Personeel. 29 juli WISA helpdesk

Transcriptie

1 Personeel 29 juli 2016 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Personeel Overzichtsschermen Personeelsgegevens Personeelsfiche Adressen Gezin Vrije velden Memo s Diploma Cumul Dienstverband Opdrachten Dienstonderbrekingen Edison RL berichten PERS documenten Andere documenten Login informatie Externe documenten Anciënniteiten Betalingen Contactpersoon voor klassen Bezoldigingen Documenten in kasten Nieuw personeelslid in dienst De personeelsfiche bestaat reeds De personeelsfiche bestaat niet Dienstverbanden Toevoegen van dienstverband Nieuw personeelslid Bestaand personeelslid binnen databank Bestaand personeelslid in uw school Personeelslid opnieuw in dienst Andere mogelijkheden

3 2 1.5 Opdrachten Tabbladen Opdracht Edison Vervanging Dienstonderbreking Extra Opties Hulpiconen Filter opdrachten Opdracht hernieuwen Vervangingswizard RL-aanmaken Vergelijking met lesverdeling Dienstonderbrekingen Tabbladen Dienstonderbreking Opdrachten Opties Vervangers Extra Hulpiconen Filter dienstonderbrekingen Dienstonderbreking verlengen RL-aanmaken Edison RL berichten PERS documenten Andere documenten VTO beleid Login informatie Externe documenten Document in kasten Personeelbeleid Basisonderwijs Ambtsverdeling Basisonderwijs leerlingaantallen SES parameters Lijst niet volledig vervangen dienstonderbrekingen Secundair onderwijs Ambtsverdeling Secundair onderwijs leerlingaantallen SES parameters Lijst niet volledig vervangen dienstonderbrekingen Scholengemeenschap Overzicht ambten Intrims einde contract Aanvangsbegeleiding Opvolging VKA

4 3 Personeel onkosten Bezoldigingen Vergoedingen toekennen in groep Onkostenvergoedingen verzamelen Fiches Betaalopdracht

5 1 Personeel Inleiding Uitgangspunt van het programma is één gegevensbank voor alle personeelsleden van alle instellingen die in de databank beheerd worden. Elke persoon heeft in de tabel personeel juist één record. Aan dat record wordt informatie gekoppeld uit andere tabellen om informatie te kunnen opstapelen (adressen,diploma s,..). Zo ontstaat één unieke steekkaart per persoon met één code, één naam,één of meerdere adressen, diploma s, memo s, cumuls. Aan de personeelssteekaarten worden dienstverbanden gekoppeld. Een dienstverband is, in de ruimste zin, een samenwerkingsverband tussen een personeelslid en eén of meerdere instellingen. Aan deze dienstverbanden worden eén of meerdere opdrachten gekoppeld. Een opdracht is, in de ruimste zin, een activiteit die door deze persoon wordt uitgevoerd aan één instelling en tussen twee data. Figuur 1.1: Steekkaart personeel 4

6 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Overzichtsschermen Figuur 1.2: Overzichtsschermen Alle personeelsleden : Dit scherm toon alle steekkaarten zonder onderscheid van instelling of datum. Dit scherm wordt meestal gebruikt door beheerders. In dienst in instelling : Hier worden alle personeelsleden getoond die een dienstverband hebben met de geselecteerde instelling op de gekozen werkdatum. Ooit in dienst in instelling : De personeelsleden die een dienstverband hebben of ooit hadden met de geselecteerde instelling worden in dit scherm getoond. Bijvoorbeeld u kunt een persoon zoeken die ooit een interim heeft gedaan in de school. Per Hoofdinstelling : Dit scherm toont de personeelsleden die deze instelling als hoofdinstelling hebben. Dit wordt vooral gebruikt voor intern gebruik en staat onafhankelijk van opdrachten, data,... Jarige in instelling : De jarige personeelsleden van de gekozen instelling op de werkdatum worden hier getoond. Tip: U kunt ook bij Voorkeuren Administratie instellingen aanduiden dat u bij het opstarten van de cliënt een extra scherm krijgt met de jarige personeelsleden. Overzicht per inrichtende macht : Hier worden de personeelsleden getoond per inrichtende macht. Overzicht per schoolgemeenschap : Dit scherm toont alle personeelsleden per schoolgemeenschap. Dit kan handig zijn indien er meerdere schoolgemeenschappen zijn binnen de databank.

7 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Personeelsgegevens De gegevens van een personeelslid is opgedeeld in verschillende schermen. Figuur 1.3: Personeelsgegevens Personeelsfiche Dit is de steekkaart van het personeelslid met de voornaamste gegevens. Figuur 1.4: Tabblad fiche van personeelslid

8 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 7 Figuur 1.5: Tabblad extra van personeelslid Enkele velden : Code : een unieke code per personeelslid in de databank Geboortedatum : wanneer de geboortedatum onbekend is, vult u 0101XXXX in (waar XXXX het jaartal is) en u vinkt het vinkje Geboortedatum onbekend aan. Stamboeknummer : bij het invoeren van een nieuwe personeelslid wordt hier een fictief nummer voorgesteld (veld met rode achtergrond) op basis van de geboortedatum. Na het opslaan van de fiche, kunt u door middel van het lampicoontje een RL9 aanmaken (Aanvraag Immatriculatie). Zolang u geen definitief stamboeknummer ontvangen hebt, mag u dit fictief stamboeknummer niet wijzigen verwijderen. Zorg ervoor dat u de nodige gegevens hebt ingevoerd alvorens u een RL9 aanmaakt! Foto : dit is de verwijzing naar de foto van het personeelslid. Indien het veld ingevuld is en de foto niet zichtbaar is, kunt u deze zichtbaar maken via Voorkeuren Voorkeurinstellingen huidig scherm. Hier vinkt u Foto tonen aan. Officieel adres : hier worden de adresgegevens getoond van het officieel adres. (zie ook Adressen) Bankrekening(IBAN) : de bankrekening van het personeelslid in IBAN formaat. Er kan ook met de knop achteraan een omzetting doen van Belgisch formaat naar IBAN. Invaliditeit : wordt ingevuld met het percentage van invaliditeit.

9 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Adressen Figuur 1.6: Fiche adressen Voor een personeelslid moet er altijd één officieel adres bestaan. Dit adres wordt meestal gebruikt in formulieren en RL s. Er kunnen ook meerdere adressen toegevoegd worden aan één personeelslid. Voor elk adres kunt u een ander type kiezen. Indien u het gewenste type niet in de lijst voorkomt, kunt u dit extra toevoegen door gebruik te maken van de parameterlijst via de functietoets F7. Meer informatie over het werken met de parameterlijst vindt u terug in de opleiding Wisa@d Algemeen Het vinkje Mailingadres wordt gebruikt om aan te duiden of dit adres (bijvoorbeeld bij meerdere types adressen) moet opgenomen bij de afdruk van bepaalde formulieren(lijsten, etiketten). Via het lamp-icoon rechtsboven kunt u een RL-5 (melding woonplaats) aanmaken.

10 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Gezin Figuur 1.7: Tabblad Partner Op het tabblad Partner kunt u de gegevens van één partner invullen. De gegevens van de partner moeten ingevuld worden om een RL7 (Melding burgerlijke staat) aan te maken. Als een partner ten laste valt van het personeelslid wordt dit meegestuurd met een RL7 Melding burgerlijke staat en niet bij Melding personen ten laste Het veld invaliditeit moet ingevuld worden met het percentage dat de partner invalide is. Vanaf 66% wordt de partner als Mindervalide beschouwt. U kunt een RL7 aanmaken via het lampicoon in de rechterbovenhoek. Deze staat op dezelfde plaats in beide tabblad, maar er moet bij het aanmaken van de RL7 een keuze gemaakt worden voor Melding burgerlijke staat of Melding personen ten laste.

