MICROSOFT OUTLOOK 2000 EEN INLEIDING

MICROSOFT OUTLOOK 2000 EEN INLEIDING MTSO-INFO 11 DIMITRI MORTELMANS 1999 Faculteit PSW Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans (dimitri.mortelmans@ua.ac.be) Tel : +32 (03) 820.28.53 - Fax : +32 (03) 820.28.82

MTSO-INFO Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding. WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

MICROSOFT OUTLOOK 2000. EEN INLEIDING Inhoud 1 INLEIDING... 3 2 STARTEN MET OUTLOOK 2000... 3 2.1 HET OPENINGSSCHERM: OUTLOOK VANDAAG... 3 2.2 HET UITZICHT VAN OUTLOOK AANPASSEN... 4 2.3 HET UITZICHT VAN ONDERDELEN BEPALEN... 6 2.3.1 Subdirectories en categorieën...6 2.3.2 Werken met categorieën... 7 3 OUTLOOK ALS E-MAIL PROGRAMMA... 9 3.1 EEN E-MAIL ACCOUNT MAKEN... 9 3.2 DE UA-ADRESLIJSTSERVICE INSTELLEN... 12 3.3 E-MAIL ONTVANGEN... 14 3.4 E-MAIL VERSTUREN... 15 3.4.1 Een nieuwe e-mail maken... 15 3.4.2 Berichtopties instellen... 16 3.4.3 Attachments en Outlook-items toevoegen... 17 3.4.4 Handtekeningen gebruiken... 17 3.4.5 HTML of ASCII-E-mails?... 19 3.5 HET ADRESBOEK... 20 3.6 E-MAIL VERWERKEN... 22 3.6.1 Subdirectories aanmaken... 22 3.6.2 Handmatig e-mail verwerken... 23 3.6.3 Automatisch e-mail verwerken... 24 4 OUTLOOK ALS ADRESBEHEERDER... 26 4.1 PERSONEN TOEVOEGEN... 27 4.2 DISTRIBUTIELIJSTEN AANMAKEN... 31 4.3 AFDRUK SAMENVOEGEN IN WORD (MET GEGEVENS UIT CONTACTPERSONEN)... 33 4.3.1 Contactpersonen selecteren met Filters... 33 4.3.2 Contacten samenvoegen met Word... 35 5 OUTLOOK ALS KALENDERPROGRAMMA... 36 5.1 KALENDERBEHEER...36 5.1.1 Een kalender-item aanmaken... 37 5.1.2 Terugkerende kalender-items... 39 5.1.3 Kalenderitems snel aanpassen en verschuiven... 40 5.2 COLLEGA S UITNODIGEN VOOR VERGADERINGEN... 41 5.3 DE BESCHIKBAARHEID VAN COLLEGA S NAGAAN... 44 5.3.1 Beschikbaarheid van anderen instellen... 44 5.3.2 Beschikbaarheid van anderen nagaan... 46 5.4 KALENDERS DELEN MET COLLEGA S... 47 5.4.1 De zenderskant: uitnodigingen versturen... 48 5.4.2 De ontvangerskant: iemands agenda accepteren... 49 MTSO INFO / UA - FPSW

2 5.4.3 Agendadeling opzeggen...51 6 OUTLOOK ALS TAKEN-MANAGER... 52 6.1 TAKEN AANMAKEN EN BEHEREN... 52 6.2 TAKEN DELEN MET ANDEREN... 53 7 OUTLOOK ALS NOTITIEBLOK... 55 8 OUTLOOK ALS LOGBOEK... 57 9 ANDERE ELEMENTEN... 59 9.1 HET OUTLOOK.PST BESTAND... 59 9.2 WERKEN MET MEERDERE PST-BESTANDEN... 59 9.3 AUTO-ARCHIVEREN... 61

