OplegvelRaadsvoorstel inzake projecten maatschappelijk nut in ontwikkeling

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Stedelijke ontwikkeling en Beheer Raadsnummer O6.RZ852.OOI Inboeknummer o6bstoaasb Beslisdatum BSP Sr oktober 2006 Dossiernummer 6qq qsq OplegvelRaadsvoorstel inzake projecten maatschappelijk nut in ontwikkeling 1 Samenvatting Bij de invoering van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) heeft de gemeente Eindhoven uitgebreid stil gestaan bij de wijze waarop zij om wenst te gaan met de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. De Nota activeren, waarderen en afschrijven (raadsnummer 04.R ; 04J008363) sluit aan bij de uitgangspunten geformuleerd in het BBV en de voorkeur om investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut niet te activeren is hierin volledig opgenomen. Vanuit het college en de raad neemt de vraag om meer inzicht in het kostenverloop van de investeringsprojecten toe. De vigerende administratieve verwerking en het verloop van de investeringen in de tijd binnen de projecten staan transparantie in de weg. In de voorgestelde administratieve verwerking wordt de beheersing van de projecten ondersteund, leidt een en ander tot een transparante informatievoorziening en de administratieve verwerking vindt plaats door de kosten te nemen in het jaar waarin ze ontstaan. Het voorstel voorziet in het instellen van een Reserve projecten met een maatschappelijk nut in ontwikkeling (naast de bestaande Reserve projecten maatschappelijk nut), het voeren van een projectenadministratie, alsmede het hanteren van een paragraaf "Projecten maatschappelijk nut" in het instrumentarium waarin wordt ingegaan op de stand van de lopende projecten. 2 Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: rapportage Resources, B.J.Cornielje AA, d.d. 25 september 2006 "Administratieve verwerking van de projecten met maatschappelijk nut in de gemeente Eindhoven"; schema "jaarlijkse verwerking projecten maatschappelijk nut in ontwikkeling"; schematisch overzicht voorgestelde verwerking en verantwoording. De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer.

2 gemeente Eindhoven Dienst Stedelijke ontwikkeling en Beheer Raadsnummer O6. RZ OOI Inboeknummer o6bstoaasb Beslisdatum BSP Sr oktober 2006 Dossiernummer 6q4 4Sq Raadsvoorstelinzake projecten maatschappelijk nut in ontwikkeling 1 Inleiding Bij de invoering van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) heeft de gemeente Eindhoven uitgebreid stil gestaan bij de wijze waarop zij om wenst te gaan met de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. De nota activeren, waarderen en afschrijven (raadsnummer 04.R ; 04J008363; besluit 27 september 2004) sluit aan bij de uitgangspunten geformuleerd in het BBV en de voorkeur om investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut niet te activeren is hierin volledig opgenomen. In het raadsvoorstel tot het vaststellen van de Nota activeren, waarderen en afschrijven zijn destijds verbeteringen genoemd die in toenemende mate onder druk komen te staan. Het gaat hierbij met name om de volgende punten: vermindering van de administratieve last, omdat de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut niet meer geregistreerd en gevolgd hoeven te worden; alsmede het inzicht in de financiele positie is gewaarborgd. De administratieve last die ontstaat door het jaarlijks toerekenen van de investeringen aan de dekkingsbronnen is aanzienlijk. Daarnaast neemt de vraag vanuit het college en de raad om meer inzicht in het kostenverloop van de investeringsprojecten toe. De jaarlijkse toerekening en het verloop van de investeringen in de tijd binnen de projecten staat de transparantie in de weg. Deze problematiek is onderzocht in een werkgroep bestaande uit medewerkers van de Concernstaf, sector Concerncontrol en de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer, sector Controlling. Het bureau Resources is om een second opinion gevraagd, waarvan de rapportage d.d. 25 september 2006 ter inzage is gelegd. 2 Wat willen we bereiken De huidige administratieve verwerking heeft een aantal consequenties voor de informatievoorziening. De meeste projecten kennen een looptijd langer dan een jaar en de aard van de projecten maakt het denken in jaarlagen moeilijk, wat invloed heeft op de betrouwbaarheid van de begroting. Daarnaast vindt de

