Raadsvoorstel inzake Plan van Aanpak Verbetering Inkoopfunctie

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Algemene en publiekszaken Raadsnummer o4.ry8o.ooz nboeknummer o4joo4srg Beslisdatum BlkW 6 april 2004 Dossiernummer Raadsvoorstel inzake Plan van Aanpak Verbetering nkoopfunctie 1 nleiding Op 26 januari 2004 heeft de raad ons college verzocht een onderzoek te doen naar de toepassing van Europees aanbesteden in het verleden en om voor 1 april 2004 een gemeentebreed Plan van Aanpak ter verbetering van de inkoopfunctie op te stellen en dit aan de raad aan te bieden. 2 Probleemstelling n het najaar van 2002 is het streven naar een doelmatiger inkoop geformuleerd als item op de Groslijst van de Ombuigingsoperatie Er werden door ons besparingsmogelijkheden gezien op de inkoopbudgetten die thans onder onze verantwoordelijkheid door de ambtelijke organisatie worden besteed. Het streven naar een doelmatiger inkoop heeft een impuls gekregen met het rapport van de Rekenkamercommissie dat in november 2003 aan uw raad is aangeboden. Met dit rapport is naast doelmatigheid ook rechtmatigheid van het inkopen in het brandpunt van de belangstelling geplaatst. Het College van burgemeester en wethouders heeft, mede op basis van het Rekenkamerrapport, geconcludeerd dat: 1 er besparingen zijn te realiseren door de huidige versnippering inzake de inkoop te verminderen en daardoor schaal- en synergievoordelen te behalen; 2 de professionaliteit van inkoop kan worden verhoogd. Dit vraagt echter wel extra middelen voor de inhuur van professionele inkopers; 3 de infrastructuur kan worden verbeterd door de aanleg van een gemeentebreed contractregister zodat informatie transparanter wordt; 4 de rechtmatigheid dient te worden verbeterd door meer nadruk te leggen op de Europese aanbestedingsregels waardoor financiele en juridische risico s kunnen worden voorkomen; 5 de uitwerking van het Plan van Aanpak heeft gevolgen voor de ambtelijke organisatie. Vervolgens hebben wij van u de opdracht gekregen een gemeentebreed Plan van Aanpak voor verbetering van de inkoopfunctie op te stellen en aan u voor te leggen.

2 r p Raadsnummer Oy.R]8O.OOZ 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Voor verbetering van de inkoopfunctie formuleren wij in het Plan van Aanpak (programma COON) de navolgende doelstellingen en meetpunten voor succes: 1 het verhogen van de professionaliteir van het inkopen, met als meetpunt dat binnen drie jaar niveau 3 (= goed) in het Purchasing Excellence programma van de NEV wordt bereikt; 2 het verhogen van de doelmatigheid van het inkopen, met als meetpunt dat binnen drie jaar ten minste 809b van een bepaald inkooppakket bij niet meer dan drie leveranciers wordt ingekocht; 3 het verhogen van de rechtmatigheid van het inkopen, met als meetpunt dat binnen drie jaar 1009b van uitgaven conform wettelijke vereisten (EU-aanbestedingsregels) geschiedt. 3a Milieutoets Niet van toepassing. 4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting De uitvoering van het besluit van de raad van 26 januari 2004 bestaat op hoofdlijnen uit twee onderdelen. Er is een onderzoek gestart naar de toepassing van Europees aanbesteden bij projecten in het verleden en er is opdracht gegeven tot het opstellen van een Plan van Aanpak om de inkoopverbeteringen in de toekomst te realiseren. Over het onderzoek naar de toepassing van Europees aanbesteden wordt afzonderlijk gerapporteerd. Plan van Aanpak inkoopverbetering. Voor het realiseren van de doelstellingen hebben wij, ondersteund door het bureau Significant, het programma COON ontwikkeld, waarin een samenstel van maatregelen, activiteiten en projecten is opgenomen met een looptijd tot drie jaar. n het programma zullen zowel bestaande als nieuwe activiteiten worden ondergebracht. n het programma COON maken wij een onderscheid tussen: 1 6et -projecten, gericht op een directe doelmatigheidswinst door optimalisatie van inkooppakketten. Daarbij gaat het om het bundelen van inkoopvolumes, het rationaliseren van specificaties en het, waar mogelijk, afsluiten van organisatiebrede contracten. Hierin zullen wij prioriteit geven aan de pakketten waar relatief snel besparingen kunnen worden gerealiseerd en aan pakketten waar de rechtmatigheid in het geding is; 2 Keep -projecten, gericht op een structurele verankering van een professionele, doelmatige en rechtmatige inkoopfunctie. Daarbij gaat het om: de uitwerking en implementatie van de strategische besturing van de inkoopfunctie, waaronder kaderstelling en control, inkoopinfrastructuur en structurering van de inkoopprocessen;

