremodules. De toegangsrechten tot het beheer van de tarieven van huisvuilzakken zijn toegekend aan de bevoegde personen. Verder worden de kassagegevens (o.a. tarieven van administratieve documenten) steekproefsgewijs nagekeken door de financieel beheerder Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 12

13 Managementreactie Het managementteam is overtuigd van de meerwaarde die de audits van Audit Vlaanderen kunnen betekenen voor de gemeentelijke administraties. Ook in de gemeente Kampenhout evalueren we deze audit positief, ondanks de extra werkbelasting die hun komst met zich meebracht. Wij stellen tot onze tevredenheid vast dat het rapport positief is en het aantal aanbevelingen beperkt is. Heel wat sterke punten worden ook aangehaald zoals de grondige evaluatie van de belastingreglementen, de goede debiteurenopvolging, de uitgebreide rapportering, Uiteraard heeft het management enkele opmerkingen op het rapport en vinden we dat er in het rapport een aantal nuances ontbreken, maar over het algemeen kunnen we ons vinden in het rapport. We zullen ons in onderstaande reactie beperken tot één belangrijke nuance die verband houdt met de personeelskost/personeelsbezetting. De gemeente heeft de voorbije jaren heel wat tijd en middelen besteed om de interne organisatie te versterken. Ook op de financiële dienst, waar deze audit zich grotendeels naar richtte, zijn er op dit vlak heel wat inspanningen geleverd. Toch beseffen we dat perfectie niet bestaat en de benadering van de perfectie, met doublures en functiescheiding, een serieus prijskaartje heeft. De financiële dienst is er de voorbije jaren in geslaagd om met een dalende personeelsbezetting toch blijvend kwaliteit af te leveren. Zo daalde het aantal voltijds equivalenten van 4,43 in 2010 naar 3,45 in Rekening houdend dat in 2014 het startjaar was voor BBC en er een nieuwe belasting werd ingevoerd hoeft het geen betoog dat de werkdruk onhoudbaar hoog was in 2014 en dat het niet mogelijk was om boekhoudkundig alles dadelijk te verwerken. Ondanks deze factoren zijn de vastgestelde fouten in de audit beperkt tot 130 voor de 3 geauditeerde kohierbelastingen. Deze fout is intussen ook rechtgezet door de opmaak van een nieuw kohier. Deze nuance belet niet dat we het wel eens zijn met de vaststelling dat er weinig onafhankelijke controles zijn bij de opmaak van kohieren en dat er fouten of fraude onopgemerkt zouden kunnen blijven. Gelet op de huidige personeelsbezetting is er geen mogelijkheid om dit drastisch anders aan te pakken. Zoals u in de aanbevelingstabel kan lezen, wordt er een graduele en steekproefsgewijze aanpak voorgesteld waarbij jaarlijks een aantal belastingen onafhankelijk worden gecontroleerd. Als management zijn we bereid om een beperkt risico te laten bestaan omdat volledige functiescheiding, met back-up voor elke medewerker en volledige controle over het inkohieringsproces enkel kan gerealiseerd worden met een extra personeelslid, waarvan de kost een veelvoud zou zijn van de eventuele baten. De aanbeveling om de controle op de verkoop van huisvuilzakken te versterken zullen we ter harte nemen zoals in de aanbevelingstabel is opgenomen. Naast de aanbevelingen waarvoor we zeker actie ondernemen, zullen we ook andere punten uit het rapport aanpakken de komende maanden, zoals rond informatieveiligheid, eventueel verder uitschrijven van processen. De opvolging van de aanbevelingen zal opgenomen worden in het jaarrapport intern controlesysteem. Namens het Managementteam van Gemeente Kampenhout, 29/06/ Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 13

