Handleiding Handleiding Communicatie voor. Promotoren. Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling VLAANDEREN

Transcriptie

1 Handleiding Handleiding Cmmunicatie vr Prmtren Eurpees Fnds vr Reginale Ontwikkeling VLAANDEREN Eurpese Unie

2 Inhud 1 Inleiding De minimale cmmunicatieverplichtingen... 3 a) Weergave EFRO - lg en Eurpese vlag... 3 b) Vermelding van de EFRO- steun De minimale cmmunicatieacties... 5 a) Persacties... 5 b) Website... 7 c) Affiche... 7 d) Publicaties... 8 e) Werfbrden (enkel vr infrastructuurwerken)... 8 f) Gedenkplaat... 9 g) Briefwisseling... 9 h) Evenement... 9 i) Gadgets j) Sciale media He beschrijf je juw cmmunicatieacties? Ft s prjecten Financiële impact... 12

3 1 Inleiding De Eurpese Cmmissie steunt via het Eurpees Fnds vr Reginale Ontwikkeling (EFRO) allerlei prjecten in verschillende Eurpese landen. Om te tnen wat zal gerealiseerd wrdt, vraagt de Eurpese Cmmissie de hulp van de gesteunde prjecten. Daarm is het vr prmtren belangrijk niet alleen de prmtie van het prject zelf uit te werken, maar de Eurpese steun die het mgelijk maakt m een prject te realiseren nadrukkelijk nder de aandacht te brengen. In het aanvraagfrmulier in het e-lket, wrdt p 2 plaatsen gevraagd m een beschrijving te geven van de geplande cmmunicatieacties. Omdat prjectcmmunicatie z belangrijk is, vrmt dit niet alleen een verplicht werkpakket, maar wrden er k ng een aantal specifieke vragen ver cmmunicatie gesteld. Het is k belangrijk m bij de uitwerking van de prjectfinanciering rekening te huden met de cmmunicatieacties die je zal uitveren. 2 De minimale cmmunicatieverplichtingen a) Weergave EFRO - lg en Eurpese vlag Als prmtr van een EFRO-prject ben je verplicht m p alle cmmunicatie die tijdens en ver het prject verspreid wrdt de ndige lg s aan te brengen. Het gaat hierbij m het spnsrlg van het EFRO- prgramma en de Eurpese vlag met vermelding van Eurpese Unie. Je kan deze lg s in verschillende frmaten dwnladen via Cmmunicatiemiddelen waarp deze 2 lg s niet vermeld wrden, kmen niet in aanmerking vr steun. Als een prmtr naast EFRO-steun k Hermes Cfinanciering ntvangt meten het efr-vlai spnsrlg en de vlag van de Eurpese Unie gebruikt wrden:

4 b) Vermelding van de EFRO- steun Je vermeldt in elke publicatie ver het prject (website, brchure, flder, persbericht ) dat je steun ntvangen hebt van EFRO.

5 3 De minimale cmmunicatieacties De vlgende cmmunicatieacties meten in elk prjectvrstel minimaal beschreven wrden: a) Persacties Als prmtr van een EFRO-prject vrzie je minsten 2 persacties. Dit bij vrkeur bij de gedkeuring f fficiële pstart en bij de beëindiging van het prject. Je heft je hiervr niet te beperken tt een traditinele perscnferentie, k andere acties die de het prject psitief in de kijker zetten en daarbij de aandacht van de pers trekken, kmen in aanmerking. Je rganiseert persacties bij vrkeur p de lcatie waar je het prject uitvert. Bij elke persactie ndig je minstens de lkale en reginale pers uit. Bij de pmaak van het prjectvrstel verduidelijk je welke type pers (lkaal, reginaal, natinaal, ecnmisch, sciaal ) je wil bereiken en in welke regi zij actief zijn. Als je een persvrstelling rganiseert raden we aan m naast persmensen k lkale, reginale en natinale beleidsmensen en de cntactpunten uit te ndigen.

