Regiobijeenkomsten Van Contract tot Controle 2018: Programma i-sociaal domein, maart 2018

Transcriptie

1 Regiobijeenkomsten Van Contract tot Controle 2018: Programma i-sociaal domein, maart Inleiding 2. Meest genoemde issues en mogelijke oplossingen aanbieders en gemeenten 3. Welke issues willen aanbieders agenderen? 4. Welke issues willen gemeenten agenderen? Inleiding In maart 2018 vond een reeks bijeenkomsten in de serie van Contract tot Controle plaats. Elke bijeenkomst startte met een presentatie van een gemeente en een aanbieder waarin zij hun ervaringen uit de praktijk uiteen zetten. De presentaties vindt u op de website van i-sociaal Domein: Regiobijeenkomsten Op basis van deze praktijkervaringen zijn aanbieders en gemeenten tijdens de bijeenkomsten met elkaar in gesprek gegaan. Eerst reflecteerden zij in hoeverre het praktijkverhaal aansloot bij hun ervaringen in het sociaal domein. Daarna hebben aanbieders en gemeenten hun issues én mogelijke oplossingen benoemd. Dit document geeft een overzicht van de issues die gemeenten en aanbieders noemden ten aanzien van administratieve lasten in het sociaal domein. Ook is een overzicht van de oplossingen die zij zien om deze te verminderen. De issues en oplossingen zijn gecategoriseerd in de vijf onderstaande onderwerpen: 1. Berichtenverkeer en bedrijfsregels 2. Uitvoeringsvarianten en standaardartikelen 3. Controle 4. Samenwerking 5. Overige administratieve lasten Sommige issues en oplossingen houden verband met meer dan een onderwerp, dus in de lijst kunt u herhaling aantreffen. Gemeenten en aanbieders hebben tijdens de regiobijeenkomsten aangegeven dat zij een deel van de issues zelf of in gezamenlijkheid kunnen oplossen. Voor een deel van de issues doen gemeenten en aanbieders echter een appèl op landelijke partijen om met oplossingen te komen. Dit document is een samenvatting van de opbrengst van zeven regiobijeenkomsten. Een aantal issues werd vaker genoemd, door zowel gemeenten als aanbieders. Die zijn samengevat in hoofdstuk 2. Een overzicht van alle issues en oplossingen is te vinden in hoofdstuk 3. Vervolg i-sociaal Domein Deze issues en oplossingen zijn gedeeld met de Stuurgroep i-sociaal Domein. De Stuurgroep wil een vervolg geven aan het inmiddels per 15 april afgesloten Programma i-sociaal Domein. Een Ketenbureau i-sociaal Domein is in oprichting dat vanaf 1 juli 2018 activiteiten voortzet. Om te bepalen welke activiteiten dat worden, wordt in mei en juni een Werkagenda opgesteld voor de periode Dan wordt ook besloten welke issues en oplossingen uit de regiobijeenkomsten worden overgenomen om verder uit te werken.

2 Hoofdstuk 1: Meest genoemde issues en mogelijke oplossingen aanbieders en gemeenten Tijdens de regiobijeenkomsten is een aantal issues en oplossing meermaals genoemd door zowel gemeenten als aanbieders. De 10 belangrijkste staan hieronder in willekeurige volgorde: Issue 1: Er is nog altijd te veel ruimte tot interpretatie van de standaarden. Oplossing: Gemeenten en aanbieders roepen Zorginstituut Nederland op om tot scherpere definities en eenduidige toelichtingen van de standaarden te komen. Duidelijkheid is in ieder geval nodig over het gebruik van het berichtenpaar 305/306 en 307/308 (start/stop zorg), productcodes, periodes, 303D/303F en aspecifiek toewijzen. Issue 2: De bedrijfsregels worden niet consequent toegepast. Dit leidt onder meer tot verschillende administratieve protocollen, ook binnen inkoopregio s. Ook leidt dit tot verminderde betrouwbaarheid van de gegevens in de uitvoering. Oplossing: Gemeenten en aanbieders moeten de bedrijfsregels consequent toepassen en hierop zou ook (blijvend) moeten worden gemonitord. De bedrijfsregels moeten worden opgenomen in het administratief protocol. Gemeenten hebben behoefte aan een model administratief protocol per uitvoeringsvariant. Aanbieders zouden zo n model zelfs tot standaard willen verheffen. Ook aanbieders die onderdeel zijn van het Landelijk Transitie Arrangement voor specialistische zorg (LTA) van de VNG hebben behoefte aan een standaard administratief protocol. Issue 3: Er ontstaan hybride en afwijkende uitvoeringsvarianten per regio, bijvoorbeeld bij nieuwe inkooprondes. Oplossing: Gemeenten en aanbieders roepen de landelijke partijen op tot doorontwikkeling van de uitvoeringsvarianten, zodat die blijven aansluiten bij de behoefte van de praktijk. Gemeenten en aanbieders roepen ook op om het gebruik van de standaarden wettelijk verplicht te maken, zodat de administratieve lasten zo veel mogelijk beperkt worden. Ook hebben gemeenten en aanbieders behoefte aan een handreiking met de do s en don ts bij overstap naar een andere uitvoeringsvariant. Issue 4: Het berichtenverkeer iwmo en ijw ondersteunt het werkproces tussen gemeente en aanbieder onvoldoende. Oplossing: Gemeenten en aanbieders roepen op om binnen het berichtenverkeer nieuwe opties toe te voegen, zoals berichtuitwisseling tussen hoofden onderaannemer, toekenningen voor hulpmiddelen en mogelijk ook beschikkingen vanuit de participatiewet. Issue 5: Er is geen duidelijke definitie van kwaliteit en resultaat. Er ontstaat een wildgroei aan kwaliteitscriteria en methodieken om dit te meten en te monitoren. Dit levert extra uitvraag van gegevens op voor de aanbieders en dus extra administratieve lasten. Bovendien is het de vraag of dit alles privacy-proof is. Oplossing: Gemeenten en aanbieders roepen op om tot harmonisatie van kwaliteitscriteria te komen voor jeugd en Wmo en tot landelijke toepassing over te gaan om administratieve lasten te verminderen. Issue 7: Het werken met hoofden onderaannemers wordt heel verschillend ingevuld en geeft veel vragen bij gemeenten en aanbieders.

