Nota van Inlichtingen 2 Payroll Dienstverlening Gemeenten GVE 1

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen 2 Payroll dienstverlening GVE Op 14 juni is de eerste Nota van Inlichtingen gepubliceerd waarin de vragen over het aanbestedingsdocument Payroll Dienstverlening Gemeenten in t Gooi, Vecht en Eem zijn beantwoord. Vragen over die beantwoording mochten tot en met 24 juni j.l. worden gesteld. Hieronder vindt u die vragen en de antwoorden op die vragen naar aanleiding van de eerste Nota. nr 25 t/m 29 Inschrijver beschikt over een volledig digitaal payroll portaal waarin opdrachtgevers keuze kunnen maken tussen verloning op basis van Stipp en ABP. Onze Opdrachtgevers die kiezen voor payrolling met ABP krijgen dit aangeboden via dit portal door onze Onderaannemer, aangezien Inschrijver niet beschikt over een rechtstreekse ABP aansluiting. Inschrijver maakt uit de NvI 1 op dat de Aanbestedende dienst op zoek is naar partijen die ervaring hebben met verloning rechtspositie CAR UWO en ABP en dit via een zelfde portal kunnen aanbieden en dit kunnen aantonen dat zij zelfstandig of in Combinatie beschikken over deze ervaring bij gemeenten van meer dan inwoners. Inschrijver kan referenties overleggen waarin de Opdrachtgever de beschikking heeft en gebruik kan maken van beiden. De praktijk bij deze referenten van gemeenten met wijst uit bij deze referenten mede met het oog op kostenverhogende elementen van ABP en inhuurstop- er geen gebruik van gemaakt hebben en kiezen voor de voordeligste optie. : Volstaat een 1 e referent waarbij Inschrijver aantoonbaar refereert aan een samenwerking met een gemeente met meer dan inwoners waar deze opdrachtgever de afgelopen 2 jaar beschikking had over een portal met keuze mogelijkheden Stipp/ABP, hierbij dus aantoonbaar ervaring heeft met verloning van payrollkrachten met rechtspositie gerelateerd aan CAR UWO en een 2 e referent van onze Onderaannemer aantoonbare ervaring heeft met verloning van payrollkrachten specifiek met ABP pensioen? Voldoet dit aan de geschiktheidseis? De vraag is ons niet geheel duidelijk. Binnen deze opdracht onderkent de Aanbesteder 2 competenties: verlonen en adviseren. 1. Aanbieder dient 1 referentie van een gemeente met meer dan inwoners bij de Aanbieding in te dienen waar Aanbieder verloont met gebruikmaking van een digitale portal en waar gebruik wordt gemaakt van het ABP pensioen. 2. Aanbieder dient 1 referentie te in te dienen bij de Aanbieding van een gemeente met meer dan inwoners, waar Aanbieder een actieve adviesfunctie vervult en aantoont ervaring te hebben met de CAR-UWO voorwaarden. Beide referenties dienen te hebben plaatsgevonden in de afgelopen 2 jaar. Als wij uw vraag goed begrijpen, heeft u een referent in de gewenste grootte, waar u verloont met gebruikmaking van een digitale portal, kan de Opdrachtgever in de portal kiezen voor ABP pensioen en kunt u verlonen met ABP pensioen, maar kiest de Opdrachtgever er niet voor. Dit voldoet aan de voorwaarden van referentie 1. Ingeval van een combinatie dient er 1 penvoerder te zijn die over de verloning adviseert en verantwoordelijk is voor de uitvoering. Gebruik maken van een partij die de software levert is toegestaan zolang wordt voldaan aan de eisen/wensen van het bestek. In de Aanbestedingswet is bepaald dat een ondernemer zich voor opdrachten op de bekwaamheid van andere (rechts)personen mag beroepen, mits hij aantoont dat hij kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen (art. 2.94). Nota van Inlichtingen 2 Payroll Dienstverlening Gemeenten GVE 1

