Informatiebeheerder- archivaris

Transcriptie

1 Infrmatiebeheerder- archivaris A1a-A2a- A3a m/v cntractueel vltijds pname in wervingsreserve 1. Publicatie 2. Functiebeschrijving 3. Selectieprgramma 4. Aanbd en verlning Pagina 1 van 8

2 1. Publicatie Stad Lkeren zekt een: Infrmatiebeheerder-archivaris A1a-A2a-A3a-niveau m/v vltijds cntractueel vr nbepaalde duur pname in een wervingsreserve Heb je een passie vr erfged en hedendaags dcumentbeheer? Wil je samen met ns de sprng naar de digitale vruitgang en autmatisering binnen het infrmatiebeheer maken? Wil je daarenbven het Lkers archief verder uitbuwen en beheren? Slliciteer dan nu als infrmatiebeheerder-archivaris vr de stad Lkeren! De functie: - Je staat aan het hfd van de dienst infrmatiebeheer en je hebt een rganiserende, leidinggevende en adviserende functie - Je maakt het infrmatiebeleidsplan p en bent verantwrdelijk vr de uitvering en pvlging hiervan - Je neemt initiatief tt digitalisering van archief en infrmatiebeheer en cördineert alle acties binnen de rganisatie - Je bent verantwrdelijk vr het algemeen beheer van de dienst infrmatiebeheer (.a. pbuw van archief, digitalisering van archief, cördinatie archiefbeheer, ) - Je bent gebuwenverantwrdelijke stadsarchief Juw prfiel: - Je werkt zelfstandig, klantgericht en plssingsgericht - Je buwt vlt cnstructieve relaties p binnen een rganisatie - Je bent een leider met gede cmmunicatieve en rganisatrische eigenschappen - Je bent vertruwd met de hedendaagse ffice tepassingen (ICT) - Je hebt de ndige kennis ver de wetgeving en de reglementering binnen je dienst f bent bereid m deze p krte temijn te verwerven (.a. archiefwetving) - Je behaalde een masterdiplma fwel een diplma van het universitair nderwijs f een diplma van het hger nderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair nderwijs - Je slaagt vr een vergelijkende selectieprcedure Ons aanbd: - De minimum brut aanvangswedde bedraagt 3108 eur/maand - Mgelijkheid tt het drstrmen naar hgere salarisschalen binnen hetzelfde niveau met een maximum brut wedde van 5469 eur/maand - Tewerkstellingen in verheidsdiensten wrden vlledig in aanmerking genmen vr de geldelijke anciënniteit, evenals relevante privé-ervaring - Aantrekkelijke verlfregeling - Maaltijdcheques, fietsvergeding, hspitalisatieverzekering, gratis penbaar verver vr wnwerkverkeer - Extralegaal pensien - Er wrdt een wervingsreserve aangelegd vr de duur van één jaar (verlengbaar) Slliciteren? Pagina 2 van 8

