Met de Excelapplicatie Opleidingskalender kunt u afspraken in het kader van de opleiding met AIOS per Ziekenhuis/Opleiding per specialisme plannen en beheren. Introductie Deze Excelapplicatie is gemaakt voor de Microsoft Excel en Outlook versies 2007 en 2010. Dit houdt in dat eerdere of latere versies mogelijk niet (goed) functioneren. Macro s Om de applicatie goed te laten werken dienen macro s ingeschakeld te worden. Als u macro s niet kunt inschakelen, neem dan contact op met de ICT-afdeling van uw organisatie. De applicatie zal automatisch opstarten met het Start tabblad (zie figuur 1). Vanuit hier kunnen alle andere bladen geselecteerd worden. Hieronder wordt aangegeven wat de logische stappen zijn voor het gebruik van deze applicatie. Per stap kunt u de link volgen naar de beschrijving van het betreffende blad in de applicatie voor verdere informatie. Stap 1. Pas Logo en Ziekenhuisafkorting aan op Start (figuur 1) Stap 2. Vul alle benodigde gegevens in op het tabblad Parameters (figuur 2) Stap 3. Controleer alle afspraken op het blad Takenpool (figuur 3) Deze drie stappen zijn alleen de eerste keer nodig of als iets in deze gegevens wijzigt. Stap 4. Vul de gegevens van de AIOS in op het blad AIOS Pool (figuur 4) Daarna kunnen meteen de afspraken (taken) worden aangemaakt. Stap 5. Koppel vervolgens de Stages aan de AIOS op het blad AIOS Stageplaats (figuur 5). Nu kunnen de Stage specifieke afspraken aangemaakt worden. Stap 6. Controleer op het blad Takenlijst (figuur 6) of alle taken correct zijn of dat er taken moeten worden verwijderd, gewijzigd of extra moeten worden aangemaakt. Met de mail versturen -knop worden alle taken naar de betreffende agenda s van de gekoppelde personen gestuurd. Op het tabblad Maillog (figuur 7) worden alle via e-mail verstuurde, gewijzigde en/of geannuleerde afspraken getoond. Elke e-mailactie wordt hierin vastgelegd. Ten slotte zijn er nog drie tabbladen waarin de overzichten worden getoond per AIOS, Opleider of Stagebegeleider (figuur 8, 9 en 10). Via de online toelichting http://www.knmgsurvey.nl/opleidingskalender/agenda.htm vindt u per onderdeel schermfilmpjes van de verschillende handelingen. 1 P a g i n a
Algemeen: Bijna alle bladen zijn geheel of gedeeltelijk beveiligd. Op alle tabellen vind je in de titel de optie : Hiermee kunnen rijen aangemaakt worden (de plus) of een geselecteerde rij verwijderd worden (de min). Het is ook mogelijk in één keer meer rijen te verwijderen. Er zijn op verschillende tabbladen de opties : Daarmee kan door een cel te kiezen worden gefilterd op de waarde in die cel. Met de knop alles weergeven worden alle rijen weer getoond. Tabblad: Start Figuur 1 Op het tabblad Start vindt u knoppen waarmee u naar betreffende tabblad gaat. Op deze tabbladen kunt u naar Start door op het logo te klikken (linksboven). Verander Logo: Klik op het logo (hier als voorbeeld het JBZ logo) en met een rechtermuisknop actie kunt u een ander logo selecteren. In het grijze vakje kunt u ook de afkorting van het ziekenhuis aanpassen. Klik vervolgens op Update Logo om het logo op alle tabbladen aan te passen. 2 P a g i n a
Tabblad: Parameters Figuur 2 Op dit tabblad moeten alle gegevens van het ziekenhuis worden ingevuld. Let op: - Per Excelbestand kunt u één specialisme invoeren. - Momentum (het moment wanneer een afspraak gepland moet worden) niet aanpassen, dit wordt automatisch ingevuld. 3 P a g i n a
Tabblad: Takenpool Figuur 3 Het tabblad Takenpool geeft een overzicht van alle standaard gedefinieerde taken. U kunt taken toevoegen of verwijderen. Let op: deze Excelapplicatie gebruikt enkel de taken die gerelateerd zijn aan de AIOS. Tabblad: AIOSpool Figuur 4 Op het moment dat de gegevens van de AIOS zijn ingevoerd kunnen taken (afspraken) automatisch worden aangemaakt door op Taken Aanmaken te klikken. Er wordt dan een x in de kolom Taken Aangemaakt gezet. Als u een AOIS verwijdert, worden ook al zijn/haar afspraken en uitgezonden e-mails verwijderd. 4 P a g i n a
Tabblad: AIOS Stageplaats Figuur 5 Zodra de stages ingevoerd zijn kunnen de bijbehorende taken automatisch worden aangemaakt door op Taken Aanmaken te klikken. Er wordt dan een x in de kolom Taak Aangemaakt gezet. Als u een Stage verwijdert worden ook alle bijbehorende afspraken en uitgezonden e-mails verwijderd. Tabblad: Takenlijst Figuur 6 Op dit tabblad staan alle taken die zijn aangemaakt. Het is mogelijk om taken hier te wijzigen of te verwijderen. Bijvoorbeeld als bij het automatisch aanmaken teveel taken zijn aangemaakt of als er een aanpassing op een taak noodzakelijk is. Het is raadzaam dit te doen voordat u op de knop Mail versturen klikt. Het versturen van e-mails gebeurt standaard tot 180 dagen in de toekomst. Deze instelling kunt u aanpassen in het tabblad Parameters. In dat geval dient u de beveiliging op te heffen. 5 P a g i n a
Tabblad: Maillog Figuur 7 Alle e-mailacties worden in de maillog opgeslagen. De volgende drie tabbladen geven een overzicht in een draaitabel m.b.t. de betreffende functie. In eerste instantie zullen alle gerelateerde taken voor alle functies worden weergegeven maar door een (of meerdere) namen te kiezen kan het overzicht gepersonaliseerd worden Tabblad: Agenda AIOS Figuur 8 6 P a g i n a
Tabblad: Agenda Opleider Figuur 9 Tabblad: Agenda Stagebegeleider Figuur 10 7 P a g i n a