3 Raadsnummer O6.RX8gZ.OOZ toerekening van de kosten aan dat jaar slechts eenmaal per jaar plaats omdat deze arbeidsintensief is. De informatievoorziening aan college en raad moet zodanig opgebouwd zijn dat het recht doet aan de aard van de projecten en de risico s blootlegt. Dit kan alleen door over langlopende projecten in meerjarig perspectief te rapporteren en vanuit de voor de bedrijfsvoering benodigde informatievoorziening aansluiting te zoeken met de begroting en de jaarrekening. De systematiek die gevolgd wordt voor het Grondbedrijf (zie collegeproduct Grondexploitaties) biedt daarbij aanknopingspunten gelet ook op de paragraaf die daarvoor wordt opgesteld. Wat bereikt moet worden is een sterke verbetering van de informatievoorziening. Daarenboven leidt het voorstel tot een acceptabele verschuiving van de resultaten in de jaarschijven van projecten ten opzichte van de huidige methode en leidt tot een inzichtelijke afrekening aan het eind van het project. De administratieve last is aanzienlijk geringer en het inzicht neemt toe. Bij de gekozen oplossing is de weergave van de vermogenspositie van de gemeente voldoende gewaarborgd waardoor de getrouwe beeld verklaring van de accountant geen gevaar loopt. Voor de rechtmatigheidverklaring is noodzakelijk dat de accountant kan vaststellen dat het college handelt binnen de kaders die de raad ÃćâĆňâĂİ binnen de vigerende BBV-regels - gesteld heeft. De wijzigingen in de administratieve verwerking van de projecten worden nu voorgelegd aan de raad zodat hiermee expliciet ingestemd kan worden. De gekozen oplossing is echter volgens de rapportage van Resources volledig in overeenstemming met de huidige interne regels. 3 Wat gaan we daarvoor doen Om te bereiken hetgeen staat vermeld in de vorige paragraaf wordt het volgende voorgesteld. Bevorderen transparantie. Om de eerdergenoemde transparantie te bewerkstelligen zal in het planning en control instrumentarium (begroting en rapportages) een aparte paragraaf worden opgenomen waarin wordt ingegaan op de stand van de lopende projecten. Verantwoording conform BBV-voorschriften. Voor de verantwoording conform BBV-voorschriften wordt de volgende systematiek gevolgd. De projecten met maatschappelijk nut in ontwikkeling worden financieel verantwoord en gevolgd in een projectenadministratie. De lasten en baten van alle projecten in een boekjaar worden in het collegeproduct (projecten maatschappelijk nut) zichtbaar gemaakt. Per project is dit zichtbaar in de projectenadministratie. Na realisatie van ieder project vindt nacalculatie plaats en worden de resultaten in de programma s gepresenteerd en toegelicht in de jaarrekening van dat jaar. Storting bij aanvang in Reserve projecten maarschappelijk nut i.o. Bij aanvang van een project worden alle dekkingsbronnen uit eigen middelen bij elkaar gebracht door een storting in een nieuw in te stellen "Reserve projecten met