3 Tt en met via Bij je kandidatuur dient een curriculum vitae en een kpie van het vereiste diplma te te vegen m te wrden tegelaten tt de selectieprcedure. Bij indiensttreding dien je een uittreksel uit het strafregister, mdel 1 - art. 595 Sv (maximaal 3 maanden ud p datum van indiensttreding) vr te leggen, m aan te tnen dat juw gedrag vereenstemt met de eisen van de functie. Vr de functiebeschrijving en functie-eisen f meer infrmatie ver deze vacature, kan je steeds terecht bij de persneelsdienst via vacatures@lkeren.be f 09/ Functiebeschrijving 1. Functiebeschrijving: De infrmatiebeheerder-archivaris is het hfd van de dienst infrmatiebeheer. Hij ressrteert rechtstreeks nder het diensthfd stafdienst. De infrmatiebeheerder-archivaris heeft een rganiserende, leidinggevende en adviserende functie. Hij rganiseert samen met het persneel de werking van de dienst. Hij det vrstellen tt verbetering van de administratieve prcedures en richtlijnen, die een rdelijke en efficiënte interne en externe werking van de dienst meten mgelijk maken. Hierbij zal tevens aandacht zijn vr interne cmmunicatie met en infrmatiedrstrming naar andere diensten, waardr een efficiënt, effectief en gestructureerd verleg gecreëerd wrdt tussen de diensten. Hij stuurt de dienst, cördineert de activiteiten en cntrleert de uitvering ervan. Hij met het persneel van de dienst mtiveren en de ruimte bieden vr creatieve initiatieven en het vlgen van geschikte pleidingen. Hij met tevens een permanente feedback geven aan het persneel ver de werking binnen de dienst en het betreffende beleid en dit aangepast aan het niveau van de persneelsleden. Op verzek van het diensthfd stafdienst rapprteert hij ver de werking van zijn persneel. Hij adviseert het diensthfd stafdienst, de algemeen directeur en het bestuur ver alle aspecten van het beleid in verband met aangelegenheden van infrmatiebeheer en archief. Hij zrgt vr de vrbereiding van de dssiers van gemeenteraad, raad vr maatschappelijk welzijn, cllege en vast bureau, en zrgt dat de vlledige dssiers tijdig wrden bezrgd aan het diensthfd stafdienst. Als diensthfd is hij k verantwrdelijk vr : de uitvering van de beleidsnta (met betrekking tt de eigen dienst) de aan zijn dienst tegekende werkingsbudgetten : - dient gefundeerde vrstellen in inzake budget - is verantwrdelijk vr budgetbeheer en budgetcntrle de pvlging en cördinatie van de interne cntrleprcedures binnen zijn dienst. In pdracht van de algemeen directeur dient hij bepaalde stukken (mede) te ndertekenen. Naast deze algemeen rganiserende, leidinggevende en adviserende functie kunnen de eigen activiteiten als vlgt wrden samengevat : pmaak, uitvering en pvlging van een infrmatiebeleidsplan met bijzndere aandacht vr: digitaal infrmatiebeheer Pagina 3 van 8

4 creëren van een rganisatiebreed draagvlak duidelijke richtlijnen vr de hele rganisatie het algemeen beheer van de dienst infrmtiebeheer: pbuw van het hedendaags en histrisch archief d.m.v. verdrachten van infrmatie van diensten naar het archief, en d.m.v. schenkingen van particulieren, verenigingen en bedrijven. rdenen, selecteren, inventariseren, ter beschikking stellen en vernietigen van archiefstukken. digitaliseren van de bestaande archiefstukken incl. beeld- en geluidsmateriaal van het stads- en OCMW-archief pvlgen en drgeven van wetgeving met het g p een crrecte tepassing binnen de stads- en OCMW-diensten en de eigen dienst. zrgen vr een gecördineerd dcument- en archiefbeheer in samenwerking met de ICT dienst. cördinatie leeszaalwerking en educatieve rndleidingen in het stadsarchief. histrisch archief vr het stads- en OCMW-bestuur, diensten en derden, met bijzndere aandacht vr unifrmiteit in het samenbrengen van de verschillende bestaande archieven, inventarisering en digitalisering. cördinatie van initiatieven die p de een f andere manier met de Lkerse geschiedenis te maken hebben. Verstrekken van histrisch advies (bv. bij vrstellen tt klassering van mnumenten f bij straatnaamgevingen en slpingsaanvragen). Hij is secretaris van de stedelijke erfgedraad en ndersteunt deze p ambtelijk vlak. - kasverantwrdelijkheid en beheer kasverrichtingen - tezicht p het beheer van de kasverrichtingen binnen de dienst Gebuwenverantwrdelijke stadsarchief De gebuwverantwrdelijke heeft als kerntaak het de gebuwen, waarvr hij dr het Cllege van Burgemeester en Schepenen is aangesteld, te beheren als een gede huisvader. Hij is het eerste aanspreekpunt vr persneelsleden en gebruikers van het gebuw bij prblemen en is het dagelijks wakende g in het gebuw. De gebuwverantwrdelijke heeft tevens vlgende frmele pdrachten: vrstellen den aan de dienst Gebuwen inzake eventuele structurele wijzigingen aan zijn gebuw melden aan de dienst Gebuwen van anmalieën/defecten aan gebuw en installaties cntactpersn vr en bij nderhuds- en herstellingswerkzaamheden (interne en externe) het bezrgen van de werkbnnen aan en het p de hgte brengen/huden van de dienst Gebuwen inzake uitgeverde werken tezicht p de uitgeverde werken inzake netheid (interne en externe) cntactpersn bij meterpname gas, water en elektriciteit dr nutsbedrijven cntrle en ndertekening van de energiefacturen Pagina 4 van 8