6 Als je persberichten verstuurt, vermeld je minimaal vlgende infrmatie: mschrijving van het prject (wie, wat, waar, he, wanneer ) het feit dat het prject via Eurpese steun gerealiseerd wrdt mvang van de EFRO-subsidie belang van het prject vr de lkale en reginale ecnmische ntwikkeling Alle dcumenten die je tijdens de persactie vrziet meten vlden aan de minimale cmmunicatieverplichtingen. Daarm vermeld je steeds de ndige lg s en de verkregen steun.

7 b) Website De website van een prject is vaak de eerste plaats waar iemand p zek gaat naar inf ver een prject. Indien de website vlledig aan het prject gewijd is met p de hmepagina duidelijk het lg van EFRO en de Eurpese vlag zichtbaar zijn, znder dat je hiervr met scrllen. Daarnaast vermeld je k elders p de pagina dat het prject tt stand kwam met de steun van het Eurpees Fnds vr Reginale Ontwikkeling. Indien de inf ver het prject terug te vinden is als pagina p een ruimere website bijv. van een stad f hgeschl, dan is het belangrijk dat er een duidelijke directe link is naar de pagina waar inf ver het prject te vinden is. Op de prjectpagina meten eveneens de verplichte lg s duidelijk zichtbaar weergegeven wrden (znder te scrllen). Vlgende inf met p de website vermeld wrden: mschrijving van het prject (wie, wat, waar, wanneer) dat het prject via Eurpese steun gerealiseerd wrdt. resultaten en impact van het prject Lg s EFRO en Eurpa c) Affiche Een drukklare pdf van een affiche met infrmatie ver het prject wrdt dr de EFRO-Managementautriteit pgemaakt en aangeleverd en is te vinden in het tabblad Bijlagen van de EFRO-webapplicatie, wanneer je inlgt p juw prject. Tijdens de lptijd van het prject en minstens tt zes maand na aflp van het prject, hang je deze affiche (minimaal A3-frmaat) p en dit p een vr het publiek ged zichtbare plaats (bijv. bij de ingang van het gebuw).

8 d) Publicaties Vr grtschalige prjecten (vanaf eur verheidssteun) met je naast de website minstens ng een 2de cmmunicatiemiddel vrzien. In publicaties meten vlgende items aan bd kmen: mschrijving van het prject (wie, wat, waar, he, wanneer ) belang van het prject vr de lkale en reginale ecnmische ntwikkeling Lg s EFRO en Eurpese Unie Afhankelijk van de gekzen publicatiemiddelen duid je in het deel cmmunicatie van het aanvraagfrmulier aan welke delgrep (en eventuele subdelgrepen) je wenst aan te spreken. Daarnaast bepaal je he de publicatie(s) bij die delgrep kmen (verspreidingsplan). Afhankelijk van de delgrep en het verspreidingsplan bepaal je k de begde plages. e) Werfbrden (enkel vr infrastructuurwerken) Wanneer de werken definitief p het terrein van start gaan, breng je p een duidelijk zichtbare plaats een tijdelijk werfbrd aan. Deze verplichting geldt vr alle prjecten die vrzien in de financiering van infrastructuur f buwwerkzaamheden en waarvr de ttale verheidssteun meer dan eur bedraagt. Op een werfbrd vermeld je naast de verige werflg s duidelijk zichtbaar de vlgende lg s: EFRO-spnsrlg Eurpese Vlag met vermelding Eurpese Unie Lg Agentschap Innveren & Ondernemen, in geval het prject k Hermes-steun ntvangt Je kan de verplichte lg s in verschillende frmats terugvinden via

