Statistieken 2012 VubisSmart

Transcriptie

1 Handleiding Statistieken 2012 VubisSmart Cevi NV Bisdomplein GENT Tel contactcenter@cevi.be

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Inhoud van dit document Algemene opmerkingen Colofon AANGELEVERDE PROFIELEN UIT TE VOEREN WERKZAAMHEDEN VÓÓR INSTALLATIE Groeperingstabellen Toegang tot een folder op de server SOFTWARE DOWNLOADEN VIA CE-SITE Stap 1 Tijdelijke map aanmaken Stap 2 Download het Patch bestand via CE-site Stap 3 Uitpakken van de bijlage DE SOFTWARE ACTIVEREN IN VUBIS SMART ACTIVITEITEN UIT TE VOEREN NADAT DE SOFTWARE GEÏNSTALLEERD IS, MAAR VÓÓRDAT JE DE STATISTIEKEN AANMAAKT HOE GENEREER JE DE STATISTIEKEN? Optie Algemene parameters Export parameters Statistisch jaar Optie Profielparameters Overzichtsscherm Selecteer profiel Exporteer alle profielen Optie Aanmaken statistieken Optie Exporteren statistieken Optie Initialiseren statistieken

3 9 TROUBLESHOOTING FAQ Zijn de profielnamen betekenisvol voor de inhoud van de profielen? Wat betekenen de codes zzz/ en n/d in de export? Ik heb vorig jaar Statistieken 2011 geïnstalleerd en gebruikt. Moet ik mijn statistieken nu initialiseren? Zijn er voorwaarden opdat het systeem nog gegevens kan produceren voor afgevoerde objecten? De exportbestanden zijn CSV bestanden, die met Excel kunnen worden geopend. Zijn er hieraan beperkingen? Wat is er aan de hand als de statistische gegevens voor de WebOpac zoekacties niet correct lijken? Er worden alleen cumulatieve statistieken geexporteerd. Wat is er aan de hand?

4 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD Dit document beschrijft hoe je eenvoudig statistieken uit Vubis Smart kunt halen. Globaal gezien werkt dit als volgt: 1. Je ontvangt een honderdtal statistische profielen, die ieder een specifiek statistisch overzicht genereren. 2. Je hoeft deze profielen zelf niet te configureren, maar alleen te installeren. Dit verloopt via een automatische procedure, waarbij je gegevens moet downloaden van de Cevi CE-site en nadien in Vubis Smart moet inlezen. 3. Elke statistiek leidt tot een bestand dat met Excel kan worden geopend. Dit bestand wordt op de server gezet in een folder die je zelf bepaalt Inhoud van dit document In dit document vind je: 1. informatie over de activiteiten die je moet uitvoeren voordat je de software installeert; 2. informatie over hoe je de software kunt downloaden via de CE-site van Cevi; 3. informatie over hoe je de software in Vubis Smart kunt activeren; 4. informatie over hoe je de statistieken kunt aanmaken; 5. informatie over hoe je de statistieken kunt bekijken Algemene opmerkingen De software werkt in combinatie met Vubis Smart versie 2.3 en hoger. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

5 COLOFON Cevi NV Bisdomplein GENT Tel.: (Cevi Contact Center) Fax: contactcenter@cevi.be Internet: Extranet: Ondernemersnummer: BE Programma: Infor Ondersteuning: Team Bibliotheken Cevi NV Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