3 Raadsnummer Oy.Ry8O.OOZ de uitwerking en implementatie van de tactische inkoopfunctie via een pool van tactische inkopers ten behoeve van de uitvoering van complexe en/of Europese aanbestedingen; de structurering en implementatie van de besluitvormingsprocessen rond de inkoopfunctie. Voor de uitvoering van het programma richten wij een programmamanagement in. De taken van het programmamanagement zijn: het programmamanagement heeft een centrale rol in het realiseren van de beoogde doelstellingen en de daarvoor uit te voeren activiteiten. Ze functioneert naast en geeft ondersteuning aan het going concern. Het programmamanagement functioneert onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en het te ontwikkelen beleidskader zal voor de totale gemeente van toepassing zijn. De taken van het programmamanagement bestaan uit: dagelijkse leiding geven aan alle programmagerelateerde activiteiten; het aansturen van de actiegroepen; begeleiden en verankeren van het veranderingsproces; waarborgen aanhaking op bestuurlijk niveau; wegwerken "achterstallig" onderhoud. Het programmamanagement bestaat uit: programmamanager, tevens voorzitter van het programmamanagement; inkoopcoordinator (dit is dus iemand anders dan programma manager); ervaren medewerker gemeente Eindhoven (voor algemene ondersteuning, procesbegeleiding en het managen van de communicatie); externe ondersteuning met specifieke kennis en ervaring op deelterreinen van het programma.

4 Hoo9 u O e 0 cu e Lnn9 Hoog 0 Uitnendkrechten Drukwerk Hnrdwnrc (o.e. PC lt la to Schoonaenk / Beveiliging Raadsnummer Oy.RJP8O.OOZ ukoc ev Vere eimrln9en Tijd Programmaplanning: op basis van de genoemde argumenten voor prioriteitsstelling ziet de programma planning er in grote lijnen als volgt uit: Marketing PR Communicetiendvie- Juridi ch onder oek en adrie Prioriteit c er o o e La9 Prograaaaaaa{\}geaeat a Coaanaicatieaaaageaeat tm ckaage management) 9 g + ine akann KB H M ii &R :] Door de planning alleen steeds voor de eerstvolgende periode te detailleren kunnen de activiteiten strak worden aangestuurd, terwijl de noodzakelijke flexibiliteit voor de daaropvolgende termijn behouden blijft. De planning zal dus "rollend" moeten worden gemaakt. Het programmamanagement zal kort na de start een definitieve prioriteitstelling maken en de planning van de projecten daarop baseren. 5 Financiele gevolgen en risico s Voor het in beeld brengen van de financiele gevolgen van het programma COON is het eveneens van belang een onderscheid te maken tussen de get-projecten en de keep-projecten, De get-projecten leveren al op redelijk korte termijn geld op. n het rapport is een eerste raming opgenomen van de besparingsmogelijkheden over het geidentificeerde inkoopvolume van < 39 miljoen. De bruto besparingen (exclusief de kosten verbonden aan de keep-projecten) voor dit volume belopen op middellange termijn structureel ruim 6 1 miljoen. Ook voor het nog niet geanalyseerde inkoopvolume (ruim miljoen) zullen er besparingsmogelijkheden zijn. Gelet op de grote diversiteit tussen de verschillende inkooppakketten zou extrapolatie vanuit de eerste raming naar een totaalraming echter een volstrekt onbetrouwbare indicatie opleveren. Voor een totaalraming voor het gehele inkooppakket is absoluut een vervolganalyse noodzakelijk; hieraan zullen wij binnen het programma prioriteit toekennen.

