Functiebeschrijving: Dossierbeheerder Personeel (HRM)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Dssierbeheerder Persneel (HRM) Functiefamilie Dssier- en gegevensbeheerders Vr akkrd Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehuder Datum + Handtekening

2 1. Cntext van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Juw inzet draagt bij tt de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk vr elk kind waar en he het k gebren is f pgreit, zveel mgelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hierte cncreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect vr de rechten van het kind en respect vr diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening hudt met de diversiteit van nze klanten en je cllega s mdat Kind en Gezin gelft in de kwaliteiten van elkeen, ngeacht hun geslacht, leeftijd, afkmst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezndheidstestand, schlingsniveau. In het bijznder verwachten we dat je kinderen beschuwt als vlwaardige persnen, he klein en nmndig k. Daarnaast verwachten we dat je p een pen, psitieve, deskundige en gedreven manier nze klanten verder helpt. Om een functie succesvl te kunnen uitveren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al nze medewerkers een zekere kennis ver de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake infrmaticatepassingen. We nemen ze generiek mdat ze gelden vr al nze medewerkers, ngeacht de functie die ze vervullen Psitinering Aan welke functie rapprteert de functiehuder? Welke functies rapprteren aan de functiehuder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wrdt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehuder heeft): Bijkmende kwantitatieve gegevens: Cördinatr dssierbeheer persneel nvt nvt Het team van dssierbeheer persneel (11VTE) staat in vr +/ persneelsleden 2. Del van de functie Beheren en behandelen van persneelsdssiers en gegevens teneinde ervr te zrgen dat de prcessen van persneels- en lnadministratie efficiënt, crrect en klantvriendelijk verlpen en dat prcedures, wet en regelgeving wrden gerespecteerd. 3. Resultaatgebieden Eens je kruissnelheid bent zal je takenpakket de vlgende resultaatsgebieden mvatten: 2

3 Resultaat Gegevensverzameling Verzamelen, vervlledigen en administratief verwerken van gegevens m persneelsdssiers en bestanden met vlledige en crrecte infrmatie beschikbaar te hebben. Vrbeelden van activiteiten - Verzamelt, vervlledigt en verwerkt gegevens administratief teneinde dssiers met vlledige en crrecte infrmatie beschikbaar te hebben:.. Zekt f vraagt eventuele ntbrekende gegevens p; Vert gegevens in het SAP-registratiesysteem in Digitaliseert persneelsdssiers Stelt een dssier samen Cntrle van gegevens Verifiëren en cntrleren van dcumenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vrmvereisten, prcedures en regelgeving gerespecteerd wrden. Verwerken van gegevens en behandeling van dssiers Uitveren van de vrziene stappen binnen het persneelsdssier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en crrecte behandeling een gede dienstverlening te verzekeren. Infrmatie-uitwisseling Infrmatie uitwisselen en diverse vragen beantwrden teneinde klanten en andere betrkkenen crrect te infrmeren. - Verzekert dat dcumenten en gegevens de vrmvereisten, prcedures en regelgeving respecteren, dat de aanvragen in lijn zijn met de regelgeving, - Verifieert en cntrleert cntinu en tijdig alle dssiers (met het g p pvlging en kwaliteitscntrle) - Vaststellen van futieve bekingen en vrstellen den vr crrectie - Cntrleren f aanvragen in lijn zijn met het statuut - Cntrle lnen - Instaan vr de actualisering van de gegevens - Behandelt persneelsdssiers vlledig, van A tt Z (generalist), d.w.z., vert alle vrziene administratieve stappen binnen het dssier die te maken hebben met persneels- en lnadministratie, vr de verschillende fases in de lpbaan van een medewerker, uit. - Opmaken van verzichten en rapprten - Opmaken van cntracten en besluiten - Behandelt aanvragen langdurige verlven - Zeken naar crrecte en klantgerichte plssingen vr prblemen bij dssiers en klanten hierver adviseren - Fungeren als aanspreekpunt vr klanten - Deelnemen aan vergaderingen en werkgrepen - Signaleren van bepaalde trends, pvallende wijzigingen, verschuivingen in patrnen, - Onthaal van nieuwe medewerkers - Leveren van kengetallen p vraag van klanten Werkrelaties - Neemt deel aan vergaderingen van het team f m.b.t. materie gerelateerd aan de functie 3