9 f) Gedenkplaat Als juw prject vrziet in de financiering van infrastructuur f buwwerkzaamheden en de ttale verheidssteun meer dan eur bedraagt dan plaats je uiterlijk 3 maanden na het beëindigen van het prject p een duidelijk zichtbare plaats (binnen f buiten) een permanente gedenkplaat. Op deze gedenkplaat vermeldt je de naam en het hfddel van het prject. Daarnaast meten de vlgende lg s duidelijk zichtbaar zijn: Het EFRO-spnsrlg Eurpese Vlag met vermelding Eurpese Unie Lg Agentschap Innveren & Ondernemen in geval het prject k Hermes-steun ntvangt De lg s kunnen in verschillende frmaten gedwnlad wrden p de EFRO-website. Het EFRO-lg en de Eurpese Vlag met samen minstens 25% van de ppervlakte van de gedenkplaat innemen. Indien het type prject zich minder leent tt het bevestigen van een permanente plaat, mag je een vrstel den vr een andere vrm van permanente herkenning van de EFRO-steun. Dit gebeurt best in samenspraak met de Managementautriteit dat hierver advies kan verlenen. g) Briefwisseling Tijdens de EFRO-prject peride die je zelf in het prjectvrstel afgebakend hebt, met je als prmtr (en eventuele cprmtren) in prject gerelateerde briefwisseling en verkeer de verplichte lg s (EFRO spnsrlg en lg EU zichtbaar aanbrengen. h) Evenement Jaarlijks rganiseert EFRO samen met het Eurpees Sciaalfnds (ESF) en het Eurpees Fnds vr Landbuw en Plattelandsntwikkeling (ELFPO) en het Eurpees Fnds vr Maritieme zaken en Visserij (EFMZV) begin mei het Eurpa in je buurt -event. Tijdens dit event wrdt een beeld geschetst van de verscheidenheid aan prjecten die via Eurpese steun in Vlaanderen gerealiseerd wrden. In de verschillende prvincies wrden die dag activiteiten gerganiseerd waarin lpende prjecten vrgesteld wrden. Tijdens de prgrammaperide ben je als prmtr verplicht m tijdens het Eurpa in je buurt -event juw medewerking te verlenen wanneer hierm gevraagd wrdt dr bijv. juw prject pen te stellen vr zwel prfessinele delgrepen als vr het brede publiek f deel te nemen aan een prjectenmarkt. Cncrete afspraken hierver wrden in samenspraak met de prvinciale en stedelijke cntactpunten en de cmmunicatieverantwrdelijke van de Managementautriteit in Brussel verder uitgewerkt.

10 Indien je in het kader van juw prject van plan bent m deel te nemen aan evenementen van derden f zelf ng andere evenementen rganiseert zals bijv. sltcnferenties, disseminatiemmenten, deelname aan beurzen, dan met het cmmunicatieplan een duidelijke beschrijving mvatten van het evenement waarbij men wenst aan te sluiten f dat men wenst te rganiseren. Alle prmmateriaal dat vr een event ntwikkeld wrdt met vlden aan de cmmunicatie verplichtingen. Bij de prvinciale en stedelijke EFRO-cntactpunten kan je prmmateriaal zals bijv. rll-up banners, Eurpese vlaggen, balpennen bekmen die je tijdens het evenement kan gebruiken. Je kan de cntactgegevens van de prvinciale en stedelijke cntactpunten terugvinden via Als je zelf evenementen rganiseert zals bijv. de fficiële prjectstart, de inhuldiging van een gebuw f andere, dan vernemen we dit graag. i) Gadgets Stel dat in het kader van het prject gadgets gemaakt wrden zals bijv. balpennen, muismatten, usb sticks dan is het belangrijk dat k hierp steeds alle lg s vermeld wrden, zijnde het EFRO-Vlai spnsrlg en de Eurpese vlag. Indien deze niet vermeld wrden kunnen de ksten vr de aanmaak van de gadgets niet verged wrden. Vlgende balpen tnt het EFRO-VLAIO spnsrlg, maar echter niet de Eurpese vlag. Bij cntrle werden de ksten vr de prductie van de pennen dan k verwrpen. j) Sciale media Sciale media vrmen een ged middel m p krte tijd een grte grep te bereiken en zeer krt p de bal te spelen met nieuws ver het prject f activiteiten die gerganiseerd wrden. Bij gebruik van Facebk, LinkedIn, Instagram f ander sciale media geldt eveneens de verplichting tt het gebruik van de lg s en inf ver het prject. Dit kan dr deze bijv. in de header te verwerken f dr bijv. ft s te gebruiken van activiteiten waarp duidelijk de lg s te zien zijn. Bij gebruik van twitter kan je een hashtag gebruiken die verwijst naar Eurpa bijv. #EFRO, #Eurpainjebuurt, #EUinmyRegin