11 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 10 Figuur 1.8: Tabblad gezinssamenstelling Op het tabblad Gezinssamenstelling worden alle personen (buiten de partner) ingevuld die bij het personeelslid inwonen. Deze gegevens zijn nodig om een RL 7 Melding personen ten laste aan te kunnen maken. Wisa kijkt alleen maar naar het vinkje Ten laste om deze persoon mee te tellen bij de personen ten laste. De velden van en tot kunnen optioneel ingevuld worden. Het veld invaliditeit moet ingevuld worden met het percentage dat de persoon invalide is. Vanaf 66% wordt de persoon als Mindervalide beschouwt. Op het tabblad Fiskaal wordt er een overzicht gegeven van de personen ten laste van het personeelslid. In dit tabblad kunt u geen wijzigingen aanbrengen en wordt automatisch berekend op basis van tabblad Gezinssamenstelling.

12 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Vrije velden Figuur 1.9: Vrije velden In het scherm van vrije velden kunnen een aantal extra gegevens ingevuld worden over de personeelsleden. In dit scherm zijn er bovenaan drie velden voorzien om gegevens over de auto( s) van het personeelslid. De overige velden kunnen gebruikt worden om extra gegevens bij te houden over het personeelslid. Er zijn drie soorten vrije velden : tekstvelden, parametervelden en vlaggen. Van deze velden kunnen zowel omschrijving als inhoud aangepast worden. Tekstvelden : Om de omschrijving aan te passen, kunt u via Extra - Systeemgegevens - Parameters zoeken naar het type PSVVC - Personeel Vrije Velden benamingen. De inhoud van het vrije veld kan gewoon manueel ingetypt worden. Parametervelden : De omschrijving past u op dezelfde manier aan zoals hierboven staat. De inhoud moet gekozen worden. De inhoud kunt u aanpassen door de keuzemogelijkheden open te klikken en op F7 te drukken. U komt nu in een nieuw scherm met de verschillende mogelijkheden. U kunt hier records toevoegen, aanpassen en verwijderen (indien u daar genoeg rechten voor heeft). Deze mogelijkheden zijn daarna zichtbaar in het vrij parameterveld na het heropenen van het scherm. Vlaggen : Om de omschrijving aan te passen, kunt u via Extra - Systeemgegevens - Parameters zoeken naar het type PSFVC - Personeel vlaggen benamingen.

13 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 12 LET OP: De omschrijving en de keuzemogelijkheden van de vrije velden bij personeel worden gebruikt voor de hele databank. Dus u kunt best overleggen met de scholen binnen de databank waarvoor elke vrije veld gebruikt zal worden. U kunt met het icoon in de linkeronderhoek de benamingen vernieuwen Memo s Figuur 1.10: Personeel memo s Bij de personeelmemo s kunt u extra personeelsinformatie noteren. Deze memo s kunnen ingedeeld worden door te werken met verschillende types van memo s. Om zelf types te definiëren, kunt u de keuzemogelijkheden open klikken en op F7 drukken. Hierdoor komt u in een nieuw scherm met de verschillende types. U kunt ook gaan via Extra - Systeemgegevens - Parameters. Daar zoekt u naar het type PSMM - Type Memo Personeel.

14 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Diploma Figuur 1.11: Personeel Diploma Per personeelslid kan een reeks diploma s worden bijgehouden. Aan elk diploma wordt er een volgorde van belangrijkheid toegekend. De belangrijkste diploma s worden mee afgedrukt bij documenten zoals RL1, Pers2,... De omschrijving van de vlaggen kunt u aanpassen door in de parameterlijst het type PDFVC - Personeel diploma vlaggen benamingen. Voor de omschrijving van de vrije velden zoekt u naar het type PDVVC - Personeelsdiploma vrij veld captions.

15 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Cumul Figuur 1.12: Personeel Cumul Gegevens betreffende opdrachten die een personeelslid buiten het onderwijs heeft uitgevoerd worden hier bijgehouden. Per cumulrecord kunt u bepalen of deze moet opgenomen worden in een pers. Tevens kan het vak voor Pers 12 ingevuld worden Dienstverband In dit scherm staan de verschillende dienstverbanden van dit personeelslid. Wanneer het personeelslid in meerdere scholen werkt of gewerkt heeft, zijn hier meerdere lijnen. Er kan maar één dienstverband bestaan per school per personeelslid. De dienstverbanden worden in een later hoofdstuk verder besproken Opdrachten In dit scherm staan de verschillende opdrachten die het personeelslid presteert in de school/scholen waar deze een dienstverband heeft. Dit scherm wordt in een later hoofdstuk verder besproken Dienstonderbrekingen In dit scherm staan de verschillende dienstonderbrekingen die het personeel heeft in de school/scholen waar deze een dienstverband heeft. Dit scherm wordt in een later hoofdstuk verder besproken.

16 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Edison RL berichten Figuur 1.13: Overzicht RL berichten Dit scherm toont alle RL berichten die zijn opgemaakt/verstuurd voor alle scholen waar het personeelslid een dienstverband heeft. Hier worden alle types van RL berichten getoond. Een RL bericht kan 4 verschillenden statussen hebben : X : nog te versturen via een Edison-zending V : verstuurd via een Edison-zending F : verzonden maar er is bij het verwerken een fout teruggekomen van het werkstation B : verzonden en er is een bevestiging ontvangen van het werkstation Wanneer een RL verstuurd is via een Edison-zending, wordt de referentie van de Edisonzending bij deze RL getoond. In een later hoofdstuk volgt er nog meer informatie over RL-berichten PERS documenten In dit scherm worden alle PERS-documenten bij gehouden van alle scholen waar het personeelslid een dienstverband heeft. De PERS-documenten zijn documenten die u kunt aanmaken om af te drukken. In een later hoofdstuk wordt dit nog verder besproken Andere documenten Figuur 1.14: Overzicht andere documenten De documenten zoals dienstattesten, overeenkomsten, RVA-document,... die werden aangemaakt voor het personeelslid worden in dit scherm verzameld. In een later hoofdstuk wordt het werken met andere documenten verder uitgelegd.

17 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Login informatie Figuur 1.15: Login informatie In dit scherm kunt u voor het personeelslid een nieuwe gebruiker aanmaken die dan automatisch gekoppeld is aan dit personeelslid. U kunt ook de gegevens van de gebruikersnaam wijzigen via dit scherm. Verdere informatie over dit scherm wordt in een later hoofdstuk uitgelegd Externe documenten Figuur 1.16: Overzicht andere documenten Wanneer er documenten over het personeelslid bestaan buiten wisa, kunt u deze toevoegen in wisa. Het scherm Externe documenten geeft u een overzicht van al deze documenten. Meer informatie over deze documenten kunt u in een later hoofdstuk terugvinden.

18 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Anciënniteiten Figuur 1.17: Anciënniteiten In dit scherm kunt u een overzicht opvragen of laten berekenen voor de anciënniteit van het personeelslid. Het scherm is opgedeeld in vier tabbladen Reaffectatievrij, TADD, Vaste benoeming en TBS. Met de knop Berekenen aan de rechterkant, kunt u voor dit personeelslid de anciënniteit opnieuw laten berekenen. Op elk tabblad staat er een knop Toon details om een overzicht te krijgen van de voorbije schooljaren. Voor meer informatie over anciënniteiten kunt u best de handleiding hierover raadplegen.

19 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Betalingen Figuur 1.18: Betalingen Dit scherm geeft u een overzicht van de betalingen aan het personeelslid. Deze betalingen worden geïmporteerd via Personeel - Betaaltape (SchoolListing) - Import tape (listing). Dit scherm is enkel om te raadplegen, dus er kunnen geen gegevens via dit scherm nog aangepast worden. De listings worden verkregen via het departement. Deze zijn enkel beschikbaar voor grote scholengemeenschappen.

20 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Contactpersoon voor klassen Figuur 1.19: Contactpersoon voor klassen In dit scherm kunt u het personeelslid toekennen als een type contactpersoon aan één of meerdere klassen. De persoon kan per klas maar gekoppeld worden met één bepaald type contactpersoon. Bijvoorbeeld een personeelslid kan niet zowel Titularis als Voorzitter van de klas zijn. Om het personeelslid toe te kennen als contactpersoon : U kiest eerst bovenaan het scherm het type contactpersoon Daarna krijgt u links de beschikbare klassen en rechts de reeds toegekend klassen als dit type contactpersoon. U kiest links voor de gewenste klas. U klikt op de pijl-toets in het midden om de koppeling te bevestigen. Deze klas komt nu ook aan de rechterkant te voorschijn. Om een personeelslid direct voor alle klassen toe te kennen kiest u voor de dubbele-pijl toets in het midden.

