FUNCTIEPROFIEL LEIDINGGEVENDE LOGISTIEK / FACILITY MANAGER (M/V)

Transcriptie

1 FUNCTIEPROFIEL LEIDINGGEVENDE LOGISTIEK / FACILITY MANAGER (M/V) Del van de functie De Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten (OVSG) is de partner vr de stedelijke en gemeentelijke schlbesturen, hun nderwijsinstellingen en centra vr leerlingenbegeleiding en is k de pedaggische begeleidingsdienst van het gemeentelijk nderwijs. Meer dan 140 persneelsleden dragen de missie van de rganisatie uit. Op 1 januari 2019 neemt OVSG samen met zusterrganisaties VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten) en GSD-V (Gemeenschappelijke Sciale Dienst Lkale Besturen in Vlaanderen) haar intrek in Huis Madu p de Bischffsheimlaan in Brussel, een nieuw aangekcht een gerenveerd kantrgebuw. OVSG zekt een leidinggevende lgistiek en facility management. Als leidinggevende lgistiek/facility heb je een dubbele verantwrdelijkheid: de lgistieke ndersteuning van de interne en externe klanten van OVSG het kwaliteitsvl beheer van de kantren p drie verdiepingen van het recent aangekcht en vlledig gerenveerd kantrgebuw (Huis Madu). Je rapprteert aan de directeur rganisatie van OVSG. Plaats in de rganisatie Verantwrdelijkheden Je stuurt het team aankp / lgistiek van OVSG aan en zrgt vr de dagelijkse pvlging van de lpende prcessen en de verdere ptimalisatie. Binnen die pdracht draag je k de verantwrdelijkheid vr het facilitair management van de gerenveerde en nieuw ingericht kantren van de rganisatie. 1

2 Taken DE ORGANISATIEGEBONDEN TAKEN DAGELIJKSE LEIDING VAN HET TEAM LOGISTIEK EN AANKOOP Je bent verantwrdelijk vr de gede gang van zaken en het dagelijks beheer binnen het team lgistiek. Je rganiseert en bewaakt de crrecte uitvering van de functinerings- en evaluatiecyclus vr het persneel van de dienst. Je zrgt vr een vltte infrmatiedrstrming naar de eigen medewerkers en naar de directeur rganisatie. Je bevrdert de samenwerking met en infrmatiedrstrming naar de andere afdelingen en diensten van de rganisatie. Ondersteuning van interne klanten Je bent met juw dienst verantwrdelijk vr de rganisatie van interne en externe evenementen zals persneelsfeesten, algemene vergadering, perscnferentie... Je verzrgt interne en externe zaalreservaties en catering vr vergaderingen. Je hebt de eindverantwrdelijkheid vr de balie en centrale telefnische dienstverlening. Je zrgt met juw dienst vr het beheer van ecnmaat, pstverwerking, stckbeheer van kantrmateriaal en andere verbruiksmaterialen en van het archief. in regelmatig verleg evalueer je de interne prcessen/afspraken en stuur je bij i.f.v. een betere dienstverlening. Verantwrdelijkheid vr de aankpdienst Je zrgt met juw team vr aanvragen van ffertes, plaatsing van bestelling en gedkeuring van aanvragen en facturen, de cntrle van de leveringen. Je beheert het centraal digitaal aankpsysteem. Je verlegt regelmatig met de financiele dienst m vr een gede pvlging van de jaarbudgetten en levert kstenramingen aan ter vrbereiding van de jaarlijkse begrting. DE FACILITY MANAGEMENT TAKEN Je nderhandelt met dienstverleners ver cntracten schnmaak, HVAC, technisch nderhud, gren. Je stuurt de centrale aankpen aan en bent de eindverantwrdelijke vr het pvlgen van de cntracten. Je treedt p als de cntactpersn vr de syndicus. Je beheert de inventaris van de drie verdiepingen in Huis Madu vr rerende en nrerende gederen. Je vlgt technische defecten p, stuurt interne/externe nderhudsdiensten aan en rapprteert hierver. Je rganiseert pr-actief nderhud. Je vlgt de installatie van nieuwe nderdelen p (bv. plaatsing znneluifels f -wering, vervanging stkketels). Je werkt nauw samen met de preventieadviseur. Je beheert de dcumenten, plannen, as-built dssiers van het Madu-gebuw, van de renvatie en de inrichting. Je rapprteert ver bezetting en gebruik van zalen en kantrruimten in het Huis Madu. Je bent buiten de kantruren het eerste aanspreekpunt in geval van lgistieke prblemen. 2