6 3 AANGELEVERDE PROFIELEN 1) De naam van een deel van de profielen eindigt op NL of BE. Dit is in principe alleen een naamgeving en betekent niet dat die statistieken specifiek gemaakt of geschikt zijn voor Nederland of België. 2) De profielen werken in combinatie met de bibliografische formaten Smart, MARC21/B en UniMarc/B. Om de bibliografische gegevens correct te kunnen ophalen is het wel noodzakelijk dat de namen van de bibliografische formaten geen lokale varianten van deze formaten zijn, maar wel gewoon Smart of MARC21/B of Uni- Marc/B heten. Verder kunnen de bibliografische gegevens alleen correct worden gevonden als je geen velddefinities gewijzigd hebt voor de criteria die in de statistische profielen voorkomen. 3) De lenerstatistieken die werken op basis van geldige leners werken met twee verschillende criteria, namelijk: voor de profielen die eindigen op BE bevat dit de leners die in het jaar voorafgaand aan de datum waarop de statistieken worden aangemaakt minstens 1 uitlening hebben gedaan; voor de profielen die eindigen op NL bevat dit de leners met een vervaldatum die groter is dan de datum waarop de statistieken worden aangemaakt. 4) De statistieken worden uitgevoerd onder hun naam, aangevuld met de periode waarvoor ze geldig zijn (2012 of een maand uit 2012 voor uitleengegevens en een volledige datum voor leners- en exemplaargegevens), aangevuld met een zogenaamde datum/tijd-stempel. Dit zijn twee getallen gescheiden door een komma; je kunt dit verder negeren. Het wordt alleen gebruikt om bestanden uniek te maken. 5) Groeperingstabellen kunnen worden toegepast op alle profielen, ook diegene die niet door Infor worden aangeleverd. Je kunt bovendien je eigen groeperingstabellen definiëren en deze op de aangeleverde profielen toepassen. 6) In principe zal het systeem proberen om bij de export van de statistische gegevens alle in gebruik zijnde waardes te exporteren, ook als deze als totaal aantal 0 hebben. (Je hebt bijvoorbeeld 20 materiaalsoorten gedefinieerd; bij het exporteren van uitleenstatistieken zullen dan alle 20 materiaalsoorten worden geëxporteerd, zelfs al zijn er maar voor 18 materiaalsoorten uitleningen gebeurd). Er zijn echter enkele beperkingen hieraan: het werkt alleen voor criteria waarvoor het systeem over de geldige waardes beschikt in een tabel. Voor authority-lijsten zoals taalcodes zal het systeem daarbinnen kijken naar alleen die codes die in gebruik zijn. Voor locaties zullen in principe alleen die locaties worden opgenomen die behoren tot dezelfde metauitleeninstelling. Er is een technische beschrijving van de statistieken die door het systeem automatisch worden gecreëerd. In hoofdstuk 8 Hoe genereer je de statistieken? vind je de uitleg hoe je dit bestand kunt genereren. Van elke statistiek worden de volgende technische gegevens vermeld. Hoort bij statistisch profiel Actief Applicatie Data voor assen - X-as Data voor assen - Y-as Geeft aan bij welke aanmaak -profiel de statistiek hoort 1 (ja) of 0 (neen) Geeft aan wat voor soort statistiek het is (bijv. Leners ) Data die zich op de X-as (horizontaal) bevindt Data die zich op de Y-as (verticaal) bevindt Hoofdstuk 3: Aangeleverde profielen Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

7 3.2 Hoort bij statistisch profiel Groeperingstabellen Id Naam Restricties Toegepast voor Geeft aan bij welke aanmaak -profiel de statistiek hoort Eén of meerdere groeperingstabellen die worden toegepast bij de statistiek Identificatie van de statistiek; dit is een interne naam die de statistiek op een unieke wijze kenmerkt Omschrijving van de statistiek in natuurlijke taal Eventuele restricties die worden toegepast bij de statistiek Geeft het perspectief van de statistiek aan (een statistiek met als Toegepast voor bijv. Locatie, zal per locatie een aparte tabel in de statistiek tonen) Hoofdstuk 3: Aangeleverde profielen Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