21 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Bezoldigingen Figuur 1.20: Personeel bezoldiging In dit scherm kunt u een overzicht opvragen van de bezoldigingen van dit personeelslid. U kunt ook via dit scherm de bezoldigingen ingeven voor dit personeelslid. Verdere informatie over de bezoldigingen kunt u in een later hoofdstuk terugvinden Documenten in kasten Figuur 1.21: Documenten in kasten Documenten kunnen ook bewaard worden in een kast. Een kast is een externe locatie bijvoorbeeld map op de server, FTP-server,... Hier worden de bestanden naar toe worden gekopieerd bij het plaatsen in de kast en gedownload worden van deze locatie wanneer ze opgevraagd worden. Dit scherm toont een overzicht van deze documenten. Meer informatie over deze documenten in kasten kunt u in een later hoofdstuk terugvinden.

22 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Nieuw personeelslid in dienst Om een nieuwe personeelslid toe te voegen, gaat u naar een bestaande fiche van een (willekeurig) personeelslid. U kiest bovenaan voor de knop Invoegen. Hierdoor start er een wizard op. Figuur 1.22: Toevoegen personeelslid Na het invullen van deze gegevens, gaat WISA controleren of de fiche van het ingegeven personeelslid reeds bestaat in de databank De personeelsfiche bestaat reeds Figuur 1.23: Bestaand personeelslid Wanneer de fiche van het personeelslid reeds bestaat binnen de databank, kan er dus geen nieuwe fiche aangemaakt worden. De wizard gaat u dan een overzicht geven van de zowel actieve als niet-actieve dienstverbanden van het personeelslid. U kunt dan best contact opnemen met één van deze scholen om te vragen of ze voor uw school een dienstverband willen aanmaken. Wanneer een personeelslid al een dienstverband heeft in uw school, kunt u geen nieuw dienstverband toevoegen. U moet dan de einddatum van het dienstverband verlengen naar de nieuwe einddatum.

23 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL De personeelsfiche bestaat niet Figuur 1.24: Bevestiging nieuw personeelslid Wanneer de personeelsfiche nog niet zou bestaan krijgt u hier een bevestiging van. Na de bevestiging gaat WISA u een dienstverband voorstellen. U kunt hier de datums nog manueel aanpassen. Figuur 1.25: Nieuw personeelslid dienstverband Nadat u de dienstverband hebt bevestigd, komt u uit bij de fiche van het nieuw personeelslid. U kunt hier nog verdere wijzigingen aanbrengen. Na het bewaren van deze gegevens wordt er voorgesteld om een RL9 (Aanvraag Immatriculatie) aan te maken. Het stamboeknummer gaat een rode achtergrond hebben. Dit blijft zo, tot u de bevestiging van de RL9(Immatriculatie) hebt ingelezen. Als u in de fiche van het personeelslid bent, kunt bij uw voorkeuren instellen dat er een RL automatisch wordt voorgesteld na het aanmaken van nieuwe zaken. U gaat hiervoor naar Voorkeuren - Voorkeursinstellingen huidig scherm. U kunt zelf ook nakijken of een personeelslid al bestaat. U gebruikt hiervoor de zoek-functie die u kunt activeren met de verrekijker

24 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Dienstverbanden Figuur 1.26: Dienstverband personeelslid In dit scherm worden alle dienstverbanden getoond van alle scholen waar het personeelslid een dienstverband heeft. Er kan maar één dienstverband bestaan per personeelslid per school. Dus de scholen gebruiken dezelfde personeelsfiche en dus bij update van de personeelsgegevens, krijgen de andere scholen de recentste gegevens Toevoegen van dienstverband Voor het toevoegen van een nieuw dienstverband, zijn er vier mogelijk situaties: Het personeelslid wordt voor de eerste keer toegevoegd Het personeelslid bestaat reeds in de databank maar nog niet voor de school Het personeelslid bestaat reeds in uw school en een andere school vraagt voor een dienstverband Het personeelslid bestaat al binnen de school en komt opnieuw in dienst Nieuw personeelslid Wanneer een nieuw personeelslid wordt toegevoegd via de wizard, wordt een dienstverband automatisch toegevoegd na het overlopen van de wizard Bestaand personeelslid binnen databank Wanneer het personeelslid bestaat binnen de databank maar nog niet voor uw school, moet u bij de andere school vragen of deze een dienstverband kan aanmaken voor uw school.

25 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Bestaand personeelslid in uw school Wanneer een andere school vraagt aan u om een nieuw dienstverband aan te maken, gaat u naar de dienstverbanden. Via dit scherm kan er een nieuwe dienstverband manueel toegevoegd worden. U gebruikt hiervoor de knop Invoegen bovenaan. U vult onderaan de belangrijkste gegevens verder aan : School : Dit is de school die aan u vraagt om een dienstverband aan te maken Van : Dit is de begindatum van de periode van het dienstverband Tot : Dit kan de einddatum van opdracht zijn binnen de school Actief : Om aan te duiden of het personeelslid actief is binnen deze school Op basis van de begin- en einddatum van het dienstverband wordt het personeelslid gefilterd in het overzichtsscherm (bijvoorbeeld In dienst in instelling). Dus let goed op welke datum u invult bij deze velden Personeelslid opnieuw in dienst Wanneer een personeelslid ooit al een dienstverband had voor uw school, bijvoorbeeld bij een interim-opdracht, mag er geen nieuw dienstverband aangemaakt worden. Het oude dienstverband moet dan aangepast worden met de nieuwe einddatum. U mag niet de begindatum aanpassen omdat de oude opdrachten ook nog gekoppeld staan aan deze dienstverband Andere mogelijkheden Op niveau van dienstverband worden nog andere zaken bijgehouden zoals : Evaluaties/Leerling stages : In het gedeelte Evaluaties kunt u aanduiden of het personeelslid als evaluator van andere personeelsleden kan aangeduid worden. Ook hier staat de evaluator1 en evaluator2 ingevuld van dit personeelslid. In het gedeelte Leerling stages kunt u aanduiden of dit personeelslid kan aangeduid worden als stage coöordinator en/of als stage begeleider. Vrije velden : Zoals de vrije velden onder personeel, heeft u ook vrije velden onder dienstverband. Deze kunnen gebruikt worden om extra zaken bij te houden per dienstverband. Vrije vlaggen : De vrij vlaggen zijn vinkjes die u kunt aan en uitvinken om extra gegevens bij te houden per dienstverband.

26 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Opdrachten Figuur 1.27: Opdrachten In dit scherm worden alle opdrachten van het personeelslid getoond. Dit zijn zowel de oude, huidige en toekomstige opdrachten van alle scholen waar dit personeelslid een dienstverband heeft. Bij het definiëren van een opdracht moet u kiezen tussen de instellingen waar het personeelslid een dienstverband heeft. Een instelling kan geen opdrachten aanmaken voor een personeelslid dat geen dienstverband heeft voor de instelling. Een opdracht heeft de kleur van de instelling waarin het personeelslid deze opdracht uitoefent. Wanneer er bij een opdrachtlijn één van de onderstaande kenmerken verandert, moet de opdracht afgebroken worden op een bepaalde datum. De gewijzigde opdracht moet dan toegevoegd worden vanaf de volgende kalenderdag. Reaffectatie/wedertewerkstelling Aanstelling volledig schooljaar Adminstratieve toestand Ambt code Vak code Leerjaar code Onderwijsvorm SO code