2 nr 31 Het is aanbieder nog niet geheel duidelijk wat u hier bedoelt. Kunt u zo uitgebreid toelichten welke dienstverlening u voor poolvorming vanuit de portal wenst. Het lijkt erop dat deze eis verder gaat dan marktpartijen nu aanbieden. Heeft u onderzocht of meerdere aanbieders aan deze eis kunnen voldoen en deze daardoor niet discriminerend is? 34C Het antwoord op vraag 34C van NvI1 geeft aan dat Inschrijver de brief van de Belastingdienst moet bijvoegen. Kunt u ook aangeven waar (welk hoofdstuk) in de aanbieding wij deze dienen toe te voegen? 38 U geeft aan dat u niet kunt volstaan met wekelijkse verloning. Dit om de stroom van facturen te minimaliseren. U vraagt echter dienstverlening op basis van ABU cao. Daarin is voor medewerkers opgenomen dat ze ook wekelijks betaald kunnen worden. Is onze aanname juist dat u in uw antwoord doelt op wekelijkse facturatie i.p.v. verloning? Kunt u dit bevestigen? 41 en 42 In antwoord op vraag 41 en 42 in de NvI geeft u aan dat de gevraagde aanpassing niet akkoord is omdat het BW regelt dat werkgevers verantwoordelijk zijn voor het handelen en de gedragingen van hun werknemers. Wat u stelt is juist maar daarbij lijkt over het hoofd te worden gezien dat dit ook geldt voor degene die een arbeidskracht inhuurt, zonder dat hij daarmee een arbeidsovereenkomst heeft. Wij verwijzen naar art. 7:658 lid 4 en art. 6:170 BW waarin expliciet de aansprakelijkheid voor ondergeschikten is bepaald. Kunt u motiveren waarom dit naar uw mening in deze niet van toepassing zou zijn? Indien en voor zover Opdrachtnemer alle aansprakelijkheid op zich zou nemen, zoals thans uit de stukken blijkt, zou dat een bovenwettelijke aansprakelijkheid inhouden, waarvoor de verzekering geen dekking biedt. Wij verwijzen naar de Gids Proportionaliteit waarin is bepaald in Voorschrift 3.9 A dat de aanbestedende dienst het risico dient te alloceren bij de partij die het risico het beste kan beheersen of beïnvloeden, waarbij het de vraag is of het risico voor een van beide partijen in redelijkheid/onder reële voorwaarden verzekerbaar is. Opdrachtgever is de partij die het risico kan beheersen of beïnvloeden en die zich terzake, in tegenstelling tot een payrollbureau, kan verzekeren. In Voorschrift 3.9 D is voorts bepaald dat een aanbestedende dienst geen aansprakelijkheid De gewenste dienstverlening bestaat uit een jobboard en een kandidatenbank. Deze dient toegankelijk te zijn voor de medewerkers/payrollkrachten. De plaatsing van aanvragen/opdrachten dient door de opdrachtnemer te worden verzorgd. We hebben hier geen onderzoek naar gedaan omdat dergelijke systemen ruimschoots voorhanden zijn in de markt. Wij willen niet in mogelijkheden achteruit gaan ten opzichte van onze huidige werkwijze. Bij Hoofdstuk 4 van uw Aanbieding; oftewel bij uw ingevulde prijzenblad. Ons antwoord doelde inderdaad op wekelijkse facturatie. Voor de beantwoording van deze vraag citeren we een aantal delen van artikelen uit het BW en de toelichting daarop. Artikel 7:658, lid 4: Hij die arbeid laat verrichten door een persoon met wie hij geen arbeidsovereenkomst heeft, is aansprakelijk voor die schade die deze persoon..leidt. Lid 4 kan tot gevolg hebben dat zowel de werkgever als de inlener bij wie de arbeid wordt verricht, ex. Art 658 aansprakelijk zijn. Zij zijn dan hoofdelijk verbonden (art. 6:102 BW) maar kunnen onderling regres nemen. Het staat hen vrij hieromtrent afspraken te maken, bijvoorbeeld in de overeenkomst van opdracht als bedoeld in art. 7:690 BW. Bij art : De uitlener behoudt immers de formele zeggenschap over de ter beschikking gestelde werknemer; de inlener heeft (veelal) de feitelijke zeggenschap. Hier geldt in beginsel een cumulatieve aansprakelijkheid van uitlener en inlener tenzij uit hun onderlinge rechtsverhouding iets anders volgt (HR 15 juni 1990, NL 1990, 716). geldt naast een eventuele contractuele afspraak- de onderlinge draagplicht van beide werkgevers. Nota van Inlichtingen 2 Payroll Dienstverlening Gemeenten GVE 2