14 Aanbevelingentabel Aanbevelingentabel aangevuld met het actieplan en de timing door de gemeente Kampenhout Nr. Aanbeveling Streefdatum Verantwoordelijke/ initiator Beheersmaatregelen A1 Om een grotere zekerheid te verschaffen omtrent de correcte en 31/12/2016 Financieel beheerder, Nele volledige uitvoering van de processen, bouwt de organisatie op een Deprez beperkt aantal domeinen meer (steekproefsgewijze) onafhankelijke controles in de processen in. Toelichting: De processen zitten grotendeels goed in elkaar. Voor een aantal subprocessen kan het zinvol zijn om (steekproefsgewijze) onafhankelijke controles in te voeren zodat fouten en/of fraude niet onopgemerkt kunnen blijven. Mogelijke voorbeelden hiervan zijn: - Voor het detectieproces van tweede verblijven, leegstaande woningen en onbebouwde percelen zou een tweede persoon onafhankelijk kunnen nagaan of dit proces accuraat is verlopen, bijvoorbeeld door voor een steekproef van de woninglijst te onderzoeken of deze al dan niet correct opgenomen zijn in het register en het kohier, door te toetsen of schrappingen onderbouwd zijn, door na te kijken of alle ontvangen aangiften juist werden verwerkt in de belastingmodule, - Voor het belastingproces zou een tweede persoon onafhankelijk kunnen nagaan of al de gedetecteerde belastingplichtigen effectief en correct zijn opgenomen in het kohier. Actieplan of opmerkingen In het najaar van 2015 zal er eerst aandacht besteed worden aan de volledigheid van het leegstandsregister en de tweede verblijven. Hiervoor dient in eerste instantie de data uit het bevolkingsregister vergeleken te worden met het CRAB (Centraal Referentieadressenbestand) en de afgeleverde stedenbouwkundige vergunningen om zo foutieve adresgegevens op te sporen (door GIS-coördinator, afdelingshoofd bevolking en afdeling ruimtelijke ordening en stedenbouw). In 2016 zal de financieel beheerder twee kohieren in detail nakijken (wellicht o.a. niet bebouwde percelen en tweede verblijven) zodat er meer zekerheid is over de kohieren van Bovendien is er dan nog de mogelijkheid om correcties te doen voor de aanslagjaren 2014 en 2015 via ambtshalve belastingen die, gelet op de aangifteplicht, geldig kunnen worden ingekohierd gedurende een periode van drie jaar. Vanaf 2017 zullen jaarlijks twee andere kohieren in detail nagekeken worden. Daarnaast zullen steekproefsgewijs kleinere controles gebeuren voor andere belastingen Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 14

15 Nr. Aanbeveling Streefdatum Verantwoordelijke/ initiator Stockbeheer huisvuilzakken (dienst bevolking) A2 Om ervoor te zorgen dat de organisatie een volledig zicht heeft op de 31/12/2015 Financieel beheerder, Nele voorraad van huisvuilzakken, registreert de organisatie alle Deprez voorraadbewegingen op een systematische en gecentraliseerde manier. Toelichting: De meeste randvoorwaarden (bestelbonnen, registratie verkopen en inruilingen, ) zijn aanwezig om een degelijk stockbeheer te voeren. Enkel een centralisatie van de beschikbare informatie en onafhankelijke (steekproefsgewijze) controle ontbreken om dit proces efficiënter en meer sluitend te maken. Om elke levering boekhoudkundig correct en tijdig te kunnen verwerken, is het belangrijk dat de technische dienst aan de financiële dienst doorgeeft wanneer een levering gebeurd is. Op deze manier kan de financiële dienst de openstaande vorderingen bovendien accurater opvolgen. Actieplan of opmerkingen Het college heeft op 23/06/2015 beslist tot de aankoop van een bijkomende module bij het softwaresysteem van de kassa (kostprijs: euro instapvergoeding en 30 euro per maand). De implementatie van de module wordt voorzien in augustus De dienst bevolking en de technische dienst zullen in 2015 zelf maandelijks controles uitvoeren. Jaarlijks zal de financieel beheerder een controle uitvoeren door enerzijds de voorraden na te tellen en anderzijds de uitgaande facturatie na te kijken. De procedure voor de verkoop van huisvuilzakken aan handelaars zal worden uitgeschreven en opgenomen in het organisatiehandboek Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 15