3 Oplossing: Gemeenten en aanbieders roepen op een landelijke modelovereenkomst en gestandaardiseerde werkwijze te ontwikkelen voor hoofden onderaannemers en om het berichtenverkeer tussen hoofden onderaannemers mogelijk te maken. Issue 8: De huidige controleaanpak sluit niet aan op gemeenten en regio s die de wijze van verantwoording willen doorontwikkelen (zeker bij outputgerichte inkoop). Oplossing: Gemeenten en aanbieders roepen op om de controleaanpak door te ontwikkelen, zodat de productieverantwoording niet meer nodig is. Issue 9: Het woonplaatsbeginsel geeft veel onduidelijkheid tussen gemeente en aanbieders. Oplossing: Gemeenten en aanbieders roepen op om een landelijke analyse van de impact van het woonplaatsbeginsel uit te voeren en vervolgens een handreiking met richtlijnen aan te leveren voor gemeenten en aanbieders. Issue 10: Gemeenten en aanbieders hebben behoefte aan voorbeelden van de aanpak van anderen en aan kennisdeling tussen gemeenten, tussen aanbieders en met elkaar. Zo hoeft het wiel niet telkens opnieuw uitgevonden te worden. Oplossing: Gemeenten en aanbieders roepen op om een leeromgeving te creëren waar je makkelijk voorbeelden kunt vinden (database best practices) en waar je elkaar zowel landelijk als regionaal makkelijk kunt vinden om leerervaringen te delen en issues te bespreken. Ook de kennisdeling en informatievoorziening tussen regio en onderliggende gemeente moet daarin verbeterd worden.

4 Hoofdstuk 2: Welke issues willen aanbieders agenderen? Berichtenverkeer en bedrijfsregels: 1. Issue: De bedrijfsregels worden niet altijd consequent toegepast. Oplossing: Het consequent toepassen van bedrijfsregels leidt tot minder administratieve lasten bij zowel gemeenten als aanbieders. Aanbieders doen een duidelijk appèl op gemeenten om de bedrijfsregels consequent toe te passen. 2. Issue: Kennis sijpelt niet door van regio naar gemeenten; er is lokaal vaak een kennisachterstand t.o.v. de regionale inkooporganisatie, die lastig is voor de backoffice. Oplossing: Aanbieders vragen aan gemeenten om net als zijzelf in te zetten op meer capaciteit waar dit nodig is en de (integrale) kennis van het personeel te versterken. Maak daarnaast gebruik van elkaars kennis in inkoopcontracten en administratieprotocollen! 3. Issue: Kennis lekt weg door mensen die vertrekken: in de eerste periode na 2015 zijn vaak externen ingehuurd. Oplossing: Een blijvend hoog niveau van kennis op verschillende plekken in de organisatie vraagt om een aanpassing van het HR-beleid bij aanbieders en gemeenten. Investeer in goed personeel, zorg voor kennisuitwisseling en vraag ook niet te veel van mensen. 4. Issue: Kennis over berichtenverkeer en bedrijfsregels is vaak op verschillende plekken binnen de gemeente belegd: wie moet je waarover hebben? Vaak te veel gesprekspartners. Oplossing: Sommige gemeenten hebben integrale inkoopteams ingericht. In deze teams zitten inkoop-, administratieve, en procesmatige medewerkers. Op deze manier ontstaat kennisuitwisseling en leert men breder kijken dan het eigen vakgebied. 5. Issue: Bij de overgang naar een nieuwe uitvoeringsvariant worden processen ingericht, maar is er onvoldoende aandacht voor de inrichting van het berichtenverkeer en het administratieve proces. Oplossing: Een verandering in uitvoeringsvariant brengt tijdelijk administratieve lasten met zich mee. Deze zijn wellicht te beperken door een landelijk overstapplan met stappen te ontwikkelen, zodat gemeenten en aanbieders in ieder geval weten wat een overstap van uitvoeringsvariant vraagt van beide partijen. Maar een stappenplan blijft papier, in de praktijk kan het anders lopen. Als het niet goed loopt, erken dit vanuit beide partijen en ga samen op zoek naar oplossingen. 6. Issue: Als er onjuistheden zitten in het berichtenverkeer is het vaak aan de aanbieder om het op te lossen. Dit kost veel tijd en capaciteit. Oplossing: Aanbieders moeten ook zelf het berichtenverkeer beter monitoren. We moeten dit strakker najagen en niet starten zonder Issue: Er is nog altijd ruimte tot interpretatie van de standaarden, zoals van de berichten 305/307 en het gebruik van het vrije veld.

