HiAnt. Module. sms. Prato Services nv

Transcriptie

1 HiAnt Module sms Prato Services nv Aanmaakdatum:

2 1 INHOUD 1 Inhoud Algemeen Detail Standaard berichten <> Handmatige berichten Voettekst Klant opvolging / bestelling opvolging Merge fields (samenvoegvelden) Prefix, credits, datum-check Koppel tekst Verzend Beheer Afleverrapporten bij nieuwe SMS-module /11

3 2 ALGEMEEN De sms-module in Hi-Ant biedt de mogelijkheid om naar verschillende uitzendkrachten en/of kandidaten een sms te sturen. Wanneer de juiste parameters ingesteld zijn, kunnen sms jes verstuurd worden: vanuit het overzichtscherm van uitzendkrachten en kandidaten (het Shift+F2 scherm) via de menumogelijkheid [Acties -> Zend sms]. Je kan een sms sturen naar de geselecteerde uitzendkracht, de gemarkeerde uitzendkrachten of naar iedereen uit de (al dan niet gefilterde) lijst. vanuit de uitzendkracht en/of kandidaten detailfiche via de knop ZEND SMS als gevolg van een zoekopdracht Belangrijk om weten is dat het systeem steeds communicatienummers neemt van het type GSM4. In de detailfiche van een uitzendkracht of kandidaat kunnen communicatienummers en types ingegeven worden. Indien er hier meerdere nummers met type GSM4 ingegeven worden, zal het systeem een sms versturen naar het laatst ingegeven nummer waaraan type GSM4 toegekend werd. 3/11

4 3 DETAIL STANDAARD BERICHTEN <> HANDMATIGE BERICHTEN In het SMS detail scherm kan je door de optie Standaard berichten te kiezen een eerder bewaard bericht selecteren uit de keuzelijst. door de optie Handmatige berichten te kiezen, zelf een handmatig bericht maken, en dit eventueel bewaren als een standaardbericht door op de knop BEWAAR te klikken De standaard berichten kunnen aangepast, bewaard en verwijderd worden. Deze laatste actie is enkel mogelijk voor co-medewerkers. Co-medewerkers kunnen berichten maken die in alle kantoren zichtbaar zijn. Gewone uitzendconsulenten kunnen berichten maken die enkel in hun eigen kantoor zichtbaar zijn. 4/11

5 VOETTEKST Je kan een keuze maken uit 4 standaard voetteksten via de opties 0,1, 2 of 3. Voettekst 0 : interim naam kantoornaam telefoonnr Voettekst 1 : interim naam contactpersoonvoornaam telefoonnr Voettekst 2 : interim naam kantoornaam contactpersoonvoornaam telefoonnr Voettekst 3 : interim naam gemeentenaam telefoonnr Je kan uiteraard de tekst zelf aanpassen, maar dit wordt niet bewaard bij het bewaren van het bericht naar een standaardbericht KLANT OPVOLGING / BESTELLING OPVOLGING De mogelijkheid bestaat om een bepaalde sms-versturing te koppelen aan een bepaalde klant/prospect of een specifieke bestelling. In het opvolgings-lijstscherm zal dan bij deze opvolging ook de eventuele klant en/of bestelling gekoppeld zijn MERGE FIELDS (SAMENVOEGVELDEN) Je kan merge fields toevoegen aan een SMS-bericht (Naam en voornaam van de uzk). Door op de respectievelijk knoppen voornaam, naam te klikken en deze te slepen naar het tekstvak, wordt automatisch #voornaam#, #naam# toegevoegd aan het bericht. Het systeem neemt als lengte de maximum lengte van de voornaam, naam die in de selectie zit PREFIX, CREDITS, DATUM-CHECK De kost per 160 tekens kan verschillen per netwerk/operator. Rechtsbovenaan zie je de huidige kost voor het verzenden van een sms naar een bepaalde nummer (bv ). Dit wordt om het uur automatisch gecontroleerd op eventuele wijzigingen. 5/11

6 KOPPEL TEKST Door op de knop KOPPEL TEKST te klikken, worden alle records opgevuld met de tekst, en worden de mergefields juist ingevuld. Je kan het bericht zien zoals het verstuurd wordt. Onderaan het scherm zie je het aantal benodigde credits voor deze berichten. Momenteel is er ingesteld dat maximum 320 tekens per persoon gebruikt kunnen worden. De grid kleurt zich volgens dezelfde manier als de grid rechtsboven. Onderaan het scherm wordt een legende weergegeven met de creditcost per 160 tekens. Tijdens het koppelen van de tekst wordt er rekening gehouden met de taal van de uitzendkracht. Afhankelijk van de taal, wordt ofwel het Nederlandstalige of Franstalige bericht verstuurd naar de betreffende uitzendkracht. Indien in je selectie een Franstalige uitzendkracht aanwezig is, je de Franstalige tekst niet ingevuld hebt (rechter gedeelte) en je op de knop KOPPEL TEKST klikt, dan zal je een waarschuwing krijgen van het systeem. Je kan uiteindelijk wel verdergaan VERZEND Door op de knop VERZEND te klikken wordt er eerst gekeken of er voldoende credits voorhanden zijn om deze sms jes te versturen. Indien er voldoende credits zijn wordt er een bestandje klaargezet, dat zorgt voor het automatisch versturen van de sms jes. Indien er niet voldoende credits zijn, zal het systeem je hierover berichten. 6/11