3 nr die op geen enkele manier is gelimiteerd dient te eisen en dat een dergelijke ongelimiteerde aansprakelijkheid wordt vermoed niet proportioneel te zijn. Kunt u motiveren waarom u hier van af zou wijken? Gemeenten hebben een aansprakelijkheidsverzekering voor eigen werknemers en ingeleend personeel, maar veelal met een eigen risico. Wij stellen als contractuele afspraak voor de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer te beperken tot het bedrag van de eigen risico van de Opdrachtgever. 48 en 49 Opdrachtgever geeft aan dat de kosten voor de VOG niet in de omrekenfactor opgenomen mogen worden. De kosten voor de VOG zijn bij de gemeente Naarden voor rekening van opdrachtnemer. Voor 10 gemeenten is dit nog niet duidelijk. Voor opdrachtnemer is dit een kostenpost die ten laste gaat van de marge en waarmee derhalve rekening gehouden dient te worden bij het bepalen van de omrekenfactor. Echter geeft opdrachtgever aan dat hiermee in de omrekenfactor geen rekening gehouden mag worden. Tevens brengt het feit dat over het VOG beleid voor 10 gemeenten nog geen duidelijkheid is een grote onzekere factor voor aanbieder met zich mee. Opdrachtnemer kan met kosten geconfronteerd worden die hij vooraf niet heeft in kunnen calculeren. Daarnaast is het rekening houden met de kosten van de VOG in de margestelling nadelig voor de deelnemers die de kosten voor eigen rekening nemen. Wij vragen u dan ook over dit onderwerp helderheid te verschaffen. Ons advies is de kosten van de VOG niet voor rekening van opdrachtnemer te laten komen. 56 Betreft bijlage 6 eis 4. Hierin staat dat de opdrachtgever per payrollkracht bepaalt van welke contractvorm gebruik wordt gemaakt (vast; oproep of uitzend; gewerkte of contracturen; bepaalde of onbepaalde tijd; pensioenvorm; welke arbeidsvoorwaarden. In het bestek op bladzijde 8 paragraaf 2.5 de vijfde bullet staat dat het al dan niet sprake zijn van een uitzendbeding een zaak tussen opdrachtnemer en de payrollkracht is. Wij nemen aan dat in eis 4 van bijlage 6 de keuze van opdrachtgever Daarbij geldt nog steeds wel de werkwijze als in het antwoord op vraag 41: De integriteitsverklaring en/of geheimhoudingsverklaring zal door de Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld. Opdrachtnemer heeft de plicht te controleren of deze verklaring ook daadwerkelijk in het personeelsdossier is opgenomen. Wij vragen een omrekenfactor die gebaseerd is op het kostprijsmodel in bijlage 8. Eventuele bijkomende kosten als VOG, reiskosten, etc. worden in overleg met opdrachtgever in rekening gebracht. Dat kan betekenen dat de bijkomende kosten extra in rekening worden gebracht bij opdrachtgever. Ook kan opdrachtgever bepalen dat de bijkomende kosten rechtstreeks aan de payrollkracht worden vergoed danwel dat bijkomende kosten door de payrollkracht worden gedragen. Deze situaties zijn bij een aantal gemeenten ook van kracht voor het personeel in dienst van die gemeenten. Hiermee worden payrollkrachten op gelijke wijze behandeld als medewerkers in dienst van de gemeenten. Hiermee wordt bedoeld dat opdrachtgever van opdrachtnemer advies verwacht over de beste verloningswijze per geval. Opdrachtgever weet immers niet welke rechten een kandidaat heeft gelet op zijn/haar arbeidsverleden, zoals u inderdaad aangeeft. Dus de opdrachtnemer adviseert, de opdrachtgever maakt een keuze. Nota van Inlichtingen 2 Payroll Dienstverlening Gemeenten GVE 3

4 nr tussen oproep of uitzend niet van toepassing is. Is onze aanname juist? 65 Opdrachtgever wenst slechts één maal per jaar te weten per 1 januaride tarieven aan te passen. Een wettelijke wijziging die niet doorgevoerd kan worden kan bij payrolling makkelijk resulteren in een negatief resultaat. Gebruikelijk is wettelijke wijzigingen die doorgaans per 1 januari worden doorgevoerd en incidenteel gedurende het jaar door te kunnen voeren in de tariefstelling. Gaat u daarmee akkoord? 67 Voor ons geldt dat de portal volledig ingericht dient te zijn voordat wij een inlogcode kunnen verstrekken. Zonder klantafspraken en klantgegevens is de portal immers leeg en kan er niets worden bekeken. Daarom willen wij gebruik maken van demonstratie in een testomgeving. Zodat u gebruik kunt maken van alle mogelijkheden van de portal en daarmee een volledig beeld krijgt. Omdat deze testomgeving direct is aangesloten op ons netwerk, dient er omwille van privacy redenen en veiligheidseisen altijd een medewerker van ons aanwezig te zijn in de kamer. Dit is een ICT projectmanager en heeft geen commerciële rol binnen onze organisatie. Kunt u akkoord gaan