Nota van Inlichtingen Aanbesteding schoonmaakonderhoud Christelijke Scholengemeenschap De Goudse Waarden Ref. MS/r

Transcriptie

1 Aanbesteding schoonmaakonderhoud Christelijke Scholengemeenschap De Goudse Waarden Ref. MS/r Bestek vraag par. pag. vraag Wilt u door middel van voorbeelden aangeven wat voor vragen en wat voor casus onze accountmanager en operationeel contactpersoon in de interviewfase kunnen verwachten? De Opdrachtgever heeft er bewust voor gekozen om niet op voorhand een casus op te vragen, maar enkele operationele onderwerpen in het interview voor te leggen aan de Inschrijver Welke berekende ureninzet wordt beoordeeld die van productieve of toezicht uren? Of worden beide beoordeeld en hoe is de verhouding dan tussen beide? Het betreft de totale uurinzet, dus zowel productief als toezichturen worden alle uren (productief en vrijgesteld) bij elkaar opgeteld voor de bepaling van het mediaan en voor de puntentoekenning? Zie vraag Betekend dit dat de Kanaalstraat 1 opnieuw (geheel) ingemeten moet worden door aannemer? Aanname is niet juist. Opdrachtgever zal zorgen voor het actualiseren van het ruimtebestand.

2 In paragraaf op pagina 20 van uw aanbestedingsdocument stelt u dat er geen prijsonderhandelingen gevoerd worden en dat de prijs volledig bepaald wordt door het uitbrengen van de inschrijving. Hierdoor krijgt de inschrijver slechts één gelegenheid om tegen een concurrerende prijs aan te bieden. Tevens stelt u in paragraaf 3.4 dat de prijs voor de glasbewassing inclusief personeelskosten, materialen en middelen, hulpmiddelen en overige kosten dient te zijn. In het kader van de wettelijke veiligheidsregels zijn wij als leverancier verplicht om voor aanvang van onze glaswaswerkzaamheden een RI&E voor iedere locatie op te stellen. Wij kunnen een inschatting maken van de bereikbaarheidkosten echter de definitieve inzet van hoogwerkers is pas bekend na het opstellen van de RI&E s en wanneer alle meters van het glas inzichtelijk zijn. Hoe wordt hier mee omgegaan na gunning? De inschrijver dient een prijs op te stellen voor de glasbewassing. Kosten voor de hoogwerker kunnen apart opgenomen worden. Aanpassingen in de prijs worden na gunning niet meer geaccepteerd Is het mogelijk dat de accountmanager ook 1 sleutel van elke locatie in zijn bezit krijgt voor het geval de voorman/vrouw een keer onverwachts niet aanwezig kan zijn? Dit is voor de Opdrachtgever bespreekbaar staan er 6 automaten per locatie (totaal dus 18) of in totaal 6 stuks Er zijn 6 koffieautomaten, verdeeld over de drie locaties aanwezig indien lokalen/ruimten niet veegschoon worden opgeleverd, wat dient het schoonmaakbedrijf dan te doen met de vloeren in de betreffende ruimten? Dit dient genoteerd te worden in het logboek, zodat dit inzichtelijk wordt en besproken kan worden met de locatieverelijke, zodat dit binnen de school opgepakt kan worden. Uitgangspunt is wel dat de lokalen na schoonmaak schoon dienen te zijn U geeft hier aan dat de Goudse Waarden verwacht van de docenten een eigenaarschap dat de lokalen dagelijks veegschoon worden aangeleverd en dat er in de praktijkruimten veel schoonmaakwerkzaamheden door leerlingen en docenten worden uitgevoerd. Wat wordt hier precies onder verstaan en wat kunnen wij hiervan verwachten als dit niet wordt uitgevoerd? Zie vraag 8. In de praktijkruimten zal dit de extra vervuiling betreffen, welke niet als regulier gezien wordt U geeft aan dat leerlingen en docenten veel schoonmaakwerkzaamheden uitvoeren in de praktijklokalen. Kan u concreet aangeven welke werkzaamheden het hier betreffen? Zie vraag 9. In de praktijkruimten zal dit de extra vervuiling betreffen, welke niet als regulier gezien wordt.

