Introductie V-Insight (september 2011) INTRODUCTIE. PBS-Dienst (HV) 1

Transcriptie

1 INTRODUCTIE PBS-Dienst (HV) 1

2 Inhoud 1. Maken van overzichten p Startscherm. p Overzichtsscherm.. p Dashboards en hot lists. p Mijn dashboards.. p Dashboards PBS.. p Leners. p Uitleningen + verlengingen.. p Webopac.. p Exemplaren p Verschil restricties en scope p Gebruik iconen. p Top lijst.. p Uitleningen & verlengingen.. p Reserveringen. p Webvragen. p Alle dashboards. p Oefeningen.. p Antwoorden oefeningen. p.21 PBS-Dienst (HV) 2

3 1. MAKEN VAN OVERZICHTEN 1.1. Startscherm Om het beginscherm van V-Insight op te roepen geef je de doorgestuurde URL in, gevolgd door gebruikersnaam en paswoord. Dit bekom je via de PBS-dienst Overzichtsscherm Na ingeven van gebruikersnaam en paswoord kom je op volgend scherm terecht: Rechts wordt standaard getoond dat er nog geen dashboard geselecteerd werd. Het linkergedeelte wordt gebruikt om de overzichten te genereren Dashboards en hot lists Een dashboard heeft 3 hoofdcomponenten: één of meerdere grafieken: een grafische presentatie van de data in één van de beschikbare grafiektypes (taarten, doughnuts, staven enz.). De grafieken worden vergezeld door een aantal buttons. drie top tienen: een presentatie van de data in top 10 formaat, dit wil zeggen gerangschikt in numerieke volgorde (van hoog naar laag). een tabel: een presentatie van de data in tabelformaat, met een X- en een Y-as. Deze drie componenten zijn drie verschillende presentaties van dezelfde data. De presentatie die het dichtst bij de actuele data, zoals opgeslagen in het data warehouse, komt in de presentatie in tabelformaat. PBS-Dienst (HV) 3

4 Dashboards en hot lists bestaat uit 4 delen: Mijn dashboards Dashboards PBS Alle dashboards Top lijst Mijn dashboards: is bij aanvang nog leeg. Wordt voorlopig niet gebruikt Dashboards PBS: Deze bestaat uit 4, door PBS vooraf gegeneerde overzichten van: Deze overzichten zijn gebaseerd op de cijfers die PBS reeds aan alle aangesloten bibliotheken regelmatig bezorgd. Op termijn kan dit mogelijk uitgebreid worden Leners Je klikt op leners onder dashboards PBS en je bekomt volgende mogelijkheden: 1) geldige leners : instelling-lenerscategorie We klikken op de eerste optie, nl. geldige leners per lenerscategorie per instelling. Het systeem deelt mee dat het proces wordt gestart. Daarna verschijnt in het rechtergedeelte het gevraagde overzicht. Bijvoorbeeld: PBS-Dienst (HV) 4

5 Je bekomt nu alle geldige leners die minstens één uitlening dit jaar hebben gedaan voor uw bibliotheek. Opgelet: deze cijfers worden wekelijks geüpdatet (op zondag). Deze dag zie je staan bij kalender, bv. hieronder 18 september was laatste update. Opmerking: voor bibliotheken met verschillende uitleenlocaties kies optie geldige leners per locatie. 2) nieuwe leners 2011 Klik op de optie nieuwe leners 2011 om de nieuwe leners van uw bib te krijgen. Je krijgt bijvoorbeeld onderstaand resultaat: PBS-Dienst (HV) 5

6 Uitleningen + verlengingen De volgende optie uit de dashboards PBS is de optie uitleningen en verlengingen. Hierbij krijg je de uitleningen en verleningen per lenerscategorie en aard van het werk per maand. bijvoorbeeld: Vergeet ook niet de periode-selectie op de door u gevraagde maand te zetten en toe te passen. PBS-Dienst (HV) 6

7 Via het icoontje van tabel kan ik de verkregen lijst naar exel overbrengen. Bibliotheken die meerdere uitleenlocaties hebben en deze cijfers apart willen bekomen voegen via scope het criterium uitleenlocatie toe + voltooien. Daarna krijg ik het overzicht van mijn uitleningen en verlengingen van al mijn uitleenlocaties. Deze kan ik opnieuw naar excel overhalen via het icoontje bovenaan Webopac De derde optie, webopac, genereert cijfers rond verlengingen en reservaties van de webopac. Je klikt op de eerste optie, nl. verlenging webopac per profiel. Je kan nadien selectie-periode maand veranderen en toepassen. Je bekomt bijvoorbeeld volgend resultaat: PBS-Dienst (HV) 7

