Nota van Inlichtingen II. 2 juni 2015

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen II 2 juni 2015

2 1. Inleiding Voor u ligt de Nota van Inlichtingen II behorende bij de aanbesteding E-HRM Software (kenmerk: EHRM CIZ-CLN). In deze Nota van Inlichtingen II zijn de extra vragen die geïnteresseerde partijen hebben gesteld in het kader van deze aanbesteding en na publicatie van Nota van Inlichtingen I op 22 mei 2015, geanonimiseerd beantwoord (nummering loopt door ten opzichte van Nota van Inlichtingen I). Deze Nota van Inlichtingen II maakt net als Nota van Inlichtingen I integraal onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten, zoals ook uiteengezet in het Aanbestedingsdocument. De Aanbestedende dienst vraagt geïnteresseerde partijen met klem deze Nota van Inlichtingen II (net als Nota van Inlichtingen I) goed door te lezen. Inschrijvers zijn zelf verantwoordelijk voor het op een juiste wijze opnemen van de in de Nota s van Inlichtingen I en II verstrekte informatie in de Inschrijving. Conform het bepaalde in paragraaf 2.6 Aanbestedingsdocument en de inleiding bij Nota van Inlichtingen I, gaan bij deze Nota van Inlichtingen II als bijlagen (nummering loopt door ten opzichte van Nota van Inlichtingen I): Bijlage 9: de definitieve Overeenkomst. Bijlage 10: de definitieve Beveiligingsovereenkomst. Bijlage 11: de definitieve Wachtkamerovereenkomst. Voor de goede orde herhaalt de Aanbestedende dienst hieronder de (ongewijzigde) planning van onderhavige aanbestedingsprocedure. Planning Oude datum Nieuwe datum Publicatie Aanbestedingsdocument op Tenderned 24 april april 2015 Uiterste datum en tijd voor het indienen van vragen 8 mei 2015, uur 8 mei 2015, uur Beschikbaar stellen Nota van Inlichtingen 22 mei mei 2015 Uiterste datum en tijd voor het indienen van vragen - 29 mei 2015, uur Beschikbaar stellen Nota van Inlichtingen II met definitieve Overeenkomst, - 2 juni 2015 Beveiligingsovereenkomst en Wachtkamerovereenkomst Uiterste datum en tijd voor het indienen van Inschrijvingen 12 juni 2015, uur 12 juni 2015, uur Opening Inschrijvingen 12 juni 2015, uur 12 juni 2015, uur Proof of Concept 2 juli 2015 en 3 juli juli 2015 en 3 juli 2015 Verzenden voorgenomen Gunningsbesluit 10 juli juli 2015 Verzenden definitief Gunningsbesluit 31 juli juli 2015 Ingangsdatum Overeenkomst en Wachtkamerovereenkomst 1 augustus augustus 2015 Wellicht ten overvloede merkt de Aanbestedende dienst op dat Inschrijvers aan de in deze Nota van Inlichtingen II genoemde aantallen en cijfers geen rechten kunnen ontlenen.

3 2. Vragen en antwoorden Datum 2 juni 2015 Aantal vragen 12 # Verwijzing hoofdstuk/ paragraaf/ bijlage 181. Programma van eisen, E176 Pagina Onderwerp Vraag Antwoord Pag. 15 (gedeeltelijke) herstelmelding Zou opdrachtgever een nadere toelichting willen geven op deze eis? Bij volledige arbeidsongeschiktheid worden bovenwettelijke vakantierechten alleen verworven over de laatste zes maanden van de arbeidsongeschiktheid. Bij een (gedeeltelijke) herstelmelding vindt opbouw van alle vakantierechten plaats en dient het systeem de vakantierechten voor de werknemer conform deze regelgeving te herrekenen en aan te passen Programma van eisen, E178 Pag. 15 Tweede ziektejaar Zou opdrachtgever een nadere toelichting willen geven op deze eis? Dit geldt voor de vakantie-uren in het geval iemand als gevolg van de ziekteregeling minder loon (70%) krijgt uitbetaald in het tweede ziektejaar. Als deze werknemer bijvoorbeeld twee weken op vakantie gaat, dan dient deze werknemer gedurende twee weken 100% loon uitbetaald te krijgen. Na die twee weken gaat het loon weer terug naar 70%. Het systeem zorgt er voor dat aan de hand van de verlofgegevens de juiste uitbetaling in de salarisadministratie plaatsvindt Programma van eisen, E251 Pag. 20 Loonstrook en jaaropgave Kan opdrachtgever aangeven voor hoeveel medewerkers hardcopy loonstroken en jaaropgave verstrekt moeten worden? Op dit moment ontvangt 20% van de medewerkers hardcopy loonstroken en jaaropgaves. De opdrachtgever is voornemens met de implementatie van het nieuwe E-HRM systeem en gewijzigde werkwijze (digitalisering) dit aantal terug te brengen. Daarnaast ontvangen medewerkers die uit dienst zijn gegaan een