5 Raadsnummer 04.R78O.OO De keep-projecten, zo noodzakelijk voor een structurele verbetering van - onder meer - de doelmatigheid van de inkoop, vergen investeringen. Door een juiste balans en samenhang te realiseren met de get-projecten zal het programma reeds in 2005 met een batig saldo kunnen draaien. Dit neemt niet weg dat de investeringen voor dit moment zullen moeten worden afgedekt. Alvorens over 2005 een batig saldo kan worden gepresenteerd, vergt de uitvoering van het programma COON een investeringsbudget. Dit houdt in dat in 2004 er een bedrag aan voorfinanciering beschikbaar moet zijn van ,ÃćâĆňâĂİ wat ten laste kan worden gebracht van de saldireserve specifiek. Deze middelen vloeien in 2005 terug in de saldireserve specifiek. Een ontwerpbegrotingswijziging is hiervoor opgesteld. n de meerjarenbegroting is een bezuinigingstaakstelling opgenomen van < 0,5 miljoen in 2004, <1,0 miljoen in 2005 en <1,5 miljoen in 2006, die ingevuld dient te worden uit meer doelmatige inkoop, niet afschrijven op grond en structurele opbrengsten uit vastgoed. Uit de optimalisatie van inkoop (programma COON) zal een substantiele bijdrage worden geleverd aan genoemde bezuiniging. Fasering van invulling hangt samen met het tempo van uitvoering van het programma. 5a Bestuurlijke kaders Voorjaarsnota (Groslijst ombuigingsoperatie ). Rekenkamerrapport en raadsbesluit van 26 januari b Fiscale gevolgen Bij het opstellen van het Plan van Aanpak COON nog niet van toepassing. Bij de uitwerking wordt aan de fiscale gevolgen invulling gegeven. 6 Overige gevolgen van de aanpak De uitvoering van het programma COON zal door ons nauwkeurig worden gemonitored. Wij stellen voor u via de reguliere verantwoording te informeren over de voortgang van het programma, Daarnaast stellen wij voor de inkoopfunctie voor de komende drie jaar, te beginnen met het verslag over 2004, als afzonderlijk thema op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag /jaarrekening. 7 Resultaten van overleg/inspraak Het Plan van Aanpak is besproken in het Bedrijfsvoeringsoverleg en vervolgens voorgelegd aan het Gemeentelijk Managementteam. 8 Communicatie Een communicatieplan maakt onderdeel uit van het Plan van Aanpak. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt in algemene, interne en externe communicatie.

6 r p Raadsnummer O4.R78O.OOZ 9 Ter inzage gelegde stukken Plan van Aanpak COON nkoop Concernbreed Op Optimaal Niveau, d.d. 5 april Communicatie-/Stappenplan COON, maart 2004, 10 Referendabiliteit Het voorstel is niet referendabel in het kader van de Tijdelijke Referendumwet. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, A. Sakkers, burgemeester. C. Langerwerf, secretaris.

7 Raadsnummer 04. Ry 8 O. OOZ Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 april en 27 mei 2004; besluit: 1 kennis te nemen van het Plan van Aanpak Verbetering nkoopfunctie (programma COON); 2 in te stemmen met de doelstellingen van het programma COON: a het verhogen van de professionaliteit van het inkopen, met als meetpunt dat binnen drie jaar niveau 3 (= goed) in het Purchasing Excellence programma van de NEV wordt bereikt; b het verhogen van de doelmatigheid van het inkopen, met als meetpunt dat binnen drie jaar ten minste 80% van een bepaald inkooppakket bij niet meer dan drie leveranciers wordt ingekocht; c het verhogen van de rechtmatigheid van het inkopen, met als meetpunt dat binnen drie jaar van uitgaven conform wettelijke vereisten (EU-aanbestedingsregels) geschiedt; 3 in te stemmen met de ambitie om per inkooppakket ÃćâĆňâĂİ afhankelijk van een nadere te plegen analyse ÃćâĆňâĂİ een besparing te bereiken van 59o tot 10% en omtrent de uitkomsten hiervan tussentijds de raad te informeren; 4 in te stemmen met de prioritaire acties binnen het programma COON; a uitvoering van pakketoptimalisatie voor het thans in kaart gebrachte inkoopvolume (< 39 miljoen), met prioriteit voor de pakketten waar relatief snel besparingen kunnen worden gerealiseerd en voor de pakketten waar de rechtmatigheid in het geding is; b analyse en prioritering van het overige inkoopvolume (ruim < 100 miljoen); c uitwerking en implementatie van de strategische inkoopcoordinatie, de pool van tactisch inkopers en het inkoopbesluitvormingsproces; d inrichting van het programmamanagement, gericht op uitvoering, monitoring en verantwoording van het programma COON; 5 in te stemmen met een investeringsbudget voor het Programma COON van < ,ÃćâĆňâĂİ incidenteel en dit als voorfinanciering ten laste brengen van de saldireserve specifiek en te bepalen dat deze middelen in 2005 terugvloeien in de saldireserve specifiek middels begrotingswijziging en toelichting; 6 in te stemmen met de wijze van verantwoording van het programma via het regu-

8 Raadsnummer O4.Ry8O.OOr liere verantwoordingsinstrumentarium en met ingang van 2004 voor de duur van drie jaar, als afzonderlijk thema in de paragraafbedrijfsvoering van het jaarverslag!jaarrekening. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 juni A. Sakkers, voorzitter. J. Verheugt, griffier. EE