3 Bij de Goudse Waarden is er regelmatig sprake van avondactiviteiten. In het huidige contract worden deze werkzaamheden vanuit de huidige ploeg uitgevoerd. Kunt u aangeven welke werkzaamheden precies uitgevoerd dienen te worden n.a.v de avondactiviteiten? Te denken valt aan een naloop van enkele verkeersruimten en toiletten Er wordt hier gesproken over het machinaal schrobben van giervloeren in de lokalen. vanuit de ruimtestaat kunnen wij niet opmaken om welke lokalen het hier gaat. Kunt u dit nog specifiek aangeven zodat wij weten welke lokalen er 4 maal per jaar en welke lokalen er 1 x per jaar (machinaal) geschrobd dienen te worden. De kolom met vloerafwerking is opgenomen in de MasterKey software. Voor de volledigheid is deze ook opgenomen in de bijgevoegde structuurlijst Uit de aangeleverde ruimtestaat kunnen wij niet opmaken welke vloersoort er per ruimte ligt en dus ook niet bij welke vloeren wij moeten sprayen/opwrijven en topcoaten. Kunnen wij hiervan een specificatie ontvangen. Zie vraag u heeft het in dit hoofdstuk over gehele en directe omlijstingen. Klopt het dat alleen de directe omlijstingen afgenomen/gewassen moeten worden tijdens de jaarlijkse wasbeurt? In 3.4 is opgenomen dat het wassen van het glas, inclusief kozijnen, omlijstingen en vensterbanken betreft U meldt dat het separatieglas enkelvoudig gemeten is. In bijlage 1a2 staat dat het separatieglas dubbelzijdig gemeten is. Welke is correct? Het separatieglas is enkelvoudig ingemeten. Dit is aangepast in de database Tijdens de schouw is aangegeven dat de dakinstallatie van locatie Kanaalstraat zodanig wordt uitgebreid dat hiermee al het buitenglas te wassen is dat niet lopend of per ladder bereikbaar is. Kunt u bevestigen dat deze aanpassing voor de eerste wasbeurt gereed is? U kunt er vanuit gaan dit dit voor de eerste wasbeurt gerealiseerd is Wat doet de Goudse waarden er aan om plakbandresten op het glas zo veel als mogelijk te voorkomen? De Opdrachtgever heeft de policy dat dit niet toegestaan is. Incidendeel zal dit mogellijk een keer voorkomen.

4 In paragraaf op pagina 27 van uw aanbestedingsdocument stelt u dat onder vuil wordt verstaan uitwerpselen van insecten, plakbandresten, methodefouten (o.a. lekstrepen, vegen) en spinrag. Lekstrepen en morswater op onderliggende beplating. Kunt u aangeven of wij uit dienen te gaan van plakband op elk raam of een maximaal aantal m2 plakband dat u hieronder verstaat? ( Er bestaat ons inziens namelijk een wezenlijk verschil in de prijsstelling als er incidenteel plakband op ramen zit of dat een paar ramen per etage plakband bevatten) Zie vraag Aangegeven wordt dat op de locaties geen aansluiting is voor een wasmachine. Is dit correct? Bestaat de mogelijkheid dat De Goudse Waarden alsnog wasmachine aansluitingen realiseert zodat ten volle kan worden geprofiteerd van de voordelen van de verplicht gestelde microvezelmethode? Dit is bespreekbaar voor de Opdrachtgever Is het eventueel wel mogelijk een aansluiting voor wasmachine aan te leggen? Zie vraag welke afvalstromen kent de Goudse waarden momenteel die afgevoerd moeten worden door het schoonmaakbedrijf? Het betreft restvuil. De Opdrachtgever is wel voornemens om het plastic (in bijvoorbeeld de kantines) te scheiden. Het verzamelen van het oud papier valt buiten de scope van de opdracht en uit de overnamelijst valt op te maken dat er enkele leidinggevende overgenomen moeten worden. Voldoen deze reeds aan de eisen die in dit hoofdstuk worden genoemd? Dit betreft enkele voorwerkers(ters). Deze vallen buiten de scope van de eisen welke gesteld worden aan de leiding u geeft aan dat het ziekteverzuim terug gedrongen moet worden. Is deze nu hoger dan gemiddeld? Dit is niet het geval u geeft aan dat er een digitaal, via een portal, beheer map aanwezig moet zijn. Is dit een portal op het netwerk/systeem van de Goudse waarden of op het netwerk/systeem van de aannemer? De Opdrachtnemer dient een (digitaal) logboek aan te leveren wat door zowel de Opdrachtgever als Opdrachtnemer gebruikt kan worden. Waar dit digitaal staat, dat is aan de Opdrachtnemer.