met het volgende voorstel? de ICT projectmanager start de testomgeving op, neemt plaats op in plek in de ruimte waar hij/zij u niet kan storen. De medewerker weerhoudt zich van enige vorm van inhoudelijke communicatie over de portal, stelt geen inhoudelijke vragen en zal deze ook niet beantwoorden als deze al zouden worden gesteld. De medewerker zal enkel en alleen de testomgeving opstarten en afsluiten. Indien u hier niet mee akkoord kunt gaan, wilt u dan zelf een voorstel doen waarin u akkoord kunt gaan met de aanwezigheid van een medewerker van onze organisatie tijdens het gebruik van de portal in de testomgeving? 70 U wilt graag de portals van de verschillende aanbieders testen en onderling vergelijken op gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheden. Hieronder valt ook de portal van uw huidige payroll dienstverlener. U wenst geen PowerPoint/handleiding te ontvangen waarmee u de volledige werking van de portal kunt ervaren en een goed vergelijk kunt maken ten opzichte van andere aanbieders en uw huidige leverancier. Wij zijn daarom van mening dat uw wens daarmee in strijd is met het Nee. Niet akkoord. Wij wensen een reeds werkende portal te zien. Een werkende portal met fictieve data is geen probleem. Aanwezigheid van een medewerker na het opstarten vinden wij niet objectief, aangezien die medewerker kennis opdoet van de aard van de vragen bij het beoordelingsteam. Daardoor ontstaat in onze ogen informatie-ongelijkheid. Daarnaast kunnen andere Aanbieders er niet (blind) van uitgaan dat het team geen vragen heeft gesteld aan de aanwezige medewerker. Wij raden u aan om nu alvast te starten met de inrichting van die portal met fictieve data. 1. Nee, gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden van de digitale portal wegen voor 25% mee in de beoordeling. 2. Ja, zoals in de wens beschreven staat, verzoeken wij u de mogelijkheden te beschrijven en de portal toe te lichten d.m.v. print screens. Gebruik van de portal weegt zwaar mee in de beoordeling. Het moet efficient en effectief zijn. Als het gebruik om een uitgebreide handleiding vraagt, kun je je afvragen of deze Nota van Inlichtingen 2 Payroll Dienstverlening Gemeenten GVE 4

5 nr gelijkheidsbeginsel. Omdat u reeds bekend bent met de werking van de portal van uw huidige leverancier kan dit een positieve dan wel negatieve werking hebben op uw beoordeling van deze portal ten opzichte van de andere portals. Wij vragen u daarom het volgende: 1. Gaat u akkoord dat, met oog op het gelijkheidsbeginsel, het gebruik van de portal niet meeweegt in uw beoordeling? 2. Zo niet, staat u toe dat alle aanbieders een handleiding mogen toevoegen waarin het volledige gebruik van de portal stapsgewijs wordt uitgelegd? 3. Indien nee, hoe zorgt u ervoor dat de beoordeling van de portal objectief en op gelijke basis geschiedt? 4. Kunt u tevens aangeven hoe uw huidige leverancier punten krijgt voor deze vraag? Extra vraag voor correct aanleveren gevraagde documenten: Wij zien een tegenstrijdigheid: In paragraaf 3.11 staat dat de eisen (bijlage 6) met een ja in de kolom akkoord moet worden ingediend. Echter bovenaan deze bijlage staat dat elke eis geparafeerd moet worden. Wat is de juiste werkwijze? wel zo gebruiksvriendelijk (efficient) is. 3. Zie antwoord op 2 4. De portal van de huidige leverancier wordt op dezelfde manier beoordeeld als de portal van een andere leverancier. Huidige gebruikers bij gemeenten zijn gewend aan meerdere portals voor o.a. de salaris- en personeelsadministratie, jobboards, kandidatenbanken, etc. De toegankelijkheid en de gebruiksvriendelijkheid zijn hierin bepalend. Een portal die moeilijk bereikbaar is en/of regelmatig uit de lucht is krijgt een lage waardering. Dat geldt ook voor een site waarin het invoeren van een kandidaat/medewerker lang duurt door bijv. lange verwerkingstijd, veelvuldig schakelen tussen verschillende schermen, onnodig veel handelingen etc. Een Ja of een paraaf in de kolom Akkoord volstaat beiden. Nota van Inlichtingen 2 Payroll Dienstverlening Gemeenten GVE 5