2de Nota van Inlichtingen

Transcriptie

1 Vragen en antwoorden m.b.t. EA Administratieve diensten HRM/PSA nummer 2013/S Pag. 5, Definities, Implementatie/Migratie U spreekt hier van het behouden van de aanwezig zijnde informatie van het huidige informatiesysteem. Gaat u er hierbij vanuit dat alle historische informatie gemigreerd moet worden? Er zal wellicht veel data aanwezig zijn die niet meer relevant is. Kunt u hier uw zienswijze op geven? Aanbestedende dienst wil alle historische informatie migreren die van belang is voor een goede uitvoering van de aanbestede werkzaamheden, nu en in de toekomst, Uiteraard moeten de wettelijke bewaartermijnen in acht worden genomen. 2. Pagina 6: Verzuimmodule Is de verzuim en ARBO module op pagina 10 hetzelfde als de verzuimmodule genoemd op pagina 6? Ja, hier is sprake van dezelfde module. 3. Blz. 8, par. 1.1, vierde bullit Kunt u aangeven wat de organisatie en de uitvoering precies inhoudt? Aanbestedende dienst doet werving en selectie van mensen die in de invalpool geplaatst worden. De Ondernemer zorgt ervoor dat vraag en aanbod met elkaar in overeenstemming worden gebracht. De vraag kan door de schooldirecteuren en het stafbureau ruim van tevoren worden aangegeven, maar ook op de dag zelf. Ondernemer moet dus ook last-minute inval regelen, voor zover invallers beschikbaar zijn. 4. Blz. 8, par. 1.1, achtste bullit Maakt de aanbestedende dienst nu ook al gebruik van een module voor Strategische Personeelsplanning? Zo ja, welke? Zo nee, is er een voorkeur voor een pakket? Nee, Aanbestedende dienst maakt nog geen gebruik van een dergelijke module. Aanbestedende dienst wil dat de strategische personeelsplanning onderdeel gaat uitmaken van het aan te bieden personeels- en salarispakket. Pagina 1 van 9 datum 21 mei 2013

2 5. Pag. 8, par. 1.1 Doel en omvang van de Europese aanbesteding U geeft hier op hoofdlijnen de te verrichten werkzaamheden aan. Van de volledige personeels-salarisadministratie geeft u geen programma van eisen, anders dat door u een aantal taken zelf worden uitgevoerd (zie pag. 17, par ). Dit sluit aan bij uw Best Value Procurement. Mag opdrachtnemer bij de inschrijving alle werkzaamheden die wettelijk en bij CAO dienen te worden uitgevoerd ten behoeve van de verzorging van de personeelssalarisadministratie, als bijlage toevoegen? Die bijlage zal na gunning verder uitgewerkt dienen te worden in samenspraak met Plateau (administratieve organisatie, administratieve routing, deadlines, etc.). De offerte van Ondernemer dient aan te geven welke werkzaamheden tegen welke voorwaarden en prijzen worden uitgevoerd. Ook meer- en minderprijzen dienen vooraf duidelijk te worden benoemd. Achteraf wenst Aanbestedende dienst niet meer over inhoud en prijs te onderhandelen. Dit is ook in strijd met de aanbestedingsregels. Aanbestedende dienst verwijst hiervoor naar P.E. 18 op bladzijde Pag. 8, par. 1.1 Doel en De volledige personeels- en salarisadministratie. Is dit inclusief de correspondentie met personeelsleden van Plateau? Mogen personeelsleden van Plateau het administratiekantoor (de Ondernemer) rechtstreeks benaderen met vragen over hun rechtspositie? Indien ja, geldt dit voor zowel mondeling als schriftelijk ingediende vragen? In paragraaf staan de werkzaamheden die Aanbestedende dienst zelf zal uitvoeren. De correspondentie die hiermee samenhangt wordt door Aanbestedende dienst zelf verricht. De overige correspondentie dient door Ondernemer verricht te worden. Personeelsleden mogen inderdaad rechtstreeks schriftelijk en mondeling (ook telefonisch) contact opnemen met Ondernemer. 7. Pag. 8, par. 1.1 Doel en Gesproken wordt over het organiseren en uitvoeren van de inzet van de vervangers uit de vervangingspool. Kunt u het begrip organiseren nader uitleggen? Zie het antwoord op vraag Pag. 8, par. 1.1 Doel en Digitaal salarisdossier. Dient alleen het stafbureau hierover te beschikken (MSS) of geldt dit ook voor ESS (medewerkers)? Het digitaal salarisdossier dient voor het stafbureau (MSS) en voor medewerkers (ESS) beschikbaar te zijn. Pagina 2 van 9 datum 21 mei 2013