3 1 Inleiding Outlook typeren is geen gemakkelijke taak. Aan de ene kant is het een geavanceerd e-mailprogramma dat een volwaardige plaats inneemt naast de twee andere grote e-mailprogramma s: Netscape Messenger en Outlook Express. Momenteel heeft het samen met Netscape Messenger zelfs de fakkel van Eudora overgenomen als vernieuwer op de markt van de e-mail programma s. Aan de andere kant is Outlook veel meer dan alleen een e-mailprogramma. Het is een geïntegreerd geheel dat niet alleen e-mail beheert maar ook een automatische kalender bevat en de mogelijkheid biedt om een uitgebreid adressenboek aan te leggen. Wanneer de gebruiker gewend is geraakt aan de integratie van al deze items, is Outlook een krachtig bureau-instrument. Bovendien maakt Outlook integraal deel uit van het Officepakket. Dat maakt dat de toepassing op regelmatige basis bijgewerkt wordt wanneer de Officetoepassing geüpgraded wordt. De integratie in het Officepakket biedt bovendien ook nog voordelen naar de gebruiker omwille van de eenvormige lay-out en de krachtige integratie van de verschillende pakketten in elkaar. 2 Starten met Outlook 2000 Starten met een nieuw programma is altijd eerst wennen aan het nieuwe uitzicht van het programma en aan de basisprincipes die voor dit programma gelden. In deze eerst paragraaf gaan we dieper in op de eerste kennismaking met het programma en de opbouw van Outlook 2000. 2.1 Het openingsscherm: Outlook Vandaag Wanneer je het programma Outlook opstart kom je standaard terecht in Outlook Vandaag. Outlook vandaag geeft een overzicht van alle agenda-items die voor de volgende vijf dagen in je agenda staan geprogrammeerd. Het geeft eveneens een overzicht van de taken die je nog te doen hebt en de e-mail berichten die nieuw binnengekomen zijn of die je zelf nog aan het schrijven was (Concepten genaamd).

4 Outlook vandaag is met andere woorden een welkomscherm dat de gebruiker in staat stelt in één oogopslag zijn hele dag en eventueel ook de volgende dagen te overzien. Vele gebruikers willen echter hun e-mail raadplegen zodra ze Outlook opgestart hebben en willen daarom onmiddellijk overgaan naar hun Inbox. Dat kan door in het venster Outlook vandaag rechtsboven te klikken op Outlook Vandaag aanpassen. De gebruiker kan dan verschillende opties kiezen die in het venster Outlook vandaag getoond worden. Wanneer je de (eerste) optie ga na het starten meteen naar Outlook Vandaag uitschakelt, zal het programma onmiddellijk de Inbox (Postvak In) van de gebruiker tonen. 2.2 Het uitzicht van Outlook aanpassen Omdat Outlook verschillende onderdelen bevat, moest het programma voorzien in een snelle toegang tot elk van de onderdelen. Sommige verbindingen komen vanuit de onderdelen zelf tot stand. Zo kan een gebruiker vanuit een nieuw e- mailbericht snel de Contactpersonen benaderen om een e-mailadres in te voegen (zie verder). Maar ook buiten de onderdelen zelf, moet er snel omgeschakeld kunnen worden. Outlook maakt deze navigatie mogelijk met twee hulpmiddelen. Beiden laten ze het navigeren toe door middel van een werkbalk links van het gebruikersscherm 1. 1 Doorgaans zet de gebruiker slechts een van beide werkbalken op. Het is echter mogelijk om tegelijk beide werkbalken op het scherm te tonen. Dit beperkt uiteraard de werkruimte van de verschillende onderdelen zelf.

5 A. De Outlook-balk Deze balk staat standaard ingeschakeld. Het bevat de verschillende onderdelen van Outlook met een eigen icoon. Het klikken op een van de onderdelen activeert dit onderdeel rechts in de werkruimte. De Outlook-balk bevat bovendien drie onderdelen die afzonderlijk opgeklapt kunnen worden door op de grijze zone van het onderdeel te klikken. De zone Outlook bevat de belangrijke onderdelen van het programma. De zone Persoonlijk bevat de verschillende e-mail onderdelen afzonderlijk (Inbox, Outbox, verzonden, verwijderd, concepten). De zone Overig laat de gebruiker onder andere toe om bestanden te raadplegen op de harde schijf. Indien gewenst kan de gebruiker zelf nog items toevoegen aan de Outlook-balk B. De mappenlijst De mappenlijst is een meer no nonsens benadering. De mappenlijst bevat identiek dezelfde informatie als de Outlook-balk, alleen in een veel toegankelijkere stijl en zonder mooie opmaakeffecten. Alle onderdelen van Outlook (kalender, e-mail, notities, ) worden intern in Outlook opgeslagen als subdirectories met een bepaalde functie 2. De items die in de mappenlijst standaard aangeboden worden, zijn dezelfde als deze in de Outlook-balk. Alleen krijgt de gebruiker nu alle items tegelijk in één overzicht aangeboden. Dat is naar onze mening het grote voordeel van het werken met de Mappenlijst. Niet alleen krijg je ineens alle items te zien, ook de subdirectories die je eventueel zelf aanmaakt (bv. om e-mail items te groeperen) zijn zichtbaar in de Mappenlijst. Ook al kiest de gebruiker zelf met welke weergave hij het liefst werkt, in deze cursus zal verder gebruik gemaakt worden van de Mappenlijst omwille van de voordelen die deze balk biedt. Om de weergave van een van de balken te activeren of te verbergen, klikt de gebruiker in het menu Beeld. Als de Outlook-balk geactiveerd is, zal er een vinkje 2 Met die functie bedoelen we dat een subdirectory in Outlook bijvoorbeeld alleen e-mail-items bevat of alleen maar kalender-items. Wanneer de gebruiker zelf subdirectories aanmaakt, dient hij trouwens ook op te geven welk soort items hij in deze subdirectory wil opslaan (zie verder).

