STAPPEN IN HET KORT: Werkwijze PBS-Winb 2018 statistische gegevens BIOS3 1) Het aanmaken van de gegevens gebeurt in de back-up van het PBS. 2) Winb vrziet per instelling de ndige bewaarlijsten. 3) Winb vrziet statistische publiceerprfielen p het paswrd algemeen gebruik. 4) Winb vrziet de greperingstabellen die wrden gebruikt in de statistische publiceerprfielen, p het paswrd algemeen gebruik. 5) De biblitheken kpiëren de statistische publiceerprfielen en greperingstabellen naar het eigen (statistisch) paswrd. 6) De biblitheken vullen de greperingstabellen vr pstcdes en sublcaties aan. (Vr deze stap is het handig als je p vrhand een verzicht van sublcaties magazijn en wisselcllectie vrziet.) 7) De biblitheken laten de statistieken lpen, interpreteren de cijfers en vullen ze in, in BIOS3. He de cllectie precies in cijfers beschreven met wrden, kan je nalezen in de handleiding van BIOS3, p 23-34: http://www.sciaalcultureel.be/dc/dc_lokaal/2015/20150116%20bis3%20handleid ing%20en%20definities.pdf STAPPEN UITGESCHREVEN: 1) Op 31/12/2017 wrdt een back-up gemaakt van het PBS-bestand en p de testserver gezet (vermedelijke datum 04/01/2017). De tegang daarnaarte is dezelfde als vrgaande jaren. Mcht je in tussentijd de scripts en/f snelkppeling niet meer terugvinden, hiernder ng eens de werkwijze. De scripts, EindejaarXX.v4w en Eindejaar XX.v4s, kunnen desgewenst pgevraagd wrden bij Winb. Installatie: Het v4w-bestandje kpiëren naar C:\VubisSmart\Scripts (f, indien udere versie Windws, C:\Prgram Files\VubisSmart\Scripts) Het v4s-bestandje kpiëren naar C:\VubisSmart\Servers (f, indien udere versie Windws, C:\Prgram Files\VubisSmart\Servers) Snelkppeling: RechtsKlikken p het bestandje C:\VubisSmart\Vubis Servers\EindejaarXX.v4s, kies kpiëren naar, bureaublad. Via die snelkppeling kan je nu inlggen p de back-up. 2) Winb vrziet per instelling nderstaande bewaarlijsten p de back-up. Deze lijsten wrden aangemaakt vanuit V-Insight en dr Winb gekpieerd naar de statistische paswrden van de verschillende biblitheken (ten laatste tegen 01/03/2018).
- BIOS2017BEZIT (p 31/12/2017) - BIOS2017AANWINSTEN (tussen 31/12/2016 en 01/01/2017) - BIOS2017UITLENINGEN (tussen 31/12/2016 en 01/01/2017) - BIOS2017VERLENGINGEN (tussen 31/12/2016 en 01/01/2017) - BIOS2017LENERSACTIEF (tussen 31/12/2016 en 01/01/2017) - BIOS2017LENERSDAISY (tussen 31/12/2016 en 01/01/2017): enkel bij biblitheken waar daisies werden uitgeleend in 2017. 3) Winb vrziet p paswrd algemeen gebruik de 7 nderstaande statistische publiceerprfielen (141/publiceren statistieken). - Deze prfielen zullen dr alle biblitheken gekpieerd en gebruikt wrden. Gelieve ze hier dus niet pen te klikken m te vermijden dat er futen insluipen (eenmaal gekpieerd naar het eigen statistisch paswrd kan je ze dan wel in detail gaan bekijken). In rubriek 5a is uitleg vrzien ver het kpiëren van deze prfielen naar het eigen statistisch paswrd. - Sinds vrig jaar is er inhudelijk niets gewijzigd aan de pvraging tav BIOS. Als je de prfielen dus ng staan hebt nder een eigen paswrd hef je ze dus niet pnieuw te kpieëren. Om naar het paswrd algemeen gebruik te gaan klik je p het sleuteltje bvenaan in de menubalk. Algemeen gebruik selecteren en klikken p k
(Na het kpiëren kan je via dezelfde weg teruggaan naar je eigen paswrd.) 4) Winb vrziet p paswrd algemeen gebruik de 7 nderstaande greperingstabellen (141/greperingstabellen). Deze tabellen zullen dr alle biblitheken gekpieerd en gebruikt wrden. Gelieve ze hier dus niet pen te klikken m te vermijden dat er futen insluipen (eenmaal gekpieerd naar het eigen statistisch paswrd kan je ze dan wel in detail gaan bekijken). Sinds vrig jaar is er inhudelijk niets gewijzigd aan de pvraging tav BIOS. Als je de greperingstabellen dus ng staan hebt nder een eigen paswrd hef je ze dus niet pnieuw te kpieëren. (Als er in de lp van het jaar iets gewijzigd is aan de sublcaties vr magazijn en wisselcllecties zal je de greperingstabel BIOSSUBLOCMAGWIS uiteraard wel ng meten aanpassen.) - Om naar het paswrd algemeen gebruik te gaan : zie rubriek hierbven (3) - In rubriek 5b is uitleg vrzien ver het kpiëren van deze tabellen naar het eigen statistisch paswrd.