5 Oplossing: Aanbieders vragen aan het Zorginstituut Nederland om tot scherpere definities en eenduidige toelichtingen van de standaarden te komen. Ook vragen aanbieders om meer duidelijkheid te geven over het 303D en 303F-bericht. 8. Issue: Er is geen uniform gebruik van productcodes. Veel gemeenten wijken af van de landelijke lijst wat leidt tot administratieve lasten. Oplossing: Gebruik allereerst te alle tijden de landelijke productcodelijst. Maar maak deze daarnaast beter geschikt voor elk van de uitvoeringsvarianten. 9. Issue: In het 301 bericht kun je geen doel/resultaat kwijt (in het geval van outputgerichte financiering), dus wordt dit apart g d. Oplossing: Ga in het berichtenverkeer op zoek naar goede oplossingen voor outputgericht gericht werken. Zodat doelen ook mee kunnen worden gegeven in het berichtenverkeer. Uitvoeringsvarianten en Standaardartikelen: 1. Issue: Er is steeds vaker sprake van een mengelmoes van uitvoeringsvarianten; dit kost veel tijd en geld. Oplossing: Zet de monitoring op het consequent toepassen van de standaardartikelen per uitvoeringsvariant voort. Wees daarnaast streng op hybride vormen. En durf als aanbieder te escaleren wanneer er sprake is van een mix van uitvoeringsvarianten. Op deze manier is tot een doorbraak en structurele oplossing te komen. 2. Issue: Er zijn interpretatieverschillen van de uitvoeringsvarianten en standaardartikelen: dit heeft gevolgen voor de aanpassing van de software, is maatwerk, dus leidt tot (veel) kosten. Oplossing: Aanbieders vragen aan het Zorginstituut Nederland om tot scherpere definities en eenduidige toelichtingen van de standaarden te komen. Ook vragen aanbieders om meer duidelijkheid te geven over het 303 en 303F-bericht. 3. Issue: De overgang naar een andere uitvoeringsvariant kost veel tijd. Niet alleen het contracteerdeel, maar ook de inrichting van de backoffice. De impact van de verandering wordt niet altijd goed van tevoren in geschat. Oplossing: De implementatie van de nieuwe werkwijze is het belangrijkste onderdeel. Zonder een goede implementatie zal de nieuwe werkwijze geen succes worden. Besef dit vanuit beide partijen en zorg voor een duidelijk implementatieplan. 4. Issue: Aanbieders moeten het contract tekenen bij het kruisje zonder dat er een administratieprotocol ligt. Oplossing: Verhef een administratieprotocol tot integraal onderdeel van een inkoopcontract. Hierdoor weten gemeenten en aanbieders wat ze in de backoffice moeten inregelen is en kunnen ze inschatten of dit voor hen haalbaar is. Daarnaast moeten en willen aanbieders zelf ook zakelijker worden. Aanbieders moeten nee leren zeggen, scherper zijn wanneer ze wel of niet een contract tekenen en eerder escaleren richting management/bestuur in het geval dat zaken niet goed lopen.

