Update Infine Jaarrekening Versie 3.9.1

Transcriptie

1 Update Infine Jaarrekening Versie Telefoon Website Infine Jaarrekening v Januari 2017

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Installatie Infine Office Manager Installatieschema Bijwerken van bestaande installatie van Infine Office Manager Migreren van uw Access database naar SQL Server 6 3. Installatie update Infine Jaarrekening 7 4. Toelichting op de updateprocedure 8 5. Updaten kantoormodel Jaarrekening 9 6. Updaten kantoormodel Publicatiebalans Updaten klantrapporten Jaarrekening Updaten klantrapporten Publicatiebalans 12 Pagina 2 van 12

3 1. Inleiding In deze handleiding begeleiden wij u door de stappen om de updates van Infine Jaarrekening te verwerken. Voor een overzicht van de wijzigingen in deze versie verwijzen wij u naar de beschrijving Wijzigingen in de Infine Jaarrekening op de supportwebsite, onder Downloads. U kunt uw huidige versie van de Infine Jaarrekening als volgt controleren: - Open een willekeurige jaarrekening - Klik in de werkbalk op de knop Voordat u begint met de installatie moeten alle gebruikers Infine Office Manager afsluiten. Tevens moet Excel gesloten worden op alle pc's waarop eerder een werkstation installatie is uitgevoerd. Wij raden aan om naast de update van de module Infine Jaarrekening ook het hoofdprogramma Infine Office Manager bij te werken, zie hiervoor Hoofdstuk 2. Tip: Zorg dat u een goede back-up hebt voordat u de updates gaat installeren. Pagina 3 van 12

4 2. Installatie Infine Office Manager 2.1 Installatieschema Tijdens de installatieprocedure wordt u gevraagd welk type installatie uitgevoerd moet worden. Onderstaand schema kan u helpen bij het maken van de juiste keuze. Pagina 4 van 12

5 2.2 Bijwerken van bestaande installatie van Infine Office Manager U kunt uw huidige versie van Infine Office Manager als volgt controleren: - Open Infine Office Manager - Ga naar het menu Help -> Over Infine Office Manager Indien u het programma in een netwerk gebruikt, dan hoeft u deze setup slechts eenmaal uit te voeren op de server (serverinstallatie). De werkstations worden dan automatisch bijgewerkt. Volg de onderstaande stappen om uw bestaande installatie van Infine Office Manager bij te werken naar de laatste versie. 1) Dubbelklik op het setup-bestand 'Infine Office Manager' 2) Klik in het welkomstscherm op Volgende. 3) Accepteer de licentieovereenkomst en klikt u op Volgende. 4) Selecteer het gewenste installatietype en klik op Volgende. a. Standalone: als u niet in een netwerk werkt. b. Server en werkstation: wanneer u de installatie fysiek op het werkstation uitvoert, maar ook de server wilt bijwerken. (meest gekozen in een netwerkomgeving) c. Server: wanneer u de installatie fysiek op de server bijwerkt. 5) Controleer het databasetype dat door Infine Office Manager gebruikt moet worden. a. De setup selecteert hier standaard het databasetype dat bij de vorige installatie is gekozen. b. Wanneer u wilt migreren van een Access database naar een SQL Server, voer dan eerst de installatie uit als met het databasetype Access en lees vervolgend hoofdstuk 2.3 Migreren van uw Access database naar SQL Server. 6) Wanneer u gekozen hebt voor het databasetype Access, controleer dan de locatie waar Infine Office Manager de database moet opslaan. (De setup vult hier standaard de locatie in waar Infine Office Manager de database momenteel opslaat.) 7) Wanneer u gekozen hebt voor het databasetype SQL Server controleer dan de servernaam. (De setup vult hier standaard de servernaam en wachtwoord in die bij de vorige installatie zijn ingevuld.) 8) Klik op de knop Installeren om de installatie te starten. 9) Klik na de installatie op de knop Voltooien. Pagina 5 van 12