3 9. Pag. 8, par. 1.1 Doel en Het openstellen van de personele/salariële applicatie voor het raadplegen van gegevens uit de eigen administratie op bestuursen schoolniveau. Voor wie (welke medewerkers, welke functies, hoeveel medewerkers) dient de applicatie te worden opengesteld. Alleen voor medewerkers van het stafbureau of ook (per school) voor de afzonderlijke schooldirecteuren? 7 stafmedewerkers, bovenschools. 13 schooldirecteuren, 6 adjunct-schooldirecteuren. 12 administratieve krachten op school. 10. Pag. 8, par. 1.1 Doel en Het aanbieden van een module strategische personeelsplanning. Kunt u ons wellicht aangeven welke criteria u hieraan stelt en hoe u dit thans georganiseerd heeft? Nee, in het kader van de BVP verwachten wij juist dat de Ondernemer zich dominant onderscheidt oftewel zijn toegevoegde waarde aantoont c.q. passende mogelijkheden aanbiedt. Zie ook het antwoord op vraag Pag. 8, par. 1.2 Toelichting U geeft hier aan dat er momenteel sprake is van ruim 380 personeelsleden. Op pag. 16, par. 3.1 Algemeen, vermeldt u, dat u uitgaat van 1 verloning per maand per persoon, met een maximum van dertien verloningen per jaar, indien in de 13 e maand een correctie doorgevoerd zou worden. In de bijlage aantal verwachte verloningen gaat u over de periode 2014 tot en met 2018 uit van gemiddeld 428 verloningen per maand (441, 435, 428, 422 en 415). Dit aantal verloningen dat o.i. een belangrijk onderdeel is voor de totstandkoming van de prijsstelling, komt hiermee o.i. niet geheel overeen. Op Annex VII Prijzenblad spreekt u weer van 380 personeelsleden, maar nu gedurende de gehele looptijd van 5 jaar. Kunt u aangeven waar wij rekening mee moeten houden. O.i. is het beste om het begrip verloning per maand per persoon aan te houden. Met welk Uitgegaan dient te worden van 380 personen in het jaar Daarna volgt een jaarlijkse afname van 1,5%. Pagina 3 van 9 datum 21 mei 2013

4 getal moeten we dan op het prijzenblad rekening houden per maand en per jaar? 12. Pagina 9: De organisatie bestaat uit ongeveer leerlingen en ruim 380 personeelsleden 13. Blz. 10, par , activiteit Blz. 10, par , activiteit Blz. 10, par , activiteit Pagina 16: Aanbestede dienst is voornemens haar administratieve diensten op het gebied van HRM/PSA en aanverwante taken volledig uit te besteden. Is het aantal personeelsleden inclusief of exclusief de vervangers en hoe verhoudt zich dit tot het bijgevoegde bestand (zie pagina 17) met daarin het aantal verwachte verloningen ? Maakt de aanbestedende dienst op dit moment gebruik van een vervangingsplanner? Zo ja, welke? Zo nee, bestaat er een voorkeur voor een pakket (bijv. Clooser of Vervangingsmanager (Driessen))? Kunt u een specifiekere omschrijving geven van de inhoud van het digitale personeelsdossier? Gaat het alleen om salarisstroken en jaaropgaven of het complete personeelsdossier? Kunt u toelichten wat u bedoelt met formulierendownload? Hoe heeft Plateau Openbaar Onderwijs Assen de administratie nu ingericht en met welke applicaties wordt er op dit moment gewerkt. Inclusief vervangers. Zie ook het antwoord op vraag 11. Op dit moment wordt de vervangingsplanner van OSG gebruikt. Er bestaat geen voorkeur voor een pakket mits deze qua functionaliteiten door Aanbestedende dienst als gelijkwaardig of beter wordt geacht. Aanbestedende dienst wenst een compleet digitaal personeelsdossier, waarbij gegevens afgeschermd dienen te worden naar gelang het rechtenniveau van degene die inzage vraagt. Dit is het digitaal beschikbaar stellen van formulieren/procedures die nodig zijn voor een uniforme en efficiënte uitvoering van administratieve vraagstukken. De volledige PSA is momenteel uitbesteed. Hiervoor wordt RAETonline gebruikt. De financiële administratie wordt door Aanbestedende dienst zelf verzorgd. Hiervoor wordt Exact Globe gebruikt. Zie ook het antwoord op vraag 13. Pagina 4 van 9 datum 21 mei 2013