6 5. Issue: Er zijn grote verschillen tussen de administratieprotocollen per gemeente/per regio. Oplossing: Aanbieders doen een appèl op de VNG om per uitvoeringsvariant een model administratieprotocol te ontwikkelen. Sommige aanbieders pleiten ervoor de administratieprotocollen dwingend op te leggen. 6. Issue: Er zijn veel verschillende overlegtafels: weet wanneer je elkaar écht nodig hebt en ga dan aan tafel. Kost anders te veel tijd van aanbieders. Oplossing: Benoem voor elke overlegtafel helder wat besproken wordt en zoek daarbij de geschikte personen. 7. Issue: De inkoop wordt steeds verder gejuridificeerd : kunnen we weer terug naar de bedoeling? Oplossing: Het is zaak dat aanbieders en gemeenten, wanneer de aanbestedingsspelregels dit toelaten, te alle tijden het belang van de cliënt voorop stellen in gesprek met gemeente. Denk en werk altijd vanuit de bedoeling! 8. Issue: Door het stapelen van addenda raken aanbieders het overzicht kwijt. Oplossing: Voordat een addendum aan een contract wordt toegevoegd, kijk eerst terug in het contract of niet simpelweg delen geschrapt kunnen worden. Controleaanpak: 1. Issue: Er is sprake van een situatie van controle op controle: accountant controleert de accountant. Dit leidt tot veel kosten en administratieve lasten. Oplossing: Blijf werken vanuit de gedachte van vertrouwen over en weer. Werk als aanbieder en gemeente transparant. 2. Issue: Er is onduidelijkheid over wat verwacht wordt van een hoofden een onderaannemer. Oplossing: Ontwikkel een landelijke modelovereenkomst voor hoofden ondernemerschap. Kijk daarnaast of het mogelijk is om berichtenverkeer tussen hoofden onderaannemers te realiseren. 3. Issue: Naast de productieverantwoording en controleverklaring vragen gemeenten regelmatig aanvullende informatie uit. Oplossing: Aanbieders doen een duidelijk appèl op gemeenten om voor de controle niet meer uit te vragen dan wat vanuit het landelijk accountantsprotocol gevraagd wordt. Landelijk is afgesproken dat het niet nodig is om meer uit te vragen. Doe dit dan ook niet! 4. Issue: Het aanleveren van informatie over KPI s (soft controls) is erg onduidelijk. Het is niet helder wat wel en niet mag in relatie tot de privacywetgeving. Oplossing: Het opvragen van outcome-indicatoren in relatie tot de AVG vraagt om landelijke handreiking. Wat mag wel vanuit AVG en wat niet? Daarnaast vragen aanbieders aan gemeenten om een keer gezamenlijk het financiële proces door te lopen. Dit maakt concreet wat de impact is voor een aanbieder om aanvullende indicatoren aan te leveren.

7 5. Issue: De verantwoording in de outputgerichte variant geeft veel vragen en leidt tot veel verschillen per regio. Oplossing: Aanbieders doen een appèl op de VNG om per uitvoeringsvariant een model administratieprotocol te ontwikkelen. Sommige aanbieders pleiten ervoor de administratieprotocollen dwingend op te leggen. Samenwerking: 1. Issue: Er zijn veel verschillende contactpersonen bij de gemeenten en ook wisselen de personen vaak. Voor aanbieders duurt het vaak lang voordat je de juiste persoon met de juiste kennis hebt gevonden. Oplossing: Als aanbieder moeten we net zo goed de basis op orde hebben. Dit vergt betere ondersteuning van de financiële administratie en een betere aansluiting tussen verkoop en administratie. Op deze manier is het voor de gemeente helder wie binnen de organisatie waarvoor verantwoordelijk is en waar welke kennis is belegd. Zorg te alle tijden voor een goede en persoonlijke relatie. Zoek elkaar op! 2. Issue: Dezelfde kennis en deskundigheid van zorgaanbieder en gemeente zitten niet altijd aan dezelfde tafel. Oplossing: Benoem voor elke overlegtafel helder wat besproken wordt en zoek daarbij de geschikte personen. 3. Issue: Er bestaan vaak verschillende overlegtafels naast elkaar. Dit vraagt veel tijd en afstemming. Oplossing: Benoem voor elke overlegtafel helder wat besproken wordt en zoek daarbij de geschikte personen. Een (apart) backofficeoverleg wordt wel door veel aanbieders als zinvol gezien. 4. Issue: Tijdens aanbestedingen is het vaak éénrichtingsverkeer, gemeenten en aanbieders mogen dan bijvoorbeeld niet met elkaar praten: hoe zorgen we dat de bedoeling centraal blijft staan? Oplossing: Het is zaak dat aanbieders en gemeenten, wanneer de aanbestedingsspelregels dit toelaten, te alle tijden het belang van de cliënt voorop stellen in gesprek met gemeente. Denk en werk altijd vanuit de bedoeling! 5. Issue: Veel zaken rond bedrijfsvoering lijken politiek beladen. Dit is niet de bedoeling. Beleidsvrijheid zit vaak samenwerking in de regio in de weg. Oplossing: Aanbieders doen een appèl op gemeenten om zich te conformeren aan de regioafspraken; haal de politiek uit regioafspraken. Daarnaast vragen aanbieders aan gemeenten om na te denken of het vergroten van regio s een optie is. Aanbieders denken gezamenlijk na over een centrale database met een contractenmatrix. In deze database is te vinden via welke uitvoeringsvariant een regio inkoopt en welke administratieve spelregels de regio heeft afgesproken.