4 Raadsnummer O6.RX8gZ.OOZ een maatschappelijk nut in ontwikkeling". Voor exploitatiebudgetten zal dit jaarlijks (gefaseerd) plaatsvinden. In de voorgestelde aanpak wordt het totale projectbudget bij aanvang via de resultaatbestemming aan de reserve toegevoegd met inachtneming van het gestelde over exploitatiebudgetten. Na realisatie van de kosten worden jaarlijks, eveneens via de resultaatbestemming, de kosten gedekt vanuit de reserve. Door deze wijze van handelen wordt de reserve gevuld met het projectbudget. Vervolgens vindt onttrekking plaats op basis van de op het project gemaakte kosten. Het saldo is de mutatie in de reserve. Van derden ontvangen bijdragen. De van derden ontvangen bijdragen worden in het jaar van toekenning als baten in het project en collegeproduct verantwoord. Geoormerkte bijdragen, die nog niet geheel zijn besteed, worden zodanig geregistreerd dat duidelijk inzicht blijft bestaan in eventueel terug te betalen gelden. Toereikendheid middelen. Tenminste eenmaal per jaar wordt aan de hand van de projectenadministratie de toereikendheid bezien van de gevormde reserve in relatie tot de nog te maken kosten. Voor wezenlijke overschrijdingen van budgetten op projectniveau worden tussentijds aanvullende middelen aan de raad gevraagd. De beoogde effecten van deze verbeteringen zijn de volgende. Efficiencyverbetering in het administratief proces. Een project (een jaardeel van de uitvoering) wordt niet jaarlijks verrekend met de programmaonderdelen en producten maar alleen op het einde van het project. Dit levert een enorme besparing aan administratieve handelingen op. Met ingang van 2007 wordt via de planning en controlcyclus inhoudelijke en financiele voortgangsinformatie opgenomen over bestuurlijk belangrijke grote projecten met maatschappelijk nut in ontwikkeling. De voorgestelde werkwijze heeft administratieve consequenties voor de begroting Gelet op het voornamelijk technisch-administratieve karakter wordt de raad gevraagd de afwikkeling van de begrotingswijziging in handen te stellen van ons college. 4 Wat kost het Het voorstel is in principe budgettair neutraal. Wel zijn extra inspanningen nodig om te komen tot een ordentelijke implementatie van de voorgestelde maatregelen. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

5 W. Krzeszewski, locosecreta ris. Raadsnummer O6.RX8gZ.OOZ

6 gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat Retouradres Postbus 9oISo, S6oo RB Eindhoven Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Raadsnummer O6.RX Behandeld door J. Verheugt Telefoon (o4o) 238 2I03 Ons kenmerk griffie verzenddatum Is november 2006 Commissieadvies Betreft cie MZFPO: Raadsvoorstel tot het vaststellen van de projecten maatschappelijk nut in ontwikkeling. De commissie Maatschappelijke Zorg, Financien, Personeel en Organisatie heeft in haar vergadering van 14 november 2006 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft a Is volgt geadviseerd: PvdA: CDA: SP: VVD: GroenLinks: leefbaar eindhoven OuderenAppel: D66: De Stadspartij: Lijst Pim Fortuyn: stemvoorbehoud, wenst de informatie eerst terug te koppelen binnen de fractie. ChristenUnie: Voor wat betreft de categorisering op de raadsagenda wordt het presidium geadviseerd om dit voorstel in te delen in de categorie "weinig of geen discussie verwacht". De wnd.-secretaris van de commissie, J. Verheugt. Bijlage(n): 0 Bezoekadres Stadhuisplein Io Eindhoven Openingstijden ma t/m vr 9.oo-r6.oo uur Postadres Postbtls 90I50 s6oo RB Eindhoven Telefonisch bereikbaar

7 Raadsnummer O6.RX8gZ.OOZ Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 oktober 2006; besluit: 1 in te stemmen met het opnemen van een paragraaf Projecten met een maatschappelijk nut in de planning en controlcyclus; 2 in te stemmen met het instellen van de Reserve projecten met een maatschappelijk nut in ontwikkeling waarvoor de volgende criteria gelden: Doel van de reserve. Financiering van projecten met een maatschappelijk nut in ontwikkeling in de openbare ruimte. Functie. Het binnen een reserve concentreren van middelen ter besteding aan projecten met een maatschappelijk nut. Hiermee is kostenverdeling van de projecten naar diverse reserves/dekkingsbronnen overbodig waardoor de reserves transparanter en beter te beheersen zijn. lloedi ng. Vanuit andere reserves en vanuit binnen de exploitatie voor projecten begrote middelen. Criteria voor de onttrekkingen. Werkelijke gemaakte kosten op projecten met een maatschappelijk nut. Gemachtigde voor het doen van onttrekkingen en voedingen. Het college van burgemeester en wethouders. Maximum bedrag reserve. Het totaalbedrag van de goedgekeurde projecten met maatschappelijk nut in ontwikkeling. Minimum bedrag reserve. Nihil. 3 in te stemmen met de wijziging van de begroting en de afhandeling hiervan nog in 2006 in handen te stellen van burgemeester en wethouders. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 december A. Sakkers, voorzitter. J. Verheugt, griffier