27 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 26 Graad eenheidstype SO code /graad DKO code Opleidingsvorm code Gelijkgesteld vak code Gelijkgesteld onderwijsvorm SO code Te vervangen personeelslid stamboeknummer Te vervangen type DO code Aanstelling code Herwaardering code Oorsprong omkadering Deeltijdse type DO code Melding THA Tabbladen Opdracht ATO4: Een nieuwe opdrachtlijn wordt slecht ingevoerd: als het volume van de benoeming verandert bij een affectatie aan een andere instelling bij een terbeschikkingstelling (TBSOB) School : deze keuzelijst geeft toegang tot een keuzelijst met scholen waarmee het personeelslid een dienstverband heeft Hoofdstructuur : lijst van de mogelijk hoofdstructuren ATO : hier worden alle mogelijke administratieve toestanden getoond Uren : hier kunt u uren en de noemer invullen voor deze opdracht Beschikbaar vacant : hier vult u het aantal uren in die effectief vacant zijn (<= het aantal lesuren dat u voor dat personeelslid invoert) Opleidingsvorm : is enkel invulbaar in een aantal hoofdstructuren Ambt : Lijst van ambten die geldig zijn in deze periode Vak : Dit zijn alle mogelijke vakken Vak gelijkstelling : dit vak wordt enkel invulbaar als de combinatie van ambt en vak een gelijkstelling nodig heeft. Graad, Richtgraad, Leerjaar, Onderwijsvorm SO, Gelijkst. ingevuld worden indien van toepassing : Deze velden moeten Velden aan de rechterkant zijn niet beschikbaar, maar kunnen wel ingevuld worden op het tabblad Edison

28 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 27 Figuur 1.28: Tabblad Opdracht Edison In dit tabblad kunt u extra informatie aanduiden over de opdrachten, bijvoorbeeld herintreder, tijdelijk andere opdracht,... Figuur 1.29: Tabblad Edison

29 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Vervanging Standaard maakt u best zoveel mogelijk gebruik van de vervangingswizard. Eventueel kunt u ook via dit tabblad manueel een vervanging invullen. U vult eerst het te vervangen personeelslid in. Op basis hiervan wordt het veld Dienstonderbreking opgevuld met de mogelijk te vervangen dienstonderbrekingen. Het veld Opdracht wordt op zijn beurt ook opgevuld op basis van de gekozen dienstonderbreking. Figuur 1.30: Tabblad Vervanging Dienstonderbreking In dit scherm kunt u de dienstonderbrekingen raadplegen die gekoppeld zijn aan deze opdracht. Figuur 1.31: Tabblad Dienstonderbreking Extra Barema s kunnen hier aangeduid worden Ook hier kunnen een aantal vlaggen gedefinieerd/aangevinkt worden

30 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Opties Hierin wordt gedefinieerd voor welke zaken deze opdracht mag meegeteld worden. Figuur 1.32: Tabblad Opties Hulpiconen Filter opdrachten Figuur 1.33: Filter Opdrachten Met de opdrachtenfilter kunt u de lijst van de opdrachten beperken. mogelijkheden zijn : De verschillende Alle : dit zijn alle opdrachten van dit personeelslid voor deze school/scholen. Begin schooljaar : alle opdrachten tussen het begin van het schooljaar (01/09/xxxx) en de werkdatum. Volledig schooljaar : alle opdrachten van het huidig schooljaar (op basis van werkdatum) Huidig : alle opdrachten die actief zijn op de huidige werkdatum Periode : alle opdrachten die geldig zijn in een zelf op te geven periode Filtering op school : indien het personeelslid in meerdere scholen een opdracht heeft, kunt u de opdrachten ook filteren per school in combinatie met bovenstaande filters.

31 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 30 De actieve filter wordt omschreven net boven de tabel van de opdrachten. Indien u niet alle opdrachten ziet staan, wil dit vermoedelijk zeggen dat u een filter heeft opstaan en/of uw werkdatum niet goed ingevuld is Opdracht hernieuwen De knop gebruikt u om bestaande opdrachten aan te passen (bijvoorbeeld te verlengen of te hernieuwen). U krijgt onderstaande wizard waarin u een aantal gegevens moet invoeren. Figuur 1.34: Opdracht vernieuwen wizard In deze wizard vult u de velden administratieve toestand, begin- en einddatum en het aantal uren in. Na het klikken op OK wordt de bestaande opdracht automatisch stopgezet en de andere opdracht toegevoegd aan het overzicht. Deze functie mag niet gebruikt worden voor opdrachten in ATO 1

32 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Vervangingswizard De knop gebruikt u om voor het personeelslid een vervangingsopdracht toe te voegen. Figuur 1.35: Vervangwizard opstarten Wanneer u de wizard opstart, kiest u eerst de instelling waarin het personeelslid de vervanging gaat uitvoeren. Daarna kiest u de titularis van de dienstonderbreking en de dienstonderbreking zelf. Wanneer de vervanging later start dan de begindatum van de dienstonderbreking, moet u de voorgestelde begindatum aanpassen naar de juiste. Als u deze gegevens hebt ingevuld, klikt u op de knop Opdrachten. Hierdoor komen de te vervangen opdrachten van de titularis op het scherm. Indien deze opdrachten al voor een deel zijn vervangen door een ander personeelslid, wordt dit aantal uren getoond in de kolom Reeds. In de kolom Nog te wordt het aantal uur getoond van het maximum minus het aantal uren reeds vervangen. Per opdracht die hier opgesomd staat, kunt u aanduiden hoeveel uren de vervanger deze opdracht gaat vervangen (volledig of gedeeltelijk) of het vinkje Vervangen uitvinken om aan te duiden dat de vervanger deze opdracht niet zal vervangen. U kunt ook bij het tabblad Details opdrachten bij dienstonderbreking meer informatie opvragen van deze opdrachten. Wanneer u de gewenste gegevens hebt ingevuld/aangepast, kunt u kiezen voor de knop Vervangen (de knop Opdrachten verandert na het ophalen van de opdrachten in de knop Vervangen ). Voor de vervanger worden dan nieuwe opdrachten aangemaakt op basis van de ingevulde gegevens. Deze opdrachten moeten in sommige gevallen nog extra aangevuld worden op het tabblad Edison (bijvoorbeeld Oorsprong omkadering).

33 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL RL-aanmaken De knop gebruikt u om een RL aan te maken op een bepaalde geldigheidsdatum. Figuur 1.36: Nieuwe RL aanmaken In dit scherm kunt u bovenaan de geldigheidsdatum invullen. Daarnaast staat Type RL standaard ingevuld met RL1. Indien u wenst een andere type RL aan te maken (bijvoorbeeld RL4), kunt u dit hier aanpassen. Instelling, hoofdstructuur en personeelslid staan standaard ingevuld. U moet nog de velden Contactpersoon en Handtekening van invullen. Als basisschool moet u goed kijken naar welke hoofdstructuur 111/211 ingevuld staat voor u de RL gaat aanmaken Vergelijking met lesverdeling De knop gebruikt u om de opdrachten te vergelijken met een opgemaakte lesverdeling.

34 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Dienstonderbrekingen Figuur 1.37: Dienstonderbrekingen In het scherm van de dienstonderbrekingen krijgt u een overzicht van alle dienstonderbrekingen van het gekozen personeelslid. Dit kunnen dienstonderbrekingen zijn van het verleden, heden of de toekomst. Er zijn twee soorten dienstonderbrekingen : Niet-opdrachtgebonden : worden verstuurd met een RL2 Opdrachtgebonden : worden verstuurd met een RL Tabbladen Dienstonderbreking Figuur 1.38: Tabblad dienstonderbreking In dit tabblad worden de kenmerken van de dienstonderbreking ingevuld. De velden die altijd moeten ingevuld worden zijn Code, Begindatum en einddatum. De overige velden