8 6. Issue: Op dit moment bestaan veel verschillende afspraken tussen hoofden onderaannemers. Dit leidt tot administratieve lasten. Oplossing: Ontwikkel een landelijke modelovereenkomst voor hoofden ondernemerschap. Kijk daarnaast of het mogelijk is om berichtenverkeer tussen hoofden onderaannemers te realiseren. 7. Issue: Veel regio s organiseren een eigen kostprijsonderzoek naast de landelijke kostprijsbepaling. Dit vraagt opnieuw om veel aanlevering en dus administratieve lasten. Oplossing: Aanbieders doen een appèl op gemeenten om de landelijke kostprijsonderzoeken als richtlijn te hanteren. Vraag dit niet opnieuw regionaal uit, dit leidt tot veel administratieve lasten. Overige administratieve lasten: 1. Issue: De veranderingen in het woonplaatsbeginsel vragen administratief best veel. Dit kan leiden tot opnieuw veel administratieve lasten. Oplossing: Werk allereerst volgens de J42-afspraak voor het huidige woonplaatsbeginsel! Maak daarnaast een impactanalyse op de wetswijziging ten aanzien van het woonplaatsbeginsel en ontwikkel een landelijk (administratief) stappenplan voor de overgang. 2. Issue: Nog steeds gebruik van diverse aparte portals op regioniveau. Oplossing: Handhaving op ministeriële regeling, gebruik van ijw/iwmo is de norm! 3. Issue: De administratieve spelregels rond het Landelijk Transitiearrangement (LTA) zijn onduidelijk en niet bekend bij gemeenten. Dit leidt tot veel administratieve lasten. Oplossing: Ontwikkel een administratief protocol voor het LTA. NB: De VNG is op dit moment bezig met het ontwikkelen van een administratief protocol voor het LTA. 4. Issue: Vrijwel iedere regio die outputgericht werkt, doet dit op een andere manier. Hierdoor ontstaan veel administratieve lasten. Oplossing: Aanbieders doen een appèl op de VNG om per uitvoeringsvariant een model administratieprotocol te ontwikkelen. Sommige aanbieders pleiten ervoor de administratieprotocollen dwingend op te leggen. 5. Issue: Iedere regio geeft op dit moment de kwaliteitsmeting zelf vorm. Dit leidt tot veel administratieve lasten. Oplossing: Zorg voor harmonisatie van kwaliteitscriteria en landelijke toepassing van deze criteria. 6. Issue: Een verandering in uitvoeringsvariant leidt vrijwel altijd tot (tijdelijk) veel administratieve lasten en herstelwerk. Oplossing: Een verandering in uitvoeringsvariant brengt tijdelijk administratieve lasten met zich mee. Deze zijn wellicht te beperken door een landelijk overstapplan met stappen te ontwikkelen, zodat gemeenten en aanbieders in ieder geval weten wat een overstap van uitvoeringsvariant vraagt van beide partijen. Maar een stappenplan blijft

9 papier, in de praktijk kan het anders lopen. Als het niet goed loopt, erken dit vanuit beide partijen en ga samen op zoek naar oplossingen. 7. Issue: Op sommige plekken worden intakes dubbel gedaan. Bijvoorbeeld door het wijkteam en de aanbieder. Hiermee doen we werk dubbel, wat tijd en geld kost en (belangrijkste!) niet klantvriendelijk is. Oplossing: Maak als gemeente en aanbieders duidelijke afspraken over welke informatie door wie en op welk moment bij de inwoner wordt uitgevraagd en met welk doel. Wees alert op informatie-uitwisseling in het kader van de AVG. 8. Issue: Hoofdaannemer zijn brengt administratieve verplichtingen met zich mee. Deze zijn vaak niet in het tarief verdisconteerd, waardoor het extra kosten zijn die een aanbieder heeft te dragen. Oplossing: Ontwikkel een landelijke modelovereenkomst voor hoofden ondernemerschap. Kijk daarnaast of het mogelijk is om berichtenverkeer tussen hoofden onderaannemers te realiseren. 9. Issue: Gemeenten blijven zich uit regio s afsplitsen. Hierdoor is het nog moeilijker om bovenregionale afspraken te maken. Oplossing: Aanbieders doen een appèl op gemeenten om zich te conformeren aan de regioafspraken; haal de politiek uit regioafspraken. Daarnaast vragen aanbieders aan gemeenten om na te denken of het vergroten van regio s een optie is. Aanbieders denken gezamenlijk na over een centrale database met een contractenmatrix. In deze database is te vinden via welke uitvoeringsvariant een regio inkoopt en welke administratieve spelregels de regio heeft afgesproken. Andere oplossingen genoemd door aanbieders: Aanbieders zouden meer moeten gaan samenwerken in de breedste zin van het woord. Verwerk als aanbieder het gemeentelijke beleid door naar de praktijk. Verwerk in het hele proces het gemeentelijke beleid. Benut blockchain: koppel gegevens aan elkaar in de keten. Maak binnen de jeugdwet en Wmo geen gebruik meer van Europese Aanbestedingen. Dit middel is niet geschikt om zorg in te kopen. Kom tot een NZA voor de Jeugdzorg. Verplaats de inkoop van Jeugdzorg en Wmo naar de provincie.