5 Veiligheid en gezndheid Om zichzelf en zijn cllega's te beschermen p vlak van veiligheid en gezndheid, zal elke werknemer : de werkgever (via zijn leidinggevende) en de interne preventieadviseur nmiddellijk p de hgte stellen van iedere werksituatie die een nmiddellijk gevaar inhudt algemeen p een psitieve wijze bijdragen aan het welzijnsbeleid van de nderneming, zdat de arbeidsplaats en -mstandigheden veilig zijn en geen veiligheids- f gezndheidsrisic s p de werkplaatsen pleveren meewerken aan het specifieke preventiebeleid met betrekking tt geweld, pesterijen en ngewenst seksueel gedrag p het werk. Hierbij stelt men geen enkele daad van geweld, pesterijen en ngewenst seksueel gedrag p het werk en nthudt men zich van elk nrechtmatig gebruik van de klachtenprcedure pgenmen in het arbeidsreglement p de juiste wijze gebruik maken van machines, testellen, gevaarlijke prducten, ververmiddelen, persnlijke beschermingsmiddelen en andere middelen specifieke veiligheidsvrzieningen (bijv. veiligheidscntacten, rkdetectie) niet delbewust uitschakelen, veranderen f verplaatsen en deze p de juiste wijze gebruiken Elke leidinggevende vert de maatregelen uit die dr de werkgever genmen wrden vr de bescherming van de veiligheid en de gezndheid : cntrleren f de taken die de werknemers uitveren in vereenstemming zijn met hun ndige pleiding, vakbekwaamheid en instructies de werknemers inlichten ver risic s die p de arbeidsplaats aanwezig zijn f verbnden met de uitvering van de jb waken ver de naleving van de instructies en nazien f de werknemers deze ged begrepen hebben en in de praktijk brengen een effectieve cntrle uitefenen p de gebruikte uitrusting, pstellen van vastgestelde nregelmatigheden en hiervr maatregelen nemen het nthaal van elke beginnende werknemer rganiseren en een ervaren werknemer aanduiden die deze starter kan begeleiden. De leidinggevende bevestigt via een intern dcument dat hij/zij de ndige inlichtingen en instructies heeft verstrekt bij prblemen gekppeld aan welzijn p het werk, tijdig het advies inwinnen bij de interne f externe preventiedienst nderzeken van alle ngevallen en incidenten die zich p de arbeidsplaats hebben vrgedaan en het nemen van maatregelen m ieder risic te vrkmen 2. Functie-eisen: 2.1. algemeen functieprfiel een psitieve ingesteldheid hebben ten aanzien van de rganisatie in het geheel en ten aanzien van elk nderdeel zich verbnden tnen met de rganisatie, taak en berep kennis hebben van werking en instellingen binnen de gemeente kunnen uitbuwen van een cnstructieve relatie met bestuur, leidinggevenden, cllega s en medewerkers gevel hebben vr bestuurlijke en plitieke verhudingen en prcessen ver de ndige leidinggevende kwaliteiten beschikken in staat zijn de medewerkers te stimuleren en te mtiveren Pagina 5 van 8