16 Bijlagen Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 16

17 Bijlage 1. Schets van de geauditeerde gemeente Gemeente Provincie Belfius-cluster Kampenhout Vlaams-Brabant Woongemeenten in de stadsrand Absoluut aantal inwoners (2014) Relatief aantal inwoners (2014; in vergelijking met 195 de andere gemeenten*) Aantal voltijds equivalenten (2011) 64 Relatief aantal voltijds equivalenten (2011; in vergelijking met de andere gemeenten*) 223 Financiële schuld (2012) ,01 Financiële schuld per inwoner (2012) Relatieve financiële schuld per inwoner (2012**) 41 Gemiddelde autofinancieringsmarge Relatieve gemiddelde autofinancieringsmarge * Gemiddelde gebudgetteerde jaarlijkse ontvangsten Gemiddelde gebudgetteerde jaarlijkse ontvangst uit gemeentelijke belastingen en retributies Aandeel ontvangsten uit gemeentelijke belastingen en retributies in de totale ontvangsten * 1 = meest, 308 = minst ** 1 = meest, 306 = minst , % Een meer volledig overzicht van kernindicatoren is terug te vinden op de website van de Studiedienst van de Vlaamse Regering: 1 De autofinancieringsmarge is het verschil tussen enerzijds het deel van de ontvangsten en uitgaven uit de exploitatie dat gebruikt kan worden voor de vereffening van de netto periodieke leningsuitgaven, en anderzijds de netto periodieke leningsuitgaven. Het is de indicator voor het structureel evenwicht in de BBC Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 17

18 Bijlage 2. Situering van de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Sinds 1 januari 2014 is Audit Vlaanderen operationeel als auditinstantie voor de lokale besturen in Vlaanderen. Audit Vlaanderen voert hierbij drie soorten audits uit: - Organisatie-audits waarbij de management- en de ondersteunende processen van de organisatie worden geëvalueerd. De Leidraad Organisatiebeheersing is hiervoor het kader; - Forensische audits naar aanleiding van aanwijzingen voor fraude binnen de organisatie; - Thema-audits waarbij gefocust wordt op één afgebakend thema. Deze thema-audit wordt uitgevoerd bij 20 lokale besturen. Naast de individuele rapporten van de betrokken besturen wordt ook een globaal rapport opgemaakt met overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen. Op basis van gesprekken met diverse belanghebbenden (gemeentesecretarissen, financieel beheerders en koepelorganisaties) koos het auditcomité voor inkomende financiële stromen als onderwerp voor de eerste thema-audit. Gezien de uitdagingen op financieel gebied voor veel gemeentebesturen, is het namelijk wenselijk dat zij zo goed mogelijk georganiseerd zijn en zo weinig mogelijk middelen verliezen. Daarnaast gaven verschillende belanghebbenden aan dat er een aanvoelen is dat de interne organisatie op het vlak van inkomensbronnen bij lokale besturen kan versterkt worden. Om aan deze vraag tegemoet te komen, besliste het auditcomité om een thema-audit op te starten rond dit onderwerp. Na verder onderzoek omtrent de materialiteit en de risico s verbonden aan de diverse inkomende financiële stromen bij lokale besturen, werd dit onderwerp verder afgebakend tot gemeentelijke belastingen en retributies, wat volgens de in de meerjarenplannen geraamde inkomsten voor euro per jaar vertegenwoordigt, ofwel 11,39% van de totale inkomsten van alle lokale besturen in Vlaanderen. In de gemeente Kampenhout worden de inkomsten uit gemeentelijke belastingen en retributies voor de komende periode geraamd op gemiddeld ,67 euro per jaar, zijnde gemiddeld 12,62% van de totale inkomsten. Om dit thema hanteerbaar te maken, werden een aantal specifieke belastingen en retributies geselecteerd door Audit Vlaanderen en goedgekeurd door het auditcomité. Hierbij werd rekening gehouden met hun frequentie van voorkomen, hun materialiteit en een inschatting van hun mogelijke risico s. Deze belastingen en retributies dienen als kapstokken om de diverse onderliggende processen te bekijken, zoals een correcte en volledige identificering van de belastingplichtigen, een goede registratie van verkochte of verhuurde producten, het kasbeheer, het facturatieproces, het debiteurenbeheer Bij de gemeente Kampenhout werd meer specifiek gefocust op de belastingen op leegstaande woningen, de belasting op tweede verblijven, de activeringsheffing en de verkoop van huisvuilzakken. Indien tijdens de audit ook belangrijke vaststellingen gedaan werden over andere gemeentelijke belastingen en retributies, werden deze mee opgenomen Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 18