4 Werkrelaties nderhuden met betrekking tt persneelsdssiers en gegevens teneinde dr een gede samenwerking een efficiënt verlp van het prces te garanderen. Optimalisatie van de werking Stelt aanpassing vr van prcedures en werkwijzen nav nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhgen - Fungeren als aanspreekpunt vr klanten - Maakt deel uit van een team dat zelfrganiserend functineert en draagt bij aan de verdere ntwikkeling van dit team - Bespreken van dssiers en verleg plegen met cllega s en cördinatr - Is flexibel en springt in vr cllega s - Uitbuwen en nderhuden van netwerken met (lkale) partners zals RVA, VDAB, RSZ, mutualiteiten, - Verzamelt gesignaleerde prblemen en stelt verbeteringen vr zwel qua werking van het team als inhudelijke, praktisch gerelateerde prblemen - Draagt bij aan het verder ptimaliseren van het zelfrganiserend team - Opnemen van specifieke rl(len) binnen het HR-dmein Kennisdelen Helpt cllega s vakinhudelijk; Buwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking m het kennisniveau van het team p peil te huden 4. Cmpetentieprfiel 4.1. Gedragscmpetenties Verantwrdelijkheid nemen Handelen in vereenstemming met de belangen, waarden en nrmen van de rganisatie. Niveau 1 - Neemt verantwrdelijkheid vr zijn werk Accepteert de delen, waarden en nrmen van de rganisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, prcedures en werkwijzen Det wat hij zegt, kmt afspraken en belften na Is aanspreekbaar p zijn acties (kmt vr futen uit, staat pen vr feedback) - Helpt cllega s inhudelijk verder met taken, inhudelijke vragen, ver dssierbeheer - Buwt de praktische kennis en dcumentatie m.b.t. dssierbeheer verder p en deelt dit met de cllega s Klantgerichtheid Wensen en beheften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de rganisatie nderkennen en er adequaat p reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en crrect p vragen van belanghebbenden Helpt anderen p een beleefde en vriendelijke wijze vrt Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast p Onderneemt cncrete acties m de prblemen en klachten van klanten p een adequate manier p te lssen 4

5 Reageert crrect en lyaal als anderen kritiek uiten p zijn werk, entiteit f rganisatie Zet zich in m, rekening hudend met de bestaande prcedures en planning, de wensen en beheften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te vertreffen Gaat expliciet na f de klant tevreden is met de aangebden plssing en dienstverlening Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team f prject, k als dat niet meteen van persnlijk belang is Niveau 1 - Infrmeert, pleegt verleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/pririteiten/aanpak af p de beheften van de grep Deelt kennis, infrmatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij prblemen, k al valt de taak niet nder zijn pdracht Hudt rekening met de geveligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een psitieve werksfeer en teamgeest (tnt enthusiasme, geeft cmplimenten, ) Analyseren Een prbleem duiden in zijn verbanden en p een efficiënte wijze p zek gaan naar aanvullende relevante infrmatie. Niveau 2 - Legt verbanden en ziet rzaken Benadert het prbleem f vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende srten infrmatie Benemt de rzaken van prblemen Detecteert nderliggende prblemen Integreert nieuw gevnden infrmatie met bestaande infrmatie Zrgvuldigheid Handelen met aandacht vr kwaliteit en gericht p het vrkmen van futen. Niveau 2 - blijft nder verhgde druk kwaliteitsvl werk afleveren Blijft nder tijdsdruk p details letten Cmbineert snelheid met nauwkeurigheid, cmbineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methde f prcedure p basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen m zijn werk te cntrleren Maakt gebruik van instrumenten f technieken m futen te vermijden Ordeelsvrming Mening uiten en zicht hebben p de cnsequenties ervan, p basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 - trekt lgische cnclusies p basis van de beschikbare gegevens en frmuleert een hypthese Kmt tt een synthese van de verzamelde infrmatie Evalueert de beschikbare infrmatie met een geznde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert lgisch en ziet de vr de hand liggende effecten van acties Frmuleert hypthesen vr prblemen waarver nvldende infrmatie beschikbaar is 4.2. Vaktechnische cmpetenties Kennis hebben van: De missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin 5

6 De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse verheid Persneelsbeleid en -regelgeving binnen de Vlaamse verheid Inzicht hebben in: De rganisatie- en beslissingsstructuur van de eigen afdeling en de instelling Het persneelsbeleid binnen Kind en Gezin De dienstverlening van de afdeling PCA Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden infrmatica (tekstverwerking, rekenbladen, utlk, internet,.) SAP HR E-HRM Het persneelsstatuut van de Vlaamse verhead (VPS) relevant vr de functie Sciaal zekerheidsrecht (ziekte-uitkeringen, mederschapsrust, ) Arbeidsrecht (cntractsrten, ntslagregeling, ) Interne en externe prcedures m.b.t. persneelszaken 5. Andere functierelevante infrmatie Glijdende uren en mgelijkheid tt thuiswerken 6