5) De biblitheek kpieert de 7 statistische publiceerprfielen en de 7 greperingstabellen naar het eigen (statistisch) paswrd. Selecteer hiervr telkens het publiceerprfiel f de greperingstabel, en klik p het icn van de 2 blaadjes (kpieer prfiel). 5a: statistische publiceerprfielen kpiëren van paswrd algemeen gebruik naar eigen statistisch paswrd dialgvenster bij kpiëren statistische publiceerprfielen: geef bij prfiel naam dezelfde naam p als de naam die het prfiel heeft bij het paswrd algemeen gebruik bij naar gebruiker kies je het paswrd naar waar het prfiel gekpieerd met wrden. klik p k vb:
5b: greperingstabellen kpiëren van paswrd algemeen gebruik naar eigen statistisch paswrd De Bis-greperingstabellen staan tussen andere greperingstabellen die vrzien zijn vr andere statistieken, je zal hier dus meten zeken. Het betreft: BIOSAVHW, BIOSGESLACHT, BIOSJAAR, BIOSLEEFTIJD, BIOSLENERSKAART, BIOSPOSTCODES en BIOSSUBLOCATIESMAGWIS. dialgvenster bij kpiëren greperingstabellen: vb: geef bij tabel naam dezelfde naam p als de naam die de tabel heeft bij het paswrd algemeen gebruik (tabel id) verwrding [dut] is hier een verplicht veld, wat je hier invult kan je vernemen van het paswrd algemeen gebruik (is in principe vrij te kiezen) bij naar gebruiker kies je het paswrd naar waar het prfiel gekpieerd met wrden. klik p k
6) De biblitheek past vlgende greperingstabellen (p het eigen paswrd!) aan: Via het sleuteltje bvenaan kan je terug het eigen paswrd kiezen en zie je de pas gekpieerde (en eventueel k andere) greperingstabellen staan. - BIOSPOSTCODES: Deze greperingstabel wrdt gebruikt m leners die binnen het werkgebied wnen en leners die buiten het werkgebied wnen, apart te greperen. per pstcde uit het eigen werkgebied met er een regel gecreëerd wrden (= klikken p het witte blaadje) vb: dialgvenster nieuwe regel pstcde: als peratr kies je telkens gelijk aan en als waarde de desbetreffende pstcde vink waarde exact aan bij gesrteerd f gegrepeerd als zet je de tekst binnen werkgebied klik p k vb eindresultaat:
Vr de pstcdes die buiten het werkgebied vallen heft niets te gebeuren. In de eigenschappen van de greperingstabel werd reeds pgegeven dat pstcdes die niet vereenkmen met de pgegeven pstcdes, wrden gegrepeerd als buiten werkgebied. - SUBLOCMAGWIS: Deze greperingstabel wrdt gebruikt m bjecten die uit pen kast, magazijn f uit wisselcllecties kmen, apart te greperen. (Tip: vraleer je hier aan begint neem je best een verzicht van de sublcaties magazijn en wisselcllectie bij de hand. In vubis vind je een verzicht van alle sublcaties in af 613.) per sublcatie die wrdt gebruikt vr het magazijn met er een regel gecreëerd wrden (= klikken p het witte blaadje) dialgvenster nieuwe regel sublcatie magazijn: als peratr kies je telkens gelijk aan en als waarde de cde van de desbetreffende sublcatie vink waarde exact aan bij gesrteerd f gegrepeerd zet je de tekst magazijn. vink waarde exact aan vb:
per sublcatie die wrdt gebruikt vr werken uit wisselcllecties met een regel gecreëerd wrden (= klikken p het witte blaadje). dialgvenster nieuwe regel sublcatie wissel: als peratr kies je telkens gelijk aan en als waarde de cde van de desbetreffende sublcatie vink waarde exact aan bij gesrteerd f gegrepeerd zet je de tekst wissel. klik p k vb: vb eindresultaat:
Vr de sublcaties pen kast heft niets te gebeuren. In de eigenschappen van de greperingstabel werd reeds pgegeven dat sublcaties die niet vereenkmen met de pgegeven sublcaties, wrden gegrepeerd als pen kast. (*TIP: wanneer de sublcaties te greperen zijn adhv een vaste prefix (bv alle (en enkel de) magazijnsublcaties starten met MZ ) dan kan er k gewerkt wrden met de peratr van frmaat en truncatie. Opgelet: waarde exact wrdt dan niet aangevinkt.) Bv. )
7) De biblitheek laat de statistieken lpen: He laat je z n statistisch publiceerprfiel lpen: ga naar af 141/publiceren statistieken check via het sleuteltje bvenaan f je p je eigen statistisch paswrd aan het werken bent selecteer het prfiel (als hier reeds andere prfielen stnden kan het zijn dat je wat zal meten zeken) klik p 321 (uitveren publicatie) In het dialgvenster selecteer je de bewaarlijst waarp je het prfiel wil laten lpen en dan klik je p k. Vb.