4 hardcopy jaaropgave Concept Beveiligingsov ereenkomst Paragraaf audits Inschrijver heeft reeds een overeenkomst met een Leverancier waarin auditrecht voor Inschrijver is opgenomen en niet voor klanten van Inschrijver. Kan in dit kader volstaan worden met het recht op audits (de inhoud van paragraaf 2.62) bij leveranciers van Inschrijver door de Inschrijver zelf? Vraagstelling is voor de Aanbestedende dienst niet volledig duidelijk. De Aanbestedende dienst interpreteert de vraag aldus dat vragensteller vraagt of in het licht van het auditrecht als opgenomen in de Beveiligingsovereenkomst een third party mededeling (TPM) kan volstaan. De Aanbestedende dienst heeft geen moeite met een auditverklaring (TPM) van een derde, mits: 1. de TPM-verklaring actueel is (niet ouder dan één jaar op het moment dat deze door de Aanbestedende dienst wordt opgevraagd); 2. de TPM-verklaring is afgegeven door een erkende EDP audit partner; 3. de audit is uitgevoerd op de dienstverlening (scope) die wordt geleverd aan de Aanbestedende dienst; en 4. de Aanbestedende dienst desgewenst inzage krijgt in het auditrapport dat ten grondslag ligt aan de TPM-verklaring teneinde te beoordelen of de beveiligingsmaatregelen afdoende zijn om de door de Aanbestedende dienst gedefinieerde risico s af te dekken Overeenkomst e-hrm Software Pag. 4, Art 5 Door de voorgestelde toevoeging van Aanbestedende Dienst, wordt Opdrachtnemer bij overschrijding van een fatale termijn indien Opdrachtnemer kan aantonen dat Opdrachtgever tekortschiet alsnog in gebreke gesteld door Opdrachtgever hoewel dan al is vastgesteld dat niet Opdrachtnemer in gebreke is maar dat Opdrachtgever in gebreke is. Voorgaande is nog steeds een onmogelijke situatie voor Inschrijver. Inschrijver stelt nogmaals voor, het Eens dat de toevoeging van de Aanbestedende dienst niet passend (genoeg) is. De Aanbestedende dienst hecht eraan het fatale karakter van de termijnen te behouden. Niettemin is de Aanbestedende dienst het eens met vragensteller dat de gevolgen van het fatale karakter van die termijnen voor Opdrachtnemer niet passend zijn in geval hem terzake van het overschrijden van zo n termijn geen enkel verwijt treft en de vertraging uitsluitend of hoofdzakelijk het gevolg is van doen of nalaten van

5 bovenstaande in ogenschouw nemende, om wat betreft het implementatietraject geen fatale termijnen op te nemen, maar om daarbij wel na eventuele gunning een concrete lijst met wederzijdse verplichtingen voor partijen op te stellen welke ook onderdeel zal uitmaken van de finale overeenkomst. Opdrachtgever. In dat geval is er geen sprake van toerekenbaarheid van die tekortkoming aan Opdrachtnemer. De nieuwe tekst van artikel 5.1 Overeenkomst luidt als volgt (zie ook de tekst in de definitieve Overeenkomst, Bijlage 9): [ ] De genoemde data zijn Fatale termijnen. Niettemin geldt dat indien Opdrachtnemer terzake van een (mogelijke) overschrijding van een Fatale termijn kan aantonen dat hem geen enkel verwijt treft en de vertraging uitsluitend of hoofdzakelijk het gevolg is van doen of nalaten van Opdrachtgever dan wel de tot 1 januari 2015 gecontracteerde dienstverlener, dat dan het fatale karakter van de Fatale termijn vervalt en Partijen in onderling overleg een nieuwe datum voor nakoming overeenkomen. Die nieuwe datum (data) heeft (hebben) dan te gelden als Fatale termijnen Overeenkomst e-hrm Software Pag. 6, Art 8.6 Er is nergens uiteengezet hoe deze malus regeling in de praktijk toegepast zal gaan worden. Kan Aanbestedende dienst in de Overeenkomst een concrete malus regeling opnemen? Daarbij stelt Inschrijver voor dat de inschrijvende partijen de mogelijkheid krijgen om over deze korting eventueel aanvullende vragen te stellen. Nee, de malus regeling wordt in onderling overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot stand gekomen en vastgelegd in (dan wel in een bijlage bij) de SLA. Dat is een regeling waarin de belangen van beide partijen in voldoende mate moeten worden gereflecteerd; tegemoetkoming aan beide belangen in de uitvoering van deze bepaling, kan slechts in onderling overleg en dus bij SLA Overeenkomst e-hrm Software Pag. 6, Art 8.7 Inschrijver stelt de volgende tekstwijziging voor: Indien [ ] bedrag van gekort op de (relevante) Vergoeding voor elke dag dat de vertraging in de Oplevering voortduurt, tot een maximum van , onverminderd [ ]artikel 14.3 ARBIT Zie ook het antwoord op vraag 23 uit Nota van Inlichtingen I en de gewijzigde concept Overeenkomst die als bijlage 1 bij Nota van Inlichtingen I is verstrekt (en zie ook nu Bijlage 9 bij deze Nota van Inlichtingen II de definitieve Overeenkomst). Artikel 8.7 is reeds gewijzigd van per dag naar per dag en ineens naar