10 Hoofdstuk 3: Welke issues willen de gemeenten agenderen? Berichtenverkeer en bedrijfsregels: 1. Issue: De bedrijfsregels worden niet altijd consequent toegepast. Dat zou echt moeten gebeuren om administratieve lasten bij zowel gemeente als aanbieder te verminderen. Oplossing: Het consequent toepassen van bedrijfsregels leidt tot minder administratieve lasten bij zowel gemeenten als aanbieders. Deze moeten worden opgenomen in het administratief protocol. Daar waar regionale afspraken zijn gemaakt, zou het administratieve protocol voor alle gemeenten gelijk moeten zijn (geen eigen invulling van het administratief protocol). En gemeenten dienen het administratief protocol consequent toe te passen. 2. Issue: Er is nog altijd ruimte tot interpretatie van de standaarden, zoals van de berichten 305, 307 en het gebruik van het vrije veld. Oplossing: Gemeenten vragen aan het Zorginstituut Nederland om tot scherpere definities en non-interpretabele toelichtingen van de standaarden te komen (bv 305/307, start/stop, productcodes, periodes). Ook vragen gemeenten om meer duidelijkheid te geven over het 303D/303F-bericht. 3. Issue: Berichtenverkeer tussen hoofden onderaannemer is nu niet mogelijk. Dit leidt tot veel onderlinge uitwisseling en administratie. Oplossing: De gemeenten zien de administratieve last bij aanbieders toenemen op het moment dat wordt gewerkt met hoofden onderaannemers. Het mogelijk maken van berichtenverkeer tussen hoofden onderaannemer zorgt voor betrouwbaar berichtenverkeer en verminderen van administratieve lasten. Gemeenten vragen de infrastructuur om dit (technisch) mogelijk te maken. En een verdere standaardisering van de werkwijze bij hoofden onderaannemers is wenselijk: zowel tussen gemeente en hoofdaannemer als tussen hoofden onderaannemer. 4. Issue: Er is te veel onduidelijkheid over het gebruik van en de werkwijze bij aspecifiek toewijzen in het berichtenverkeer. Oplossing: Het aspecifiek toewijzen vraagt om doorontwikkeling inclusief landelijke spelregels, zodat interpretatie en toepassingsverschillen uitblijven. 5. Issue: Het berichtenverkeer sluit niet altijd aan op het feitelijke werkproces in de keten tussen gemeente en zorgaanbieder, waardoor het berichtenverkeer niet helpt en het werkproces en de bedoeling van de zorgen ondersteuning niet ondersteunt. Oplossing: Het zou wenselijk zijn om het berichtenverkeer beter te laten aansluiten op de werkprocessen bij/tussen gemeente en aanbieder: aan de hand van de feitelijke werkwijze vaststellen welke administratieve vastlegging nodig is en daarop verbeteringen door voeren en zaken weg te laten die niet helpend zijn. Veelgenoemd voorbeeld daarvan is het gebruik van het vrije veld, maar bijvoorbeeld ook onderlinge consultatie. 6. Issue: Er is na gezamenlijke regionale aanbesteding nog te veel lokale variatie in de uitvoering (bijvoorbeeld elke gemeente heeft een eigen, iets afwijkend administratief protocol). Oplossing: Gezamenlijk inkopen als regio zou ook moeten betekenen dat er een zelfde administratieprotocol van toepassing is voor alle betrokken gemeenten. Dat zou de administratieve last bij aanbieders sterk verminderen. En ook het risico op fouten verkleinen.

