PRIVACYREGLEMENT VOOR PATIËNTEN. I. Wettelijk kader... 2 II. UW PRIVACY BESCHERMEN DOEN WE SAMEN AZ Delta waakt over uw privacy...

Transcriptie

1 PRIVACYREGLEMENT VOOR PATIËNTEN Inhud I. Wettelijk kader... 2 II. UW PRIVACY BESCHERMEN DOEN WE SAMEN AZ Delta waakt ver uw privacy De gegevens die AZ Delta verwerkt zijn afhankelijk van het del waarvr deze wrden gebruikt AZ Delta det vr de verwerking van uw persnsgegevens sms berep p derde partijen Onze medewerkers mgen slechts de persnsgegevens bekijken die zij ndig hebben Uw rechten U heeft recht p een geïnfrmeerde testemming U kunt uw gegevens inkijken en een afschrift vragen U kunt uw gegevens laten verbeteren Op uw vraag kunnen gegevens verwijderd wrden U kunt zich verzetten tegen een bepaald gebruik van persnsgegevens U kunt sms weigeren dat uw gegevens vlledig autmatisch verwerkt wrden U heeft recht m te weten wie uw persnsgegevens heeft geraadpleegd Uw rechten kan u laten gelden via de mbudsdienst Drgifte van persnsgegevens AZ Delta bewaart uw gegevens niet eeuwig Tezicht p de verwerking van uw persnsgegevens... 7 III. Ok artsen en werknemers van AZ Delta en andere patiënten hebben recht p bescherming van hun privacy 1 8

2 I. WETTELIJK KADER Het Privacyreglement wrdt gekaderd binnen de Eurpese en natinale wetgeving die de verwerking van persnsgegevens regelt. Het gaat meer bepaald m: - de Wet van 8 december 1992 tt bescherming van de persnlijke levenssfeer ten pzichte van de verwerking van persnsgegevens, en zijn uitveringsbesluiten (hierna: de Privacywet ) en haar uitveringsbesluiten, met name het Kninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvering van de Privacywet; en - Verrdening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke persnen in verband met de verwerking van persnsgegevens (hierna: de GDPR ). AZ Delta kan dit privacyreglement k aanpassen. II. UW PRIVACY BESCHERMEN DOEN WE SAMEN 1. AZ Delta waakt ver uw privacy AZ Delta hecht veel belang aan uw privacy. We willen als ziekenhuis p een wettelijke, crrecte en transparante wijze mgaan met uw persnsgegevens. Juist daarm is het belangrijk dat u z ged en vlledig mgelijk wrdt geïnfrmeerd ver de wijze waarp het ziekenhuis uw persnsgegevens verzamelt en verwerkt. Dit privacyreglement geeft een verzicht van uw rechten en plichten wanneer we spreken ver de verwerking van uw persnsgegevens. Dat we als ziekenhuis uw gegevens verwerken is lgisch en maakt nderdeel uit van de gede zrgverlening die wij u willen aanbieden. Bijvrbeeld p basis van een zrgvuldig bijgehuden elektrnisch patiëntendssier waarin al uw medische gegevens veilig wrden bewaard. Maar k al is de verwerking evident, de bescherming van uw persnsgegevens met steeds maximaal gegarandeerd wrden. Uw persnsgegevens wrden dr de zelfstandige berepsbeefenaars en/f de werknemers van het ziekenhuis bij u zelf ingezameld, tenzij een andere inzamelingswijze zich pdringt in functie van de deleinden van de verwerking f tenzij u zelf niet in staat bent m de gegevens te bezrgen. 2. De gegevens die AZ Delta verwerkt zijn afhankelijk van het del waarvr deze wrden gebruikt De binnen AZ Delta verwerkte persnsgegevens van patiënten zijn de vlgende: - Identificatiegegevens: Naam, adres, rijksregisternummer, enzvrt zijn gegevens die AZ Delta ndig heeft m u te kunnen identificeren en cntacteren. - Financiële, administratieve en sciale gegevens: Het gaat hierbij m gegevens met betrekking tt pname en facturatie, waarnder het lidmaatschap van het ziekenfnds, maar k bijvrbeeld het feit dat u nder vrlpige bewindvering werd geplaatst. Dit zijn gegevens die AZ Delta ndig heeft vr een crrecte facturatie en m u een ged advies te kunnen geven in het kader van uw financiële en sciale situatie. 2 8

