Onderwerp: Verbeteren programmabegroting, indicatoren en benchmarks: indicatoren en benchmarks Programmabegroting BBV nr: 1.

Transcriptie

1 Raadsstuk Onderwerp: Verbeteren prgrammabegrting, indicatren en benchmarks: indicatren en benchmarks BBV nr: 2016/ Inleiding De gemeenteraad heeft aangegeven de infrmatiewaarde van de prgrammabegrting verder te willen verbeteren, dr middel van betere indicatren en waar mgelijk én relevant het gebruik van benchmarks (zie mtie 19 en 24 bij de Prgrammabegrting ). Om aan deze wensen van de raad tegemet te kmen is, in afstemming met de werkgrep infrmatiewaarde, de prjectaanpak Verbeteren prgrammabegrting, indicatren en benchmarks pgesteld. Deze is p 17 maart jl. in een infrmatienta aan de cmmissie Bestuur vrgelegd. Een belangrijk nderdeel van het prject is de p 24 maart jl. gehuden werkcnferentie vr de raad. Dr de actieve participatie van de raad en interactie met de aanwezige ambtelijk betrkkenen, is een meer gedetailleerd verzicht gekregen van welke indicatren de raad ged vindt en welke slecht en de reden daarvr. Ok is duidelijk gewrden ver welke infrmatie de raad graag ng aanvullend indicatren ziet in de prgrammabegrting en wat de bredere infrmatiebehefte is vanuit de raad. Na aflp van de werkcnferentie is aanvullend een digitale vragenlijst bij de raadsleden uitgezet ver indicatren en benchmarks. Op basis van de vrnaamste resultaten van de werkcnferentie en vragenlijst heeft het cllege een vrstel pgesteld vr de in de p te nemen indicatren en benchmarks. Veel wensen van de raad zijn hierin ingewilligd in de vrm van enerzijds een grt aantal nieuwe indicatren en benchmarks en anderzijds een grt aantal gewijzigde en geschrapte indicatren uit de Prgrammabegrting Het vrstel is p 19 mei jl. middels een infrmatienta (2016/189937) vrgelegd aan alle cmmissies. In de cmmissies Bestuur, Beheer en Samenleving is de infrmatienta in de vergaderingen besprken. Bij de cmmissie Ontwikkeling was dit vanwege tijdgebrek niet het geval. Raadsleden uit deze cmmissie kregen de kans schriftelijk te reageren p de infrmatienta. Vr alle cmmissies geldt dat zij zich kunnen vinden in de vrgestelde indicatren en benchmarks. Aanvullend zijn enkele wensen ingebracht wat betreft mgelijke aanvullende indicatren (zie bijlage 1c). Twee nderwerpen zijn meermalen en in verschillende cmmissies genemd als nderwerpen waar men meer inzicht in wenst. Het gaat m: duurzaamheid en de relatie tussen enerzijds prestaties en indicatren en anderzijds financiën. Dr de cmmissies gemaakte pmerkingen en genemde aanvullende indicatren zijn vr zver mgelijk verwerkt in een aangepast vrstel vr indicatren en benchmarks vr de (zie bijlage 1 en bijlage 1c). Met de ntwikkeling van een gemeentelijke Duurzaamheidsmnitr, waarvan naar verwachting in het najaar 2016 de eerste versie zal wrden gepubliceerd, wrdt tegemet gekmen aan de wens tt meer inzicht in het nderwerp duurzaamheid. In de geplande Duurzaamheidsmnitr wrden allerlei relevante gegevens p het terrein van duurzaamheid gebundeld. Daarbij wrdt een brede insteek gehanteerd (gren, milieu, afval en circulair). De raad heeft meerdere keren de wens geuit tt meer inzicht in de relatie tussen prestaties en financiële middelen. Met de werkgrep infrmatiewaarde is het gesprek geverd he dit kan wrden vrmgegeven. Hewel smmige gemeenten delen, prestaties en/f indicatren