11 Ook doen gemeenten de suggestie om te onderzoeken of het mogelijk is om tot een landelijke administratieprotocol per uitvoeringsvariant te komen. 7. Issue: Er blijven lang declaraties van aanbieders doordruppelen richting gemeenten (soms tot 2015 terug). Oplossing: Het kan helpen om als gemeente met aanbieders te komen tot een afrondingsdeal zodat er een schone lei ontstaat en er een betrouwbare verantwoording kan plaatsvinden. 8. Issue: Als regio s bij een nieuwe inkoopronde een switch maken naar een andere uitvoeringsvariant moet gekozen worden tussen een harde knip te maken of een uitfasering (twee uitvoeringsvarianten naast elkaar). Nu gebeurt beide en dit levert onduidelijkheid op. Oplossing: Gemeenten hebben behoefte aan een handreiking met do s en don ts van een overstap naar een andere uitvoeringsvariant, met daarin de leerervaringen en aanpakken van regio s die de overstap gemaakt hebben. 9. Issue: Er is discussie over het gebruik van 303D (declaratie) of 303F (factuur). Oplossing: Gemeenten hebben behoefte aan een landelijke keuze en verplichting ten aanzien van het gebruik van 303D of 303F. 10. Issue: Er is behoefte aan veilige communicatie over persoonsgegevens tussen gemeenten en aanbieders. Oplossing: Er zijn diverse beveiligde (mail)systemen voor uitwisseling tussen gemeente en aanbieder beschikbaar. Om kosten voor aanbieder te besparen zou het helpen als er een landelijk systeem is waarop iedereen kan aansluiten en de veiligheid gegarandeerd is. 11. Issue: Het is niet mogelijk om beschikkingen van hulpmiddelen toe te voegen aan het berichtenverkeer. Oplossing: 12. Issue: Het is niet mogelijk om beschikkingen ten aanzien van participatie toe te voegen aan het berichtenverkeer. Oplossing: Gemeenten roepen op om het mogelijk te maken beschikkingen van hulpmiddelen toe te voegen aan het berichtenverkeer. Uitvoeringsvarianten en Standaardartikelen: 1. Issue: Er is bij nieuwe inkooprondes steeds vaker sprake van hybride of afwijkende uitvoeringsvarianten. Dit kost veel tijd en geld en komt de administratieve lastenverlichting niet ten goede. Oplossing: Zet de monitoring op het consequent toepassen van de standaardartikelen per uitvoeringsvariant voort. Wees daarbij streng op hybride vormen. Zorg landelijk voor de doorontwikkeling van de uitvoeringsvarianten, zodat die blijven aansluiten bij de behoefte uit de praktijk, maar wel tot standaard leiden, zodat administratieve lasten worden vermeden. En stel de standaarden wettelijk verplicht. 2. Issue: Verschillende regio s ontwikkelen een eigen aanpak voor het meten van kwaliteit en het meten van resultaten. Dit veroorzaakt een toename van administratieve lasten.

12 Oplossing: Er is behoefte aan landelijke sturing op het meten van kwaliteit en het meten van resultaten. De set van geharmoniseerde outcome-indicatoren geeft richting, maar levert interpretatieverschillen en verschillen in uitvoeringsaanpak. 3. Issue: Elke regio is het wiel aan het uitvinden op het gebied van monitoring en sturing, breder dan het berichtenverkeer. Dat levert vaak extra uitvragen richting aanbieders op, dus extra administratieve lasten. Oplossing: Gemeenten zouden het wenselijk vinden om de leerervaringen ten aanzien van monitoring en sturing samen te brengen, waar mogelijk samen te innoveren en waar mogelijk te standaardiseren, zodat er geen extra uitvragen op regioniveau komen. Controleaanpak: 1. Issue: De betrouwbaarheid en tijdigheid van de aan te leveren productieverantwoording laat nog altijd te wensen over, alsook de vaststelling van feitelijke levering. Oplossing: Het verbeteren van de betrouwbaarheid en tijdigheid van de aan te leveren productieverantwoording, alsook de vaststelling van feitelijke levering vraagt om een gezamenlijke aanpak met de aanbieders en de accountants. Een landelijke doorontwikkeling van de controleaanpak is daarin helpend voor de regio s. 2. Issue: Bij gemeenten leeft de wens om zonder productieverantwoording te kunnen werken. Oplossing: Werken zonder productieverantwoording vraagt om een landelijke doorontwikkeling van de controleaanpak. 3. Issue: Gemeenten geven aan dat ijw deels een schijnzekerheid biedt. Er zitten verschillen tussen berichtenverkeer en eigen systemen. Wat zegt dan een goedkeurende verklaring? Welke afwijking accepteer je? Oplossing: Een deel van de gemeenten werkt op dit moment nog met bestandsvergelijkingen. Door gemeentelijke bestanden te (blijven) vergelijken met bestanden van aanbieders is uiteindelijk tot een sluitende administratie te komen. 4. Issue: Gemeenten vragen zich af of de werkprocessen voldoende borgen dat, als er een wijziging van een beschikking is, deze wel altijd bij de inwoner terechtkomt. Oplossing: Gemeenten hebben behoefte aan een handreiking om het werkproces zo in te richten dat wijzigende beschikkingen altijd bij de inwoner terecht komen. 5. Issue: Declaraties van aanbieders ontvangen over zorg geleverd in een boekjaar dat al is afgesloten door de gemeente blijft lastig voor gemeenten. Oplossing: Gemeenten vragen aanbieders om zo snel als mogelijk te declareren. Het liefst na afsluiting van elke maand. Ook al is bestaat een termijn van vijf jaar om te declareren; late declaratie/facturatie komt de administratie van gemeenten en aanbieders niet ten goede. Samenwerking: 1. Issue: Het werken met hoofden onderaannemers in relatie tot het beheersbaar houden van administratieve lasten geeft veel vragen bij zowel gemeenten als aanbieders.