Kies als utput spreadsheet en klik p k.
Van zdra je p k hebt geklikt krijg je een scherm die de vrtgang tnt. Ondertussen kan je niets anders den in de back-up. Bij de grte bewaarlijsten (vnl bezit) kan dit een hele duren ps (een half uur is niet uitznderlijk). vb: Wanneer de statistiek verwerkt is krijg je nderstaand scherm. Je klikt k. vb: Als resultaat krijg je een csv-bestand dat p zich meilijk te interpreteren is. Het best sla je het bestand p (bv. in een aparte map BIOS2017 met als naam BIOS2017bezit.csv, BIOS2017aanwinsten.csv, ). Als je rechts klikt p z n csv-bestand en vervlgens kiest vr penen met excel, krijg je een leesbaar verzicht van de cijfers.
Op welke bewaarlijsten laat je de statistische publiceerprfielen lpen: BIOS Bezit/ laten lpen p bewaarlijst BIOS2017BEZIT: het resultaat is een csv-bestand met een verzicht van het bezit per aard van het werk en materiaal, pgesplitst in pen kast, magazijn en wisselcllectie. Uit deze statistiek bekm je de vlgende cijfers vr BIOS3: CD-jeugd pen kast CD-vlwassenen pen kast DVD vlwassenen fictie pen kast DVD vlwassenen nn-fictie pen kast DVD jeugd fictie pen kast DVD jeugd nn-fictie pen kast Games jeugd pen kast Games vlwassenen pen kast Andere AVM fictie jeugd pen kast Andere AVM nn-fictie jeugd pen kast Andere AVM fictie vlwassenen pen kast Anderen AVM nn-fictie vlwassenen pen kast AVM in magazijn AVM uit wisselcllecties Gedrukte materialen uit wisselcllecties Jeugd fictie pen kast Jeugd nn-fictie pen kast Jeugd strip pen kast Daisy jeugd pen kast Daisy vlwassenen pen kast Tijdschriftnummers pen kast Uitleenbare gedrukte materialen uit magazijn Niet uitleenbare gedrukte materialen uit magazijn
Vlwassen fictie pen kast Vlwassenen nn-fictie pen kast Vlwassenen strips pen kast BIOS Aanwinsten/ laten lpen p bewaarlijst BIOS2017AANWINSTEN: het resultaat is een csv-bestand met een verzicht van de aanwinsten per aard van het werk en materiaal, pgesplitst in pen kast, magazijn en wisselcllectie. Uit deze statistiek bekm je de vlgende cijfers vr BIOS3: CD-jeugd pen kast CD-vlwassenen pen kast DVD vlwassenen fictie pen kast DVD vlwassenen nn-fictie pen kast DVD jeugd fictie pen kast DVD jeugd nn-fictie pen kast Games jeugd pen kast Games vlwassenen pen kast Andere AVM fictie jeugd pen kast Andere AVM nn-fictie jeugd pen kast Andere AVM fictie vlwassenen pen kast Anderen AVM nn-fictie vlwassenen pen kast AVM in magazijn Jeugd fictie pen kast Jeugd nn-fictie pen kast Jeugd strip pen kast Daisy jeugd pen kast Daisy vlwassenen pen kast Tijdschriftnummers pen kast Uitleenbare gedrukte materialen uit magazijn Niet uitleenbare gedrukte materialen uit magazijn Vlwassen fictie pen kast Vlwassenen nn-fictie pen kast Vlwassenen strips pen kast BIOS Uitleningen/ laten lpen p bewaarlijst BIOS2017UITLENINGEN: het resultaat is een csv-bestand met een verzicht van de uitleningen per aard van het werk en materiaal, pgesplitst in pen kast, magazijn en wisselcllectie. Uit deze statistiek bekm je de vlgende cijfers vr BIOS3: CD-jeugd pen kast
