Anago Project Portfolio Management Whitepaper Copyright 1999-2015 Anago
Project portfolio management is essentieel in het efficiënt bereiken van de organisatiedoelen. De ondersteuning van de planning moet op een eenvoudige manier gebeuren en toegevoegde waarde bieden aan alle lagen in de organisatie. Dit kan alleen maar als de ondersteunende systemen 100% aansluiten op de processen. Vaak worden spreadsheets gebruikt voor de ondersteuning van project portfolio management en planning. Spreadsheets zijn gemakkelijk aanpasbaar aan de behoefte, werken eenvoudig en bieden toegevoegde waarde aan de gebruiker. Het probleem is alleen dat het tijdrovend, foutgevoelig en niet geïntegreerd is. We hebben de slimme planningsoplossingen van Anago gebaseerd op dit principe. De project portfolio management oplossing is snel inzetbaar, eenvoudig te gebruiken en aanpasbaar aan de organisatie. Dit Whitepaper beschrijft de Anago Project Portfolio Management oplossing, de visie erachter en de werking ervan. Visie Onze visie is dat het gehele proces van het project beheerst moet worden, van het ontstaan van het idee van het project tot en met de evaluatie van het eindresultaat. Een project doorloopt de volgende fases: selectie, definitie, planning, realisatie en afronding. In de selectiefase wordt een idee nader onderzocht en uitgewerkt. Het doel is om te onderzoeken of het project haalbaar is en dit wordt uitgewerkt in een projectplan. In de definitiefase worden de eisen en wensen die aan een projectresultaat worden gesteld zo goed en compleet mogelijk bepaald. In de planningsfase wordt alles geregeld dat nodig is voor de realisatie van het project. Vervolgens wordt het project uitgevoerd in de realisatiefase. Daarna komt het project in de afrondingfase, waarin alles wordt geregeld om het projectresultaat daadwerkelijk te doen landen. Selectie Project Project board Project board board Definitie Planning Uitvoering Project board Evaluatie Figuur 1. Levensloop project Tijdens alle fasen in de levensloop van het project moet er bewaking plaatsvinden op inzet van resources, budgetten, risico s, mijlpalen en op te leveren producten. Na afloop van iedere fase wordt een eindproduct geleverd dat het besluitvormingsproces voedt. In het besluitvormingsproces wordt bepaald of het project door kan naar de volgende fase. In iedere fases wordt er inspanning geleverd voor het project. Het plannen van projecten gebeurt voornamelijk als het project in de fases planning en realisatie zit, maar dit kan ook al in eerdere fases. In de selectiefase kan bijvoorbeeld het maken van een projectaanpak gepland worden. In onderstaand schema worden de onderdelen van het project portfolio management weergegeven. Anago Project Portfolio Management Whitepaper 2
Resource Management Maturity Model Planning bestaat in vele vormen, variërend van eenvoudig tot complex, van losstaand tot volledig geïntegreerd. Niet iedere organisatie heeft dezelfde wijze van plannen. Organisaties zijn in te delen variërend van organisaties die reactief bezig zijn en de eerste stappen op het gebied van planning zetten tot organisaties die het overal en geïntegreerd toepassen. Het onderzoeks- en adviesbureau Gartner heeft hiervoor het Sales & Operations Planning Maturity model 1 opgesteld dat door Anago in onderstaande figuur vertaald is naar Resource Management. 1 2 3 4 Niveaus van volwassenheid van Resource Management Operationeel Plan Afstemming Vraag/aanbod Vertaling naar financiën Processen orkestreren Hoe ontwikkel ik een goed plan? Heb ik voldoende capaciteit? Wat zijn de financiële consequenties? Wat gebeurt er als? Planning werk Aanwezigheids planning Skill Management Vraaggestuurd werken Integratie van capaciteitsplanning en financiën Geïntegreerde financiële en CP scenario s Tactisch Strategisch Reactief Executie Transactioneel Anticiperen Operationeel Herhaalbaar Samenwerken Voorspelbaar Snel reagerend Georkestreerd Geïntegreerd Snel aangepast Figuur 2. Resource Management Maturity Model Het overgrote deel van de arbeidsintensieve (project)organisaties zit in volwassenheidsfase 1 en 2. Het is erg moeilijk om vanuit deze twee volwassenheidsfases naar fase 3 en 4 te komen. Dit heeft ook te maken met het type ondersteuning dat wordt gebruikt. Organisaties in fase 1 en 2 gebruiken in het algemeen Excel spreadsheets voor de planning. Deze spreadsheets zijn in beginsel prima om de eerste stappen te zetten, maar worden al gauw beperkend. Een overstap naar een of ander geavanceerd tool is ook geen optie. De planning dient te passen binnen de huidige organisatie en bij de huidige medewerkers. Hierbij hanteren we de visie dat de afstand tussen de oude situatie en de nieuwe situatie niet te groot mag zijn. Dit heeft namelijk gevolgen voor de adaptatie en acceptatie door de organisatie. Hoe groter de sprong in volwassenheidsfase, hoe groter de complexiteit en hoger het afbreukrisico. Met het Anago platform en de Project Portfolio Management oplossing proberen we zo goed mogelijk aan te sluiten op het volwassenheidsniveau van de organisatie. We geven advies en implementeren en verbeteren de bestaande planning. 1 Het oorspronkelijke Sales & Operations Planning Maturity Model is opgesteld door Gartner. U kunt de presentatie downloaden op het volgende adres: http://www.gartner.com/it/content/1393400/1393424/august_18_supply_chain_jbarrett.pdf. Alle rechten van deze presentatie rusten bij Gartner, Inc. Anago Project Portfolio Management Whitepaper 3