3 - Medische, paramedische en verpleegkundige gegevens: De hfdreden vr de verwerking van uw persnsgegevens in het ziekenhuis is uiteraard de zrgverlening. In de regelgeving is vrzien dat een dergelijke verwerking zelfs tegelaten is znder uw uitdrukkelijke testemming. In het kader van deze zrgverlening wrden verschillende gegevens binnen het ziekenhuis verwerkt vr: patiëntenzrg: het verrichten van preventieve geneeskunde f het stellen van een medische diagnse, het verstrekken van (medische, paramedische en verpleegkundige) zrg f behandelingen in uw belang als patiënt; patiëntenregistratie: het registreren van medische gegevens en verblijfsgegevens van patiënten vr interne dr de verheid pgelegde deleinden, evenals vr nderzeksen beleidsdeleinden; geneesmiddelenbeheer: verwerkingen met betrekking tt het vrschrijven en afleveren van geneesmiddelen; klachtenbehandeling: dit kadert binnen de werking van nze mbudsdienst die de gegevens van u en uw vertruwenspersnen zal registeren m te kunnen bemiddelen bij uw klachten in het kader van de zrgverlening in het ziekenhuis; intern kwaliteitsnderzek: AZ Delta wil haar werking steeds verbeteren. En hiervr hebben k nd aan uw (medische en paramedische) gegevens. Dr uw gegevens te registeren kunnen we p termijn de zrgkwaliteit verbeteren; rgaandnatie: het verwerken van persnsgegevens in het kader van het Kninklijk Besluit van 10 nvember 2012 hudende de lkale dnrcördinatie. - Gegevens die wrden verwerkt vr een gerechtvaardigd belang: AZ Delta kan een gerechtvaardigd belang hebben dat de basis vrmt vr de verwerking van uw persnsgegevens. Daarbij let AZ Delta erp dat de impact p uw privacy z beperkt mgelijk blijft en dat in elk geval het evenwicht tussen de gerechtvaardigde belangen van AZ Delta en de eventuele impact daarvan p uw privacy niet wrdt verstrd. U heeft steeds het recht m zich te verzetten tegen deze vrmen van verwerking (zie verder). Vrbeelden zijn de interne audits die uitgeverd wrden m de kwaliteit en veiligheid van nze werking te waarbrgen. - Andere gegevens: De verwerking van bepaalde gegevens is ndzakelijk vr het uitveren van de deleinden die bepaald f pgelegd zijn dr de wet. Bijvrbeeld de registratie van (medische) persnsgegevens die een epidemilgisch, wetenschappelijk en/f beheersmatig karakter hebben. Gegevens die van belang zijn vr uw zrgverlening: het feit f u bijvrbeeld een patiëntenvertegenwrdiger f een vertruwenspersn heeft aangesteld, f u een (psitieve f negatieve) wilsverklaring heeft, enzvrt, zijn gegevens die belangrijk zijn vr de artsen en medewerkers van AZ Delta in het kader van uw zrgverlening. Infrmatieverstrekking: het verwerken van persnsgegevens met het g p het infrmeren f bevragen van patiënten via een nieuwsbrief, enquêtes,.. 3. AZ Delta det vr de verwerking van uw persnsgegevens sms berep p derde partijen Vr de verwerking van uw persnsgegevens det AZ Delta een berep p verschillende verwerkers. Dat zijn ndernemingen die in pdracht van AZ Delta de gegevens verwerken. Belangrijk is dat AZ Delta cncrete 3 8

