Transmuraal Prgramma Management Een prpsitie van Vitha versie 1
Inhudspgave 1 Inleiding... 3 2 Transmurale behandelpraktijken... 3 2.1 Transmurale zrg nader gedefinieerd... 3 2.2 Transmurale zrg in de praktijk... 5 3 Algemene werkwijze Vitha in het krt... 5 4 Vitha diensten vr transmurale zrg... 6 4.1 Samenstellen prjectenprtfli... 7 4.2 Stakehlders en financiering... 7 4.3 Buwen van prgramma... 7 4.4 Buwen van rganisatie en ICT... 8 4.5 Vrm van de dienstverlening... 8 5 Meer weten?... 8 Pagina 2 van 8 16 sep 2005 Transmuraal Prgramma Management
1 Inleiding Een belangrijke ntwikkeling binnen de Nederlandse gezndheidszrg is een steeds verdergaande integratie van de werkwijzen van specialisten en generalisten. Deze ntwikkeling is te herkennen aan het grt aantal zgenaamde transmurale initiatieven. Ziekenhuizen en zrgcentra slaan steeds vaker de handen ineen en zrgen vaak p reginaal niveau vr een vled aan initiatieven die vr een verbeterde samenwerking meten zrgen. Vaak lpt het aantal initiatieven sneller p dan het management van de betreffende zrginstellingen aan kan. Er ntstaat daardr een behefte aan meer cördinatie en een prfessinalisering van de werkwijzen. Vitha kan hierin ndersteunen met een cmbinatie van generiek prgramma management en specifieke prgramma management diensten die van tepassing zijn p de vraag van de zrginstellingen. In dit dcument geven wij nze visie p transmurale zrg (hfdstuk 2). In hfdstuk 3 geven wij een krte beschrijving van nze aanpak in het algemeen, waarna in hfdstuk 4 nze specifieke aanpak vr de transmurale zrg wrdt geschetst. 2 Transmurale behandelpraktijken Veel gezndheidsprblemen vragen m behandelingen/dienstverlening dr diverse zrgprfessinals. De behandeling van een patiënt wrdt echter niet altijd even ged afgestemd tussen de diverse behandelende prfessinals. Hierdr met de patiënt ng wel eens dezelfde infrmatie meerdere keren aanleveren, dezelfde diagnses ndergaan en wachten tt hij bij een vlgende zrgprfessinal in de keten aan de beurt is. Zwel kwaliteit, drlptijd als efficiency in de ttale keten van behandeling wrdt hierdr belemmerd: de patiënt wrdt dan niet ged f te laat gehlpen, de zrgprfessinal kan zijn capaciteit niet ptimaal plannen en er wrden dubbele handelingen verricht. Oplssingen vr dit prbleem bestaan veelal uit het pzetten van transmurale behandelprtcllen, standaard transmurale werkprcessen en ICT-systemen die ndersteunend zijn aan die prcessen (denk aan geautmatiseerde verwijzingssystemen). 2.1 Transmurale zrg nader gedefinieerd Transmurale zrg maakt nderdeel uit van de vernieuwing van de zrgverlening. Over transmurale zrg zijn uiteenlpende definities in mlp. Het meest gezaghebbend is die van de NRV/CZV (Natinale Raad vr de Vlksgezndheid/ Cllege vr Ziekenhuisvrzieningen) waarin transmurale zrg wrdt mschreven als: vrmen van zrg die, tegesneden p de behefte van de patiënt, wrden verleend p basis van afspraken ver samenwerking, afstemming en regie tussen generalistische en specialistische zrgverleners, waarbij sprake is van gemeenschappelijk gedragen verantwrdelijkheid met expliciete deelverantwrdelijkheden (Natinale Raad vr de Vlksgezndheid 1995). Pagina 3 van 8 16 sep 2005 Transmuraal Prgramma Management