35 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 34 moeten enkel ingevuld worden op basis van de gekozen dienstonderbreking (bijvoorbeeld bij staking moet ook het aantal stakingsdagen ingevuld worden) Opdrachten Figuur 1.39: Tabblad opdrachten Enkel wanneer u een opdrachtgebonden dienstonderbreking hebt ingevuld op het tabblad Dienstonderbreking wordt dit tabblad actief. In dit tabblad worden de opdrachten toegevoegd die vervangen worden bij deze dienstonderbreking. Na het kiezen van de opdracht, vult hij automatisch de einddatum in. Wanneer deze opdracht eerder dan de einddatum gestopt moet worden, kunt u deze einddatum aanpassen. U vult ook de uren in, die vervangen moeten worden bij deze opdracht Opties Wanneer u meerdere opdrachten wil koppelen aan dezelfde dienstonderbreking, kunt u meerdere lijnen in dit tabblad toevoegen in plaats van een nieuwe dienstonderbreking aan te maken. Figuur 1.40: Tabblad opties In dit tabblad kunt u eventueel aan- of uitvinken of de dienstonderbreking : RL(1/2) : mag opgestuurd worden naar Edison Pers : mag opgenomen worden in een Pers-bericht Anciënniteit : mag meegeteld worden voor het berekenen van de anciënniteiten

36 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Vervangers Figuur 1.41: Tabblad vervangers Op dit tabblad worden de personeelsleden getoond die een vervangingsopdracht hebben voor deze dienstonderbreking. Hier kunnen meerdere leerkrachten staan als de dienstonderbreking door meerdere personeelsleden wordt vervangen Extra U kunt in het linkermenu kiezen voor Vervanger en Opdrachten vervanger onder Dienstonderbreking. Als u wil veranderen tussen de vervangers, moet u op dit tabblad een andere vervanger kiezen Figuur 1.42: Tabblad extra In dit tabblad staan vinkjes die u kunt aan- of uitvinken. U kunt de omschrijving van deze vlaggen (laten) aanpassen via Extra - Systeemgegevens - Parameters. Daar bij het type DOFVC Dienstonderbreking vlaggen benaming, kunt u omschrijvingen aanpassen. Als dit aangepast is, kunt de aangepaste omschrijvingen opvragen door op het icoon te klikken.

37 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Hulpiconen Filter dienstonderbrekingen Figuur 1.43: Filter dienstonderbrekingen Met deze filter kunt u de lijst van de dienstonderbrekingen beperken. mogelijkheden zijn : De verschillende Alle : dit zijn alle dienstonderbrekingen van dit personeelslid. Begin schooljaar : alle dienstonderbrekingen tussen het begin van het schooljaar (01/09/xxxx) en de werkdatum. Volledig schooljaar : alle dienstonderbrekingen van het huidig schooljaar (op basis van werkdatum) Huidig : alle dienstonderbrekingen die actief zijn op de huidige werkdatum Periode : alle dienstonderbrekingen die geldig zijn in een zelf op te geven periode De actieve filter wordt omschreven net boven de tabel van de dienstonderbrekingen Dienstonderbreking verlengen Met het volgende icoon kunt u de geselecteerde dienstonderbreking verlengen. Bijvoorbeeld wanneer u een nieuwe ziektebrief ontvangt van een personeelslid dat reeds in ziekteverlof is. Wanneer u klikt op het icoon, krijgt u onderstaand scherm :

38 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 37 Figuur 1.44: Dienstonderbreking verlengen Bovenaan in het scherm vult u de nieuwe einddatum in van de dienstonderbreking. Links van deze datum ziet u de vorige einddatum staan. U kiest de juiste school in het veld Instelling. Na het invullen van deze gegevens kunt u klikken op de knop Voorbereiden. Hierdoor worden de vervangers van het personeelslid getoond met de vervangingsopdrachten. Alle opdrachten staan standaard aangevinkt. De opdrachten die niet mee moeten verlengt worden, kunt u uitvinken. Ook kunt u voor de verlengde opdrachten ook automatisch een nieuwe RL voor laten aanmaken door het vinkje RLs Aanmaken aan te vinken. Hierna klikt op de knop Verlengen om zowel de dienstonderbreking en vervangingsopdrachten te verlengen. Het inkorten van een dienstonderbreking moet echter manueel gebeuren : einddatum van de bestaande dienstonderbreking inkorten en de nodige RL berichten aanmaken. Bijvoorbeeld inkorten van een ziekteverlof : aanpassen einddatum + annulatie van de bestaande RL2 versturen + nieuwe RL2 bericht aanmaken en versturen.

39 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL RL-aanmaken De knop gebruikt u om een RL aan te maken op een bepaalde geldigheidsdatum. Figuur 1.45: Nieuwe RL aanmaken In dit scherm kunt u bovenaan de geldigheidsdatum invullen. Daarnaast staat Type RL standaard ingevuld met RL1. Indien u wenst een andere type RL aan te maken (bijvoorbeeld RL2), kunt u dit hier aanpassen. Instelling, hoofdstructuur en personeelslid staan standaard ingevuld. U moet nog de velden Contactpersoon en Handtekening van invullen. Als basisschool moet u goed kijken naar welke hoofdstructuur 111/211 ingevuld staat voor u de RL gaat aanmaken.

40 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Edison RL berichten Figuur 1.46: Edison RL berichten In dit scherm krijgt u een overzicht van alle RL berichten met hun bijhorende status : X : Klaar om in een EDISON zending verstuurd te worden. V : Verzonden via een EDISON zending. B : Verzonden en goedgekeurd door EDISON. F : Verzonden maar er zit een fout in de zending. Van elk RL-bericht in deze lijst kunt u de details hiervan opvragen door hier dubbel op te klikken of in het linkermenu kiezen voor Details. In het linkermenu kunt ook kiezen voor Nieuwe RL waardoor u in het scherm komt om RL berichten aan te maken. Via de details van een RL2 bericht kunt u een annulatie van een RL2 bericht aanmaken Bovenaan in het lint onder Filter definiëren kunt u voorgedefinieerde filters terugvinden om RL berichten te filteren op hun type. 1.8 PERS documenten In dit scherm krijgt u een overzicht van alle PERS documenten. Dit zijn voornamelijk historische gegevens omdat nu alles elektronisch wordt verstuurd via RL berichten. Het document dat wel nuttig kan zijn is de PERS 16, hiermee kunt u het afwezigheidsattest en medisch attest afdrukken per personeelslid. In dit scherm heeft u ook de mogelijkheid om in het linkermenu te kiezen voor Details en Nieuwe PERS zoals bij de RL berichten.

41 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Andere documenten Figuur 1.47: Overzicht andere documenten In dit scherm krijgt u een overzicht van alle extra documenten die zijn opgemaakt voor dit personeelslid. In deze lijst wordt ook de instellingskenmerken getoond zodat u gemakkelijk kunt zien welke document voor welke instelling is opgemaakt. U kunt de details van deze documenten bekijken door erop dubbel te klikken of in het linkermenu te kiezen voor Details. Ook kunt u in het linkermenu kiezen voor Nieuw document om een document op te maken. Figuur 1.48: Documenten wizard Door te klikken op Nieuw document komt u uit in een wizard. Er wordt automatisch de volgende velden ingevuld : datum geldigheid, instelling en personeelslid. U kunt de velden instelling en datum geldigheid aanpassen naar eigen keuze. In veld Type document moet u een keuze maken welk document u wenst opmaken. Afhankelijk van welk type document dat u gekozen heeft, moet u nog andere extra parameter /velden aanvullen. Na het aanvullen van deze gegevens, kunt u onderaan ook nog het vinkje Nieuw document dadelijk openen aanvinken. Hiermee wordt na het aanmaken van het document, direct de details van het document geopend.