6 staan voor Outlook-balk. Om deze uit te schakelen, volstaat het te klikken op Outlook-balk. Als je dan de Mappenlijst wil activeren, kan dat door op Mappenlijst te klikken. 2.3 Het uitzicht van onderdelen bepalen Voor we in de volgende paragraaf ingaan op het eerste onderdeel van Outlook (Outlook als e-mail programma) willen we in deze paragraaf nog even stilstaan bij de weergave mogelijkheden van Outlook. Voor alle onderdelen kan de gebruiker immers tussen verschillende weergavemogelijkheden kiezen. Op die manier kan hij de weergave van elk van de onderdelen maximaal aan zijn eigen smaak aanpassen. Hoewel de gebruiker best zelf alle mogelijkheden eens uitprobeert en zo komt tot de weergave die hem het best bevalt, willen we hier dieper ingaan op het gebruik van categorieën en de mogelijkheden van het werken met deze weergave. 2.3.1 Subdirectories en categorieën Alle items in Outlook kunnen beheerd worden in subdirectories of met behulp van categorieën. Het eigene aan subdirectories is dat items (bv. contactpersonen of e- mails) fysiek op een afgescheiden plaats staan. Het nadeel van de methode is dat één item niet tegelijk in twee subdirectories kan staan, iets wat in sommige gevallen handig is. Met categorieën is dat wel mogelijk. Categorieën in Outlook zijn sleutelwoorden of woordgroepen waarmee de gebruiker items kan bijeenhouden zodat hij op deze items eenvoudiger kan zoeken, sorteren, filteren of groeperen. Met categorieën kan de gebruiker verschillende typen items bijeenhouden die verwant zijn, maar die in verschillende mappen zijn opgeslagen (bv. BEPAALDE contactpersonen en Taken van deze personen). Categorieën geven ook de mogelijkheid om items bij te houden zonder ze in aparte mappen te plaatsen (bv. categorieën van taken). Hoewel beide werkwijzen bij de meeste items in Outlook werken, lijken bepaalde onderdelen beter gediend met het gebruik van een van beide weergaven: Onderdeel E-mail Agenda Contactpersonen Taken Notities Geprefereerde werkwijze Subdirectory Categorieën Categorieën Categorieën Geen van beide E-mails die de gebruiker wil bijhouden, kan hij best verplaatsen naar een bepaalde subdirectory. Het is mogelijk om e-mails in te delen in categorieën maar het loont niet omdat de weergavemogelijkheden voor e-mail-items niet zijn afgestemd op categorieën. Bovendien is het gebruik van het archiveren van e-mail berichten in