6 2.3 Migreren van uw Access database naar SQL Server Er is voor u een aparte handleiding beschikbaar waarin wij u begeleiden door de stappen die gevolgd moeten worden om Microsoft SQL te installeren, te configureren en mogelijke bestaande databases te migreren. Microsoft SQL dient u te gebruiken wanneer u voldoet aan een van onderstaande redenen: Wanneer u gebruik maakt van de Infine modules Relatiebeheer, Digitaal Dossier of Uren & Facturering. Wanneer u met meer dan 5 gebruikers in Infine Office Manager werkt. Wanneer de Access database groter is dan 50 MB. Tevens; SQL kan sneller gegevens berekenen Bij veel records is SQL stabieler U kunt de handleiding downloaden via onderstaande link; Let op: U wordt geadviseerd de installatie te laten uitvoeren door uw (systeem)beheerder. Pagina 6 van 12

7 3. Installatie update Infine Jaarrekening Wanneer u het programma in een netwerk gebruikt, dan hoeft deze update slechts vanaf één werkstation te worden geïnstalleerd. Op de andere werkplekken moet alleen de werkbalk opnieuw worden geactiveerd. U kunt dit doen vanuit Infine Office Manager (onderdeel Rapporten -> menu Extra -> Activeren werkbalk -> Infine Jaarrekening). Voor de modules Infine Jaarrekening Engels, Infine Jaarrekening Consolidatie, Infine Jaarrekening Consolidatie Engels, Infine Jaarrekening Agro, Infine Jaarrekening Stichting RJ640, Infine Jaarrekening Zorg RJ655 en Infine Jaarrekening Consolidatie Zorg RJ655 is de procedure identiek. Dubbelklik op het setup-bestand Infine Jaarrekening. Klik in het welkomstscherm op Volgende. Na het accepteren van de licentieovereenkomst, klikt u op Volgende. Selecteer het gewenste installatietype en klik op Volgende. o Installeert u op de server; kies dan voor een 'Server' installatie. o Installeert u vanaf een werkstation en wilt u de server ook bijwerken; kies dan voor een 'Server & werkstations' installatie. o Installeert u vanaf een werkstation en is de server al up to date; kies dan voor een 'Werkstation' installatie. o Werkt u lokaal; kies dan voor een 'Standalone' installatie. Controleer de locatie waarin Infine Jaarrekening geïnstalleerd moeten worden. De setup toont het pad van de vorige installatie. Let op: Dit moet een andere map zijn dan waar Infine Office Manager in is geïnstalleerd. (bijvoorbeeld: L:\Infine Software\Jaarrekening) Klik op de knop Installeren om de installatie te starten. Klik na de installatie op de knop Voltooien. Pagina 7 van 12

8 4. Toelichting op de updateprocedure Tijdens het uitvoeren van de setup wordt de nieuwe versie van het Standaardmodel geïnstalleerd. Dit Standaardmodel is het rapportmodel zoals dit wordt uitgeleverd door Infine Software. De bestandsnaam van het Standaardmodel heeft de toevoeging Standaard, bijvoorbeeld Jaarrekening Standaard.xlt. De wijzigingen die in het Standaardmodel zijn verwerkt, kunnen worden overgenomen in het Kantoormodel. Dit Kantoormodel is de basis voor uw kantoor, waarin u dus uw eigen opmaak, teksten en instellingen hebt vastgelegd. Nieuwe rapporten worden aangemaakt op basis van dit Kantoormodel. Bestaande rapporten kunnen worden geüpdatet vanuit dit Kantoormodel. De bestandsnaam van het Kantoormodel heeft de toevoeging Kantoor, bijvoorbeeld Jaarrekening Kantoor.xlt. Schematisch ziet de updateprocedure er als volgt uit: Stap 1: Standaardmodel Updaten brugstaat (zie hoofdstuk 5 c.q. 6) Updaten toelichtingen (zie hoofdstuk 5 c.q. 6) => Updaten hoofdstukken (zie hoofdstuk 5 c.q. 6) Kantoormodel Deze handelingen hoeven slechts eenmalig per kantoormodel te worden uitgevoerd. Stap 2: Kantoormodel Updaten brugstaat (zie hoofdstuk 7 c.q. 8) Updaten toelichtingen (zie hoofdstuk 7 c.q. 8) => Updaten hoofdstukken (zie hoofdstuk 7 c.q. 8) Klantrapport Deze handelingen moeten per klantrapport worden uitgevoerd. Alleen die toelichtingen die in stap 1 in het Kantoormodel zijn bijgewerkt, zijn later in stap 2 in het klantrapport beschikbaar. Zo kunt u zelf bepalen welke wijzigingen u wel en niet wilt doorvoeren. Tip: een overzicht van de wijzigingen kunt u vinden in het document Wijzigingen in Infine Jaarrekening v Pagina 8 van 12