Anago Project Portfolio Management De Anago Project Portfolio Management oplossing is gebaseerd op de visie dat een organisatie de totale projectenstroom kan beheersen van ideefase tot en met de uitvoering en evaluatie en dat ieder project gepland wordt in termen van inzet van resources, geld en doorlooptijd. Portfolio & Project Registratie Projectbehoefte Management Capaciteitscontrole Scenario Management Voortgangsbewaking Beschikbaarheidsplanning Project Allocatie Financieel Management Project Portfolio Beoordeling Skill Management Planning Workflow Urenregistratie Portfolio Informatie Warehouse HR Financieel Urenregistratie Data Warehouse EPM Figuur 3. Onderdelen Project Portfolio Management De oplossing bestaat uit verschillende onderdelen die los of in samenhang met elkaar ingezet kunnen worden. Daarnaast is het mogelijk om, dankzij het unieke Anago platform, de onderdelen precies op maat te modelleren, aan te passen en uit te breiden. Figuur 4. Menu Project Portfolio Management Anago Project Porfolio management is een moderne, volledig browser gebaseerde oplossing die nauw aansluit bij de processen binnen de organisatie. De gebruikersinterface is eenvoudig en lijkt op moderne spreadsheets, waardoor de acceptatie binnen de organisatie hoog is. Projectregistratie Een essentieel onderdeel van project portfolio management is de projectregistratie. Hierin wordt alle informatie omtrent projecten, programma s en portfolio s geregistreerd. Zo worden de opdrachtgever, projectleider en resourcemanagers geregistreerd, maar ook de verwachte planning van iedere fase van het project en de kostenramingen. Ook is het is van groot belang om de projectdoelen vast te leggen zodat deze in een later stadium kunnen worden beoordeeld. Verder worden milestones of eindproducten gedefinieerd, risico s benoemd en afhankelijkheden vastgelegd. Bovendien is het mogelijk om documenten zoals een project mandaat of een plan van aanpak te registreren. Anago Project Portfolio Management Whitepaper 4
Figuur 5. Projectregistratie voorbeeld Project portfolio beoordeling De projecten binnen een portfolio worden continu gevolgd en beoordeeld op criteria zoals toegevoegde waarde, risico s, opbrengsten, kosten, winstgevendheid en tijdigheid. Deze informatie is essentieel bij besluitvorming bij faseovergangen, maar ook geduurde de uitvoering van het project. Zo kan worden beslist welke projecten worden uitgevoerd en welke projecten afvallen. Anago Project Portfolio Management bevat een flexibel beoordelingsmodel waarin de verschillende beoordelingsfactoren worden gedefinieerd. Iedere beoordelingsfactor heeft een eigen wegingsfactor. De projecten worden periodiek op de verschillende criteria gescoord en zo ontstaat een waardering voor ieder project en kunnen de projecten worden vergeleken met elkaar. Een veelgebruikte grafische weergave is de ballongrafiek. Figuur 6. Ballongrafiek project portfolio Deze gegevens kunnen vanuit diverse inzichten worden vergeleken, zoals de projecten van een projectleider of van een bepaalde afdeling of als groepen projecten in de vorm van programma s of project portfolio s. Voortgangsbewaking De voortgangsbewaking geeft projectleiders een statusoverzicht van de projecten. De algemene projectgegevens en de fase-specifieke gegevens zijn beschikbaar. Algemene projectgegevens zijn bijvoorbeeld start- en einddatum, afdeling en type. Fase-specifieke gegevens zijn bijvoorbeeld opdrachtgever, projectleider en ook start- en einddatum. De projecten worden doorgezet naar een volgende fase. Hierbij wordt ook het behalen van de milestones of eindproducten bewaakt. Verder wordt er gecontroleerd of de projecten volgens de oorspronkelijk voorgestelde planning verlopen. Hiermee wordt maandelijks een voortgangsrapport gemaakt voor ieder project. Anago Project Portfolio Management Whitepaper 5