7 afzonderlijke subdirectories zo ingeburgerd dat de meeste gebruikers hier naar teruggrijpen. Agenda-items kunnen niet in subdirectories ingedeeld worden. Hier blijft dus alleen de mogelijkheid om categorieën te gebruiken. Het indelen van agendaitems in categorieën gebeurt niet regelmatig. Omdat de meeste gebruikers toch kiezen om de items in een weekvoorstelling te zien, worden er geen categorieën voor gebruikt. Toch kan het gebruik van categorieën in de agenda handig zijn om bijvoorbeeld feestdagen te selecteren, verjaardagen te bekijken of alle komende vergaderingen op een rij te zien. Categorieën worden het meest gebruikt voor Contactpersonen. Elke persoon in het adressenbestand dat de gebruiker aanlegt, kan aan een of meerdere categorieën toegewezen worden. Zo kan het zijn dat een collega ook behoort tot de sportclub waar je traint of dat een contactpersoon zowel belangrijk is in Project 1 als in Project 2. Wanneer je je contactpersonen toewijst aan bepaalde categorieën is het later eenvoudig om verschillende mensen die samenhoren op te vragen. Ook taken kunnen gegroepeerd worden in categorieën ook al komt dit ook niet frequent voor. Een mogelijk toepassing hier is het opdelen van taken in privé (bv. boodschappen doen) en werktaken (seminarie voorbereiden). Notities tot slot zijn kleine berichtjes die in categorieën kunnen gestopt worden maar waarvan het nut om dit te doen duidelijk ontbreekt. 2.3.2 Werken met categorieën Om categorieën toe te wijzen, geldt in heel Outlook dat je met de rechtermuisknop op dit item klikt en dan in het contextmenu de optie Categorieën aanklikt. Bij agenda-items of contactpersonen kan de gebruiker de gewenste categorie ook nog invullen, onderaan het scherm. We gaan daar verder nog dieper op in. Wanneer je in het contextmenu (dat verschijnt na het klikken op de rechtermuisknop) klikt op Categorieën, krijg je volgend scherm te zien:

8 Je krijgt een lijst van categorieën te zien die Outlook standaard aanbiedt. Door bepaalde categorieën aan te kruisen, voeg je het geselecteerde item (van welke aard dat ook mag zijn) toe aan deze categorie. Je hebt zelf controle over welke categorieën in deze lijst verschijnen. Als je de lijst van Outlook wil aanpassen, klik je beneden in het venster op Hoofdlijst van categorieën. Je krijgt dan een analoog scherm te zien, waarin je nu zelf categorieën kan toevoegen of verwijderen: In bovenstaand voorbeeld zijn alle standaard-items van Outlook verwijderd. In de plaats daarvan werden nieuwe categorieën gecreëerd. Merk op dat de naam van de categorie al het soort item suggereert waarvoor de categorie gebruikt kan worden. Voor sommige categorieën kan dit handig zijn. In andere gevallen wil de gebruiker nu net niet dat een bepaalde categorie slechts één soort item bevat (bv. wanneer je alle items van een bepaald project wil opvragen: contactpersonen, agenda-items, enzovoort).

9 Wanneer je nu aan een bepaald item een categorie wil toevoegen, klik je de gewenste categorie(ën) aan in de (nieuwe) lijst: 3 Outlook als e-mail programma Als e-mailprogramma behoort Outlook momenteel tot de meest vooruitstrevende en modernste pakketten. In essentie is het programma een uitgebreide versie van het e-mailprogramma Outlook Express dat met Internet Explorer gratis verspreid wordt. Met beide programma s wil Microsoft de hegemonie van de Netscape browsersuite breken. In vergelijking met Eudora heeft Outlook alle basisfuncties die een e-mailprogramma moet hebben en daar bovenop diverse additionele functies die in Eudora niet aanwezig zijn. 3.1 Een e-mail account maken De eerste stap in het instellen van Outlook als e-mailprogramma is het aanmaken van een account. Normaal gezien wordt een dergelijke account automatisch ingesteld met behulp van de Wizard die bij het eerste gebruik van Outlook opgestart wordt. Het is echter ook mogelijk handmatig een nieuwe account aan te maken door deze Wizard opnieuw op te roepen 3. Daarvoor klik je in het menu extra op Accounts. Je krijgt volgend scherm te zien: 3 Het kan ook nuttig zijn een tweede account te creëren in Outlook als je een andere afzender wil voor je e-mailberichten, of als je mails van twee emailadressen (logins) wil doen toekomen.

10 In dit venster kan je bestaande accounts aanpassen door te klikken op de account en dan op Eigenschappen. Omdat de opties die je hier kan instellen grotendeels overeenkomen met de Wizard voor nieuwe accounts, behandelen we dit niet verder in deze cursus. Nieuwe accounts maak je door op de knop Toevoegen te klikken en dan E-mail te kiezen. Automatisch wordt de Wizard opgestart. Stap 1: De naam van de gebruiker invullen Stap 2: Het eigen e-mail adres In de eerste twee stappen vult de gebruiker achtereenvolgens zijn eigen naam en zijn e-mail adres in. De naam die je invult zal bij de ontvangers van je e-mails verschijnen als naam in het From-veld. Dat wil zeggen dat je hier best je eigen naam en voornaam intypt maar dat je eveneens een meer algemene naam kan ingeven (bv. PSW-papers).