8 Dit resultaat leert ons via welk webopacprofiel de verlenging in mijn bib is gebeurd. Bijvoorbeeld in profiel alle catalogi werd 36.31% verlengd. Andere slaat op de verlengingen via de smart, dus via afo 413. Als je wil kan je nog verder klikken en overbrengen naar de smart om na te gaan over welke leners het gaat. Zelfde werkwijze als je de reservaties via de webopac wil opvragen. Je kiest de optie reservaties webopac per profiel Exemplaren Via de optie exemplaren krijg ik cijfers rond afvoer, bezit en aanwinsten. Je kiest de optie ofwel met instelling voor bibliotheken zonder filialen en de optie met locatie voor bibliotheken met uitleenposten. Vergeet ook niet bij selectie-periode de maand aan te duiden die je wenst. Ik krijg bijvoorbeeld voor aanwinsten locatie /aard vh werk volgend resultaat: PBS-Dienst (HV) 8

9 1.3. VERSCHIL RESTRICTIES EN SCOPE Restricties Er bestaan 2 mogelijkheden om een restrictie toe te passen: 1) ofwel via de verkregen taart, donut : je klikt op een bepaald deel om direct te beperken. bv. ik wil de uitleen van de dvd s nadat ik een lijst gemaakt heb van alle materiaalsoorten. Ik klik in de taartvorm op dvd-video. Dan krijg je een overzicht van alle uitleningen van dvd s. PBS-Dienst (HV) 9

10 2) ofwel via het icoontje met schaartje. Je voegt het criterium toe en klik op voltooien Scope Via het icoontje bril kan je meerdere restricties sequentieel toepassen op één enkele pagina. Via scope kan je data bekijken voor bijvoorbeeld ADL en voor BAH en voor COB enz. Indien je dit via restricties zou doen zou je meerdere restricties moeten toevoegen. Via scope gaat het dus sneller. PBS-Dienst (HV) 10

11 1.4. Gebruik iconen bv. : Als taart bv. : als doughnut : vergroot grafiek. Indien men op dit icoon klikt verschijnt de tabel in een apart scherm. bv. : als grafiek PBS-Dienst (HV) 11

12 bv. : als gestapelde kolommen : als excel-bestand Indien men deze optie kiest krijgt men de optie om gegevens op te slaan als excelbestand. Men heeft de keuze voor open, save en cancel. : verwissel X/Y-as : wijzig kenmerken van tabel Indien men deze optie krijgt kan men een aantal tabel-instellingen wijzigen: PBS-Dienst (HV) 12

13 : print Indien men voor deze optie kiest dan worden de diverse tabellen en grafieken in een apart scherm nogmaals getoond. : beperkingen Je krijgt een pop-up scherm om restricties toe te voegen. : scope Deze optie stelt u in staat gegevens uit de splitsen over de diverse beschikbare waardes. : groeperingen Groeperingen kunnen worden gebruikt om relevante informatie in clusters te presenteren. : technische details : memoriseer (om combinatieprofiel te maken) : vorige : volgende PBS-Dienst (HV) 13

14 : zelfde in vorig jaar : kwartaal : jaar : gisteren 1.5. Top lijst Uitleningen & verlengingen Je kan een keuze maken of je een top-lijst per exemplaar of per bibliografische beschrijving wil maken. Je kan voor een bepaalde periode ook kiezen of je een top-10 of een andere toplijst wil bekomen Reserveringen Per bibliografische beschrijving kan je de toplijsten opvragen van de reserveringen, bv. per aard van het werk voor het totaal van de bibliotheek Webvragen Opgelet: je krijgt resultaat voor alle aangesloten PBS-bibliotheken en niet alleen voor jouw bibliotheek. PBS-Dienst (HV) 14