11 4 He beschrijf je juw cmmunicatieacties? Als prmtr van een EFRO-prject vervul je een belangrijke ambassadeursfunctie vr wat via Eurpese steun in Vlaanderen gerealiseerd wrdt. Het is vr Eurpa dan k belangrijk dat dit duidelijk tt uiting kmt.daarm wrdt een aantal verplichte acties vrzien. De fcus ligt hierbij vral p de manier waarp je duidelijk maakt dat juw prject tt stand kwam dr de steun van EFRO en Eurpa. Vr de beschrijving hiervan werden in het aanvraagfrmulier van de applicatie een aantal specifieke vragen vrzien. Opgelet: de ruimte in de applicatie vr de beschrijving is per vraag beperkt tt 1700 tekens. Wat wil je bereiken met de prjectcmmunicatie? Vrbeelden zijn: prject bekend maken aan grte publiek, prjectresultaten verspreiden Geef een telichting bij de nderstaande verplichte cmmunicatieacties. Telichting twee persacties Telichting twee publicaties Welke kranten, tijdschriften websites, nieuwsbrieven wrden begd? Telichting permanente gedenkplaat Enkel van tepassing bij investeringsprjecten. Telichting werfbrd (investeringsprject bven ,00 eur) Enkel van tepassing vr investeringsprjecten. Vrzie je ng andere acties? Welke media gebruik je bij de uitvering van juw cmmunicatieacties? Welke kranten, tijdschriften websites, nieuwsbrieven en sciale media wrden begd? De delgrepen werden gespecifieerd bij de inhudelijke telichting. He wens je de delgrepen te bereiken? Pas je de cmmunicatie aan naargelang de delgrep? Cmmunicatie vrmt daarnaast een verplicht werkpakket. In het werkpakket cmmunicatie beschrijf je de acties die je vrziet tijdens de uitvering van juw prject en betrekking hebben p de prjectcmmunicatie, met daarbij aandacht vr wat je gaat den, wie dit zal uitveren, welke methden f kanalen hiervr gebruikt wrden en de cncrete utput f resultaten die je hierbij verwacht.

12 5 Ft s prjecten Ft s zijn een handig middel m de impact aan te tnen. Daarm raden we aan m tijdens het prject kwalitatieve ft s te maken van evenementen, wrkshps, eerste steenleggingen, vrtgang van buw f renvatiewerkzaamheden, vr- en na ft s. In haar Effect-Nieuwsbrief zet de EFRO-Managementautriteit t regelmatig een prject in de kijker. Daarnaast wrden k steeds allerlei publicaties gemaakt en prmactiviteiten gerganiseerd. Hiervr zijn uw ft s meer dan welkm mdat deze een mi zicht geven p de verscheidenheid van prjecten die via Eurpese steun gerealiseerd wrden. Gelieve ft s in HD kwaliteit aan te leveren zdat deze gebruikt kunnen wrden vr publicaties. 6 Financiële impact Vermits je als prmtr verplicht bent m ver de ntvangen steun te cmmuniceren, is het belangrijk dat de cmmunicatieacties k mee pgenmen wrden in de prjectbegrting. Wanneer je als prmtr bvenstaande cmmunicatieverplichtingen niet naleeft, kan een crrectie uitgeverd wrden p de tegekende steun.