11 Stap 3: Servertype Stap 4: Login en paswoord De derde stap in de Wizard vraagt om het servertype van UIA-mail op te geven en de namen van de uitgaande en inkomende mailservers. Het servertype is POP3. Dat staat in de lijst zo al aangegeven en dient dus niet veranderd te worden. De naam van de mailserver is mpsw.uia.ac.be, zowel voor inkomende als voor uitgaande post. In de vierde stap moet de gebruiker zijn login en paswoord opgeven op het UIA-netwerk. Voor de meeste gebruikers is het ook aan te raden om het paswoord te laten onthouden. Anders moet je de hele dag door je paswoord intypen zodra Outlook je mail gaat checken. Stap 5: De Internet-verbinding aangeven Stap 6: De Wizard beëindigen De voorlaatste stap in het aanmaken van een account bestaat in het opgeven van het type Internetverbinding. Omdat iedereen op UIA rechtstreeks op het Internet is aangesloten, klik je de tweede keuze aan: LAN-netwerk gebruiken. De laatste stap geeft gewoon aan dat de Wizard alle gegevens heeft en nu klaar is om een nieuwe account aan te maken. Klikken op Voltooien zal de account dan ook werkelijk aanmaken. Let op! Door het instellen van Outlook als een POP3-client zal Outlook alle mails uit je inbox op de server verplaatsen naar de harde schijf. Dat betekent dat je

12 mailbox op het netwerk zelden overvol zal zitten. Dat heeft wel voor gevolg dat als je met de modem inbelt op UIA, dat je dan geen of bijna geen post meer terugvindt op het netwerk. Je kan dit voorkomen door in het menu Extra te kiezen voor Accounts. Je vraagt voor je e-mailaccount de Eigenschappen op en klikt op het tabblad Geavanceerd: Onderaan het tabblad vind je opties die het mogelijk maken om alsnog een kopie van je e-mail te laten staan op de server. Op die manier kan je thuis nog al je mails lezen (of omgekeerd). De laatste optie kruis je best ook aan zodat je mailbox opgekuist wordt wanneer je in Outlook e-mails verwijdert. Wanneer dit systeem nog niet ver genoeg gaat, kan je Outlook ook als IMAP-client instellen in stap 3 van de Wizard. Dit is echter geen gebruikelijke optie. 3.2 De UA-adreslijstservice instellen Wanneer je de Wizard Accounts maken opstart, kan je naast een e-mailaccount ook een adreslijstservice instellen. Dat zijn zoekmachines voor e-mailadressen. De UA heeft al haar personeelsleden maar ook alle geregistreerde studenten in zo n adreslijstservice beschikbaar gemaakt. Je kan deze zoekmachines rechtstreeks vanuit Outlook aanspreken wanneer je een e-mail wil sturen naar iemand op de UA. De voorwaarde hiervoor is wel dat je eerst een nieuwe account aanmaakt voor de UA-adreslijstservice. Dat kan door in het menu Extra op Accounts te klikken en dan bij de knop Toevoegen te kiezen voor Adreslijstservice. Outlook start dan automatisch de bijhorende Wizard op:

13 Stap 1: De naam van de adreslijstserver opgeven Stap 2: E-mailadressen controleren De eerste stap is de belangrijkste. Daarin wordt gevraagd om de servernaam van de adreslijstservice op te geven. Voor de UA-lijst is dat het adres ldap.ua.ac.be. In de tweede stap kan de gebruiker kiezen om nieuwe e-mailadressen die hij intypt te laten controleren door de adreslijstservice. Dat kan in sommige gevallen handig zijn, maar de ervaring leert dat dit het maken van e-mails vertraagt. De laatste stap is het beëindigen van de Wizard door op Voltooien te klikken. Na het beëindigen van de Wizard moet je nog één optie handmatig instellen. Daarvoor klik je in het venster Internet-accounts op de nieuwe adreslijstservice en vervolgens op Eigenschappen. Volgend scherm verschijnt dan: In het eerste tabblad kan je desgewenst de verwijzingsnaam van de zoekmachine wijzigen. Na de Wizard staat hier ldap.ua.ac.be. Je kan dat veranderen in bijvoorbeeld Universiteit Antwerpen. De optie die je nog moet instellen, bevindt zich echter in het tweede tabblad Geavanceerd.