6 ineens. Artikel 8.9 is niet gewijzigd en wordt ook niet gewijzigd gezien de (ernst van de) situatie waar het in dergelijke gevallen over gaat Overeenkomst e-hrm Software Pag. 7, Art 8.9 Inschrijver stelt de volgende tekstwijziging voor: Indien [ ] bedrag van gekort op [ ]maximum van , onverminderd [ ]artikel 30 ARBIT Zie ook het antwoord op vraag 187 hiervoor ARBIT voorwaarden 2014 Pag. 7, Art 17.3 Ondanks dat in dit artikel alleen de vertrouwelijke informatie welke Opdrachtgever met Inschrijver gedeeld heeft wordt bedoeld, neemt dat niet weg dat het onwerkbaar voor Inschrijver is indien dit toezicht door Opdrachtgever zelf of een derde op de bewaring en/of verwerking van deze informatie wordt uitgevoerd. Hoe ziet Aanbestedende dienst dit in de praktijk voor zich? Inschrijver bedient meer dan klanten indien deze klanten bijvoorbeeld allemaal op locatie komen bekijken hoe hun informatie wordt verwerkt dan levert dit voor Inschrijver een onwerkbare situatie op. In dit kader biedt de certificering voldoende waarborgen en inzicht op de manier van verwerking en bewaring van vertrouwelijke informatie van klanten van Inschrijver. Inschrijver stelt voor nogmaals voor dit artikel te vervangen met het volgende artikel: Opdrachtnemer is ISAE 3402 en ISO27001 gecertificeerd. Op verzoek zal Opdrachtnemer hiervan (of van een equivalente of meer uitgebreide beveiligingstandaard) bewijs leveren. Artikel 17.3 ARBIT-2014 behelst een medewerkingsplicht van Opdrachtnemer aan het uitoefenen van toezicht door of namens Opdrachtgever op de bewaring en het gebruik van vertrouwelijke informatie door Opdrachtnemer. De Aanbestedende dienst begrijpt dat het in de praktijk onwerkbaar is indien alle klanten van Opdrachtnemer die medewerkingsplicht van Opdrachtnemer uitleggen als een plicht om toe te staan dat zij fysiek kunnen controleren hoe vertrouwelijke informatie wordt bewaard en gebruikt. De Aanbestedende dienst verstaat onder de medewerkingsplicht van artikel 17.3 ARBIT-2014 dan ook tevens het door Opdrachtnemer op verzoek van de Aanbestedende dienst overleggen van bewijs/certificaat getoetst en afgegeven door een onafhankelijke derde partij ten aanzien van getroffen waarborgen voor het gebruik en bewaren van vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever. De door vragensteller aangegeven certificering is daarvan een voorbeeld. Ook hier gelden uiteraard de voorwaarden als opgenomen in het antwoord van vraag 184.