4 maatregelen neemt m uw gegevens te beveiligen. Meer bepaald meten k de externe verwerkers strikte regels vlgen en zullen zij: - Alleen ver de gegevens beschikken die zij ndig hebben m hun pdrachten uit te veren; - Zich ten pzichte van AZ Delta cntractueel engageren m de gegevens veilig en vertruwelijk te verwerken en enkel te gebruiken vr de uitvering van hun pdrachten. AZ Delta kan niet aansprakelijk wrden gesteld als er zich bij die verwerkers, ndanks de genmen maatregelen, tch incidenten zuden vrden. Vr een verzicht van de interne maatregelen die dr AZ Delta wrden genmen m uw gegevens te beschermen, wrdt verwezen naar het veiligheidsbeleid van AZ Delta. 4. Onze medewerkers mgen slechts de persnsgegevens bekijken die zij ndig hebben De artsen en werknemers van AZ Delta mgen enkel de persnsgegevens raadplegen die zij ndig hebben m hun taken te kunnen uitveren. Hiernder vindt u een verzicht van de persnen die in AZ Delta tegang kunnen krijgen tt (een gedeelte van) uw persnsgegevens: 1. De medisch directeur in het kader van zijn wettelijke bevegdheden; 2. De (zelfstandige) artsen vr de patiënten in de medische diensten f afdelingen waarin zij werkzaam zijn; 3. De persneelsleden en zelfstandige berepsbeefenaars verbnden aan de verschillende verpleegkundige en paramedische diensten, inclusief de diensthfden en zrgmanagers, gekaderd binnen hun functie; 4. De persneelsleden verbnden aan de keuken (incl. dieetkeuken) staan in vr de verwerking van de persnsgegevens in de patiëntenbestanden, met het g p een geïndividualiseerde maaltijddistributie; 5. De persneelsleden van de verschillende medische secretariaten staan in vr het verwerken van de persnsgegevens in de patiëntenbestanden, met het g p de afhandeling van de medische administratie; 6. De persneelsleden van de dienst pname, administratie en facturatie staan in vr het uitveren, bewaren, pzeken en technisch verwerken van persnsgegevens van patiënten met het g p facturatie; 7. De persneelsleden van ndersteunende diensten, zals de dienst infrmatica staan in vr de technische verwerking van de persnsgegevens tt geannimiseerde gegevens, zwel met het g p de dr de verheid pgelegde deleinden als met het g p interne nderzeks- en beleidsdeleinden f vr de verwerking van de persnsgegevens met het g p de administratieve ndersteuning van deze deleinden; 8. De persneelsleden verbnden aan diensten patiëntbegeleiding met het g p de pvlging binnen respectievelijk de sciale, psychlgische, palliatieve f pastrale dienst; 9. De persneelsleden van de mbudsdienst en de juridische dienst in het kader van uw klachten als patiënt; 4 8

5 10. De persneelsleden verbnden aan de aptheek met het g p de geneesmiddelendistributie; 11. De infrmatieveiligheidscnsulent en de functinaris vr gegevensbescherming (DPO) vr zver dit ndzakelijk zu zijn vr de uitvering van hun respectievelijke pdracht. Alle artsen en werknemers van het ziekenhuis die vr de uitvering van hun taken tegang ndig hebben tt persnsgegevens van patiënten hebben zich erte verbnden m bij het verwerken en het raadplegen van de patiëntenbestanden de bepalingen van dit Privacyreglement en de relevante wetgeving te eerbiedigen. Zij huden zich k aan hun berepsgeheim f aan een gelijkwaardige statutaire f cntractuele discretieplicht. 5. Uw rechten 5.1. U heeft recht p een geïnfrmeerde testemming Via dit privacyreglement wrdt u als patiënt geïnfrmeerd ver de verwerking van uw persnsgegevens en de rechtsgrnd vr deze verwerking. Een exemplaar van dit Privacyreglement ligt aan het nthaal van elke campus van het ziekenhuis en hiervan kan desgewenst een kpie verkregen wrden Wanneer AZ Delta uw persnsgegevens k p een andere wijze wil verwerken dan deze vermeld in dit Privacyreglement, dan is dat alleen mgelijk mits uw geïnfrmeerde testemming U kunt uw gegevens inkijken en een afschrift vragen Wanneer u hierm verzekt, heeft u het recht m kstels kennis te krijgen en éénmalig kstels een kpie te krijgen van: - het al dan niet bestaan van verwerkingen van p u betrekking hebbende persnsgegevens; - de gegevens zelf die wrden verwerkt en alle beschikbare infrmatie ver de rsprng van die gegevens tenzij de inzage van deze gegevens via de wet van het recht p inzage wrden uitgeslten; - de deleinden van deze verwerkingen; - de categrieën gegevens waarp deze verwerkingen betrekking hebben en de bewaartijd van deze gegevens; - de categrieën ntvangers aan wie de gegevens wrden verstrekt; - uw rechten als patiënt met betrekking tt de verwerkte persnsgegevens; - de brn van deze persnsgegevens, indien ze niet bij de patiënt zelf werden ingezameld; - het bestaan van geautmatiseerde besluitvrming p basis van deze persnsgegevens, alsk de nderliggende lgica en de gevlgen van die besluitvrming. U heeft k het recht m een kpie te vragen van uw persnsgegevens f rechtstreeks aan een andere instelling f persn naar uw keuze ver te maken, indien het technisch mgelijk is en in een frmaat dat telaat m deze persnsgegevens gemakkelijk ver te dragen. Dit recht geldt evenwel enkel vr persnsgegevens die dr u verstrekt zijn, en die via geautmatiseerde prcedés verwerkt wrden luter p grnd van een uitdrukkelijke testemming van de patiënt f p grnd van de uitvering van een vereenkmst én vr zver de verdracht de privacy van anderen niet nadelig beïnvledt U kunt uw gegevens laten verbeteren U heeft het recht m kstels alle njuiste f nvlledig verwerkte persnsgegevens te laten verbeteren f aanvullen. 5 8