14 In het vak Zoekbasis typ je: o=universiteit Antwerpen,c=BE. Dat is nodig om de zoekmachine in staat te stellen de gegevens over de UA-te vinden. Op OK klikken gaat terug naar het vorige scherm waar je het instellen van Accounts kan beëindigen. 3.3 E-mail ontvangen Eens je account aangemaakt is, zal Outlook starten met het maken van een verbinding met het netwerk om jouw post binnen te halen in het programma. Wanneer je nieuwe berichten hebt, maakt Outlook dat op verschillende wijzen kenbaar. Allereerst verschijnt er in je Windows-balk onderaan rechts een klein icoontje met een brief. Ten tweede zet Outlook de map Postvak IN in het vet en geeft hij tussen haken (in het blauw) aan hoeveel nieuwe, ongelezen berichten er staan in je Inbox. Tot slot geeft Outlook in de Inbox zelf ook aan welke berichten nieuw zijn door ook hier de titels van de berichten in het vet te zetten en een icoon van een gesloten brief te tonen. Indicatie van een nieuw item in Postvak IN. Nieuwe, ongelezen berichten staan in het vet in de lijst. De weergave Berichten geeft de eerste regels van het e- mailbericht in een apart venster.

15 Bovenstaand beeld geeft een idee hoe een nieuw bericht getoond wordt in Outlook. Merk op dat de Mappenlijst gebruikt wordt en dat de weergave Berichten is gekozen waardoor je onmiddellijk ook de eerste regels van het bericht (en daarmee in vele gevallen ook heel het e-mail bericht) kan lezen. 3.4 E-mail versturen 3.4.1 Een nieuwe e-mail maken Om een nieuw e-mail bericht aan te maken klik je op de knop Nieuw in de werkbalk standaard. Let echter op! De knop moet er als volgt uit zien:. In elk onderdeel van Outlook heeft de knop Nieuw immers een ander uitzicht. In de agenda bijvoorbeeld maakt de knop een nieuw agenda-item aan. In het Postvak IN is dat een nieuwe e-mail. Nieuwe e-mail Nieuw contact Nieuw agenda-item Nieuwe taak Nieuwe notitie Wanneer je je niet in een e-mail onderdeel bevindt, kan je toch snel een nieuwe e-mail aanmaken door te klikken op het pijltje van de Nieuw-knop. Je krijgt dan een lijst waaruit je e-mailbericht kan kiezen. Wanneer je een nieuw e-mailbericht maakt, krijg je volgend (bekend) scherm te zien: Het aanmaken van een nieuwe e-mail verloopt analoog aan de procedure in andere programma s. In het veld Aan typ je de geadresseerde. Het veld CC geeft aan aan welke geadresseerden het bericht nog verstuurd wordt (dit kan ook door

16 meerdere e-mail adressen op te geven in het Aan-veld). In het veld BCC 4 zet je de e-mailadressen van de mensen die deze mail ook zullen ontvangen zonder dat de e-mailadressen in het veld Aan of CC dit merken (Blind Carbon Copy). Wanneer je op een van de knoppen links (Aan, CC of BCC) klikt krijg je de Contactpersonen te zien en kan je snel verschillende e-mailadressen toevoegen zonder deze te moeten typen (zie verder). Bovendien kan Outlook e-mailadressen ook aanvullen op basis van de gegevens in je Contactpersonen. Een automatische aanvulling van het laatste deel van je e-mailadres (bv. @uia.ua.ac.be) is helaas niet in het programma voorzien. Dit euvel is wel te omzeilen in het onderdeel Contactpersonen (zie verder). 3.4.2 Berichtopties instellen Voor elk e-mailbericht kan de gebruiker extra opties instellen. Zo kan de gebruiker het versturen van de mail uitstellen tot een bepaalde datum. Of hij kan een berichtje aan de e-mail koppelen waarin hij vraagt aan de geadresseerde om hem te verwittigen wanneer het bericht gelezen is. Als de geadresseerde ook Outlook gebruikt, moet deze gewoon op een Bevestig-knop klikken om dit kenbaar te maken. In het Postvak In verschijnt zo n bevestiging als een e-mail met een eigen icoontje ervoor: Wanneer de gebruiker meerdere accounts gemaakt heeft, kan hij ook aangeven met welke account (met andere woorden met welke From-naam) hij het bericht wil versturen. Ook de gevoeligheid en de urgentie kunnen veranderd worden. Dit is echter iets dat zelden in e-mail verkeer gebruikt wordt. 4 Dit veld is standaard niet beschikbaar. Je kan het veld echter activeren door in het menu Beeld (van je nieuwe e-mail) te kiezen voor Veld BCC.

