Maatregelen 2019 Versie: maart 2019

Transcriptie

1 Maatregelen 2019 Versie: maart 2019

2 sopgave Inleiding... 3 DEEL 1: Op orde brengen van de administratie bij aanbieders en gemeenten 4 1. Wegwerken achterstanden ijw Wegwerken achterstanden ijw303 en ijw Verzoek om toewijzing met terugwerkende kracht / antedatering ijw Uniform meten van wachttijden d.m.v. berichtenverkeer (ijw315-ijw301-ijw305) Beëindiging financiële conversie SPIC Verandering SPIC tgv tariefafspraken DEEL 2: Terugdringen aantal verwijzingen in C 11 7 Stapeling segment B Verruimen start-zorg termijn Starten in segment B Terugdringen verlengde jeugdhulp V e r s i e : m a a r t P a g i n a 2 v a n 15

3 Inleiding Na de zomer 2018 is een aantal en getroffen om de kosten specialistische jeugdhulp te beheersen. Op diverse momenten bent u geïnformeerd over deze en. Om zeker te stellen dat iedereen de nieuwe administratieve afspraken goed verwerkt in de interne processen, ontvangt u hierbij een overzicht van alle reeds genomen en en de wijzigingen in de administratieve afspraken die daarvan het gevolg zijn. Over enkele maanden worden deze wijzigingen ook verwerkt in een nieuwe versie van het administratieprotocol. In 2018 is ook al een aantal en getroffen die hier verder niet worden besproken: Gemeenten hebben afspraken gemaakt met hun verwijzers over minder verwijzen naar segment C en naar intensief/duurzaam zwaar; en over casuïstiek tafels voor verblijf of andere dure zorg. Er is een extra inschrijfronde voor segment B georganiseerd, zodat alle aanbieders in segment C de kans hadden om vóór 1 januari 2019 een contract voor segment B te sluiten. De verwijzers kregen de beschikking over bandbreedtes van de tarieven per SPIC om het kostenbewustzijn te vergroten. Gemeenten hebben het beleid voor het afgeven van individuele overeenkomsten aangescherpt. In de tariefgesprekken is op diverse manieren gezocht naar vermindering van de kosten, bijvoorbeeld de introductie van verblijf SPIC s en de vergelijking met werkelijke kosten. Maatregelen die leiden tot administratieve wijzigingen DEEL 1: op orde brengen van de administratie bij aanbieders en gemeenten 1. Achterstanden ijw Achterstanden ijw Verzoek om toewijzing met terugwerkende kracht ijw Meten wachttijd via ijw Beëindigen financiële conversie SPIC Wisseling SPIC ten gevolge van tariefafspraken 2019 DEEL 2: terugdringen aantal verwijzingen in C 7. Stapeling segment B 8. Verruimen start-zorg termijn 9. Starten in segment B 10. Voorkomen verlengde jeugdhulp V e r s i e : m a a r t P a g i n a 3 v a n 15

4 DEEL 1: Op orde brengen van de administratie bij aanbieders en gemeenten V e r s i e : m a a r t P a g i n a 4 v a n 15

5 Maatregel 1. Wegwerken achterstanden ijw305 Berichtenverkeer up-to-date maken en houden ten behoeve van onder andere managementinformatie. Ingangsdatum 1 september 2018 Gemeenten sturen maandelijks een lijst van de ijw301 toewijzingen naar de zorgaanbieders waarbij nog geen ijw305 ontvangen is. Zorgaanbieders worden gevraagd om op regelniveau te reageren wat de situatie is: alsnog het ijw305 bericht te versturen of aan te geven wat de situatie is waardoor er nog niet gestart is. Toewijzingen welke niet gestart zijn binnen een bepaalde termijn intrekken per ingangsdatum recht, waardoor de kosten voor de toewijzing niet meegaan in de begroting. Maandelijks Verwijzers: niet van toepassing. Aanbieders: maandelijks doornemen van lijsten en reageren naar gemeentelijke backoffices. Backoffices gemeenten: maandelijks maken en versturen van lijsten voor aanbieders en reacties verwerken. Gemeentelijke backoffices leveren monitor informatie over de voortgang per aanbieder aan het ROT zodat de contractmanagers over dit onderwerp het gesprek met de aanbieder kunnen aangaan. Werkinstructie Achterstanden ijw305 V e r s i e : m a a r t P a g i n a 5 v a n 15

6 Maatregel 2 Wegwerken achterstanden ijw303 en ijw307 Berichtenverkeer up-to-date maken ten behoeve van onder andere managementinformatie. Verminderen achterstallige declaraties door zorgaanbieders. Ingangsdatum 9 november 2018 Gemeenten sturen maandelijks een lijst van ijw305 berichten naar de zorgaanbieders waarbij wel een ijw305 ontvangen is maar waarbij er niet (langer) gedeclareerd is: Duurzaam: waarbij minimaal over de laatste 2 maanden geen declaratie is ontvangen. Intensief/ perspectief: waarbij 2 maanden na datum start zorg nog geen 70% declaratie is ontvangen. Intensief/ perspectief waarbij 2 maanden na datum einde zorg nog geen 30% declaratie is ontvangen. Let op: 30% wordt alleen betaald bij Reden beëindiging code 31 Levering is volgens plan beëindigd. Zorgaanbieders worden gevraagd om op regelniveau te reageren wat de situatie is, dus om alsnog declaraties of waar nodig een ijw307 te versturen. Maandelijks Verwijzers: niet van toepassing. Aanbieders: maandelijks doornemen van lijsten en reageren naar gemeentelijke backoffices. Backoffices gemeenten: maandelijks maken en versturen van lijsten voor aanbieders en reacties verwerken. Gemeentelijke backoffices leveren monitor informatie over de voortgang per aanbieder aan het ROT zodat de contractmanagers over dit onderwerp het gesprek met de aanbieder kunnen aangaan. Werkinstructie Achterstanden ijw303 en ijw307 V e r s i e : m a a r t P a g i n a 6 v a n 15

