HANDLEIDING HERAANSLUITEN IN LAP EN SPEELGERECHTIGHEID COMPETITIESPELERS SPORTA-VOLLEYBAL

Transcriptie

1 HANDLEIDING HERAANSLUITEN IN LAP EN SPEELGERECHTIGHEID COMPETITIESPELERS SPORTA-VOLLEYBAL WANNEER HERAANSLUITEN De jaarlijkse vervaldag van de vlleybalclubs in cmpetitie is 1 juni. De heraansluitingsperide vr de vlleybalclubs verlpt als vlgt: 1 mei Vervaldag 1 juni Tt 30 juni Verzending factuur en lidkaarten Mgelijkheid de heraansluitingsprcedure te starten Uiterste datum m heraansluitingsprcedure af te rnden Gelieve de heraansluiting van juw club z spedig mgelijk en steeds ten laatste vóór 1 juli af te rnden. Peride waarbinnen de heraansluiting vlledig drlpen met zijn. HOE HERAANSLUITEN - Surf naar - Vul je clubnummer en tegangscde in. - Ga naar het menu aansluiting > aansluiting verlengen. - Klik p Heraansluitingsprcedure starten. - Ver de drie nderstaande stappen uit (fig.1). 1

2 Fig.1: Overzichtsscherm heraansluitingsprcedure. STAP 1: BEVESTIGING CLUBGEGEVENS Klik p stap 1 bevestiging clubgegevens (fig.1). CLUBGEGEVENS CONTROLEREN: - Cntrleer al juw clubgegevens, verbeter ze, f vul ze aan waar ndig via de knp rechtsbven clubgegevens aanpassen (fig. 2). - Opmerking: alle cmmunicatie tussen Sprta-federatie en de club gebeurt met de persn die als cntactpersn staat aangeduid. Cntrleer zeker k het bestuur en sprttechnisch kader (trainers) en wissel de functies indien ndig dr er p te klikken en de gegevens aan te passen. Tracht de adressen en trainersdiplma s z vlledig mgelijk p te geven. CLUBGEGEVENS BEVESTIGEN: - Als alle clubgegevens crrect zijn, sluit je stap 1 af dr rechtsbven p de knp Gegevens bevestigen te klikken (fig.2). Stap 1 staat dan in het verzicht gren afgevinkt. Dat wil zeggen dat deze stap crrect is drlpen. Fig.2: Overzichtsscherm bevestiging clubgegevens. 2

3 STAP 2: BEVESTIGING LEDENLIJST Klik p stap 2 bevestiging ledenlijst. De huidige ledenlijst wrdt getnd (fig. 3). LEDENLIJST OVERLOPEN: - Vink de leden, die niet meer wensen aan te sluiten, uit. Ok indien een lidmaatschap van een persn ng niet gekend is, schakel je het vinkje best uit. De persn in kwestie wrdt dan grijs gemarkeerd (fig.3) en zal niet mee aangerekend wrden p de factuur. Alle persnen die aangevinkt wrden, wrden heraangeslten, gefactureerd en krijgen een lidkaart. - Opgelet: dr leden uit te vinken, wrden de leden van de ledenlijst geschrapt en kmen ze in het ledenarchief terecht. Aangeslten leden schrappen in de lp van het jaar is niet mgelijk! Schrappen kan je enkel den in de heraansluitingsperide van je club (van 1 mei t.e.m. 31 juni). Indien je niet zeker weet f een lid wenst aan te sluiten vr het nieuwe seizen, schakel dan zeker het vinkje uit. In de lp van het seizen kan je hen desgewenst ng altijd terug aansluiten. Fig.3: Ledenlijst in de heraansluitingsprcedure. 3