17 3.4.3 Attachments en Outlook-items toevoegen De gebruiker kan ook allerhande extra items mee doorsturen. De meest gebruikelijke bijlage is een attachment. Dat wil zeggen dat een extern bestand meegestuurd wordt. Om een attachment in te voegen, kies je in het menu Invoegen voor Bestand. Je krijgt dan een menu waarmee je op de harde schijf een of meerdere bestanden kan aanklikken die bijgevoegd dienen te worden. Een attachment invoegen Een Outlook-item invoegen Daarnaast kan je in het menu Invoegen ook kiezen voor Item. Dat wil zeggen dat je een item uit Outlook zelf wil meesturen. Dat kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld een Contactpersoon met iemand wil delen. De geadresseerde hoeft dit item dan alleen maar te slepen naar de juiste plaats (in dit geval zijn eigen Contactpersonen) om het item daar toe te voegen. 3.4.4 Handtekeningen gebruiken Vele gebruikers plaatsen onder hun e-mail een elektronische handtekening (signature) met hun contactinformatie of een spreuk. Je kan een handtekening standaard laten toevoegen aan elk nieuw e-mailbericht dat je maakt. De voorwaarde daarvoor is dat je eerst een of meerdere handtekeningen aanmaakt. Handtekeningen maken, doe je door in het menu Extra te kiezen voor Opties en daarin het tabblad E-mailindeling te kiezen. Onderaan in dit tabblad vind je een gedeelte dat toelaat handtekeningen toe te wijzen. Wanneer je klikt op de knop Handtekeningenkiezer, kom je terecht in volgend scherm:

18 Hierin staat een lijst van alle beschikbare handtekeningen (op dit moment nog geen). Wanneer je een nieuwe handtekening wil toevoegen klik je op Nieuw en er wordt een Wizard opgestart: Stap 1: De naam van de gebruiker invullen Stap 2: Het eigen e-mail adres De eerste stap vraagt om een naam te geven aan je handtekening. Dat is de naam die je straks in de lijst zal terugvinden. Wanneer je reeds een handtekening hebt (uit Eudora bijvoorbeeld) in een bepaald bestand, kan je kiezen voor Dit bestand als sjabloon gebruiken. In dit voorbeeld opteren we echter om met een leeg exemplaar te beginnen. In de tweede stap schrijft de gebruiker dan de tekst van zijn handtekening. Hij kan daarnaast ook opteren om een vcard mee te sturen met een e-mail. Een vcard is een item uit de Contactpersonen maar dan met je eigen gegevens. Op die manier kan de ontvanger jou snel en zonder typwerk invoegen in zijn eigen Contactpersonen. Als je Voltooien kiest, wordt de handtekening gemaakt en in de lijst van het eerste venster toegevoegd. Wanneer je nu steeds een bepaalde

19 handtekening aan een bericht wil toevoegen, kan je dit in het Opties-venster aanklikken. 3.4.5 HTML of ASCII-E-mails? E-mail is steeds een kwestie geweest van snel berichten de wereld rondsturen zonder je ook maar iets aan te trekken van lay-out. Dat kwam omdat e-mail opgesteld werd in ASCII-tekens en dat hierbinnen geen lay-out mogelijk was. Eudora paste dit systeem aan door enige lay-out toe te laten. Momenteel zijn de lay-out mogelijkheden van e-mails enorm uitgebreid omdat meer en meer HTML als onderliggende e-mailtaal gebruikt wordt. HTML is de programmeertaal die achter web-pagina s zit en die nu ook toelaat om e-mails te layouten. De gebruiker wordt zorgvuldig afgeschermd van de HTML-programmeertaal en krijgt enkel de lay-outopties in gebruiksvriendelijke menu s te zien. Het verzenden van e-mails in HTML-formaat biedt een nieuwe waaier van mogelijkheden. De voorwaarde om met deze nieuwe lay-outinstrumenten te kunnen werken, is het activeren van HTML voor e-mailberichten. Dat gebeurt opnieuw in het Optiesvenster (menu Extra), in het tabblad Berichtenindeling. Door de standaard-berichtenindeling in te stellen op HTML, kan de gebruiker alle mogelijke lay-out aan zijn e-mail toevoegen (bepaalde lettertypen, tekst in groot lettertype of in kleur, een achtergrond, enzovoort). Bij het onderdeel briefpapier