9 5. Updaten kantoormodel Jaarrekening De handelingen in dit hoofdstuk dienen eenmalig te worden uitgevoerd en kunnen alleen door de beheerder (de gebruiker met beheerdersrechten) worden gedaan. Openen kantoormodel Jaarrekening: Open Infine Office Manager en ga naar Beheer -> Systeeminstellingen -> Tabblad Rapporten. Selecteer het rapportmodel voor het Jaarrekening en klik op de knop Openen rapportmodel. Het Excel-rapport wordt nu geopend. Updaten kantoormodel Jaarrekening: Ga in het rapport naar Rapport -> Updaten. Wilt u alle beschikbare updates (brugstaat, toelichtingen en hoofdstukken) toepassen, dan kiest u voor Alles selecteren (rechtsonderin). Wilt u selectief updaten, dan handelt u als volgt: o De optie Updaten brugstaat is (indien nodig) aangevinkt. o Als u de toelichtingen wilt updaten, vinkt u Updaten toelichtingen aan. Vervolgens kiest u voor Toelichtingen selecteren. Vink de gewenste toelichtingen aan of kies voor Alles selecteren en bevestig met OK. o Als u de hoofdstukken wilt updaten, vinkt u Updaten hoofdstukken aan. Vervolgens kiest u voor Hoofdstukken selecteren. Vink de gewenste hoofdstukken aan en bevestig met OK. Kies vervolgens voor Update starten. Het rapport wordt nu geüpdatet; dit kan enige tijd in beslag nemen. De opmaak van het kantoormodel wordt automatisch aangepast (het is aan te bevelen om tijdens het updateproces geen andere acties op uw computer uit te voeren). Ga naar Bestand -> Opslaan en sluit vervolgens Excel af. Pagina 9 van 12

10 6. Updaten kantoormodel Publicatiebalans De handelingen in dit hoofdstuk dienen eenmalig te worden uitgevoerd en kunnen alleen door de beheerder (de gebruiker met beheerdersrechten) worden gedaan. Openen kantoormodel Publicatiebalans: Open Infine Office Manager en ga naar Beheer -> Systeeminstellingen -> Tabblad Rapporten. Selecteer het rapportmodel voor het Publicatiebalans en klik op de knop Openen rapportmodel. Het Excel-rapport wordt nu geopend. Updaten kantoormodel Publicatiebalans: Ga in het rapport naar Rapport -> Updaten. Wilt u alle beschikbare updates (brugstaat, toelichtingen en hoofdstukken) toepassen, dan kiest u voor Alles selecteren (rechts onderin). Wilt u selectief updaten, dan handelt u als volgt: o De optie Updaten brugstaat is (indien nodig) aangevinkt. o Als u de toelichtingen wilt updaten, vinkt u Updaten toelichtingen aan. Vervolgens kiest u voor Toelichtingen selecteren. Vink de gewenste toelichtingen aan of kies voor Alles selecteren en bevestig met OK. o Als u de hoofdstukken wilt updaten, vinkt u Updaten hoofdstukken aan. Vervolgens kiest u voor Hoofdstukken selecteren. Vink de gewenste hoofdstukken aan en bevestig met OK. Kies vervolgens voor Update starten. Het rapport wordt nu geüpdatet; dit kan enige tijd in beslag nemen. De opmaak van het kantoormodel wordt automatisch aangepast (het is aan te bevelen om tijdens het updateproces geen andere acties op uw computer uit te voeren). Ga naar Bestand -> Opslaan en sluit vervolgens Excel af. Pagina 10 van 12