Figuur 7. Voortgangsbewaking project portfolio Figuur 8. Voortgangsbewaking project informatie Resource management Resource Management omvat het bepalen van de projectbehoefte en het plannen van projecten. Planning vindt plaats op verschillende niveaus, zoals weergegeven in onderstaand schema. Horizon 1-5 jaar Meerjaren Plan & Beleid Project Portfolio Focus: capaciteit Project Programma Management Groepen projecten Focus: planning Operationeel Project Management Horizon 1-3 mnd 1 project Individuele Project Planning Figuur 9. Gelaagdheid van de planning De bovenste laag Meerjaren Plan & Beleid is de tactische planning en vindt plaats op de lange termijn. De onderste laag Individuele Project Planning is de detailplanning van één project en vindt plaats op de korte termijn. Hiervoor wordt bijvoorbeeld Microsoft Project of Excel gebruikt. In project portfolio management wordt gepland in de twee middelste lagen: Project Programma Management en Operationeel Project Management. Anago Project Portfolio Management Whitepaper 6
Figuur 10. Operationele project planning In Project Programma Management ligt de focus op de capaciteit; voor het komende budget jaar wordt gekeken of de projectbehoefte in voldoende mate kan worden afgedekt met de beschikbare resources. De focus van Operationeel Project Management ligt op de operationele planning. Voor de komende maanden vindt afstemming plaats tussen projectleiders en resourcemanagers over de planning van medewerkers op projecten. De onderstaande figuur toont een schematische weergave van de processen in Project Programma Management en Operationeel Project Management. Project Programma Management Operationeel Project Management Project behoefte per skill (globaal) Project behoefte per skill (detail) Skill matrix Automatische toewijzing Toegestane projecten per medewerker Handmatige toewijzing planning medewerkers op projecten Netto beschikbaarheid per medewerker (globaal) Tekort project/ programma Tekort per skill Netto beschikbaarheid per medewerker (detail) Tekort project Tekort per medewerker Figuur 11. Project Programma Management versus Operationeel Project Management Zowel projectleiders als resourcemanagers hebben een actieve rol in Resource Management. Daarnaast speelt ook de opdrachtgever een belangrijke rol. Aan het begin van het project stemmen de opdrachtgever en de projectleider de planning van het project af. Daarna is de projectleider verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze planning. Verder wordt de planning tussen projectleider en resourcemanagers maandelijks afgestemd op basis van nieuwe informatie over de realisatie en de beschikbaarheid van resources. Wanneer geen goede planning kan worden afgestemd volgt escalatie naar de opdrachtgever. Zie onderstaande figuur voor een schematische weergave van de rolverdeling tussen de opdrachtgever, projectleiders en resourcemanagers. Opdrachtgever Projectleider escalatie Resource Manager nieuwe afstemming Project behoefte Concept planning Definitieve planning Realisatie Beschikbaarheid Figuur 12. Samenhang rollen opdrachtgever, projectleider en resourcemanager Anago Project Portfolio Management Whitepaper 7
Financieel management Het Financieel Management is belangrijk omdat hier de kosten en opbrengsten van projecten worden beheerst. Het Financieel Management vindt parallel plaats aan het Resource Management en volgt hierin dezelfde maandelijkse afstemming. Zo worden de gedefinieerde kosten- en opbrengstenposten per kwartaal of maand gepland. Daarnaast is het mogelijk om de geplande uren van resources met de bijbehorende tarieven mee te nemen in het Financieel Management. Beschikbaarheidsplanning De medewerkers worden automatisch geregistreerd door een koppeling met het HR-systeem. Informatie als contract uren en afdeling, maar ook verlofplanning zijn van belang voor het bepalen van de beschikbaarheid van medewerkers voor projecten. Hierbij worden vaak normpercentages voor afwezigheid of verlof gehanteerd om de toekomstige beschikbaarheid goed te voorspellen. Skill matrix In de skill matrix worden de vaardigheden en competenties van medewerkers vastgelegd. De skill matrix is daarmee een belangrijk instrument voor het bepalen van de uitvoerbaarheid van projecten. De skill matrix in combinatie met de beschikbaarheidsplanning is de basis voor de globale capaciteits-check van de onderneming. Hiermee wordt bepaald of voldoende medewerkers beschikbaar zijn met de juiste skills om de projecten te kunnen uitvoeren. Aanpasbaarheid Anago Project Portfolio Management is gebaseerd op het unieke Anago Planningsplatform. Dit betekent dat de Portfolio Management oplossing volledig op maat gemaakt kan worden door aanpassingen en uitbreidingen. Voorbeelden van dit soort aanpassingen zijn: Toevoegen van activiteiten die niet projectmatig gepland worden maar op basis van aantallen en bewerkingstijden Statistische voorspellingen van aanbod en capaciteitsparameters zoals ziekte en uitval. Aangepaste governance Integratie met HR systemen, financiële systemen en projectsystemen De consultants van Anago zijn planingsexperts en modelleren samen met de klant een 100% passende en 100% werkende oplossing. Meer informatie? Neem contact op met Thomas de Nooij via tdnooij@anago.nl of via telefoonnummer 088 99 00 800. Anago Project Portfolio Management Whitepaper 8