3 Cmpetenties ORGANISATIEGEBONDEN COMPETENTIES KLANTGERICHT Je kent de beheften van klanten, zwel externe als interne, reageert daar adequaat p en nderneemt structurele acties m de dienstverlening aan klanten te verbeteren. ORGANISATIEBETROKKEN Je bewaakt en verdedigt cnsequent de belangen, de pdracht en de handelwijze van de rganisatie. LEER- EN VERANDERINGSBEREID Dr de bereidheid m te leren werk je aan het ptimaliseren van het eigen functineren en van de werking van de dienst. Je anticipeert via structurele maatregelen p tekmstige uitdagingen en stimuleert het verbeteren bij anderen. SAMENWERKEN Je levert een bijdrage aan het gezamenlijk resultaat van de dienst en de rganisatie dr te infrmeren, anderen te helpen, te verleggen, de samenwerking in de dienst en dienstverschrijdend te stimuleren en daar de ndige samenwerkingsverbanden vr te creëren. BETROUWBAAR EN INTEGER Je handelt vanuit integriteit, discretie, zrgvuldigheid, bjectiviteit en transparantie. FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIES ANALYTISCH DENKEN EN BESLUITVAARDIG Je ziet de essentie van een prbleem, legt verbanden en ziet rzaken, bent in staat eenvudige analyses te maken van cmplexe dssiers. Op basis van vldende infrmatie en na afweging van relevante criteria km je tt een besluit. MONDELING EN SCHRIFTELIJK COMMUNICATIEVAARDIG Je hanteert een spreek- en schrijfstijl die past bij de bdschap en de delgrep. Juw bdschappen zijn vlt, begrijpelijk en crrect. OVERTUIGINGSKRACHT Dr gede argumenten, dialg, verleg, de passende strategieën en het gepast aanwenden van autriteit weet je de steun te verwerven vr een mening, aanpak f visie. PLANNEN EN ORGANISEREN Je kan het werk rganiseren rekening hudend met de beschikbare tijd en de pririteiten van de dienst. Je ntwikkelt prcedures en werkmethdes m de delen te bereiken. RICHTING GEVEN Je stuurt medewerkers aan, mtiveert en ntwikkelt hen zdat ze hun delstellingen en die van de afdeling p een crrecte manier kunnen realiseren, zwel individueel als in team. Je bent in staat taken en verantwrdelijkheden dr te geven, rekening hudend met de kennis, interesse, cmpetentie en mtivering van de medewerkers. 3

4 Vereiste kennis, werkervaring en pleiding KENNIS EN ERVARING Relevante ervaring in facility management is een pluspunt. Ervaring in een leidinggevende functie. Kennis van de wet p verheidspdrachten is een vrdeel. Technische kennis is een vrdeel. OPLEIDING Bachelr diplma is minimaal vereist Dienstverband / Arbeidsvrwaarden Een vltijdse tewerkstelling betekent een prestatie van 36 uur per week. Wekelijks wrdt een extraprestatie geleverd van 2 uur die aanleiding geeft tt één dag inhaalrust per maand. Het wn-werkverkeer wrdt integraal terugbetaald. Er is een vergeding vrzien vr functiegebnden ksten en verplaatsingsksten. De werkplek is gelegen in hartje Brussel, Bischffsheimlaan 1-8, 1000 Brussel. De leidinggevende lgistiek / facility management wrdt aangesteld - Ofwel p basis van een verlf wegens (bijzndere) pdracht (detachering) vanuit een ambt waarin hij in het nderwijs vast benemd is; - Ofwel p basis van een arbeidsvereenkmst. Het statuut waarin de functie wrdt uitgeverd bepaalt deels de arbeidsvrwaarden. Heb je interesse en wil je meer weten ver de arbeidsvrwaarden? Neem dan p werkdagen behalve p maandag - cntact p met Patrik Van Belle ( f patrik.vanbelle@vsg.be). Salarisschaal Neem je de functie p vanuit een verlf wegens (bijzndere) pdracht, dan behud je juw wedde en buw je verder anciënniteit p. Als cntractueel wrd je als bachelr bezldigd binnen barema B123 van tepassing vr het persneel van de Vlaamse Gemeenschap. Als master binnen barema A111. 4

5 Verlp van de prcedure Heb je interesse vr deze vacature? Stuur dan uiterlijk p 27 januari 2019 per aan persneelsdienst@vsg.be je kandidatuur samen met vlgende vereiste stukken: brief tt mtivering, een mstandig CV en een kpie van juw diplma. Vermeld duidelijk vr welke vacature je slliciteert. Kandidaten die aan de vrwaarden vlden wrden uitgendigd vr een selectiegesprek dat plaatsvindt p dinsdag 5 februari Kandidaten die geschikt gevnden wrden vr de functie wrden drverwezen naar een extern bureau vr een assessmentcenter dat plaatsvindt p maandag 11 februari De uitndiging vr het assessment wrdt rechtstreeks dr het bureau gedaan. Van het assessment wrdt een verslag pgesteld dat in functie van de eindberdeling aan de leden van de selectiecmmissie wrdt bezrgd. Op grnd van de resultaten behaald p de verschillende preven spreekt de selectiecmmissie een eindrdeel uit ver het al f niet geslaagd zijn, stelt ze een rangschikking p en bezrgt ze haar selectieverslag aan de Raad van Bestuur die beslist p 19 februari Daarna wrdt z snel mgelijk gecmmuniceerd naar de kandidaten. De indiensttreding van de meest gunstig gerangschikte kandidaat is vrzien p 1 maart Bepalingen inzake het bewaren van persnlijke gegevens. Van het assessmentcenter wrdt een verslag pgesteld dat in functie van de eindberdeling aan de leden van de selectiecmmissie wrdt bezrgd. Die verslagen wrden nadien vernietigd p uitzndering van één exemplaar dat in het archief wrdt pgenmen. In het archief steken k al de stukken die de kandidaten instuurden bij de sllicitatie. Van kandidaten die niet slaagden, wrdt het archief vernietigd binnen de veertien dagen vlgend p de beslissing van de Raad van Bestuur. Het archief van de meest gunstig gerangschikte kandidaat wrdt vernietigd uiterlijk drie weken na de indiensttreding. Het archief van kandidaten die wrden pgenmen in de wervingsreserve wrdt vernietigd uiterlijk 14 dagen na het verstrijken van de geldigheidsduur van de wervingsreserve. Pas na 19 februari 2019, wanneer de prcedure is afgernd met een beslissing van de Raad van Bestuur en de resultaten zijn gecmmuniceerd, kunnen kandidaten die deelnamen aan het assessmentcenter p hun verzek een kpie krijgen van het verslag en feedback vragen bij het extern bureau, binnen de veertien dagen na de beslissing van de Raad van Bestuur. Aandachtspunt: er zijn geen afwijkende data mgelijk in deze prcedure. Hu daarmee rekening bij juw kandidaatstelling. 5