2 kppelen aan middelen is er een grte variëteit in de mate waarin de kppeling tt stand wrdt gebracht. De kppeling is cmplex. Om aan de wens van de raad tegemet te kmen, gaat het cllege een nderzek starten he andere gemeenten deze kppeling maken, en wat vr Haarlem een gede plssing kan zijn. Vr de Prgrammabegrting wrdt de raad geïnfrmeerd ver de uitkmsten van het nderzek. Het cllege benadrukt dat de vrgestelde set indicatren en benchmarks een dynamische set is die p basis van nieuwe inzichten en ntwikkelingen kan wrden aangepast. Hier valt niet alleen te denken aan nieuwe ntwikkelingen p het terrein van benchmarks en pen data, de ntwikkeling van nieuwe mnitrs en tename van mgelijkheden m registratiesystemen te benutten, maar k aan relevante ntwikkelingen in de samenleving. Het cllege adviseert m bij elke nieuwe bestuursperide te kijken f de set aanpassing beheft. Tt slt wijst het cllege er p dat niet alleen het meten van indicatren, maar k verdere verdieping en beleidsanalyse van de resultaten, budget en capaciteit kst. Deze ksten kunnen mgelijk wrden beperkt dr efficiency vrdelen van brede data ntwikkeling. Het cllege kan de gevlgen vr capaciteit en middelen ng niet ged inschatten. Bij de Kadernta 2017 wrdt een afweging gemaakt tussen de ksten van de indicatren en de tegevegde waarde die deze infrmatie plevert. 2. Vrstel aan de raad Het cllege stelt de raad vr: De indicatren en benchmarks vr de, zals pgenmen in bijlage 1, vast te stellen. 3. Begd resultaat De indicatren in de geven gede en heldere infrmatie ver de delen en prestaties van de gemeente Haarlem. De is p diverse punten verrijkt met benchmarks. 4. Argumenten 1. het vrstel past in het ingezet beleid. In de tekst nder de cursieve kp geef je exact aan Dit vrstel heeft betrekking p prgramma 1 t/m 6 van de prgrammabegrting. Het betreft een verbetering van de infrmatiewaarde van de indicatren behrende bij de delen en prestaties behrende bij deze prgramma s. 2. Effectieve beleidscyclus Met de vrgestelde indicatren en benchmarks kan de raad haar kaderstellende en cntrlerende rl beter vervullen en wrdt de kwaliteit van de beleidscyclus verbeterd: van beleidsntwikkeling (met een gede nulmeting) via beleidsuitvering (met realistische streefwaarden) tt beleidsevaluatie (tetsen p realisatie streefwaarden). 3. Vergelijking met andere gemeenten Dr teveging van een landelijk verplichte set van 39 benchmarkindicatren, middels ministeriële regeling (BZK) vastgesteld p 24 maart 2016, is p een grt aantal nderwerpen vergelijking van Haarlem met andere gemeenten mgelijk. 2

3 4. Beperkte extra ksten en capaciteit verzamelen gegevens Vr de meeste vrgestelde nieuwe indicatren geldt dat er vr het verzamelen van gegevens geen extra ksten en capaciteit aan verbnden zijn. Het gaat hier vaak m gegevens die al nderzcht f geregistreerd wrden. Smmige indicatren brengen beperkte extra ksten en/f capaciteit met zich mee die binnen bestaande budgetten kunnen wrden gedekt. Z geldt vr een aantal nieuwe indicatren dat zij kunnen wrden ingepast in het bestaande Omnibusnderzek. Dit brengt geen extra ksten met zich mee, enkel een beperkt aantal extra uren in capaciteit van de rganisatie. Bij twee indicatren, beide uit prgramma 5, is sprake van extra ksten en/f capaciteit die niet binnen bestaande budgetten kunnen wrden pgevangen. Ten eerste gaat het m het aantal fietsparkeerplaatsen: vr de nulmeting van het aantal fietsparkeerplaatsen zijn de verwachte ksten en vr herhaalde metingen zullen de ksten jaarlijks circa bedragen. Ten tweede gaat het m de meting van de parkeerdruk in zne B (binnenstad) en zne C (de schil rnd de binnenstad): vanaf 2017 gaat het m een bedrag van per jaar. Het cllege zal de ksten vr beide indicatren ten laste brengen van de algemene dekkingsmiddelen. 5. Risic s en kanttekeningen Niet alle indicatren geschikt vr de prgrammabegrting Dr de raad zijn p verschillende mmenten nderwerpen/indicatren vrgesteld m (aanvullend) p te nemen in de. Zwel in mtie 19 als tijdens de werkcnferentie van 24 maart en in de cmmissies van 19 mei kwamen deze aan de rde. Vr een aantal nderwerpen/indicatren geldt dat het cllege adviseert m deze m uiteenlpende redenen niet p te nemen in de. De vrnaamste redenen zijn: vanwege ksten en capaciteit zijn er beperkingen aan de meetbaarheid van beleid; de relatie tussen de prestaties van de gemeente enerzijds en de nagestreefde delen en maatschappelijke effecten anderzijds is vaak lastig te leggen. Naast de inzet van de gemeente spelen steeds vaker meerdere actren (.a. lkale en reginale partners) en factren een rl; sms is een nderwerp geen (expliciet) del van het gemeentelijk beleid; niet alle infrmatie hrt thuis in de prgrammabegrting; sms zijn andere wijzen van mnitring en verantwrding meer pprtuun (bijv. via de subsidierelatie met instellingen) en zijn andere dcumenten (bijv. VGRP: Verbreed Gemeentelijk Rileringsplan), mnitrs en vindplekken meer geschikt, bijv.: Haarlem in cijfers (buurtmnitr) Haarlem Open Data Prtaal Staat van Haarlem (najaar 2016 nieuwe versie) Thematische mnitrs:.a. Ecnmische mnitr, Binnenstadmnitr, Wnmnitr, Rapprtage Wningbuw en Duurzaamheidsmnitr (in ntwikkeling: eerste versie verwacht najaar 2016) ; en tt slt; lang niet alle nderwerpen zijn even ged meetbaar en kwantificeerbaar. 3