4 LEDENGEGEVENS CONTROLEREN: - Klik p het lid waarvan je de gegevens wil cntrleren f verbeteren. Je krijgt de ledenfiche te zien (fig. 4) waarin je de gegevens eventueel kan aanvullen f verbeteren (bvb. als iemand van adres verandert f een nieuw gsm-nummer heeft). Vul hier het rijksregisternummer in. Fig.4: Individuele ledenfiche. SPORTA-COMPETITIESPELERS AANDUIDEN: - Schakel het vinkje in de laatste klm uit bij de leden die niet willen meespelen in de cmpetitie en zet een vinkje bij de leden die wel willen meespelen (zie fig.3). Enkel de leden waarbij de cmpetitieptie staat aangevinkt zijn speelgerechtigd in de Sprtavlleybalcmpetitie. - Opgelet: Leden die geen cmpetitiewedstrijden meespelen (bvb. scheidsrechters, trainers, vrijwilligers ) meten NIET als cmpetitiespeler wrden aangevinkt. Indien je ng niet zeker weet f de persn zal meeden in de Sprtavlleybalcmpetitie, vink je die vrlpig uit (fig. 3). Achteraf kan je het lid altijd ng p cmpetitief zetten. Aangeduide Sprta-cmpetitiespelers zijn definitief vr de rest van het seizen: als je de heraansluitingsprcedure afslt, kan je de cmpetitieptie niet meer ngedaan maken! Persnen waar geen vakje Sprta-cmpetitie beschikbaar is, kan je na de bevestiging van de ledenlijst indien gewenst als Sprta- cmpetitiespeler aansluiten. He je dat det, lees je hiernder bij Cmpetitiespelers aansluiten. FOTO S VAN LEDEN DIE HERAANSLUITEN: Indien de ptie cmpetitie wrdt aangevinkt, kan je dr p het lid te klikken de ft van dat lid bekijken die p de lidkaart wrdt gedrukt. Tijdens de heraansluitingperide kan je z ndig de ft updaten naar een recentere versie. (fig. 4). 4

5 NIEUWE LEDEN TOEVOEGEN: - Klik rechtsbven p de knp lid tevegen f ga via de menu Leden naar Lid tevegen (fig. 5). - Vul alle persnsgegevens aan in de ledenfiche en druk p Bewaren. Het nieuwe lid wrdt dan tegevegd aan de ledenlijst. Fig.5: Nieuw lid tevegen COMPETITIESPELERS AANSLUITEN : - Indien het lid ng niet is aangeslten, vlg dan eerst de prcedure die hierbven werd beschreven bij Nieuwe leden tevegen. - Klik in de ledenlijst p de naam van het lid. - Klik nder Ft p Bladeren en selecteer p je cmputer een duidelijke en recente ft van het aangezicht van het nieuwe lid. (ftfrmaat: JPEG f GIF, max.grtte 0,5 MB) - Klik vervlgens p Upladen. Nrmaal verschijnt er een bericht als de ft crrect werd geüplad en kan je de ft bekijken. - Vink de ptie cmpetitie aan. Dat kan pas nadat je een ft hebt tegevegd! - Klik p bewaren. - Cmpetitiespelers zijn speelgerechtigd vanaf het mment dat Sprta hen bevestigt. Na bevestiging kan je vanuit LAP een tijdelijke lidkaart afprinten (zie verder Speelgerechtigheid cmpetitiespelers ). Fig.6: Nieuwe Sprta-cmpetitiespeler drgeven. 5

6 LEDENARCHIEF: Via met menu Leden > Leden archief krijg je een lijst van de leden die vreger aangeslten zijn geweest bij juw club (fig. 7). Via de knp Lid heraansluiten kan je dat lid eenvudig heraansluiten, znder dat je alle gegevens pnieuw mete ingeven. Let er wel p dat je al de persnsgegevens zrgvuldig nakijkt en z ndig verbetert. Spelers die in de Sprtavlleybalcmpetitie willen meespelen, vink je aan als cmpetitief, zals hierbven beschreven. Fig.7: Ledenarchief LIJST DEFINTIEF BEVESTIGEN: Als de ledenlijst cmpleet is, sluit je stap 2 af dr rechtsbven p de knp lijst definitief bevestigen te klikken (fig. 3). Stap 2 staat dan in het verzicht gren afgevinkt. - Tips: Via het menu Verzekering > Overzicht aansluiting kan je een verzicht van alle aangeslten leden en alle cmpetitieaansluitingen raadplegen. Via het menu Leden > Lijsten pmaken kan je zelf gemakkelijk ledenlijsten samenstellen met de gegevens die je wenst. STAP 3: BEVESTIGING ACTIVITEITENKALENDER De federatie dient p de hgte te zijn van alle clubactiviteiten. Z niet, zijn die activiteiten niet verzekerd. Daarm meten alle clubactiviteiten in de nline activiteitenkalender staan, zdat ze bij een mgelijk ngeval verzekerd zijn. Een clubactiviteit is: elke activiteit die de club in gerganiseerd beefent (zals: vriendschappelijke en andere wedstrijden, trnien, trainingen ). Alle wedstrijden in het kader van een Sprta-vlleybalcmpetitie zijn uiteraard k verzekerd en meten niet extra drgegeven wrden in de nline activiteitenkalender van de club. Via het kalenderbek van Sprta-vlleybal is de federatie daarvan p de hgte. 6