8 4 UIT TE VOEREN WERKZAAMHEDEN VÓÓR INSTALLATIE 4.1 GROEPERINGSTABELLEN Tegelijk met de software wordt ook een aantal groeperingstabellen geïnstalleerd. Deze worden opgeslagen onder de gebruiker Algemeen gebruik. Als je al groeperingstabellen voor deze gebruiker gedefinieerd hebt, dan raden wij je aan deze te schrappen of te hernoemen. Wat moet je controleren en eventueel aanpassen? 1) Je gaat naar AFO 141 en kiest de optie Groeperingstabellen. 2) Je selecteert de optie Bekijk tabellen van wachtwoord (het icoon met het sleuteltje). 3) Je kiest uit de lijst van aangeboden gebruikers de gebruiker Algemeen gebruik. 4) Het systeem zal dan de groeperingstabellen tonen die gedefinieerd zijn voor deze gebruiker. 5) Als deze lijst leeg is, is alles ok. 6) Als deze lijst niet de volgende profielen bevat, is alles eveneens ok. AVHW LEEFTIJD MONTHS2006 SISOGROEP SISOHOOFDGROEP 7) Als één of meerdere van de net vermelde profielen wel in de lijst voorkomt, dan adviseren wij je die te schrappen of te hernoemen. Opmerking: Als je al een eerdere versie van de statistieken geïnstalleerd had, moet je ook de profielen verwijderen via de optie initialiseren statistieken. De genoemde groeperingstabellen worden namelijk bij installatie meegeleverd. Veld AVHW LEEFTIJD MONTHSYEARS MONTHS2006 MONTHS2007 en verdere jaren DUTCHPOSTALCODE SISOGROEP SISOHOOFDGROEP GENDER Betekenis Vertaalt objectcategorieën (nummers) naar aarden van het werk Transformeert de geboortedatum naar leeftijd Transformeert maanden naar het formaat JJJJ/MM Transformeert maanden naar de maanden van 2006 en plaatst alle andere maanden in 1 aparte categorie Transformeert maanden naar de maanden van jaar X en plaatst alle andere maanden in 1 aparte categorie Transformeert Nederlandse postcodes naar het stuk voor de spatie Groepeert SISO-nummers in SISO-groepen Groepeert SISO-nummers in SISO-hoofdgroepen vertaalt 0, 1, 2 naar resp. Onbekend, Man, Vrouw Hoofdstuk 4: Werkzaamheden voor installatie Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

9 4.2 ZIZO ZIZOH Veld Betekenis groepeert ZIZO-codes op de eerste 4 letters van de code groepeert ZIZO-codes op de eerste 2 letters van de code 4.2 TOEGANG TOT EEN FOLDER OP DE SERVER Aangezien het resultaat van het proces dat je gaat uitvoeren is dat er een lijst van bestanden op de server geplaatst gaat worden, houdt dat in dat je toegang moet hebben tot minstens één folder op de server. Hoofdstuk 4: Werkzaamheden voor installatie Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

10 5 SOFTWARE DOWNLOADEN VIA CE-SITE 5.1 STAP 1 TIJDELIJKE MAP AANMAKEN Maak een tijdelijke map aan (op de Vubis Smart database server machine of een werkstation) van waaruit je de patch zult installeren, bijvoorbeeld: c:\temp\stats STAP 2 DOWNLOAD HET PATCH BESTAND VIA CE-SITE Surf naar de CE-site van Cevi: Kies in de navigatiebalk bovenaan voor Download. Je krijgt dan dit scherm. Hoofdstuk 5: Software downloaden Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

11 5.2 Kies daar voor Bibliotheken. Je krijg een overzichtsscherm met de beschikbare downloads voor bibliotheken. Klik daar op Installatieset Statistieken Je krijgt dan dit scherm. Hoofdstuk 5: Software downloaden Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

12 5.3 Klik daarin op de Download link. Je krijgt een popup-venster zoals hieronder. Afhankelijk van je beveiligingsinstellingen, krijg je een waarschuwing dat de download wordt verhinderd (gele balk bovenaan). Klik dan op die gele balk en kies voor Bestand downloaden. Kies <Opslaan> en laat het bestand statistics2012.zip opslaan in de tijdelijke map die je in stap 1 hebt aangemaakt. 5.3 STAP 3 UITPAKKEN VAN DE BIJLAGE Unzip 2012_764Build01.zip in de tijdelijke map die je in stap 1 aanmaakte. Hoofdstuk 5: Software downloaden Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

13 6 DE SOFTWARE ACTIVEREN IN VUBIS SMART Start een Vubis cliëntsessie in het systeem waar Statistieken 2012 geïnstalleerd moet worden. Ga naar AFO 652. Hoofdstuk 6: Software activeren Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

14 6.2 Kies Upgrade wizard. Kies de taal die je wilt gebruiken tijdens het installatieproces en klik op <Volgende>. Gebruik de < >-knop (Bladeren) om het bestand met de naam UpgradePatch_ xml te selecteren uit de map die je zojuist hebt aangemaakt. In ons voorbeeld is dat C:\installatiesets\AFO764\UpgradePatch_ xml. Klik op de <Volgende> knop. Hoofdstuk 6: Software activeren Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