20 en lettertypen kan men bovendien nog enkele extra HTML-lay-out opties instellen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om elke e-mail met een eigen achtergrond en logo (cfr. het UIA briefpapier) op te maken. Wat gebeurt er met gebruikers die dan niet met Outlook werken of die een oud e- mailprogramma hebben die geen HTML-indeling kan lezen? Deze gebruikers zullen geconfronteerd worden met de verschillende HTML-codes in het bericht. Dat zal het bericht moeilijker leesbaar maken. Gelukkig biedt Outlook hier twee antwoorden op. In de eerste plaats kan je voor elke Contactpersoon opgeven of deze HTML kan lezen of niet (het is eerder omgekeerd: je geeft op of hij alleen maar ASCII-berichten mag ontvangen of niet). Aan de andere kant kan je in elk mailtje afzonderlijk het formaat wijzigen van HTML naar Onbewerkte tekst (dwz. ASCII). Dit gebeurt in het menu Opmaak van het e-mailbericht. 3.5 Het adresboek Elk e-mailprogramma heeft een adresboek. Daarin kan de gebruiker een lijst aanleggen van e-mailadressen en additionele gegevens. Wanneer de gebruiker dan een nieuwe mail stuurt, kan hij uit dit adresboek snel gegevens en adressen halen. Het aanmaken en beheren van adressen in Outlook wordt uitgebreid besproken in deel 4 ( Contactpersonen). Hier gaan we nog even in op de manier waarop de gebruiker zijn Adresboek (of beter zijn Contactpersonen) gebruikt wanneer hij een e-mail bericht wil versturen. Zoals eerder reeds gezegd, kan je in de vakken Aan: of CC: gewoon een e-mail adres typen wanneer je een mail wil schrijven. De gebruiker kan echter ook op de knop Aan: (of een van de andere knoppen) klikken. Dan verschijnt volgend scherm: Alle personen die in Contactpersonen voorkomen, zijn te zien in de linkerzijde van het scherm. Ongeacht op welke knop men klikt in het e-mailbericht, men kan met de pijltjestoetsen onmiddellijk adressen toevoegen aan het Aan:-veld, het CC:-veld

21 en het BCC:-veld. Merk op dat de namen in de lijst gesorteerd worden op voornaam en dan op achternaam. Dat kan het zoeken iets bemoeilijken. Wanneer je een bepaald iemand niet in je adresboek hebt zitten, kan je daar ook naar zoeken. De belangrijkste bron waar je op UA naar adressen kan gaan zoeken is de UA-adreslijstservice. Eerder hebben we reeds uitgelegd hoe je een account kan creëren om in deze database te zoeken (zie 3.2). Nu gaan we iets dieper in op de manier waarop je de zoekmachine kan gebruiken wanneer je een e-mail aan het maken bent. De eerste stap hierin is het aanklikken van de knop Zoeken in bovenstaand scherm. De gebruiker wordt dan de keuze geboden om te kiezen waar hij wil zoeken. Standaard zal in de keuzelijst de optie Contactpersonen geselecteerd zijn. Wanneer je wil zoeken in de adreslijstservice van UA, klik je op ldap.ua.ac.be (of een aangepaste naam indien je deze veranderd hebt). Je kan zoeken op de naam (achternaam of voornaam) en op het e-mailadres. Wanneer je complexere zoekfuncties wil gebruiken, kan je daarvoor het tweede tabblad gebruiken. Je klikt op Nu zoeken om het zoeken te starten. Wanneer een bepaald resultaat gevonden is, kan je dit onmiddellijk in je e- mailbericht toevoegen. Daarvoor klik je op de gevonden persoon en vervolgens (rechtsonder) op het veld waar de persoon in je e-mail moet terechtkomen: Aan,