7 4 BEHEER Het instellen van de beschikbare credits per kantoor kan gebeuren in de firmafiches. Enkel een comedewerker kan deze gegevens aanpassen. Ook kan je in de firmafiches het maximum aantal personen in een selectie instellen. Indien in een bepaalde selectie meer personen aanwezig zijn dan ingesteld, kunnen de sms jes niet verstuurd worden, en krijgt de gebruiker een melding. In de personeelstabel kan een co-medewerker een bepaalde gebruiker activeren/deactiveren om de sms-module te kunnen gebruiken. De personeelstabel kan je bereiken vanuit het hoofdscherm met de volgende menukeuze [Gegevens -> Interne gegevens -> Personeel]. Verder kan nog een sms notify geactiveerd worden bij een interne gebruiker. Dit betekent dat er een mailtje naar deze persoon gestuurd wordt als de sms jes bij Prato met succes klaargezet zijn voor verdere verwerking. Na het verzenden van de sms jes vanuit het detailscherm of via het hoofdmenu [ Gegevens -> Beheer SMS boodschappen], kom je terecht in een overzichtscherm Beheer SMS boodschappen. Hierin wordt een overzicht getoond van de reeds verzonden sms jes en hun status (OK, SEND, ERROR, ). In het overzicht kan je ontvangstbewijzen afhalen en inlezen. Hierdoor verandert de status van SEND naar OK of ERROR, afhankelijk van het wel of niet ontvangen van de sms. Sms jes met de status SEND (afgeleverd bij Clickatell) zullen pas s nachts bevestigd worden en de status OK meekrijgen. Dus de SEND die je ziet, kan al een tijdje OK zijn, maar dit wordt pas s nachts definitief bevestigd. Een ERROR code kan bijvoorbeeld zijn dat er niet voldoende credits zijn of dat een gsm niet opstaat (het systeem probeert in dit laatste geval eerst 24u). Verder is er op dit scherm ook een tabblad Verbruikte credits waarin je kan zien hoeveel credits er reeds gebruikt zijn sinds de activering van de module. Je kan hierin groeperingen (totaal per kantoor, week of maand) toepassen. 7/11

8 5 AFLEVERRAPPORTEN BIJ NIEUWE SMS-MODULE Indien je de nieuwe sms-module gebruikt, kan je nu ook de afleverrapporten opvragen via de volgende url Bij openen van de website wordt naar een usernaam en paswoord gevraagd (te bekomen via prato opgelet enkel mogelijk bij gebruik van nieuwe sms-module). Ook kan men hier de gewenste taal instellen (Nederlands Français) Na succesvol inloggen krijg je volgend scherm te zien. Je kan de verstuurde sms-en rechts in een overzichtslijst terugvinden. In de overzichtslijst zijn de volgende gegevens beschikbaar : o Datum : de datum van verzending o Ontvanger : het gsm nummer van de ontvanger o Groep : het groepnummer (batchverzending) dat overeenkomt met deze in HiAnt o Bericht : de tekst die verstuurd is per sms o Rapport : icoontje dat de toestand van het afleverrapport weergeeft. 8/11

9 Onderaan deze lijst kan je naar de volgende/vorige/eerste/laatste pagina gaan. De lijst wordt opgebouwd per 25 items. Door te dubbelklikken op een lijn in het overzicht, of te klikken op het icoontje onder de kolom rapport, kan je het detail van het afleverrapport bekijken. Hierin zie je extra de omschrijving van het afleverrapport en de datum van het afleverrapport. Dit scherm kan je sluiten door rechtsboven op het kruisje te klikken, of op de Esc-toets te klikken op het toetsenbord. Aan de linkerkant van het scherm kan je de gegevens filteren. Het is ook mogelijk om de filterbalk te verkleinen door op de knop << te klikken. De filterbalk klapt dan in naar links. 9/11

10 o o o o o Begindatum : datum van verzending vanaf Einddatum : datum van verzending t/m Ontvanger : gsm nummer van de ontvanger. Hier wordt steeds gezocht via een zgn. like. Bv. indien je ingeeft, zal het systeem filteren op alle ontvangers die de nummers in hun gsm nummer hebben. Groep : de batchnummer van verzending Afleverrapport : hier kan je filteren op alle mogelijke statussen van afleverrapport. Je kan op meerdere statussen filteren door te klikken op de checkboxen in eerste kolom, of door te klikken op een lijn met de linkermuisknop en Ctrl inhouden voor meerdere selecties. Code Omschr_kort Omschrijving 0 ONDERWEG Dit bericht werd afgeleverd bij de operator maar hiervoor hebben we nog geen afleverrapport ontvangen. 1 AFGELEVERD Dit bericht werd succesvol afgeleverd. 2 NIET AFGELEVERD Dit bericht werd niet afgeleverd. Mogelijke reden : ontvanger langdurig buiten bereik van netwerk, netwerkproblemen, ontvanger in buitenland. 3 GEBUFFERD Dit bericht werd afgeleverd bij de operator, maar nog niet afgeleverd bij de eindontvanger. 4 AFGEWEZEN Dit bericht werd geweigerd door de operator. 5 GEEN RAPPORT Er is geen afleverrapport beschikbaar voor dit bericht. 9 ONBEKEND Dit bericht heeft geen definitief afleverrapport binnengekregen. Status onbekend. 10/11

11 Door op de knop Filter toepassen te klikken, worden de gegevens rechts aangepast. Bovenaan kan je ook de toegepaste filter in de titel terugvinden. Indien je de filter terug wenst te verwijderen, dien je alle gemaakte selecties van de filters leeg te maken en terug op de knop Filter toepassen te klikken. 11/11