15 6.3 Er verschijnt een Vubis Smart statusscherm dat aangeeft dat het systeem even bezig is. Daarna verschijnt het volgende scherm van de Upgrade wizard. Klik op de <Volgende> knop om de installatie te vervolgen. Er verschijnt een ander scherm. Hier zie je een keuzelijst met de meest gangbare bibliografische formaten, MARC21 (gebruikelijk in het Engelse taalgebied), Smart (gebruikelijk in het Nederlandse taalgebied) of UniMARC (gebruikelijk in het Franse taalgebied). Kies hier voor Smart! Hoofdstuk 6: Software activeren Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

16 6.4 Maak je keuze en klik op de <Volgende> button om de installatie te vervolgen. Er verschijnt weer een vraag. Hier moet je alleen iets kiezen als je het MARC21 formaat gebruikt. Dit is omdat de statistieken op classificatie standaard naar dat veld in het Smart of UniMARC formaat kijken. Voor MARC 21 is er dus een verwijzing nodig naar het juiste veld. Klik op de <Volgende> button om de installatie te vervolgen. Er verschijnt een Vubis Smart statusscherm dat een aantal meldingen weergeeft. Bijvoorbeeld. Hoofdstuk 6: Software activeren Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

17 6.5 Dan verschijnt het volgende scherm van de Upgrade wizard. Klik op de <Volgende> knop om de installatie te voltooien. Nadat de software geïnstalleerd is, zal het systeem een nieuwe AFO 764 gecreëerd hebben. Als er voor de installatie al een AFO 764 bestond, wordt AFO 765 aangemaakt Opmerking: Bij een update wordt uiteraard geen nieuwe AFO 764 gecreëerd, de oude AFO is dan nog gewoon actief. (Als alle AFO s tot en met 769 al bestonden, zal de installatie niet lukken en moet je contact opnemen met de helpdesk. Zij zullen dan een nieuwe AFO buiten de 76-serie creëren.) In de rest van dit document zullen wij als term AFO 764 gebruiken. In uitzonderlijke gevallen kan het dus gaan om een andere AFO. Hoofdstuk 6: Software activeren Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

18 7 ACTIVITEITEN UIT TE VOEREN NADAT DE SOFTWARE GEÏNSTALLEERD IS, MAAR VÓÓRDAT JE DE STATISTIEKEN AANMAAKT Vooraleer je de statistieken gaat aanmaken in AFO 764 moet je eerst nog het volgende uitvoeren. 1) Controleer in AFO 611 (paswoordbeheer) wie je toegang wilt geven tot de nieuwe AFO ) Kies AFO 151. Selecteer de optie Formaten. Het systeem toont dan een overzicht van de formaten die op je systeem in gebruik zijn. Selecteer één voor één alle formaten die in gebruik zijn en keer dan telkens terug naar het overzicht van de formaten. (Door dit uit te voeren worden de formaten gehercompileerd, wat noodzakelijk is voor de goede werking van de statistieken.) Hoofdstuk 7: Activiteiten uit te voeren nadat Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

19 8 HOE GENEREER JE DE STATISTIEKEN? Kies AFO 764. In AFO 764 vind je het overzichtsscherm met diverse menuopties. Je moet nu achtereenvolgens: 1) een aantal parameters definiëren; 2) de statistieken aanmaken; 3) de statistieken exporteren. De vijfde optie moet je alleen in heel uitzonderlijke situaties gebruiken. Voer deze opties niet online uit, maar bij voorkeur in batch mode. Sommige van deze processen kunnen tot enkele uren in beslag nemen, al naargelang de volumes aan gegevens die verwerkt moeten worden. Let er daarbij ook op dat de back-ups, of eventuele andere server onderhoudswerkzaamheden ruim na het starten van het aanmaken van de statistieken worden gepland om niet onverwacht deze processen te onderbreken. Hoofdstuk 8: Hoe genereert u statistieken? Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