5 17. Pag. 16, par. 3.1 Algemeen Aantal maximaal in rekening te brengen verloningen. Per jaar dient voor elke medewerker maximaal 13 verloningen in rekening te worden gebracht. Als Ondernemer meerdere verloningen nodig heeft dan mag Ondernemer die niet in rekening brengen. Geldt dit ook wanneer de oorzaak hiervan buiten de invloedssfeer van de Ondernemer ligt? Bijvoorbeeld in het geval van wijzigingen in de regelgeving (aanpassing CAO, aanvullende voorschriften vanuit het Ministerie?). Geldt dit ook wanneer de oorzaak hiervan is gelegen in onjuiste of onvolledige aanlevering van gegevens door de Aanbestedende dienst (Plateau)? Het maximum aantal in rekening te brengen verloningen mag alleen doorberekend worden wanneer de oorzaak hiervan buiten de invloedssfeer van de Ondernemer ligt (bijvoorbeeld aanpassingen CAO). In alle andere gevallen dient Ondernemer dit aan te geven in de risicoparagraaf. 18. Pag. 17, par Taken Afdeling HRM/PSA van Aanbestedende dienst De alhier vermelde opsomming roept onzerzijds geen vragen op. Er wordt echter een 5-tal keer het woord ondernemer gebruikt. Dit moet o.i. echter de werknemer zijn. Het woord Ondernemer is in alle zeven gevallen correct gebruikt in par Pag. 18, par. 3.3 ICTinfrastructuur Van welke versie internet explorer wordt door de Aanbestedende dienst gebruik gemaakt? Thans wordt Internet Explorer 9 gebruikt. 20. Pag. 18, par. 3.3 ICTinfrastructuur Beschikken de werkplekken van Aanbestedende dienst over de Microsoft Remote Desktop Client? Ja. 21. Pag. 23, hfd. 5, Uitsluitingsgronden/ Annex VII checklist De bijlage 2.1 Eigen verklaring hebben wij niet aangetroffen bij de stukken. Deze wordt als bijlage meegezonden. Pagina 5 van 9 datum 21 mei 2013

6 22 Pag. 24, hfd. 6, Geschiktheidseisen U geeft bij 1. Geschiktheid Algemeen aan dat Ondernemer als bewijsstuk het uittreksel uit het handelsregister moet bijvoegen. Vervolgens geeft u cursief aan dat het uittreksel uit het handelsregister moet worden overlegd door de Ondernemer met de economisch meest voordelige inschrijving. Indien het uittreksel wel toegevoegd moet worden, onder welk tabblad moet dit dan toegevoegd worden? Nee, Aanbestedende dienst wenst bij inschrijving het uittreksel uit het handelsregister te ontvangen. Deze dient ondernemer onder tabblad 1 bijlage als bijlage 1.0 toe te voegen. 23 Pag. 25, hfd. 6, Geschiktheidseisen 24. Pagina 28/PE 11: Ondernemer dient 5% van de opdracht te spenderen aan de invulling van Social Return (SR). Ondernemer dient in een Plan van Aanpak aan te geven hoe Ondernemer hier een invulling aan gaat geven. (Plan van Aanpak SR achter Tabblad 10 voegen). Referenties. Wat wordt bedoeld met soortgelijke opdracht? Is dit HRM-applicatie afhankelijk of maakt het niet uit met welk systeem het voeren van de personeels- en salarisadministratie bij de referent is verricht? Indien inschrijvende partij al inhoud geeft aan SR, volstaat een beschrijving van de manier waarop hieraan invulling wordt gegeven? Een soortgelijke opdracht betekent het uitvoeren van vergelijkbare werkzaamheden als welke thans aanbesteed worden. De werkzaamheden voor/bij referent moeten met hetzelfde systeem zijn uitgevoerd als het systeem dat door Ondernemer geoffreerd wordt. P.E. 11 op pagina 27 geeft aan dat door Ondernemer een Plan van Aanpak moet worden ingevoegd bij de inschrijving. Ondernemer dient hierbij een beschrijving te geven van de nieuw te implementeren maatregelen voor min. 5% van de opdrachtwaarde. Pagina 6 van 9 datum 21 mei 2013