6 5.4. Op uw vraag kunnen gegevens verwijderd wrden Indien u meent dat uw persnsgegevens niet meer mgen wrden verwerkt (bijvrbeeld mdat deze gegevens niet langer ndig zijn vr het verwerkingsdel f nrechtmatig wrden verwerkt), dan kan u verzeken dat deze persnsgegevens definitief gewist wrden. AZ Delta is echter niet verplicht m de persnsgegevens te wissen indien ze rechtmatig verwerkt mgen f meten wrden vereenkmstig de GDPR U kunt zich verzetten tegen een bepaald gebruik van persnsgegevens Hger werd reeds gewezen p de verwerking van gegevens mwille van een gerechtvaardigd belang van AZ Delta. U kan zich hiertegen verzetten, waarna AZ Delta de verwerking zal stpzetten tenzij er dwingende grnden zijn m dat niet te den U kunt sms weigeren dat uw gegevens vlledig autmatisch verwerkt wrden U heeft steeds de mgelijkheid m zich te verzetten tegen geautmatiseerde verwerkingen van uw persnsgegevens. AZ Delta is niet verplicht m p dit verzek in te gaan indien er een wettelijke bepaling is die de geautmatiseerde verwerking rechtvaardigt U heeft recht m te weten wie uw persnsgegevens heeft geraadpleegd U heeft het recht m te weten welke persnen uw persnsgegevens hebben geraadpleegd. U kan hiervr een verzek richten tt de mbudsdienst. Er zal vervlgens wrden nagegaan welke persnen binnen het ziekenhuis uw persnsgegevens hebben geraadpleegd. Om k de privacy van nze artsen en werknemers te beschermen, zullen niet de gegevens van alle persnen die uw persnsgegevens hebben geraadpleegd aan u wrden meegedeeld. U zal wel de namen ntvangen van de persnen die niet gerechtigd waren m inzage te nemen in uw persnsgegevens Uw rechten kan u laten gelden via de mbudsdienst Vr de uitefening van uw rechten en/f bij eventuele klachten mtrent de verwerking van uw persnsgegevens kan u steeds terecht bij de mbudsdienst van AZ Delta (mbudsdienst@azdelta.be f Ombudsdienst AZ Delta, Rde-Kruisstraat 20, 8800 Reselare). Na indiening van uw verzek zal u binnen de maand een ntvangstbevestiging ntvangen. Als u vragen f pmerkingen heeft mtrent de verwerking van persnsgegevens in AZ Delta kan u zich richten tt functinaris vr gegevensbescherming (DPO) per brief f via mail DPO@azdelta.be. Indien u, na cntactname met de DPO, van mening bent dat de bepalingen van dit Privacyreglement niet wrden nageleefd f andere redenen tt klagen heeft mtrent de bescherming van uw persnlijke levenssfeer, kan u zich rechtstreeks wenden tt de Gegevensbeschermingsautriteit. 6. Drgifte van persnsgegevens Sms is het ndzakelijk dat uw persnsgegevens aan andere instanties f zrginstellingen wrden vergemaakt, uiteraard steeds in vereenstemming met de tepasselijke wetgeving. Bepaalde infrmatie wrdt bijvrbeeld gedeeld met: - verzekeringsinstellingen vr zver pgelegd dr f krachtens de wet f met testemming van de patiënt; 6 8