20 OPTIE ALGEMENE PARAMETERS Export parameters Je kunt hier diverse parameters definiëren. Export naar folder Hier staat aangegeven waar de geëxporteerde spreadsheet bestanden opgeslagen moeten worden. Opgelet! Verzeker je ervan dat deze folder ook degelijk bestaat op de aangegeven locatie. Als je de export start naar een folder die niet bestaat, dan zal het systeem je daar op wijzen. Het systeem zal de foldernaam tonen, gevolgd door de melding does not exist. (Als je geen folder hebt gedefinieerd bij de parameters, zal het systeem exporteren naar c:\temp\.) Scheidingsteken Geeft aan welk teken gebruikt wordt als veldscheidingsteken in de spreadsheets. Afhankelijk van de Excel-versie is dit doorgaans komma of puntkomma. Output periode(s) De output periode kun je opgeven in het formaat JJJJ of JJJJ/MM. Er kan meer dan één periode opgegeven worden. Deze periode is van belang voor de uitleenstatistieken. Als je alleen 2012 invoert, dan zal het systeem per profiel een statistiek aanmaken voor het jaar Als je naast 2012 ook maanden invoert, zal het systeem voor alle opgegeven maanden ook een overzicht aanmaken (bijv. 2012,2012/01,2012/02,2012/03,2012/04,2012/05,2012/06,2012/07,2012/08,2012/09, 2012/10,2012/11,2012/12 ). Opgelet: Merk op dat de parameter Output periode(s) alleen gebruikt wordt voor cumulatieve statistieken. Hoofdstuk 8: Hoe genereert u statistieken? Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

21 8.3 Je moet er wel rekening mee houden dat het exportproces veel langer zal duren naarmate je hier meer maanden opgeeft. Output datum(s) Als je alle statistieken wilt exporteren, dan moet deze datum overeenstemmen met de datum waarop de statistieken werden aangemaakt. Dat kan op dezelfde dag geweest zijn als wanneer de statistieken worden geëxporteerd, maar de export kan natuurlijk ook op een latere datum plaatsvinden. Als je een andere datum invoert dan de datum waarop de statistieken werden aangemaakt, dan worden enkel de cumulatieve statistieken geëxporteerd. Opmerking: Merk op dat de parameter Output datum(s) alleen gebruikt wordt voor nietcumulatieve statistieken. Export per scope Deze parameter heeft het volgende effect: statistieken die als scope per locatie of per instelling hebben, worden geëxporteerd naar aparte folders op de server (een folder per locatie). Het systeem zal deze folders automatisch aanmaken, dus de optie kan alleen gebruikt worden wanneer de applicatie schrijfrechten heeft in de master folder waar de export naartoe schrijft. Standaard staat deze optie niet aangevinkt. Opmerking: Merk op dat exportbestanden waar mogelijk in een boomstructuur van instelling/locaties gezet worden. Waar dit niet mogelijk is, zijn bestanden te vinden onder meta-instelling Statistisch jaar Kies hier het juiste statistisch jaar. Hoofdstuk 8: Hoe genereert u statistieken? Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

22 OPTIE PROFIELPARAMETERS Hier krijg je een overzicht van alle gedefinieerde statistische profielen Overzichtsscherm Het systeem geeft een overzicht van alle beschikbare profielen. De volgende gegevens worden getoond: * Profiel naam * Profiel omschrijving * Applicatie * In gebruik Ja/Nee Selecteer profiel Selecteer een profiel en dan deze optie om de details te bekijken. Niet alle velden kunnen worden gewijzigd. Per type profiel kan de getoonde informatie verschillen. Zie hoofdstuk 3 van dit document voor een korte toelichting. Hoofdstuk 8: Hoe genereert u statistieken? Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

23 8.5 Enkele voorbeelden: De drie opties voor scope (geen scope, per locatie, per instelling) in het profiel geven aan hoe statistische gegevens uitgevoerd moeten worden. Geen scope betekent dat alle locaties en sublocaties binnen een instelling worden uitgevoerd. Per instelling betekent dat gegevens worden uitgevoerd op het niveau van de instelling. Per locatie betekent dat gegevens worden uitgevoerd op niveau van de locatie. Wanneer er veel locaties binnen een instelling zijn, zie je een heleboel locatietabellen in hetzelfde spreadsheet wanneer de optie Export per scope bij de algemene parameters niet is aangevinkt. Wanneer de optie Export per scope bij de algemene parameters wel is aangevinkt, krijg je geen spreadsheet met een heleboel tabellen. In plaats daarvan zijn er veel mappen in de export folder. Het rekenblad in elke map toont de gegevens van slechts een locatie. Het voordeel is dat het rekenblad snel geopend kan worden. Let op: Niet alle profielen hebben deze scoping opties Exporteer alle profielen Met deze optie kun je alle profielen exporteren. Nadat je deze optie gekozen hebt, verschijnt het standaard dialoogvenster voor het genereren van output. Let op! Ook wanneer je toegang hebt tot alle output mogelijkheden zullen de opties voor tekstverwerker, spreadsheet en om technische redenen hier niet bij staan. Hoofdstuk 8: Hoe genereert u statistieken? Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