7 25. Pagina 33/kwaliteitswens 2: Aanbestedende dienst wenst Ondernemer te beoordelen op de wijze waarop deze extra invulling kan geven aan de uitvoering van de administratieve dienstverlening. 26. Pagina 34/kwaliteitswens 5: Aanbestedende dienst wenst een Ondernemer te contracteren die additionele modules aan kan bieden die voor Aanbestedende dienst meerwaarde biedt op het gebied van HRM/PSA. 27. Pagina 35/kwaliteitswens 6: Aanbestedende dienst wenst een Ondernemer te contracteren die bijgevoegd Service Level Agreement één op één overneemt. Vervolgens heeft Aanbestedende dienst de voorkeur voor Ondernemers die zo min mogelijke wijzigingen doorvoeren. Dient inschrijvende partij alléén aan te geven de EXTRA s binnen het aangeboden tarief of ook de EXTRA s die tegen meerprijs kunnen worden afgenomen? In welke format mogen wij informatie aanleveren (format staat niet aangegeven) De SLA is als bijlage opgenomen. De format voor de beantwoording van de vraag is niet aangegeven. Betekent een simpel ja (we gaan volledig akkoord) het maximaal aantal punten. Zo nee, op welke manier kunnen we verder invulling geven aan de beantwoording van de kwaliteitswens? Inschrijvende partij dient beide op te geven. Echter alleen de Extra s die binnen het aangeboden tarief worden aangeboden zullen onderdeel uitmaken van de beoordeling. Maximaal 2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5. Een simpel ja levert (u gaat volledig akkoord) het maximaal aantal punten op. Pagina 7 van 9 datum 21 mei 2013

8 28. Pagina 35/kwaliteitswens 7: Aanbestedende dienst wenst een Ondernemer te contracteren die aan de hand van een hands on workshop een zo goed mogelijk inzicht geeft in de mogelijkheden van Administratieve diensten die de Ondernemer biedt en wordt een inzicht verkregen in de werking van het te gebruiken systeem. In de workshop worden in ieder geval de volgende hoofdpunten beoordeeld. Etc. - vragen; - statusoverzichten op het scherm; - service van de dienstverlening; Maximaal 2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5 Verwacht u hier vooraf aangeleverde tekst (2 A4) of blijkt de kwaliteit uit de hands on workshop en indien u aangeleverde tekst verwacht moet dit dan inzicht geven in: - mogelijkheden administratieve diensten - werking van het gebruiken systeem - gebruiksgemak - rapportagemogelijkheden - het omgaan met ad hoc vragen - statusoverzichten op het scherm service van de dienstverlening Aanbestedende dienst verwacht vooraf aangeleverde tekst. Tijdens de hands on workshop krijgt Ondernemer de mogelijkheid om hier uitvoerig toelichting over te verstrekken. Pagina 8 van 9 datum 21 mei 2013

9 29. Algemene vraag Welke medewerkers binnen de organisatie zullen met de ondersteunende administratieve systemen gaan werken en hoeveel personen betreffen dit? 30. Algemene vraag Wilt u HR modules zoals verzuimmanager en medewerkerontwikkeling ook implementeren? Wenst u nog aanvullende HR modules? Voor het MSS zie vraag 9. ESS moet voor alle medewerkers beschikbaar zijn. In het kader van de BVP-procedure wil Aanbestedende dienst Ondernemers uitnodigen hiervoor ideeën en opties aan te dragen. Derhalve geven wij hierop geen inhoudelijk antwoord. De implementatie van aanvullende modules is zeker een optie, mits aan de overige eisen van de aanbesteding voldaan wordt. 31. Algemene vraag Wat zijn belangrijke pijlers binnen uw P&O beleid? Verzuimbeleid, ontwikkeling vakbekwaamheid, functioneren en beoordelen, active aging. Pagina 9 van 9 datum 21 mei 2013