7 - Rijksinstituut vr Ziekte en Invaliditeitsverzekering vr zver pgelegd dr f krachtens de wet f met testemming van de patiënt; - betrkken patiënten f hun vertegenwrdigers binnen de grenzen van wat is bepaald binnen de Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt; - verheidsinstanties die dr een verheidsbeslissing daarte gemachtigd zijn; - externe behandelende zrgverstrekkers van de patiënt in het kader van de patiëntenzrg; - externe zrgverleners en lab s in het kader van een tweede pinie; - andere instanties, vr zver pgelegd dr f krachtens de wet f met testemming van de patiënt; - de berepsaansprakelijkheidsverzekeraar van het ziekenhuis f van de berepsbeefenaar aangesteld dr het ziekenhuis, znder testemming van de patiënt, vr zver deze mededeling ndzakelijk is vr de verdediging van een recht in rechte f vr de instelling, uitefening f nderbuwing van een rechtsvrdering; - externe verwerkers, waarp AZ Delta een berep det vr de verwerking van persnsgegevens Indien een drgifte van uw persnsgegevens betekent dat de persnsgegevens van de patiënt wrden vergemaakt aan een land buiten de Eurpese Unie f aan een internatinale rganisatie, dan zal de patiënt bijkmende infrmatie ntvangen ver de gevlgen van deze drgifte vr de veiligheid van zijn persnsgegevens. Buiten de hierbven vermelde gevallen kunnen enkel annieme gegevens wrden uitgewisseld met andere persnen en instanties. 7. AZ Delta bewaart uw gegevens niet eeuwig Te rekenen vanaf uw laatste ntslag f uw laatste behandeling in het ziekenhuis, geldt vlgende bewaartermijn vr uw persnsgegevens: - 30 jaar vr medische gegevens; - 20 jaar vr verpleegkundige gegevens; - 7 jaar vr facturatiegegevens uit de patiëntenbestanden die dienen als bekhudkundig verantwrdingsstuk en vr duplicaten van de getuigschriften vr verstrekte hulp, van de individuele factuur en van de verzamelfactuur - 1 jaar vr de afgehandelde dssiers van de mbudsdienst. Wanneer de bewaartermijn verstreken is, wrden de persnsgegevens uit de bestanden verwijderd en vernietigd, dit binnen een termijn van één jaar. Medische gegevens kunnen evenwel enkel vernietigd wrden mits akkrd van de behandelende ziekenhuisarts(en) f, bij ntstentenis, de medisch directeur. Vernietiging kan achterwege blijven wanneer: - hetzij de bewaring is vereist p grnd van een wettelijk vrschrift; - hetzij de bewaring redelijkerwijze belangrijk wrdt geacht vanuit medisch gpunt f vanuit de levensverwachting van de patiënt, f vanuit de verdediging van zijn rechtmatige belangen f die van zijn rechtverkrijgenden; - hetzij ver de bewaring vereenstemming bestaat tussen de patiënt en de behandelend ziekenhuisarts f, bij ntstentenis, de medisch directeur. Indien de persnsgegevens zdanig verwerkt zijn dat herleiding tt individuele persnen redelijkerwijze nmgelijk is, kunnen zij in geannimiseerde vrm bewaard blijven. 8. Tezicht p de verwerking van uw persnsgegevens 7 8

8 Binnen AZ Delta is de DPO aangesteld vr het tezicht p alle aspecten in verband met de verwerking van persnsgegevens. De DPO staat het ziekenhuis bij met advies inzake al deze aspecten en kan dr iedere patiënt gecntacteerd wrden in verband met alle aangelegenheden betreffende de verwerking van persnsgegevens in AZ Delta via DPO@azdelta.be. De DPO wrdt bijgestaan dr de infrmatieveiligheidscnsulent. De infrmatieveiligheidscnsulent adviseert het ziekenhuis in alle aspecten die verband huden met het infrmatieveiligheidsbeleid en is belast met het nazicht ervan. III. OOK ARTSEN EN WERKNEMERS VAN AZ DELTA EN ANDERE PATIËNTEN HEBBEN RECHT OP BESCHERMING VAN HUN PRIVACY AZ Delta hecht niet alleen belang aan de bescherming van de privacy van haar patiënten maar k aan de privacy van haar artsen en werknemers. Daarm vragen wij u m respectvl m te gaan met de gegevens van nze artsen en werknemers, alsk met de gegevens van de andere patiënten. Dit hudt meer bepaald in dat: - Het verbden is ft s, selfies, geluidspnamen f (film)beelden van artsen en werknemers van AZ Delta en van andere patiënten te maken en/f te publiceren, znder hun uitdrukkelijke testemming; - Er geen persnsgegevens van artsen en werknemers van AZ Delta en van andere patiënten dr de patiënt mgen gedeeld wrden p sciale media. 8 8