7 190. ARBIT voorwaarden 2014 Pag. 9, Art 26 Ondanks de aangebrachte wijziging in de beperking van aansprakelijkheid door Aanbestedende Dienst, is de aansprakelijkheidsbepaling nog steeds onacceptabel voor Inschrijver. Het is zeer ongebruikelijk in de ICT-branche om geen onderscheid te maken tussen directe en indirecte schade. Inschrijver stelt dan ook voor om het volgende toe te voegen aan dit artikel: Inschrijver is in geen geval aansprakelijk voor enige indirecte schade, daaronder begrepen winstderving, verlies van gegevens, (schade-) vorderingen van derden, boetes of naheffingen, gemiste opbrengsten of besparingen of andere indirecte schade of gevolgschade welke voortvloeit uit of in verband staat met niet nakomen van enige verplichting van Inschrijver, dan wel enig onrechtmatig handelen. Er is op geen sprake van een ongelimiteerde aansprakelijkheid. De aansprakelijkheidsbepaling is reeds beperkt in omvang; zie hiervoor artikelen 26.2 en 26.3 ARBIT-2014 en de verdere inperking van die omvang in het antwoord op vraag 28 van Nota van Inlichtingen I. Daarnaast is de aansprakelijkheidsbepaling ook in aard beperkt. Uit lid 1 van artikel 26 ARBIT-2014 volgt dat het gaat om schade die Opdrachtgever lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Opdrachtnemer. Dat is in lijn met het Burgerlijk Wetboek (artikel 6:98). De Aanbestedende dienst wenst geen verdere dan in het BW en in artikel 26.1 ARBIT-2014 opgenomen beperking van aansprakelijkheid vooraf overeen te komen en daarmee in een discussie te verzanden over directe of indirecte schade en wat onder beide categorieën moet worden verstaan. Overigens, ten aanzien van de brancheopmerking van vragensteller: niet is de Aanbestedende dienst gebleken van geldende branchevoorwaarden waarin per definitie een dergelijk onderscheid tussen directe en indirecte schade wordt gemaakt (en ook concreet omschreven wat daaronder wordt verstaan) dan wel te maken onderscheid daartussen wordt voorgeschreven ARBIT voorwaarden 2014 Pag. Art 30.3 Inschrijver stelt de volgende tekstwijziging voor: Opdrachtgever [ ]staakt, sprake is van een ingrijpende wijziging in de zeggenschap over de activiteiten van de onderneming van Wederpartij indien (een deel van) de aandelen in de vennootschap van de Inschrijver aan een derde partij (niet zijnde een groepsvennootschap van Het belang van vragensteller bij de voorgestelde wijziging de Aanbestedende dienst is niet helder; niet is duidelijk waarom ingrijpende wijziging in de zeggenschap over de activiteiten van de onderneming zou moeten worden vervangen door indien (een deel van) de aandelen in de vennootschap van de Inschrijver [ ] worden

8 Inschrijver) worden overgedragen, waardoor de zeggenschap in de vennootschap van Inschrijver wijzigt, op een [ ]artikel 2.86 Aanbestedingswet. overgedragen. Het doel van de ontbindingsbevoegdheid opgenomen in dit artikellid is, dat de Aanbestedende dienst onder andere binnen het kader van haar rechten en verplichtingen uit hoofde van de Aanbestedingswet de Overeenkomst moet kunnen beëindigen bij een ingrijpende wijziging in de zeggenschap van de activiteiten van Opdrachtnemer. Niet relevant is welke transactie aan die wijziging van zeggenschap over activiteiten ten grondslag ligt. Uiteraard zal de Aanbestedende dienst daar in redelijkheid gebruik van maken (zo is niet ondenkbaar dat in beginsel bij wijziging van de zeggenschapsstructuur in groepsverband minder bezwaar bestaat en ook het aanbestedingsrecht zich niet tegen voortzetting van de Overeenkomst zal verzetten, maar de Aanbestedende dienst moet die assessment in ieder afzonderlijk geval kunnen maken). Tekst blijft dan ook ongewijzigd ARBIT voorwaarden 2014 Pag 5, Art 11.1 In de NvI 1 geeft Aanbestedende Dienst aan akkoord te zijn met de betalingsverplichting onder twee voorwaarden. Inschrijver zou graag punt 2 van deze voorwaarden aangepast zien. Aanbestedende dienst geeft aan 50% van de totaalsom achteraf te betalen, Inschrijver zou achteraf graag aangepast willen zien in vooraf. Inschrijver levert hier immers al een inspanning voor Aanbestedende Dienst. Is dit akkoord? Zo nee, waarom niet? Dat is niet akkoord. Algemeen uitgangspunt is: vergoeding volgt prestatie (levering, dienst of werk). Inherent aan het sluiten van een overeenkomst is dat een inspanning/activiteit wordt verricht, waarna betaling volgt. Het kan in een voorkomend geval redelijk zijn bij een bepaalde prestatie (een deel van) de overeengekomen vergoeding vooruit te betalen. Vragensteller lijkt daarop te duiden. In de ogen van de Aanbestedende dienst is dat (vooruitbetaling) met name proportioneel in geval een leverancier/opdrachtnemer een (aanzienlijke) voorinvestering moet doen (zoals de aanschaf van goederen/grondstoffen). In de ogen van de Aanbestedende dienst is van een dergelijke uitzonderlijke situatie hier geen sprake: er is

9 sprake van een normale dienstverleningssituatie. Niet valt, in de ogen van de Aanbestedende dienst, in te zien waarom een vooruitbetaling van 50% van de totale vaste eenmalige kosten (!) noodzakelijk dan wel gepast zou zijn. Laat onverlet dat de Aanbestedende dienst Opdrachtnemer tegemoet is gekomen door niet 100% van de verrichte diensten na verrichting te betalen (dus facturering achteraf bij alle verrichte diensten), maar 50% van de totale vaste eenmalige kosten onderwerp tot nader overleg te maken. Conform artikel 9.1 Overeenkomst kunnen Partijen bij SLA een betalingsschema overeenkomen voor (dat gedeelte van) die kosten.