15 1.6. Alle dashboards De optie alle dashboards zal geïllustreerd worden aan de hand van een aantal concrete praktijkvoorbeelden Welke lenerscategorieën lenen dvd s (of ander materiaal) uit? Werkwijze: 1. ga naar alle dashboards 2. kies voor uitleningen en verlengingen 3. kies contributie lenerscategorie + materiaalaanduiding 3. kies een periode-selectie, bv. kwartaal + klik op pas toe. Nu krijg je een overzicht van de uitleningen per kwartaal van alle materiaalsoorten per lenerscategorie. Ik heb ondertussen een overzicht van uitleningen van alle materialen (zie punt 1). Via het icoontje scope kan je de leners uit het systeem halen die dvd s uitlenen. PBS-Dienst (HV) 15

16 Stel in zoals hierboven + voltooien. Je krijgt nu een overzicht van alle leners die dvd s gedurende het laatste kwartaal hebben uitgeleend. Zelfde resultaat krijg je ook indien je op scherm met alle materiaalaanduidingen zou geklikt hebben op stukje dvd-video uit de taartvorm. Om de namen van de leners uit het systeem te krijgen moet je gaan naar de tabel en klikken op vergrootglas. Daarna klikken op het cijfer in de gewenste kolom, bv. ADL (of op totaal voor alle leners). Dan krijg je de melding dat de lijst is gekopieerd naar het paswoord voor uw bib van de statistiekenserver. Je klikt de naam open zoals hierboven getoond in afo 141 in VubisSmart. Je krijgt bijvoorbeeld volgend resultaat: PBS-Dienst (HV) 16

17 Deze lijst kan je nu publiceren zoals vroeger in VubisSmart Welke innames had mijn bib op een willekeurige dag, bv. donderdag 1 september 2011? Kies alle dashboards. Kies optie Uitleenbelasting. daarna Transactie-type + bv. Lenerscategorie Je bekomt bijvoorbeeld onderstaand resultaat. Daarna zet je de periode-selectie op een dag en je kiest voor 1 september + pas toe. PBS-Dienst (HV) 17

18 Je krijgt nu alle transacties van 1 september. Daarna klik je in de taart op Inname. Dan krijg je alle innames van 1 september. Deze kan je dan overbrengen naar vubis afo 141. Je klikt in de verkregen tabel op het loepje. Daarna op totaal (of lenerscategorie) (zie hieronder) PBS-Dienst (HV) 18

19 Je krijgt dan alle leners waarbij een inname gebeurd is in bewaarlijst in afo 141. Bijvoorbeeld: Welke siso-rubriek worden het meeste uitgeleend? Kies alle dashboards Kies uitleningen & verlengingen Kies siso + bijvoorbeeld objectcategorie Je kan volgend resultaat bekomen: Zo zie je welke siso-hoofdrubrieken meer worden uitgeleend dan andere. PBS-Dienst (HV) 19

20 2. OEFENINGEN 1) Welke zijn de uitleningen & verlengingen per lenerscategorie en aard van het werk van vorige maand voor mijn bib? Breng de cijfers over naar excel. 2) Hoeveel reserveringen werden er vorige maand geplaatst via de webopac? Presenteer dit in de vorm van kolommen. 3) Welke nieuwe leners heeft mijn bib voor dit jaar? 4) Hoeveel geldige leners heeft mijn bib? 5) Hoeveel verlengingen (procentueel) gebeuren via Vubis en hoeveel via de webopac? 6) Geef de top 20-lijst voor jeugdboeken fictie. 7) Hoeveel nieuwe jeugdboeken fictie heeft mijn bib vorige maand ingevoerd? 8) Geef de meest populaire zoekvragen totaal van het 2 de kwartaal. 9) Welke lenerscategorieën lenen strips uit? Maak het overzicht voor het 2 de of 3 de kwartaal. 10) Hoeveel volwassenen non-fictie boeken heeft mijn bib vorige maand (of andere maand) afgevoerd? PBS-Dienst (HV) 20