De NRV/CNV nemt als delstellingen van de transmurale zrg het bereiken van: deltreffendheid van zrg: afstemming van de verleende zrg p het te realiseren del. patiëntgerichtheid van zrg: realiseren van zrg p maat cntinuïteit van zrg: patiënt krijgt znder nderbrekingen de bendigde zrg beschikbaarheid van zrg: zrgverlening is makkelijk bereikbaar vr de patiënt delmatigheid van zrg: het vinden van een balans tussen inzet van middelen en de pbrengst ervan geïntegreerde zrg: de bijdragen van de verschillende berepsbeefenaren aan de zrgverlening zijn p elkaar afgestemd en wrden in samenhang verleend. Een aantal knelpunten bij de realisering van transmurale zrg heeft te maken met algemene prcessen die zich vrden bij veranderen en vernieuwen. Andere knelpunten huden verband met het specifieke karakter van de gezndheidszrg (structuur en financiering). Ten sltte zijn er knelpunten die gerelateerd zijn aan het nderdeel van de zrg waarp het transmurale zrgprgramma betrekking heeft (Spreeuwenberg et al, 2001). Hiernder wrden een aantal belangrijke belemmerende en bevrderende factren p een rijtje gezet. Bevrderende factren: win-win situatie vr alle partijen directies meten er vlledig achter staan gede relatie met de verzekeraar bundeling van krachten in de regi met leitmtiv zijn. Belemmerende factren: de belangen zijn niet expliciet dmeinenstrijd cultuurverschillen nvldende ndersteuning van de directies tijdelijke financiering verhging werkdruk, geen cmpensatie (Spreeuwenberg et al, 2001). De vlgende grepen van criteria zijn van belang bij de keuze van een samenwerkingsprject: 1. tegevegde waarde vr de patiënt fwel kwaliteitswinst zals a) b) c) d) e) f) g) verkrting wachttijd verkrting ligduur (eerder naar huis) tegankelijkheid en bereikbaarheid (plek dichtbij de patiënt f thuis) service cntinuïteit van zrg (naadlze aansluiting, sepele verdracht) duidelijkheid en transparantie in behandel- en zrgprces (infrmatievrziening) bejegening 2. tegevegde waarde vr rganisatie en medewerkers en kstenvrdeel zals: a) prtcllering Pagina 4 van 8 16 sep 2005 Transmuraal Prgramma Management
b) c) d) e) f) g) h) i) j) betere cmmunicatie bundeling van krachten dr samenwerking efficiënt benutten van capaciteit, meer mgelijkheden tt ndersteuning en facilitering dr substitutie, werkgelegenheid herinrichting van zrgprcessen prfilering innvatie kstenbesparing/ kstenbeheersing (.a. p basis van mvang/ aantal patiënten) 3. vrwaardenscheppende criteria zals a) b) c) draagvlak medewerkers aan prject draagvlak directies financiering. 2.2 Transmurale zrg in de praktijk Vitha cnstateert dat er in Nederland een aantal veelal reginale initiatieven lpen van zrginstellingen die de handen ineen hebben geslagen. Initiatieven p het vlak van geïntegreerde behandelwijzen en unifrme werkprcessen nemen sterk in aantal te. Ziekenhuis en zrgcentrum den de behandeling van diabetes in nauwe samenwerking en gebruiken daarbij internet als hulpmiddel. Verwijzing van huisarts naar specialist en drverwijzing naar een andere specialist gebeurt middels een geïntegreerd werkprces vr de verwijzing. Patiëntendssiers wrden elektrnisch aangehecht aan de verwijzingsbrief. Zmaar een aantal vrbeelden. Dat een samenwerkingsverband in een specifieke regi tezamen meer dan 20 van dergelijke initiatieven heeft lpen is geen uitzndering. Vaak weet echter de ene prjectleider niet precies wat de ander det en is k p management- en directieniveau het verzicht ver het geheel aan initiatieven niet tereikend. Dat is uiteraard bedreigend vr de effectiviteit van al die gedbedelde initiatieven. Daarnaast is er in veel gevallen geen gestructureerde verwerving van financiële middelen p het niveau van het samenwerkingsverband gerganiseerd waardr prjectleiders veel tijd kwijt zijn met het zeken naar middelen vr individuele prjecten. 3 Algemene werkwijze Vitha in het krt Vitha verzrgt diensten p het gebied van Prgramma Management. Onder prgramma management wrdt dr Vitha verstaan: Het zdanig cördineren van activiteiten van een rganisatie (f netwerk van rganisaties), dat de resultaten van al die (deel) activiteiten p effectieve en efficiënte wijze bijdragen aan een (strategische) delstelling van die rganisatie (f van het netwerk van rganisaties). Het type activiteiten dat ndig is m een dergelijke cördinatiepgave te vervullen (k wel meta activiteiten genemd) is zeer divers. Vitha nderkent dat al deze activiteiten niet dr Pagina 5 van 8 16 sep 2005 Transmuraal Prgramma Management