13 Oplossing: Gemeenten hebben behoefte aan een standaard werkwijze en modelovereenkomst ten behoeve van het werken met hoofden onderaannemers bij alle uitvoeringsvarianten. 2. Issue: Communicatie is een belangrijk issue: zowel tussen gemeente en aanbieder (Wie moet je hebben? Wie is voldoende op de hoogte?) Oplossing: Gemeenten en aanbieders zouden meer elkaars taal moeten leren spreken. Gemeenten geven zelf aan dat ze meer moeten meebewegen met aanbieders, meer vanuit vertrouwen handelen. Ook zou een landelijke database helpen waarin gemeenten/regio s en hun uitvoeringsvariant en administratieve werkwijze te vinden is. 3. Issue: Bij intergemeentelijke samenwerking wordt een informatieachterstand opgemerkt tussen regionale organisatie en onderliggende gemeente. En wordt een afstand ervaren tussen beleid (regio) en backoffice (lokaal). Oplossing: Gemeenten moeten binnen de regio hun kennisdeling en informatie-uitwisseling goed organiseren. En elkaars knelpunten herkennen en samen op zoek gaan naar oplossingen. Zodat ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid kan werken en handelen en er samen geleerd kan worden. Het delen van voorbeelden van andere regio s kan daarin inspireren en helpen. 4. Issue: Bij het werken met outputgerichte inkoop wordt ook nog regelmatig door aanbieders gesproken over ureninzet. Dit geeft onbegrip over en weer. Oplossing: Onbegrip over elkaars werkwijze kan worden weggenomen door als gemeente en aanbieder elkaar te bevragen waarom je doet wat je doet. Het heeft vaak te maken met administratieve systemen die er al eerder waren en ook bijvoorbeeld de verantwoordingsinformatie voor de Wlz aangeleverd moet worden. Of die met de inroostering van medewerkers samenhangt. Inzicht in elkaars situatie kan onbegrip vaak verminderen en voorkomen. 5. Issue: Contractgesprekken met aanbieders lopen niet altijd goed. Oplossing: Zowel aan de kant van gemeenten als aanbieders helpt het als het vertrekpunt van het gesprek de inwoner is die ondersteuning nodig heeft, als de bedoeling centraal blijft staan. Ook helpt het als het contractgesprek een weerspiegeling is van het proces dat in de periode daarvoor is gelopen: wordt de inbreng aan de overlegtafels herkent in het contract? En belangrijk is dat het contract een echte afspiegeling is van contract tot controle, integrale aanpak, ontkokering binnen de eigen organisatie: dat gemeente en aanbieder weten waar ja tegen wordt gezegd (dus heel bewust tekenen bij het kruisje). Overige administratieve lasten: 1. Issue: De CBS-uitvraag sluit niet aan op wensen en werkwijze van gemeenten. Oplossing: Het is wenselijk als, samen met CBS, bekeken wordt hoe de informatie die zij verzamelen beter kan bijdragen aan de monitoring door regio s en gemeenten. 2. Issue: Gemeenten vragen extra informatie uit bij aanbieders van monitoring (buiten het berichtenverkeer). Informatie van regionaal naar lokaal: hoe zorg je voor betrouwbare monitoring?

14 Oplossing: Zorg voor een landelijke handreiking ten aanzien van monitoring en de inbedding van de administratieve lasten, ook tussen regionaal en lokaal. 3. Issue: De definitie van kwaliteit en hoe deze te meten geeft veel vragen en verschillen. Oplossing: Zorg voor harmonisatie van kwaliteitscriteria en landelijke toepassing van deze criteria. Andere oplossingen genoemd door gemeenten: Onderzoek het NZa-systeem voor het sociaal domein. Zorg voor (meer) druk richting softwareleveranciers voor inregelen van standaarden, om lasten en kosten te verminderen. Zorg dat de VNG berichtenapp iwmo ijw (of een andere goedkope faciliteit) voor kleine zorgaanbieders behouden blijft. Zorg voor een landelijke analyse van de impact van het woonplaatsbeginsel en zorg voor een handreiking en richtlijnen. Creëer een leeromgeving waarin we elkaars voorbeelden leren kennen en kennis kunnen laten stromen. Maak een roadmap voor transformatiedoelen inclusief onderliggende administratieve uitwerking. Zorg voor functiegerichte productcodes (DBC). Schaf de wettelijke termijn van vijf jaar af voor het sturen van facturen over geleverde zorg.