4 Extra ksten en capaciteit beheren, analyseren en interpreteren gegevens ng niet duidelijk Het beheren, analyseren en interpreteren van (extra) infrmatie vr indicatren brengt, net als het verzamelen van gegevens, ksten met zich mee en legt beslag p de capaciteit van de rganisatie. Het cllege kan de gevlgen vr capaciteit en middelen ng niet ged inschatten. Bij de Kadernta 2017 wrdt een afweging gemaakt tussen de ksten van de indicatren en de tegevegde waarde die deze infrmatie plevert. In smmige gevallen met aanvullend f verdiepend nderzek wrden verricht waarbij (sms) de inzet van gespecialiseerde externe partijen ndig is. Het specifiek inrichten f ntsluiten van basis- en kernregistraties zdat deze k bruikbaar zijn als indicatr kan veel inspanningen en tijd vergen. Ok het structureel verzamelen en beheren van gegevens uit interne en externe brnnen kst tijd en capaciteit. Vanzelfsprekend vraagt k de interpretatie van cijfers en indicatren tijd en capaciteit. Vr het inschatten van de specifieke infrmatiewaarde van gegevens (mgelijke indicatren) is vaak nadere analyse en afstemming ndig. Hetzelfde geldt vr het SMART frmuleren. Indicatren dienen niet alleen de P&C cyclus. Idealiter maken zij k integraal nderdeel uit van de beleidscyclus. Op dit mment is van structurele tepassing van indicatren in de beleidscyclus ng geen sprake. Daarvr zijn meer investeringen in tijd en capaciteit ndig. 6. Uitvering De vrgestelde indicatren en benchmarks wrden pgenmen in de Prgrammabegrting Smmige indicatren dienen ng nader geperatinaliseerd te wrden (meer SMART gefrmuleerd: Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdgebnden). Hiervr zal aandacht zijn bij het pstellen van de. Mgelijk dat de vrliggende lijst p een beperkt aantal punten ng aangevuld wrdt met nieuwe/betere indicatren. Vr een beperkt aantal vrgestelde nieuwe nderwerpen geldt dat hierver pas p zijn vregst in de Prgrammabegrting indicatren pgenmen kunnen wrden. De belangrijkste redenen hiervr zijn dat vr een gede peratinalisering in indicatren meer tijd ndig is en sms k nader nderzek en/f aanpassing van bestaande registratiesystemen. 4

5 7. Bijlagen Bijlage 1 INDICATOREN EN BENCHMARKS PROGRAMMABEGROTING Bijlage 1a Scres van indicatren per prgramma tijdens de werkcnferentie Bijlage 1b Overzicht mgelijk in Prgrammabegrting en niet p te nemen indicatren Bijlage 1c Aanvullende indicatren en aandachtspunten genemd dr cmmissies Bijlage 1d Samenvatting van vrnaamste resultaten aanvullende vragenlijst Bijlage 1e Overzicht van verplichte benchmarkindicatren (BZK) Het cllege van burgemeester en wethuders, de secretaris de burgemeester 5

6 8. Raadsbesluit De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het vrstel van het cllege van burgemeester en wethuders Besluit: De indicatren en benchmarks vr de, zals pgenmen in bijlage 1, vast te stellen. Gedaan in de vergadering van (wrdt ingevuld dr de griffie) De griffier De vrzitter 6