één en dezelfde mens uitgeverd kunnen wrden en streeft daarm naar de inzet van een netwerk van prgramma managers die elk hun eigen aandachtsgebied hebben. De kennis, vaardigheden en expertise in dat netwerk is inzetbaar vr elke pdracht van Vitha. Generiek management Generieke managers in het netwerk van Vitha kunnen vanwege hun aard en cmpetenties de (eind)verantwrdelijkheid nemen vr één f meerdere fasen van een prgramma. Zij hebben daarbij ervaring in één f meerdere sectren f branches van de samenleving. Vitha nderscheid daarbij de vlgende fasen in prgramma vering: nderkenning vrbereiding inrichting uitvering evaluatie/nazrg Specifiek management f specifieke expertise Binnen het vak van prgramma management zijn daarnaast veel verschillende vaardigheden en expertises ndig. Vrbeelden van deelgebieden waarp Vitha mmenteel ndersteuning kan leveren: cördinatie en planning van de verwerving van middelen vr een prgramma (en ntknping van geldstrmen binnen het prgramma) werven van externe geldstrmen (in samenwerking met PNO Cnsultants) kennis management (in samenwerking met CIBIT) Werken in teams Vr elke individuele verzek van een pdrachtgever wrdt dr Vitha eerst één f meerdere generiek(e) manager(s) aangewezen. Zij verzamelen vervlgens de experts en het specifieke management p de deelgebieden die vr het specifieke verzek van de pdrachtgever relevant zijn. Op die manier kmt een team tt stand dat een antwrd kan frmuleren p de behefte van de pdrachtgever. Zie vr meer infrmatie het aangehechte kennismakings-a4 f ga naar www.vitha.nl 4 Vitha diensten vr transmurale zrg Vitha heeft de bvenstaande visie p transmurale zrg (zie hfdstuk 2) gecmbineerd met haar uitgebreide kennis en kunde p het vlak van prgramma management (zie hfdstuk 3). Daardr zijn wij in staat uitstekende plssingen te definiëren vr samenwerkingsverbanden p het vlak van transmurale zrg. Deze plssingen willen wij u in dit hfdstuk graag in vgelvlucht uiteenzetten. In de specifieke situatie van een transmuraal zrgcentrum, dat vr de taak staat m zwel de vele transmurale initiatieven bijeen te brengen als k zichzelf als rganisatie te structureren, heeft Vitha een aanpak in de vlgende stappen ntwikkeld: Pagina 6 van 8 16 sep 2005 Transmuraal Prgramma Management
4.1 Samenstellen prjectenprtfli Een eerste stap bestaat uit een inventarisatie van de lpende prjecten/initiatieven/ideeën. Dit gebeurd via een nderhud met alle belangrijke vrtbrengers van prject(ideeën) binnen de samenwerkende rganisaties. Delstellingen, prbleemstellingen, werkwijzen, rganisatie, financiering. Alles wrdt p een unifrme en systematische wijze geïnventariseerd, waarna een uitgebreide analyse van het ttale prtfli vlgt. Van belang hierbij is dat Vitha een prtfli aan prjecten als een prgramma interpreteert. Dat wil zeggen, dat de prjecten als een samenhangend geheel wrden beschuwd. Vr de analyse van het prtfli wrden tls gebruikt die met die visie vereenstemmen. 