24 OPTIE AANMAKEN STATISTIEKEN Hiermee genereer je de statistieken. Dit proces zal (afhankelijk van de snelheid van je server en de grootte van je database) enkele uren in beslag nemen. Je moet dit proces bij voorkeur dan ook in batch-mode uitvoeren. Je kunt de status van het proces bekijken in AFO 642. Dit proces voer je in principe maar één keer uit. 8.4 OPTIE EXPORTEREN STATISTIEKEN Hiermee worden de statistieken geëxporteerd in rekenbladformaat. Het systeem zal de statistische bestanden uitschrijven naar de map die je aangeeft als bestemming (in de parameter-setup). Zie de eerder in dit document gemaakte toelichting bij de manier waarop de naam van deze bestanden opgebouwd is. Dit proces voer je in principe pas uit nadat de statistieken volledig zijn aangemaakt (zie de status in AFO 642). Je kunt dit proces zo vaak uitvoeren als je wilt. Als je een export wilt starten terwijl er al een andere export loopt, dan zal het systeem je daarop wijzen. Je kunt op twee manieren weten of een gestarte export klaar is: Hoofdstuk 8: Hoe genereert u statistieken? Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

25 8.7 * ofwel kijk je in de folder waar de bestanden naartoe worden geschreven of alle statistieken die je wilt zich daar al bevinden; * ofwel kijk je in AFO 764: als het systeem je toestaat om de export opnieuw te starten, dan betekent dit dat de vorige export klaar is. Opgelet: * Als je de export opnieuw start, zullen alle statistieken opnieuw worden geëxporteerd.) * Alleen statistieken van profielen die in gebruik zijn worden geëxporteerd. 8.5 OPTIE INITIALISEREN STATISTIEKEN Met deze optie worden eerdere statistieken verwijderd en nieuwe statistieken gegenereerd. Opgelet! Deze optie zal alle statistieken van het systeem verwijderen. Hoofdstuk 8: Hoe genereert u statistieken? Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

26 9 TROUBLESHOOTING De export gaat door na een foutmelding. Een waarschuwing wordt weggeschreven in het logbestand met fouten. De export kan worden opgevolgd en, indien nodig, worden gestopt via AFO 642. Hoofdstuk 9: Troubleshooting Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