6 ver gede rganisatrische eigenschappen beschikken initiatief kunnen nemen en zelfstandig kunnen werken, ndernemend en dynamisch zijn verantwrdelijkheidsgevel hebben cnsequent en crrect handelen discreet en lyaal zijn ver een gede cmmunicatieve uitdrukkingsvaardigheid beschikken eigen aan een leidinggevende en representatieve functie crrect werken aandacht hebben vr een veilige en rdelijke werking vldende ICT kennis hebben van hedendaagse ffice tepassingen vrtdurend verbeteren van het eigen functineren en van de werking van de dienst/afdeling, dr de bereidheid m te leren en mee te greien met veranderingen specifieke eisen kennis hebben van de wetgeving m.b.t. infrmatie- en archiefbeheer en van andere wetgeving en reglementering met betrekking tt de dienst f ver vldende basisinzicht en aanleg beschikken m deze p krte termijn de ndige kennis te verwerven (bv. archivistiek, mnumentenzrg en erfgedbeleid) affiniteit hebben met de geschiedenis (van België) in het algemeen en van Lkeren in het bijznder kunnen mgaan met verschillende pvattingen, waarden,... gebnden aan verschillen in idelgische/plitieke vertuiging, aan verschillen in leeftijd en sciale achtergrnd in teamverband kunnen werken plssingsgericht kunnen werken luisterbereid en luistervaardig zijn kunnen relativeren bemiddelende eigenschappen bezitten zelfvertruwen en discipline hebben tactvl kunnen handelen klantvriendelijk en klantgericht zijn stressbestendig zijn flexibel zijn in werk en tijd vlden aan het prfiel van de functiebeschrijving. 3. Selectieprgramma Preselectie Er wrdt een eliminerende preselectiepref vrzien indien het aantal kandidaten dat aan de vrwaarden vldet meer dan 30 bedraagt. Deze preselectiepref gaat de eigenlijke selectieprcedure vraf. De kandidaten wrden gerangschikt in vlgrde van de behaalde punten. De 20 kandidaten met de hgste scres (p vrwaarde dat zij minimaal 50% behalen) wrden tegelaten tt de eigenlijke selectieprcedure. Wanneer er meerdere kandidaten als 20ste gerangschikt wrden, zullen zij allen tegelaten wrden tt de eigenlijke selectie. 1. Schriftelijk gedeelte (50 punten) Case(s): de kandidaat wrdt gecnfrnteerd met één f meerdere (prbleem)situaties die zich tijdens de latere uitefening van de functie kunnen vrden. De ttale cntext van de Pagina 6 van 8

7 prblematiek/situatie wrdt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een plssing uit te werken. 2. Mndeling gedeelte (50 punten) Evaluatie van het prfiel van de kandidaat in vereenstemming met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn mtivatie en van zijn interesse vr het werkterrein. Er kan eveneens beslist wrden m één f meer relevante cmpetenties te bevragen. Er kan teruggekmen wrden p het schriftelijk gedeelte. 3. Psychlgisch nderzek Het psychlgisch nderzek peilt naar de management en leiderschapscapaciteiten van de kandidaten. Het examen bestaat uit drie gedeelten. Om als geslaagd te wrden beschuwd, meten de kandidaten zwel vr het 1 als vr het 2 selectiegedeelte zestig prcent van de punten behalen. Het psychlgisch nderzek resulteert in vlgende berdeling: niet geschikt geschikt. Het psychlgisch nderzek is eliminerend. De kandidaten meten de berdeling geschikt krijgen m te slagen p dit nderdeel. 4. Aanbd en verlning Ln Tewerkstellingen in verheidsdiensten wrden vlledig in aanmerking genmen vr de anciënniteit, evenals relevante privé-ervaring. Onderstaande tabel tnt meer detail ver de verlning. Naast het jaarlijks brutln, heb je k recht p vakantiegeld en eindejaarspremie cnfrm de regelgeving van de penbare sectr. Pagina 7 van 8

8 salarisschalen A1a A2a A3a Brut Brut Brut Brut Brut Brut anciënniteit Jaarsalaris Maandsalaris Jaarsalaris Maandsalaris Jaarsalaris Maandsalaris Extralegale vrdelen - Maaltijdcheques - Fietsvergeding - Hspitalisatieverzekering - Tussenkmst penbaar verver vr wn-werkverkeer - Aantrekkelijke verlfregeling: minimum 30 dagen (vltijdse prestaties) en 14 feestdagen - Extralegaal pensien - Er wrdt een wervingsreserve aangelegd vr de duur van één jaar (verlengbaar) Pagina 8 van 8