42 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 41 Na het aanmaken van het document, kunt u de gegevens op het document eventueel nog manueel aanpassen en bewaren. Dit document kan dan afdrukt worden. Als u later dan opnieuw een afdruk wil maken, kunt u bij het overzicht naar de details van het document gaan VTO beleid Figuur 1.49: VTO beleid In wisa is het mogelijk alle extra gevolgde opleidingen op te lijsten per personeelslid. Per opleiding kunt u de volgende gegevens invullen : Van - Tot : Hier vult u de begin- en einddatum in van de opleiding Aantal sessies : Bijvoorbeeld als de opleiding uit meerdere sessie bestaat Duur van de sessie : Dit is duurtijd van één sessie. Omschrijving : Een duidelijke omschrijving waarover de opleiding gaat Organisator : Welke organisatie de opleiding geeft Attest : Indien de opleiding resulteert tot een attest, kunt u aanduiden of deze is behaald of niet Omschr.attest : Een omschrijving van wat het attest inhoud Personeelslid betaald : Als een personeelslid de opleiding zelf betaald kunt u dit hier aanduiden. De velden Gedeeltelijk en Bedrag lichten pas op als het vinkje bij Ja is aangevinkt

43 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 42 Figuur 1.50: VTO beleid tabblad details Op het tabblad details kunt u de volgende zaken verder aanvullen : Dienstverband : Hier kiest u het dienstverband van de school waarvoor hij de opleiding heeft gevolgd. Indien het personeelslid voor meerdere scholen deze opleiding volgt, kunnen hier meerdere lijnen toegevoegd worden. School betaalt : Wanneer de school betaald voor de opleiding, kunt u dit hier invullen. Het veld Gedeeltelijk en Bedrag worden pas invulbaar wanneer het vinkje is aangevinkt bij Ja. Relevantie : Hier kunt u een gedefinieerde mogelijkheid kiezen. U kunt een extra mogelijkheid toevoegen door op F7 te drukken wanneer u de mogelijkheden geopend hebt. Hier kunt u de nieuwe definitie toevoegen. Indien er geen scherm opengaat, kunt u dit best vragen bij uw beheerder. Opmerking : U kunt hier nog een eventuele opmerking toevoegen omtrent de combinatie opleiding en school. Om een overzicht te krijgen van alle opleidingen van alle personeelsleden van uw school, gaat u naar het scherm Personeel - Hulpschermen - Overzicht Vormingen en opleidingen. Daar kunt u een overzicht opvragen per school en schooljaar van deze opleidingen.

44 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Login informatie Figuur 1.51: Login informatie In het scherm van login informatie kunt u een gebruikersnaam toekennen aan een personeelslid. U kunt ook de gegevens van de gebruiker wijzigen of zelfs loskoppelen van het personeelslid. Om een gebruikersnaam toe te kennen aan het personeelslid, kunt u ofwel eerst een zelfgekozen gebruikersnaam invullen ofwel gewoon kiezen voor invoegen. Als u gewoon kiest voor invoegen wordt de code van het personeelslid gekozen als gebruikersnaam en wachtwoord. Het veld Volledige naam wordt ook automatisch ingevuld met de naam van het personeelslid. De optionele mogelijkheden zijn : Geldig tot : Dit is de geldigheidsdatum van de gebruikersnaam. U kunt deze bijvoorbeeld instellen tot einde van schooljaar waarin de persoon werkt. Let op : kies voor 31/08/xxxx ipv 30/06/xxxx omdat leerkracht soms nog late aan- of afwezigheden moeten ingeven via de client of schoolware. Gebruiker mag wachtwoord aanpassen : Als u dit aanvinkt kan de gebruiker altijd zijn wachtwoord veranderen. Wachtwoord verplicht aanpassen bij eerstvolgende login : Wanneer dit aangevinkt is, krijgt de gebruiker bij de eerstvolgende login een scherm om verplicht een nieuw (verschillend) wachtwoord in te geven dan het huidig wachtwoord. Onder deze invulvelden staat ook nog Profielen voor deze gebruiker. Hier krijgt u een aantal mogelijkheden om aan of uit te vinken, op basis van welke rechten zij moeten krijgen om hun administratie in te vullen. Dit zijn profielen die door de beheerders zijn gedefinieerd. Om de gebruiker los te koppelen van het personeelslid, klikt u rechtsonder op de knop Leegmaken. U krijgt dan de vraag of u zeker bent om de koppeling weg te halen. Door deze actie wordt zowel de gebruikersnaam als het personeelslid niet verwijderd. Deze blijven bestaan in de databank maar zijn niet meer met elkaar gekoppeld.

45 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL Externe documenten Figuur 1.52: Externe documenten Zoals de naam van het scherm aangeeft, kunt u hier de verzameling van de externe documenten bekijken. Dit zijn documenten die u heeft ontvangen van het personeelslid en die bijvoorbeeld op een netwerkmap worden opgeslagen. Om deze documenten in kaart te brengen, kunt u dit scherm gebruiken. U moet voor deze documenten de volgende velden invullen: Datum : Hier vult u een datum in. Bijvoorbeeld datum van geldigheid of van ontvangst. Categorie : U kiest hier voor een gedefinieerde categorie. Deze categorieën kunt u zelf aanmaken door op F7 te drukken wanneer u de mogelijkheden opent. Hierdoor krijgt u een nieuwe scherm en kunt u een nieuw record toevoegen. Indien u geen nieuw scherm krijgt, moet u dit vragen aan uw beheerder. Omschrijving : U vult hier een duidelijk omschrijving waarover het document gaat of waarop dit van toepassing is. Locatie : Dit is het pad naar het document. Dus waar dit document fysiek staat bijvoorbeeld F:\documenten\ 1.13 Document in kasten Figuur 1.53: Documenten in kasten

46 HOOFDSTUK 1. PERSONEEL 45 In wisa kunnen kasten gebruikt worden om documenten in te bewaren. Deze kast is dan een map op de server, FTP-locatie,... De documenten die in deze kasten staan, worden in dit scherm verzameld. U kunt in dit scherm de volgende acties uitvoeren : : hiermee krijgt u een wizard om een nieuw document in de kast in te voegen. : het document in de kast kan bewerkt worden of de omschrijving van het document kan aangepast worden. : bij het kiezen van deze mogelijkheid krijgt u de keuze om het record alleen te verwijderen of het record en het document in de kast te verwijderen. : het desbetreffende document wordt hierdoor rechtstreeks geopend. : hiermee wordt het geselecteerd document gedownload vanuit de kast naar de locale pc.

47 2 Personeelbeleid Inleiding In wisa kunnen de opdrachten en de dienstonderbrekingen ingegeven worden voor de personeelsleden van de scholen. Om een overzicht te krijgen van deze gegevens bestaat er in wisa de schermen van Beleidsinformatie. De schermen van de beleidsinformatie kunt u terugvinden in de module personeel - Beleidsinformatie. Deze staan opgedeeld in een overzicht voor de basisscholen, secundaire scholen en de volledige scholengemeenschap. 46

48 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID Basisonderwijs Ambtsverdeling Figuur 2.1: Ambtsverdeling basisonderwijs In de ambtsverdeling van het basisonderwijs kunt u het overzicht opvragen van de ambten in een basisschool. Deze zijn opgedeeld in de tabbladen : Per ambt(ato 1) Per ambt(ato 2 & 4) Beleids en ondersteunend(ato 1) Beleids en ondersteunend(ato 2 & 4) Voltijdse equivalenten In de bovenste kolom worden de uren per ambt en per personeelslid getoond. Onderaan is er nog een vak Totalen per ambt waarin het totaal van de uren per ambt wordt getoond. Indien er uren van deze ambt gekoppeld zijn aan een dienstonderbreking (in verband met pensioen), worden de uren hiervan ook getoond in de respectievelijke kolom. Om de ambstverdeling op te halen, kiest u bovenaan eerst voor de gewenste instelling. Daar kiest u de datum waarop u de situatie wil ophalen. U klikt daarna voor de knop Ophalen. Dit moet niet per tabblad gebeuren. Als de gegevens één keer zijn opgehaald, kunt u tussen de tabladen scrollen.

49 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID Basisonderwijs leerlingaantallen SES parameters Figuur 2.2: Basisonderwijs leerlingaantallen SES parameters In de leerlingaantallen SES paramters kan er een overzicht opgevraagd worden van de leerlingkenmerken. Voor de basisschool wordt dit ook nog opgedeeld in kleuter en lager. Wanneer u het scherm voor de eerste keer opent, kunt u best kiezen voor de knop Berekenen. Deze knop gaat de aantallen berekenen voor de geselecteerde school en situatiedatum. Deze aantallen worden berekend op de ingegeven leerlingkenmerken. Als de gegevens al eens berekend zijn, kunnen de gegevens gewoon opgehaald worden met de knop Ophalen. Wie een schooltoelage heeft ontvangen wordt niet via discimus gemeld aan het programma. Dus u moet bij de leerlingkenmerken manueel het vinkje Schooltoelage aanvinken. Als de gegevens zijn opgehaald, wordt er bovenaan de totalen per hoofdstructuur getoond. Per tabblad worden de leerlingen apart getoond die dit als kenmerk heeft.