CD-vlwassenen pen kast DVD vlwassenen fictie pen kast DVD vlwassenen nn-fictie pen kast DVD jeugd fictie pen kast DVD jeugd nn-fictie pen kast Games jeugd pen kast Games vlwassenen pen kast Andere AVM fictie jeugd pen kast Andere AVM nn-fictie jeugd pen kast Andere AVM fictie vlwassenen pen kast Andere AVM nn-fictie vlwassenen pen kast AVM in magazijn AVM uit wisselcllecties Gedrukte materialen uit wisselcllecties Jeugd fictie pen kast Jeugd nn-fictie pen kast Jeugd strip pen kast Daisy jeugd pen kast Daisy vlwassenen pen kast Tijdschriften pen kast Uitleenbare gedrukte materialen uit magazijn Vlwassen fictie pen kast Vlwassenen nn-fictie pen kast Vlwassenen strips pen kast BIOS Verlengingen/ laten lpen p bewaarlijst BIOS2017VERLENGINGEN: het resultaat is een csv-bestand met een verzicht van de verlengingen per aard van het werk en materiaal, pgesplitst in pen kast, magazijn en wisselcllectie. Uit deze statistiek bekm je de vlgende cijfers vr BIOS3: CD-jeugd pen kast CD-vlwassenen pen kast DVD vlwassenen fictie pen kast DVD vlwassenen nn-fictie pen kast DVD jeugd fictie pen kast DVD jeugd nn-fictie pen kast Games jeugd pen kast Games vlwassenen pen kast Andere AVM fictie jeugd pen kast Andere AVM nn-fictie jeugd pen kast Andere AVM fictie vlwassenen pen kast Andere AVM nn-fictie vlwassenen pen kast AVM in magazijn
AVM uit wisselcllecties Gedrukte materialen uit wisselcllecties Jeugd fictie pen kast Jeugd nn-fictie pen kast Jeugd strip pen kast Daisy jeugd pen kast Daisy vlwassenen pen kast Tijdschriftnummers pen kast Uitleenbare gedrukte materialen uit magazijn Vlwassen fictie pen kast Vlwassenen nn-fictie pen kast Vlwassenen strips pen kast BIOS Publiek individueel/ laten lpen p bewaarlijst BIOS2017LENERSACTIEF: het resultaat is een csv-bestand met een verzicht van het aantal individuele leners per gebrtejaar en geslacht, pgesplitst in vlwassenen en jeugd en pgesplitst in binnen en buiten werkgebied. Uit deze statistiek bekm je de vlgende cijfers vr BIOS3: Individuele leners buiten werkgebied per geslacht en leeftijdsgrep (waarbij de keuze m te detailleren tt gebrtejaar) Individuele leners binnen werkgebied per geslacht en leeftijdsgrep (waarbij de keuze m te detailleren tt gebrtejaar) BIOS Publiek cllectief/ laten lpen p bewaarlijst BIOS2017LENERSACTIEF: het resultaat is een csv-bestand met een verzicht van het aantal cllectieve lenerskaarten pgesplitst in jeugd en vlwassenen. Uit deze statistiek bekm je de vlgende cijfers vr BIOS3: Leners cllectieve kaarten jeugd Leners cllectieve kaarten vlwassenen BIOS Daisy individueel/ laten lpen p bewaarlijst BIOS2017LENERSDAISY (enkel indien er tijdens 2017 daisies werden uitgeleend in uw bib): het resultaat is een csv-bestand met een verzicht van het aantal individuele leners die daisies hebben ntleend, pgesplitst in jeugd en vlwassenen. Uit deze statistiek bekm je de vlgende cijfers vr BIOS3:
Individuele leners jeugd die daisies ntlenen Individuele leners vlwassenen die daisies ntlenen