27 10 FAQ 10.1 ZIJN DE PROFIELNAMEN BETEKENISVOL VOOR DE INHOUD VAN DE PROFIELEN? Niet altijd. In principe bevatten de profielnamen een beknopte code die de criteria uit het profiel aangeeft, maar dat is niet altijd het geval. De aanduiding NL of BE in de profielnamen betekent niet dat die profielen alleen geschikt zijn voor respectievelijk Nederland of België WAT BETEKENEN DE CODES ZZZ/ EN N/D IN DE EXPORT? Beide codes geven aan dat er voor een bepaald criterium geen gegevens beschikbaar zijn. Stel dat je een statistiek per genre bekijkt. De statistiek zal dan de diverse genrecodes tonen, hoogstwaarschijnlijk aangevuld met zzz/ of n/d. Deze laatste categorie bevat dan de aantallen voor de records zonder genre. Een ander voorbeeld: als je bijvoorbeeld reserveringen via het WEB wilt tellen, dan zal het systeem die in een aantal profielen tonen per WebOpac profiel. De reserveringen die als zzz/ gekenmerkt staan zijn dan de reserveringen die via de client gebeurd zijn (ze hebben met andere woorden dus geen WebOpac profiel). Je kunt uiteraard een groeperingstabel gebruiken om de cijfers voor alle profielen te groeperen in één kolom of één rij IK HEB VORIG JAAR STATISTIEKEN 2011 GEÏNSTALLEERD EN GEBRUIKT. MOET IK MIJN STATISTIEKEN NU INITIALISEREN? Met Statistieken 2012 worden een heleboel nieuwe profielen meegeleverd. Als je deze profielen wilt gebruiken, dan zul je verplicht zijn de statistieken te initialiseren. De nieuwe profielen maken namelijk gebruik van criteria die vorig jaar niet opgenomen waren in de statistische gegevens, en die bijgevolg nu ook niet kunnen worden getoond. Kortom: als je in de loop van 2012 de statistieken (via AFO bijvoorbeeld via het nachtwakerproces) bent blijven updaten, dan hoef je de statistieken niet te initialiseren als je geen gebruik wilt maken van de nieuwe statistieken. Als je dat laatste wel wilt, dan zul je de statistieken dus moeten initialiseren. Als je dit nalaat, zullen de statistische exportbestanden de correcte totalen bevatten, maar niet de correcte verdeling per criterium (er zal dan bijvoorbeeld n/d worden getoond). Voorbeelden van profielen die nu beschikbaar zijn en dat niet waren in Statistieken 2012 zijn onder andere de profielen die gebruik maken van het criterium Geslacht bij leners, van diverse uitleenprofielen die gebruik maken van de criteria Genre en Muziekcode, en vele andere. Hoofdstuk 10: FAQ Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie

28 ZIJN ER VOORWAARDEN OPDAT HET SYSTEEM NOG GEGEVENS KAN PRODUCEREN VOOR AFGEVOERDE OBJECTEN? Ja. Als je voor afgevoerde objecten bibliografische gegevens wilt exporteren, dan moet in AFO 151 Databases de setting worden aangezet die er voor zorgt dat er voor afgevoerde bibliografische beschrijvingen een archiefbestand wordt bijgehouden. Dit archiefbestand zal dan worden gebruikt om de bibliografische gegevens te tonen (in die gevallen dat zowel het exemplaar als de bijhorende bibliografische beschrijving verwijderd zijn) DE EXPORTBESTANDEN ZIJN CSV BESTANDEN, DIE MET EXCEL KUNNEN WORDEN GEOPEND. ZIJN ER HIERAAN BEPERKINGEN? Ja. Oudere versies van Excel hebben een beperking voor zowel het aantal rijen als het aantal kolommen. Exportbestanden die meer dan 256 kolommen of rijen bevatten kunnen niet volledig worden geladen. In de meest recente versie van Office 2007 zijn deze beperkingen verhoogd. Er kunnen nu tot rijen en kolommen worden geladen WAT IS ER AAN DE HAND ALS DE STATISTISCHE GEGEVENS VOOR DE WEBOPAC ZOEKACTIES NIET CORRECT LIJKEN? De statistieken voor de WebOpac zoekacties zijn gebaseerd op een transactiebestand waarin voor elke zoekactie een transactie wordt genoteerd. In oudere versie van Vubis Smart werd in dit bestand geen datum bijgehouden. Als je nog met een oudere versie gewerkt hebt in de loop van kalenderjaar 2012, dan zal het systeem de gegevens niet correct per maand kunnen groeperen. De transacties die geen datum hebben, kun je echter wel bekijken door bij de Algemene parameters in AFO 764 als periode 1840/12 op te geven ER WORDEN ALLEEN CUMULATIEVE STATISTIEKEN GEEXPORTEERD. WAT IS ER AAN DE HAND? De meest voor de hand liggende verklaring is dat de datum die is opgenomen in het veld Output datum(s) bij de Export parameters een datum is waarop er geen statistieken zijn aangemaakt. Als je namelijk alle statistieken wilt exporteren, dan moet deze datum overeenstemmen met de datum waarop de statistieken werden aangemaakt. Dat kan op dezelfde dag geweest zijn als wanneer de statistieken worden geëxporteerd, maar de export kan natuurlijk ook op een latere datum plaatsvinden. Als je een andere datum invoert dan de datum waarop de statistieken werden aangemaakt, dan worden enkel de cumulatieve statistieken geëxporteerd. Hoofdstuk 10: FAQ Handleiding Statistieken 2012 Vubis Smart Versie