11 7. Updaten klantrapporten Jaarrekening Voordat er met een klantrapport verder gewerkt kan worden, moet het rapport eerst worden geüpdatet. Onderstaande acties moeten dus per rapport worden uitgevoerd. Het beste kunt u dit doen op het moment dat u met een rapport aan het werk gaat. Openen van de Jaarrekening: Open vanuit Infine Office Manager het gewenste rapport. Updaten van de Jaarrekening: Ga in het rapport naar Rapport -> Updaten. Wilt u alle beschikbare updates (brugstaat, toelichtingen en hoofdstukken) toepassen, dan kiest u voor Alles selecteren (rechts onderin). Wilt u selectief updaten, dan handelt u als volgt: De optie Updaten brugstaat is (indien nodig) aangevinkt. Als u de toelichtingen wilt updaten, vinkt u Updaten toelichtingen aan. Vervolgens kiest u voor Toelichtingen selecteren. Vink de gewenste toelichtingen aan of kies voor Alles selecteren en bevestig met OK. Als u de hoofdstukken wilt updaten, vinkt u Updaten hoofdstukken aan. Vervolgens kiest u voor Hoofdstukken selecteren. Vink de gewenste hoofdstukken aan en bevestig met OK. Kies vervolgens voor Update starten. Het rapport wordt nu geüpdatet; dit kan enige tijd in beslag nemen. Het is aan te bevelen om tijdens het updateproces geen andere acties op uw computer uit te voeren. Ga naar Bestand -> Opslaan en ga verder met het uitwerken van de Jaarrekening. Pagina 11 van 12

12 8. Updaten klantrapporten Publicatiebalans Voordat er met een klantrapport verder gewerkt kan worden, moet het rapport eerst worden geüpdatet. Onderstaande acties moeten dus per rapport worden uitgevoerd. Het beste kunt u dit doen op het moment dat u met een rapport aan het werk gaat. Openen van de Publicatiebalans: Open vanuit Infine Office Manager het gewenste rapport. Updaten van de Publicatiebalans: Ga in het rapport naar Rapport -> Updaten. Wilt u alle beschikbare updates (brugstaat, toelichtingen en hoofdstukken) toepassen, dan kiest u voor Alles selecteren (rechts onderin). Wilt u selectief updaten, dan handelt u als volgt: De optie Updaten brugstaat is (indien nodig) aangevinkt. Als u de toelichtingen wilt updaten, vinkt u Updaten toelichtingen aan. Vervolgens kiest u voor Toelichtingen selecteren. Vink de gewenste toelichtingen aan of kies voor Alles selecteren en bevestig met OK. Als u de hoofdstukken wilt updaten, vinkt u Updaten hoofdstukken aan. Vervolgens kiest u voor Hoofdstukken selecteren. Vink de gewenste hoofdstukken aan en bevestig met OK. Kies vervolgens voor Update starten. Het rapport wordt nu geüpdatet; dit kan enige tijd in beslag nemen. Het is aan te bevelen om tijdens het updateproces geen andere acties op uw computer uit te voeren. Ga naar Bestand -> Opslaan en ga verder met het uitwerken van de Publicatiebalans. Pagina 12 van 12