7 Andere clubactiviteiten zals bvb. een clubfeest, een weekendje, een bbq, enz. dienen tevens mee pgenmen te wrden in de clubagenda m de verzekering van de leden ervan te waarbrgen. Uitgebreide infrmatie ver de verzekering is terug te vinden in de verzekeringshandleiding die ntving bij aansluiting en die je kan raadplegen via LAP (via het menu Verzekering > Verzekeringshandleiding ). CLUBACTIVITEITEN INGEVEN: - Klik p stap 3 bevestiging activiteitenkalender (fig. 1) en vervlgens rechtsbven p de knp Agenda-item tevegen. - Kies het srt activiteit (fig.8): Wekelijkse activiteiten: activiteiten die een wekelijks structureel terugkerend patrn vertnen (zals trainingen) geef je als vlgt in als wekelijkse activiteit. Klik p wekelijkse activiteiten. Vul alle velden van het vlgende scherm nauwkeurig in. Herhaal indien ndig vr de andere dagen van de week Eenmalige dagactiviteiten: zijn activiteiten die geen structureel terugkerend patrn vertnen zals bvb. een clubbarbecue, een daguitstap met de club. In het ingavescherm kan je pgeven f de activiteit van sprtprmtinele aard is f niet. Vr meer infrmatie mtrent de verzekeringsdekking van zulke activiteiten verwijzen wij graag naar de verzekeringshandleiding. Meerdaagse activiteiten: zijn clubactiviteiten die meerdere dagen duren (bvb. een weekendje naar de Ardennen f een uitstapje naar de zee met de club). - Opgelet: enkel de activiteiten die tijdig (d.w.z. ten laatste 48u vr aanvang) via de clubagenda in LAP staan, zijn verzekerd. Uiteraard kan je in de lp van het jaar ng steeds activiteiten tevegen via het menu Agenda > Agenda-items inveren. Fig.8: Keuzescherm vr ingeven srt activiteit ACTIVITEITENKALENDER DEFINITIEF BEVESTIGEN: Als de activiteitenkalender cmpleet is, sluit je stap 3 af dr rechtsbven p de knp lijst definitief bevestigen te klikken. Stap 3 staat dan in het verzicht gren afgevinkt. 7

8 AFSLUITEN HERAANSLUITING: In het verzichtsscherm van de heraansluiting staan de drie stappen nu in gren afgevinkt (fig.9). Als dat z is, heb je de heraansluitingsprcedure vr juw club perfect afgehandeld. Het lidmaatschap van juw club is vr het kmende jaar tiptp in rde. Fig.9: Afsluiting heraansluiting De heraansluitingsperide vr vlgend jaar zal één maand vr de vervaldatum (1 mei) weer actief wrden. Je wrdt schriftelijk p de hgte gebracht wanneer die peride terug start. De lidkaarten van de leden, die tijdens de heraansluitingprcedure werden aangeslten, wrden verdeeld bij de start van het nieuwe seizen. 8

9 SPEELGERECHTIGHEID COMPETITIESPELERS Aangeslten cmpetitiespelers zijn speelgerechtigd vanaf het mment dat zij een (tijdelijke) lidkaart kunnen vrleggen. Tijdelijke lidkaart: de facturatie van leden en het versturen van lidkaarten zijn nlsmakelijk met elkaar verbnden. D.w.z. dat de cntactpersn de nieuwe lidkaarten steeds samen met de factuur ntvangt. Opdat spelers die in LAP werden ingeverd snel zuden kunnen instappen in een cmpetitie en niet meten wachten ttdat hun fficiële lidkaart via de pst in de bus belandt, kan de clubverantwrdelijke van de club een geldige tijdelijke lidkaart vanuit LAP afdrukken. Zdra de clubverantwrdelijke die ndertekent, is de speler met z n tijdelijke lidkaart fficieel speelgerechtigd in de Sprta-vlleybalcmpetitie. Nadat de clubverantwrdelijke een speler aanslt, geeft Sprta, na cntrle van de ft, de tijdelijke lidkaart van het lid vrij. Je kan de tijdelijke lidkaart afdrukken via het menu Verzekering - Overzicht aansluiting. Daarin vind je achter de naam van het cmpetitief aangeslten lid de tegang naar de tijdelijke lidkaart (fig.10). Fig.10: Tijdelijke lidkaart afdrukken. 9