4.2 Stakehlders en financiering In hfdstuk 2 is aangegeven welke slagings- en faalfactren in nze visie drslaggevend zijn vr het pstarten van transmurale initiatieven. Deze factren hebben vr het merendeel te maken met de samenwerking tussen de diverse stakehlders en met de financiering van deze initiatieven. Alhewel deze zaken vr het veren van een succesvl prgramma altijd al belangrijke aandachtspunten zijn, zal Vitha inzake transmurale samenwerking extra aandacht aan deze factren geven. Een uitgebreid nderzek naar de betrkken stakehlders en hun beheften, aangevuld met een delstellingennderzek vrmt de basis van een ntitie van uitgangspunten, die in de vlgende stap als uitgangspunt vr de pbuw van het prgramma zal dienen. Vervlgens zal de gehele financieringsstructuur van het bestaande prtfli nder de lep genmen wrden en wrdt een eerste aanzet gegeven vr een verwervingsstrategie vr (interne en externe) middelen. 4.3 Buwen van prgramma. Met de in de vrige stap geïdentificeerde stakehlders zal het gevnden prtfli verder wrden uitgebuwd tt een gestructureerd prgramma. Daarin zijn delstellingen en beleid van de diverse stakehlders gekppeld aan de resultaten van de prjecten. Deze prgramma definitie wrdt dr Vitha niet gezien als een luter intellectuele activiteit. Prgramma definitie is een prces waar alle stakehlders bij wrden betrkken, waardr een sterk draagvlak bij alle betrkkenen ntstaat. Vitha zet hiervr specialisten in die dergelijke draagvlakvrmende prcessen ged in de vingers hebben. Tijdens deze fase kmt k een gestructureerde cmmunicatie p gang ver het transmurale prgramma. Vitha det hierte vrstellen in samenwerking met de verschillende verantwrdelijken inzake interne en externe cmmunicatie binnen de samenwerkende rganisaties. In deze stap zal de verwervingsstrategie vr interne en externe middelen verder wrden uitgewerkt tt een cncrete aanpak. Pagina 7 van 8 16 sep 2005 Transmuraal Prgramma Management
4.4 Buwen van rganisatie en ICT Als vierde stap in deze pstartfase van het prgramma management wrdt aandacht geschnken aan het pbuwen van de rganisatie. Mgelijk dat er bij u al sprake is van een transmuraal centrum, f dat u een nderzekscentrum heeft ingericht. In de visie van Vitha heeft een dergelijke samenwerkingsrganisatie een drietal taken: 1. Prgramma management vr het gezamenlijk transmurale prgramma (met daarnder alle bijbehrende prjecten). 2. Onderzek verrichten naar verdergaande mgelijkheden p het vlak van transmurale zrg. 3. Verwerven en beheren van middelen vr transmurale initiatieven. Vitha draagt zrg vr de (verdere) inrichting van de samenwerkingsrganisatie, rganiseert de verlegstructuur, zet een systematiek p vr de mnitring en evaluatie en initieert een gestructureerde cmmunicatie. Extra zrg zal uitgaan naar de inbedding van deze rganisatie in de reginale zrgstructuur ter plaatse. Vitha heeft verder veel kennis van ICT in huis. De prichters hebben uitgebreide ervaring met ICT tepassingen in diverse sectren. Omdat ICT plssingen vaak een belangrijk nderdeel uitmaken van het ttaal aan transmurale initiatieven, is k m die reden de prfessinalisering van uw transmurale samenwerking bij Vitha in gede handen. 4.5 Vrm van de dienstverlening. De vrm waarin de dienst zal wrden geleverd kan van geval tt geval verschillen. Op hfdlijnen ziet Vitha de vlgende vrm: Generiek Management (de generiek manager is hfdverantwrdelijk vr het uitveren van de dr u gegeven pdracht): Management van een intramurale samenwerkingsverband vr een aantal dagen in de week f ndersteuning van het bestaande management met een nader af te spreken ndersteuningsintensiteit. Specialistische ndersteuning bestaande uit de uitwerking en plevering van deelresultaten (bijvrbeeld de prgramma definitie f een cmmunicatieplan). Inzet van deze specialisten wrdt bij aanvang van de pdracht met u afgestemd. 5 Meer weten? Neem cntact p met Peter Schuttevaar peter@vitha.nl +31 6 2415 2341 www.vitha.nl Pagina 8 van 8 16 sep 2005 Transmuraal Prgramma Management