9 gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat Retouradres Postbus goxgo, S6oo RB Eindhoven Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Raadsnummer 04 R Behandeld door F Biemans Telefoon (o4o) Ons kenmerk griffie Verzenddatum r/ mei soo4 Commissieadvies Betreft cie. Fp: Raadsvoorstel inzake Plan van Aanpak Verbetering nkoopfunctie. De commissie FinanciÃńle pijler heeft in haar vergadering van 10 mei 2004 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft als volgt geadviseerd: leefbaar eindhoven ; stemvoorbehoud; met een positieve grondhouding en mits er aandacht is voor een correcte toepassing van Europese aanbestedingen en richtlijnen. Bovendien kan er ten aanzien van de Europese regels in contracten tekstuele aanpassingen opgenomen worden om te komen tot werkbare situaties. CDA: stemvoorbehoud; wenst nog fractieberaad hierover mede naar aanleiding van de punten zoals omschreven bij de PvdA en de VVD, zodat o.a. ambities nadrukkelijk in het raadsbesluit worden opgenomen. PvdA: tegen; tenzij in het raadsbesluit wordt opgenomen dat vanaf heden conform de Europese richtlijnen, regel- en wetgeving zal worden gehandeld en aanbesteed. Bovendien moet in het raadsbesluit opgenomen worden dat de baten -uit deze operatie- waarneembaar moeten worden gemaakt. (Zie ook bij de VVD). Specifiek is de PvdA er niet van overtuigd dat de huidige cultuur geen belemmeringen oplegt voor een effici(inter inkoopproces. tegen; tenzij in het raadsbesluit een duidelijke ambitie wordt omschreven. Bijvoorbeeld 10% besparing vanaf een bepaalde datum tot aan een bepaalde datum. SP: akkoord; (Voor de vergadering mondeling medegedeeld). 6roenLinks: stemvoorbehoud; wenst nog fractieberaad hierover mede naar aanleiding van de punten zoals omschreven bij de PvdA en de VVD. Bezoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden ma t/m vr g.oo-x6.oo uur Bereikbaar per openbaar vervoer Postadres Postbus goxso s6oo RB Eindhoven Telefonisch bereikbaar

10 Ons kenmerk griffie D66: Ouderen App&l: De Stadspartij: Liberaal Eindhoven: stemvoorbehoud; wenst integer handelen van de inkopers gewaarborgd te zien en verder zie de punten zoals omschreven bij de PvdA en de VVD. stemvoorbehoud; wenst nog fractieberaad hierover; bovendien zal men eventueel nog schriftelijke vragen stellen over o.a. eventuele besparingen gezien de discrepantie tussen het plan van aanpak via dit raadsvoorstel en het rekenkamerrapport. akkoord; mits door de wethouder enkele toezeggingen worden nagekomen, zodat o.a. ambities nadrukkelijk in het raadsbesluit worden opgenomen (zie hieronder) en er voortaan volgens de Europese richtlijnen wordt gewerkt en aanbesteed; stemvoorbehoud; mede naar aanleiding van de punten zoals omschreven bij de PvdA en de VVD. T aeze in en van de wethouder, dhr.a. Pastoor: Met ingang van 10 mei 2004 zal de gedragslijn zijn dat er aanbesteed wordt volgens de Europese richtlijnen. Het raadsvoorstel zal zodanig aangepast worden dat sprake zal zijn van het stellen van ambities. (Mede naar aanleiding van het verzoek van o.a. de VVD). Het gevaar van niet integer handelen van inkopers zal bij de gemeentesecretaris onder de aandacht worden gebracht. Er zal extra aandacht geschonken worden aan het nodige aantal en de nodige bekwaamheid van de inkopers. (Voldoende personeel en opleiding; eventueel alsnog bijscholen enz.). De secretaris van de commissie, F. Biemans. Bijlage(n) : 0.