19 Bijlage 3. Auditaanpak 1. Methodologisch Volgens het Gemeentedecreet heeft interne controle tot doel een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1 het bereiken van de doelstellingen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. Met de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies wil Audit Vlaanderen aan het gemeentebestuur een bijdrage leveren om deze doelstellingen op het gebied van gemeentelijke belastingen en retributies te bereiken. Dit kadert in de ondersteunende rol die Audit Vlaanderen wil opnemen in het streven naar een effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte werking van het lokaal bestuur. Om die doelstellingen op een gestructureerde manier te vertalen in de thema-audit, werd een controleprogramma opgesteld aan de hand van gesprekken met experten uit het werkveld (lokale besturen, het agentschap binnenlands bestuur ), literatuur, regelgeving. Het ontwerp hiervoor werd afgetoetst bij verschillende gemeentebesturen. Het controleprogramma somt voor het thema gemeentelijke belastingen en retributies een aantal controledoelstellingen, risico s en mogelijke beheersmaatregelen op, geordend volgens de verschillende fasen van het inningsproces. Zonder te veel in detail te gaan, worden de krachtlijnen hieronder toegelicht. 1. Planning, evaluatie, rapportering Om te vermijden dat de gemeente belastingen of retributies heft waarvan de regels onduidelijk zijn, die betrokkenen ongelijk behandelen, waarvan de kosten niet opwegen tegen de inkomsten of de beleidseffecten, waarvan het inningsproces onnodig complex of onhaalbaar is, is het belangrijk dat men de impact van nieuwe belastingen en retributies goed inschat en bestaande belastingen en retributies regelmatig evalueert. Om die evaluatie goed te kunnen doen is een doordachte aanpak, analyse en rapportering wenselijk. Belastingen, inclusief hun belastbare grondslag en reikwijdte, dienen te worden beschreven in reglementen die gepubliceerd worden, conform het Gemeentedecreet. Aangezien verschillende diensten betrokken zijn in het belastingproces is het belangrijk om duidelijke richtlijnen en verantwoordelijkheden te beschrijven en te communiceren naar alle betrokkenen. 2. Detectie van belastingplichtigen, registratie van verkochte goederen Een correct inningsproces start met een correcte en volledige registratie wie hoeveel aan de organisatie moet betalen. Bij de belastingen gaat het om de identificatie van de belastingplichtigen: welke panden staan leeg, welke bedrijven vallen onder belasting op drijfkracht, hoeveel tweede verblijven telt de gemeente. Bij het verkopen van administratieve documenten en huisvuilniszakken is het van belang dat de gemeente deze verkoopactiviteiten accuraat en volledig registreert en beheert in de voorziene systemen. 3. Effectieve aanrekening en inning van de inkomsten Eens men de geïdentificeerd heeft wie welk bedrag dient te betalen, dient dit bedrag ook correct en tijdig aangerekend te worden. Bij kohierbelastingen gaat het hier om een accurate, volledige en tijdige omzetting van alle gegevens naar een belastingkohier en aanslagbiljetten. Bij facturatie dienen de facturen correct en tijdig te worden opgesteld en verzonden naar de klant. Bij contante betalingen is een goed kasbeheer nodig dat de gemeente zekerheid geeft dat alle betalingen ook effectief ontvangen en goed geregistreerd worden. 4. Debiteurenbeheer Om te vermijden dat verstuurde aanslagbiljetten en facturen onbetaald blijven en de gemeente hierdoor inkomsten mist, is het noodzakelijk dat de inkomende betalingen goed opgevolgd worden en dat er voor ontbrekende betalingen tijdig de nodige aanmaningen of dwangbevelen verstuurd worden Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 19

20 5. Beheer van data en toegangsrechten Voor de onderdelen van het hierboven omschreven proces, werkt de gemeente met diverse softwareprogramma s en met vertrouwelijke informatie. Het is van belang om de toegang tot die informatie goed te beheren, afspraken te hebben over informatiebeheer en veiligheid en wijzigingen in data goed te registreren. 2. Procesverloop Audit Vlaanderen en PwC verrichtten volgende werkzaamheden: Op 11 maart 2015 vond de openingsmeeting plaats, waarop toelichting werd gegeven over de auditdoelstelling, -reikwijdte, methodologie en timing. Tussen 11 maart 2015 en 3 april 2015 werden interviews gehouden met de secretaris, de financieel beheerder en diverse medewerkers van de gemeente Kampenhout. Er werd informatie over het auditthema ingewonnen door analyse van alle relevant geachte en beschikbare documenten. De effectieve toepassing van beheersmaatregelen werd nagegaan door het uitvoeren van een aantal testactiviteiten. Het ontwerprapport werd overgemaakt aan de organisatie op 21 mei 2015 en besproken op 11 juni Een managementreactie vanuit de gemeente Kampenhout werd verkregen op 1 juli 2015 en toegevoegd aan dit rapport Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies gemeente Kampenhout 20