21 3. ANTWOORDEN OEFENINGEN 11) Welke zijn de uitleningen & verlengingen per lenerscategorie en aard van het werk van vorige maand voor mijn bib? Breng de cijfers over naar excel. - kies dashboards PBS - kies uitleningen & verleningen - kies uitleningen & verleningen : lenerscategorie + aard van het werk - pas toe op vorige maand - overhalen naar excel via icoontje bovenaan Wil je de uitleencijfers per locatie doe je op dezelfde stappen als hierboven. Als het proces is beëindigd dan ga je naar het icoontje scope - kies criterium uitleenlocatie (wacht even tot je uitleenlocaties rechts verschijnen) - klik op voltooien - overhalen naar excel via het icoontje bovenaan. 12) Hoeveel reserveringen werden er vorige maand geplaatst via de webopac? Presenteer dit in de vorm van kolommen. - Kies dashboards PBS - Kies webopac - kies reservaties webopac per profiel Resultaat dat je krijgt zijn alle reservaties. Bij Andere vind je de reservaties via de smart (afo 421). De rest zijn de reservaties via de webopac. Voor presentatie in kolommen kies icoontje 13) Welke nieuwe leners heeft mijn bib voor dit jaar? - kies dashboards PBS - kies leners - kies nieuwe leners 2011 Je krijgt nu de nieuwe leners van dit jaar voor uw bib. 14) Hoeveel geldige leners heeft mijn bib? - kies dashboards PBS - kies leners - kies geldige leners : instelling : indien uw bib maar 1 uitleenlocatie heeft. PBS-Dienst (HV) 21

22 - kies geldige leners : locatie indien uw bib meerdere uitleenlocaties heeft. 15) Hoeveel verlengingen (procentueel) gebeuren via Vubis en hoeveel via de webopac? - kies dashboards PBS - kies webopac - kies verlenging webopac per profiel Je ziet nu hoeveel verlengingen bij categorie Andere gebeuren. Dit zijn de verlengingen via de Smart (afo 413). De rest gebeurt via de webopac. Stel de periode-selectie eventueel in op jaar of kwartaal om een juister overzicht te krijgen. 16) Geef de top 20-lijst voor jeugdboeken fictie. - Kies top lijst - kies uitleningen & verlengingen - kies eventueel per bibliografische beschrijving - kies bv. objectcategorie - kies bib: TOTAAL (of per locatie) Om de top 20-lijst te verkrijgen dien je nog op daarvoor voorziene icoontje te klikken. 17) Hoeveel nieuwe jeugdboeken fictie heeft mijn bib vorige maand ingevoerd? - kies dashboards PBS - kies exemplaren - kies aanwinsten instelling (of locatie) / aard van het werk - periode-selectie op vorige maand zetten + toepassen Je krijgt nu alle aanwinsten van vorige maand per aard van het werk. Wil je enkel de jeugdboeken fictie klik op JBF in figuur (taart) of klik op icoontje schaartje en beperk op Overige ; objectcategorie = 5 + voltooien. 18) Geef de meest populaire zoekvragen totaal van het 2 de kwartaal. - kies top lijst - kies webvragen - kies meest populaire zoekvragen - kies bijvoorbeeld per profiel of per index Om deze van het 2 de kwartaal te krijgen stel periode-selectie in op kwartaal en kies voor 2 + pas toe. 19) Welke lenerscategorieën lenen strips uit? Maak het overzicht voor het 2 de of 3 de kwartaal. - kies dashboards PBS - kies uitleningen & verlengingen - kies uitleningen & verlengingen : lenerscategorie / aard van het werk beperk via scope of schaartje op jeugdstrips en nadien op volwassenenstrips Overige ; objectcategorie = 12 voor jeugdstrips Overige ; objectcategorie = 29 voor volwassenen strips PBS-Dienst (HV) 22

23 Stel periode-selectie in in kwartaal om kwartaaloverzicht te bekomen. Andere mogelijkheid: - kies alle dashboards - kies uitleningen & verlengingen - kies algemene materiaalaanduiding - kies contributie ; lenerscategorie Beperk op strips in figuur algemene materiaalaanduiding. Dan krijg je alle lenerscategorieën die strips uitlenen (zowel jeugdstrips als volwassenen strips) Stel periode-selectie in in kwartaal om kwartaaloverzicht te bekomen. 20) Hoeveel volwassenen non-fictie boeken heeft mijn bib vorige maand (of andere maand) afgevoerd? - kies dashboards PBS - kies exemplaren - kies afvoer instelling (of locatie)/ aard vh werk - pas periode-selectie toe op vorige maand Je krijgt nu alle afvoer te zien van vorige maand. Om overzicht te krijgen van enkel non-fictie boeken voor volwassenen klik in figuur op VBN. PBS-Dienst (HV) 23