50 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID Lijst niet volledig vervangen dienstonderbrekingen Figuur 2.3: Lijst niet volledig vervangen dienstonderbrekingen In dit scherm kunt u een overzicht opvragen van de dienstonderbrekingen die niet volledig zijn vervangen in een bepaalde periode. Bijvoorbeeld een dienstonderbreking lopende van 01/09/xxxx tot 30/06/xxxx wordt vervangen van 01/09 tot 31/01 door een personeelslid. Dan wordt deze dienstonderbreking ook toegevoegd aan deze lijst omdat voor de laatste periode 01/02 tot 30/06 geen vervanging meer ingevuld staat. Om deze lijst op te halen kiest u eerst voor de gewenste schooljaar en school. Daarna kiest u voor de knop Ophalen. U krijgt daarna alle dienstonderbrekingen te zien die nog niet volledig zijn vervangen. In de lijst staat het aantal dagen erbij dat de dienstonderbreking niet vervangen is. Onderaan op het scherm wordt de specifieke periode(s) getoond.

51 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID Secundair onderwijs Ambtsverdeling Figuur 2.4: Ambtsverdeling secundair In de ambtsverdeling van het secundair onderwijs kunt u het overzicht opvragen van de ambten in een secundaire school. Deze zijn opgedeeld in de tabbladen : Per ambt(ato 1) Per ambt(ato 2 & 4) TAO en DO 19 Extra Omkadering Scholengroep Voltijdse equivalenten In de bovenste kolom worden de uren per ambt en per personeelslid getoond. Onderaan is er nog een vak Totalen per ambt waarin het totaal van de uren per ambt wordt getoond. Indien er uren van deze ambt gekoppeld zijn aan een dienstonderbreking (in verband met pensioen), worden de uren hiervan ook vermeld in de respectievelijke kolom getoond. Om de ambstverdeling op te halen, kiest u bovenaan eerst voor de gewenste instelling. Daar kiest u de datum waarop u de situatie wil ophalen. U klikt daarna voor de knop Ophalen. Dit moet niet per tabblad gebeuren. Als de gegevens één keer zijn opgehaald, kunt u tussen de tabladen scrollen.

52 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID Secundair onderwijs leerlingaantallen SES parameters Figuur 2.5: Secundair onderwijs leerlingaantallen SES parameters In de leerlingaantallen SES paramters kan er een overzicht opgevraagd worden van de leerlingkenmerken. Wanneer u het scherm voor de eerste keer opent, kunt u best kiezen voor de knop Berekenen. Deze knop gaat de aantallen berekenen voor de geselecteerde school en situatiedatum. Deze aantallen worden berekend op de ingegeven leerlingkenmerken. Als de gegevens al eens berekend zijn, kunnen de gegevens gewoon opgehaald worden met de knop Ophalen. Wie een schooltoelage heeft ontvangen wordt niet via discimus gemeld aan het programma. Dus u moet bij de leerlingkenmerken manueel het vinkje Schooltoelage aanvinken. Als de gegevens zijn opgehaald, wordt er per tabblad de leerlingen apart getoond die dit als kenmerk heeft.

53 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID Lijst niet volledig vervangen dienstonderbrekingen Figuur 2.6: Lijst niet volledig vervangen dienstonderbrekingen In dit scherm kunt u een overzicht opvragen van de dienstonderbrekingen die niet volledig zijn vervangen in een bepaalde periode. Bijvoorbeeld een dienstonderbreking lopende van 01/09/xxxx tot 30/06/xxxx wordt vervangen van 01/09 tot 31/01 door een personeelslid. Dan wordt deze dienstonderbreking ook toegevoegd aan deze lijst omdat voor de laatste periode 01/02 tot 30/06 geen vervanging meer ingevuld staat. Om deze lijst op te halen kiest u eerst voor de gewenste schooljaar en school. Daarna kiest u voor de knop Ophalen. U krijgt daarna alle dienstonderbrekingen te zien die nog niet volledig zijn vervangen. In de lijst staat het aantal dagen erbij dat de dienstonderbreking niet vervangen is. Onderaan op het scherm wordt de specifieke periode(s) getoond.

54 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID Scholengemeenschap Overzicht ambten Figuur 2.7: Ambtsverdeling scholengemeenschap In de ambtsverdeling van de scholengemeenschap kunt u het overzicht opvragen van de ambten van de scholen uit de gemeenschap. Deze zijn opgedeeld in de tabbladen : Per ambt(ato 1) Per ambt(ato 2 & 4) Voltijdse equivalenten In de bovenste kolom worden de uren per ambt en per personeelslid getoond. Onderaan is er nog een vak Totalen per ambt waarin het totaal van de uren per ambt wordt getoond. Indien er uren van deze ambt gekoppeld zijn aan een dienstonderbreking (in verband met pensioen), worden de uren hiervan ook getoond in de respectievelijke kolom. Om de ambstverdeling op te halen, kiest u bovenaan eerst voor de gewenste scholengemeenschap. Daar kiest u de datum waarop u de situatie wil ophalen. U klikt daarna voor de knop Ophalen. Dit moet niet per tabblad gebeuren. Als de gegevens één keer zijn opgehaald, kunt u tussen de tabladen scrollen.

55 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID Intrims einde contract Figuur 2.8: Intrims einde contract In dit scherm kunt u de intrimcontracten die eindigen in een bepaalde periode ophalen. Zo krijgt u een handig overzicht om bijvoorbeeld een mogelijke kandidaat te zoeken voor een vervanging binnen de scholengemeenschap. U kiest bovenaan de gewenste scholengemeenschap en u vult de begin- en eindatum in van de periode waarin het einde van hun opdracht moet liggen. Daarna klikt u op Ophalen om de opdrachten op te halen. Na het ophalen van deze opdrachten, kunt u meer informatie opzoeken van de geselecteerde opdracht en over het personeelslid via de links in het linkermenu Aanvangsbegeleiding Figuur 2.9: Aanvangsbegeleiding Dit scherm biedt u de mogelijkheid om de gegevens op te zoeken van de nieuwe personeelsleden binnen de scholengemeenschap. Om de lijst op te vragen, kiest u bovenaan de gewenste scholengemeenschap. U selecteert het schooljaar. U klikt op de knop Ophalen. Nadat de gegevens zijn opgehaald, worden de personeelsleden opgedeeld in 1 jaar, 2 jaar en 3 jaar in dienst. U kunt eventueel ook het vinkje Vandaag nog in dienst aan- of uitvinken

56 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID 55 om de personeelsleden, die reeds gestopt zijn, ook op te halen. In het linkermenu krijgt u ook een aantal links om snel de informatie per geselecteerd personeelslid op te halen Opvolging VKA Figuur 2.10: Urenpakketten basis Voor het scherm opvolging VKA te kunnen gebruiken, gaat u eerst naar Schoolstructuur - Keuzelijsten - Urenpakketten basis. U kiest bovenaan voor het juiste schooljaar. U voegt een nieuw record aan toe met als soort uur : Contigent VKA. U vult ook het aantal in. U doet dit voor alle scholen in de scholengemeenschap waar dit van toepassing is. Figuur 2.11: Opvolging vervanging kort afwezigheid In het scherm kiest u bovenaan de gewenste scholengemeenschap en het schooljaar. Als u dan klikt op de knop Ophalen, dan krijgt u een overzicht van de instellingen binnen de scholengemeenschap. In het overzicht staat berekend hoeveel punten ze verbruikt hebben, hoeveel punten de school heeft (ingevuld in de schoolstructuur) en het saldo tussen beide kolommen.

57 HOOFDSTUK 2. PERSONEELBELEID 56 Per school u selecteert in het overzicht, krijgt u in het onderste overzichtstabel de personeelsleden met hun opdracht waarin de verbruikte punten staan.