5 In paragraaf 7.1 op pagina 38 spreekt u over het uitvoeren van technische kwaliteitsmetingen. Op welke wijze wordt de technische kwaliteit van de glasbewassing gecontroleerd? De Opdrachtgever is niet voornemens om een technische meting uit te voeren van de glasbewassing. Wel is het mogelijk dat er een (gezamenlijke) opleverronde uitgevoerd wordt op de glasbewassing. 26 Indien het op voorgaande vraag is dat dit via de VSR-KMS methode geschied: Stichting Vereniging Schoonmaak geeft echter aan dat het VSR systeem niet toegepast kan worden m.b.t. Glasbewassingscontrole. Graag zien wij onze kwaliteit op juiste wijze beoordeeld. Is dit mogelijk? Zie vraag in dit hoofdstuk wordt voornamelijk gesproken over onvoldoendes/klachten/niet nakomen van/etc. en de daarbij komende boetes. Is er ook een mogelijkheid om vanuit opdrachtgever/of gezamenlijk een bonus voor te leggen wanneer wel alles volgens afspraak gaat en dit dus niet als vanzelfsprekend te ervaren? Naast de malus is er een bonussysteem, in de vorm van optiejaren Wat vindt opdrachtgever positieve punten over de invulling van de huidige aanbieder omtrent onderwerp in de paragraaf. (personeel) Schoonmaakonderhoud is nog niet eerder Europees Aanbesteed, dus het is voor het eerst dat dit zo ingericht en beschreven is Wat vindt opdrachtgever negatieve punten over de invulling van de huidige aanbieder omtrent onderwerp in de paragraaf. (personeel) Zie vraag Wat vindt opdrachtgever positieve punten over de invulling van de huidige aanbieder omtrent onderwerp in de paragraaf. (communicatie) Zie vraag Wat vindt opdrachtgever negatieve punten over de invulling van de huidige aanbieder omtrent onderwerp in de paragraaf. (communicatie) Zie vraag Wat vindt opdrachtgever positieve punten over de invulling van de huidige aanbieder omtrent onderwerp in de paragraaf. (kwaliteitsborging) Zie vraag Wat vindt opdrachtgever negatieve punten over de invulling van de huidige aanbieder omtrent onderwerp in de paragraaf. (kwaliteitsborging) Zie vraag 28.

6 34 0-beurt Is de veronderstelling juist dat de huidige partij nog verelijk is voor het uitvoeren van een 0- beurt en dat het kwaliteitsniveau op het moment van de opstart op voldoet aan de gestelde kwaliteitsnorm? Uw aanname is juist meting Wordt er voor aanvang van het contract ( ) nog een 0-meting uitgevoerd door een onafhankelijke partij met als doel om te kijken of de kwaliteit op dat moment voldoet aan de gestelde kwaliteit bij aanvang van het contract? De Opdrachtgever is voornemens om een nulmeting uit te laten voeren. Bijlagen vraag par. pag. vraag 36 1c Op deze lijst staan 2 medewerkers van de locatie Winterdijk die per 1 september sluit. Worden deze medewerkers overgeplaatst naar een andere locatie van De Goudse Waarden? nee, deze blijven tot de sluitingsdatum op locatie Winterdijk, en zijn dus niet overnameplichtig. 37 1c Op deze lijst staat een medewerker (mw 181) met geboortedatum Is dit correct? Dit is correct. 38 1c Op deze lijst staat een leidinggevende en/of specialist vermeldt (mw 76) zonder branche erkend diploma. Is die informatie correct? Dit is correct. 39 1c Betreft het op de overnamelijst medewerkers met contracten voor 40 weken per jaar? Uw aanname is juist. 40 1c Kunt u aangeven welke functies de medewerkers met personeelsnummers 135, 481, 76 en 498 bekleden? Dit betreffen meewerkend voorwerkers(ters). Concept Contract vraag par. pag. vraag 41 Artikel 3.2c Overeenko Is Opdrachtgever bereid overeen te komen, dat verzuim eerst intreedt (en de overeenkomst dus pas mst kan worden ontbonden) na een schriftelijke ingebrekestelling (als bedoeld in artikel 6:82 lid 1 Burgerlijk Wetboek) waarin Opdrachtnemer een redelijke termijn voor nakoming is gesteld en nakoming binnen die termijn uitblijft? Opdrachtnemer is in dit verband bereid de redelijke termijn voor nakoming (als bedoeld in artikel 6:82 Burgerlijk Wetboek) op voorhand vast te stellen op 10 werkdagen.

7 In artikel 4.5 geeft u aan dat opdrachtnemer aansprakelijk is voor indirecte schade. Gaat u ermee akkoord om de indirecte schade te beperken tot het verlies of beschadiging van sleutels? Derhalve om gevolg schade, vermogenschade, schade door stagnatie, etc. uit te sluiten? Dit omdat dergelijke schade doorgaans niet wordt gedekt door bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen De aansprakelijkheid m.b.t. verlies of beschadiging van sleutels zoals in artikel 4 lid 5 beschreven is gemaximeerd op ,-. Onze huidige bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt in deze gevallen een maximum bedrag van ,- per jaar. Gaat u akkoord met een maximum van ,- per jaar? In 5.5 geeft u m.b.t. verwijdering of vervanging van medewerkers aan dat u dit indien opdrachtgever daar aanleiding toe ziet, wordt dit schriftelijk bevestigd.. Graag verzoek ik u om de woorden indien opdrachtgever daar aanleiding toe ziet te laten vervallen. M.a.w. wilt u verzoeken m.b.t. verwijdering of vervanging van medewerkers schriftelijk doen? Wijziging planning aanbestedingsprocedure : In afwijking van hetgeen in paragraaf 2.1 van het bestek staat vermeld, worden de interviews gehouden op woensdag 25 mei (en niet op 31 mei).