11 gemeente Eindhoven Dienst Algemene en Publiekssaken Raadsnummer 04.R780.00$ nboeknummer Beslisdatum B8rW ay mei soo4 Dossiernummer Nadere toelichting bij raadsvoorstel Betreft raadsvoorstel inzake Plan van Aanpak Verbetering nkoopfunctie. De commissie flnanciele pijler heeft in haar vergadering van 10 mei 2004 beraadslaagd over het raadsvoorstel inzake Plan van Aanpak Verbetering nkoopfunctie waarbij door de medeopsteller van het plan Prof.J. van Telgen een toelichting is verzorgd. Bij de discussie is naar voren gekomen dat de commissie breed de opvatting deelt dat het aangeboden programma tot ontwikkeling moet worden gebracht. De commissie waardeert het ten zeerste dat de maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes in meetbare termen zijn geformuleerd. Het bevorderen van de professionaliteit tot een niveau drie (=goed) NEV, het verhogen van de doelmatigheid door van een bepaald pakket ten minste 8096 bij niet meer dan drie leveranciers onder te brengen en het verhogen van de rechtmatigheid om binnen drie jaar 1009b van de uitgaven conform wettelijke vereisten (EU-aanbestedingsregels) te laten verlopen, wordt door de commissie breed onderschreven. Meerdere partijen in de commissie dringen er verder op aan om vanaf heden alle aanbestedingen, indien deze vallen binnen de criteria, volgens EU-aanbestedingsregels te laten verlopen. n Nederland wordt door de gemeenten gemiddeld in 99 van de gevallen, als dit is vereist, Europees aanbesteed. n Eindhoven worden grootschalige (bouwkundige) investeringsprojecten Europees aanbesteed. n de dienstensfeer gebeurt dit ook met uitzondering van een aantal hiaten waarvan we de omvang niet exact in beeld hebben vanwege deels het gebrek aan raamcontracten en deels het gebrek aan inzicht vooraf voor het totale jaar voor alle diensten van de benodigde goederen en diensten in het betreffende jaar. Door wethouder Pastoor is toegezegd dat met ingang van 10 mei 2004 de gedragslijn is dat er aanbesteed wordt volgens de Europese richtlijn. Wij tekenen hierbij nog aan dat het tijd vergt over alle informatie en het instrumentarium te beschikken om in alle gevallen aan de wettelijke richtlijn te voldoen.

12 Raadsnummer 04.R Het opstellen van contracten en het doen van Europese aanbesteding vergt veel ambtelijke capaciteit en het is duidelijk dat in alle gemeenten in Nederland en ook in Eindhoven een inhaal slag moet worden gemaakt. Wij zullen dan ook als college alles in het werk stellen om in die gevallen dat Europees aanbesteden is vereist dit te laten plaatsvinden. Meerdere partijen in de commissie willen het ambitieniveau geconcretiseerd hebben met betrekking tot de te realiseren besparingen zoals deze voortvloeien uit het in ontwikkeling brengen van het programma COON. De in het programma COON opgenomen bedragen weerspiegelen niet de ambitie die ons college volgens meerdere partijen uit de commissie moet hebben. Verwezen wordt hierbij naar het Rekenkameronderzoek waar een percentage wordt genoemd van 1096 over het totale inkooppakket. Wij willen u er op attenderen dat in de begroting een bezuinigingstaakstelling is opgenomen van E 0,5miljoen in 2004, <1,0 miljoen in 2005 en 6 1,5miljoen in 2006, die ingevuld dient te worden uit meer doelmatige inkoop, niet afschrijven op grond en structurele opbrengsten uit vastgoed. Dit tegen de achtergrond dat het programma COON tot ontwikkeling moet worden gebracht en tegen de achtergrond dat twee/derde van het inkooppakket nog niet is geanalyseerd en zoals ook vermeld in het programma COON, expliciet per pakket moet worden onderzocht en bepaald wat aan besparingen haalbaar is. mmers op een deel van het inkooppakket rusten langjarige contracten en/of zoals bij een deel van de inkopen van de dienst Werk, Zorg en nkomen, vloeien besparingen op inkoop terug naar de Rijksoverheidin plaats van de gemeentebegroting. Wij hebben de ambitie als college om per inkooppakket een besparing van 596 tot 1096 te realiseren. Wij zijn voornemens om lopende het proces per inkooppakket te komen met voorstellen en zullen uw raad omtrent de resultaten informeren. Wij stellen dan ook voor deze ambitie in het raadsbesluit tot uitdrukking te brengen. n het programma COON is opgenomen dat de procedures en werkwijzen dienen te worden aangepast. Hierbij worden meerdere doelen bereikt, De commissie vraagt specifiek aandacht voor integer handelen bij inkoop. Wij zeggen als college toe dat bij het opstellen van de procedures en werkwijzen naast de vigerende richtlijnen inzake integer handelen, expliciet aan integer handelen aandacht wordt geschonken. Wij hebben de gemeentesecretaris verzocht hier afdoende aandacht aan te besteden. Het programma COON vergt de nodige expertise en vaardigheid van de organisatie om de beoogde resultaten te bereiken. Als college zullen we erop toe zien dat het

13 Raadsnummer og.ry8o.oog nodige aantal inkopers beschikbaar is en de nodige bekwaamheid bij de inkopers verder tot ontwikkeling wordt gebracht. Een herzien ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, C. Langerwerf secretaris. E