58 3 Personeel onkosten Inleiding In het gedeelte van de personeelsleden is het ook mogelijk om de onkosten per personeelslid bij te houden. Deze kunnen verzameld worden om later in groep te kunnen uitbetalen en/of fiches af te drukken. Deze onkosten worden per type ingegeven aan één of meerdere personeelsleden. 57

59 HOOFDSTUK 3. PERSONEEL ONKOSTEN Bezoldigingen De onkosten kunnen bij één personeelslid rechtstreeks opgehaald en ingegeven worden. Het scherm Bezoldigingen is een onderdeel van het linkermenu bij één van de schermen uit de steekkaarten. Bijvoorbeeld Personeel - Steekkaarten - In dienst in instelling. Figuur 3.1: Bezoldigingen Om de reeds ingegeven onkosten te kunnen raadplegen, kiest u bovenaan eerst voor het type van onkosten u wenst op te halen. De datum vanaf stelt u in om een bepaalde selectie van onkosten op te halen. De datum vanaf gaat kijken naar de begindatum van de periode ofwel de datum van Betaald op. Bijvoorbeeld onkosten van 01/12/2015 tot 20/12/2015 worden niet opgehaald als je kiest datum vanaf 01/01/2016. Maar als deze uitbetaald is op 01/01/2016, dan wordt deze wel opgehaald. Als u kiest voor de knop Tonen krijgt u alle onkosten voor dit personeelslid in de tabel. U kunt de gewenste lijn aanduiden en indien nodig nog aanpassen. U kunt u ook extra onkosten toevoegen aan deze lijst door te klikken op de knop om een nieuw lijn in te voegen. De gegevens die u kunt invullen bij een nieuwe lijn zijn : Eenheidsprijs : de prijs voor één eenheid Eenheden : dit is bijvoorbeeld het aantal kilometers Aantal dagen : wanneer je de onkosten gaat ingeven per periode Bedrag : wordt automatisch berekend : eenheidsprijs x eenheden x aantal dagen Betaald op : vult u eventueel in als er een terugbetaling is gebeurd voor deze onkosten Van - Tot : periode waarin de onkosten zijn gemaakt Opmerking : eventuele extra omschrijving in verband met de onkosten

60 HOOFDSTUK 3. PERSONEEL ONKOSTEN Vergoedingen toekennen in groep Figuur 3.2: Vergoeding toekennen in groep Via Personeel - Documenten - Vergoedingen toekennen in groep kunt u onkosten toevoegen aan meerdere personeelsleden. Via dit scherm moet u dezelfde gegevens invullen zoals per personeelslid. Alleen moet je in dit scherm nog extra aanduiden voor welke instelling dit van toepassing is. Wanneer u deze velden bovenaan hebt ingevuld, kiest u voor Voorbereiden. Hiermee worden de personeelsleden opgehaald die op werkdatum een dienstverband hebben in deze school. U kunt een selectie maken van een aantal personeelsleden die deze onkostenvergoeding moeten toegekend krijgen. Na het maken van de selectie kiest u voor de knop Aanmaken om deze toe te voegen aan deze personeelsleden. 3.3 Onkostenvergoedingen verzamelen Wanneer de onkosten bij de personeelsleden zijn ingegeven, kunnen deze verzameld worden via een scherm. Dit scherm kunt u openen via Personeel - Documenten - Onkostenvergoeding per school of Onkostenvergoeding per inrichtende macht. Hier kunt u een betaalopdracht aanmaken, onkosten als betaald zetten en fiches afdrukken/aanmaken.

61 HOOFDSTUK 3. PERSONEEL ONKOSTEN 60 Figuur 3.3: Onkostenvergoeding per school De schermen per school en per inrichtende macht worden op dezelfde manier gebruikt, enkel dat er bovenaan een keuze moet gemaakt worden voor een school ofwel een inrichtende macht. De screenshot hierboven is deze van per school. Om te beginnen moet u bovenaan in het scherm de Datum van en Datum tot invullen om de gewenste periode aan te duiden waarin de onkosten zijn gemaakt. Daaronder vinkt u aan welke type(s) bezoldiging(en) u wenst op te halen. U kunt uw eigen types bezoldigingen toevoegen aan deze lijst. U gaat naar Extra - Systeemgegevens - Parameters. U zoekt aan de linkerkant naar TPBZ - Type bezoldiging. Aan de rechtkant krijgt u de bestaande mogelijkheden en u kunt hier nieuwe records toevoegen. Als u dit niet kunt, heeft u hier niet genoeg rechten voor. Deze kunt u vragen bij uw beheerder. Voor u op Ophalen gaat klikken, kunt u nog een extra keuze aanvinken : Alleen niet betaalde records beschouwen : Wanneer dit vinkje is aangevinkt, worden enkel de niet-betaalde onkosten van de gekozen types opgehaald. Vervoerskosten en fietsvergoeding opsplitsen : Hiermee wordt er voor de personeelsleden, die meerdere types van bezoldigingen hebben, een opsplitsing gemaakt tussen de types bij het ophalen van de gegevens. Dit moet aangevinkt zijn om het terugvorderingsdocument te kunnen afdrukken. Alleen betaalde records beschouwen : Door dit vinkje worden enkel de betaalde onkosten van de gekozen types opgehaald. Na het ophalen worden de personeelsleden opgehaald die een bezoldiging hebben in de opgegeven periode en van de opgegeven types. Voor deze groep personeelsleden kunt u de volgende acties ondernemen : Als betaald aanduiden op : De onbetaalde records worden hiermee op betaald gezet. Fiches : Het belcotax bestand kan hier aangemaakt worden. Betaalopdracht : Hiermee kan een.xlm bestand aangemaakt worden om de betaalopdracht door te geven.

62 HOOFDSTUK 3. PERSONEEL ONKOSTEN Fiches Via het scherm van onkostenvergoeding per school of per inrichtende macht, kunt u deze fiches afdrukken en ook aanmaken. De fiches moeten ook doorgestuurd worden via Belcotax. Om het Belcotax-bestand aan te maken, kiest u onderaan in het scherm voor de knop Fiches Figuur 3.4: Aanmaak Belcotax Na het klikken op deze knop, krijgt u bovenstaande pop-up op uw scherm. U kunt de volgende velden invullen (indien van toepassing) voor het aanmaken van het bestand : Jaar : dit is boekhoudkundig jaartal Ondernemingsnummer Afdeling Contactpersoon : de naam van de contactpersoon intypen adres van de contactpersoon Bestandsnaam : dit pad wordt automatisch voorgesteld door wisa. Als u dit graag op een andere plaats wil bewaren, kunt u het gewenste pad aanpassen via het mapicoon. Na het invullen van deze gegevens, klikt u op Ok. Hiermee wordt het.xml bestand aangemaakt op de opgegeven locatie. U kunt daarna dit bestand uploaden/inlezen via de website van Belcotax.

63 HOOFDSTUK 3. PERSONEEL ONKOSTEN Betaalopdracht Figuur 3.5: Betaalopdracht aanmaken Via het scherm van onkostenvergoeding per school of per inrichtende macht, kunt u ook een betalingsopdracht opmaken. Deze kunt u naar de bank doorsturen om de personeelsleden hun onkosten terug te betalen. Voor deze betaalopdracht aan te maken, vult u de volgende gegevens in : Rekeningnummer : dit is het rekeningnummer van waaruit de betalingen moeten vertrekken. In het scherm per school, kunt u deze selecteren. In het scherm per inrichtende macht moet u deze manueel invullen. Op basis van het gekozen type Belgisch of Europese, moet u het juiste rekeningnummer invullen. Bestandsnaam : dit is de naam en de locatie waar het bestand wordt weggeschreven. Indien dit op een andere plaats moet komen, past u deze aan via het map-icoon achteraan. Mededeling : dit is het extra bericht dat wordt meegestuurd met de betaling. Als u daarna kiest voor Ok wordt het bestand aangemaakt op de gekozen locatie. Dit bestand kunt u daarna doorsturen naar of laten inlezen bij de juist instantie.