7 Maatregel 3 Verzoek om toewijzing met terugwerkende kracht / antedatering ijw315 Een betrouwbare prognose bewerkstelligen. Als onderdeel hiervan is het belangrijk om te zien hoeveel ijw315 berichten er zijn gestuurd. Ingangsdatum BRPO 4 maart 2019 Voor een betrouwbare prognose is het belangrijk dat het aantal cliënten dat in behandeling is genomen overeenkomt met het aantal cliënten dat via het berichtenverkeer bekend is bij gemeenten. In de praktijk komt het regelmatig voor dat een groot aantal ijw315 s wordt ingediend met een ingangsdatum in het verleden, waardoor de eindejaarsverwachting bij de betreffende gemeente plotseling sterk stijgt. Een van de en die gemeenten overwegen is dan ook om geen ingangsdatum te accepteren die verder dan 2 maanden vóór de indieningsdatum ligt. Uit gesprekken met aanbieders bleek echter dat (de lokale teams van) de gemeenten hier zelf ook een rol in hebben: aanbieders krijgen niet altijd op tijd een perspectiefplan, een verzoek om toewijzing wordt dan geweigerd omdat er nog geen perspectiefplan geregistreerd is. Voorlopig worden aanbieders gevraagd de termijnen uit het administratieprotocol aan te houden en te melden als uitblijven van een perspectiefplan aanleiding is om te wachten met ijw315. Als er vertraging is er altijd de mogelijkheid om te starten in segment B. Uitwerking : via Backoffice overleg uitvragen waar de vertraging precies zit, liefst op BSN niveau (aanbieder naar backoffice gemeenten) zodat de gemeente de verwijzende partij kan aanspreken. Continu Verwijzers: geven bij een verwijzing in segment C direct een perspectiefplan af (en verwerken dat indien nodig in de gemeentelijke administratie) Aanbieders: vragen in segment C direct een perspectiefplan op; bij uitblijven van de perspectiefplannen het probleem aankaarten bij gemeenten of contractmanager. Backoffices gemeenten: goede afspraken maken met lokale teams over de melding dat een perspectiefplan is afgegeven. Monitoren in het RMJ, map RMJ_TWK_aantallen_ Niet van toepassing. V e r s i e : m a a r t P a g i n a 7 v a n 15

8 Maatregel 4 Uniform meten van wachttijden d.m.v. berichtenverkeer (ijw315-ijw301-ijw305) Ingangsdatum Gemeenten kunnen de wachttijden bij de jeugdhulpaanbieders monitoren via het standaard berichtenverkeer. 1 januari 2019 (met implementatiefase van 3 maanden). Besluit BRPO 17 december 2018 Door de volgende afspraken wordt het mogelijk om de wachttijd te meten via het berichtenverkeer: Definitie wachttijd: wachttijd is de periode tussen: 1. datum dat jeugdige zich met een rechtmatige verwijzing meldt of aangemeld wordt bij de jeugdhulpaanbieder en 2. datum dat de jeugdhulpaanbieder start met de zorg. Nadere omschrijving van wat onder datum 1 (aanmelding) en 2 (start zorg) verstaan wordt. Vertaling naar berichtenverkeer: datum aanmelding dient als ingangsdatum opgenomen te worden in ijw315 en/of ijw301. Zie verder beschrijving Methode meten wachttijden in bijlage. Doorlopend. Verwijzers : lokale teams dienen bij afgeven van toewijzing (ijw301) er rekening mee te houden dat ingangsdatum niet vóór het moment zou moeten liggen dat jeugdige aangemeld wordt / zich aanmeldt bij de instelling. Aanbieders: bij insturen ijw315 dient aanbieder alert te zijn dat niet de (verwachte) startdatum zorg als ingangsdatum meegegeven wordt maar de datum waarop de jeugdige zich met een rechtmatige verwijzing heeft gemeld. Backoffices gemeenten: gemeenten nemen ingangsdatum uit ijw315 over in ijw301.. Wachttijden rapport wordt wekelijks in RMJ opgeleverd. De cijfers kunnen gebruikt worden in de contractgesprekken. Of aanbieders (en verwijzers) zich houden aan de afspraken (met name ingangsdatum in ijw315/ijw315 = aanmelddatum) is moeilijk te controleren. Toelichting Methode meten wachttijden (powerpoint) V e r s i e : m a a r t P a g i n a 8 v a n 15

9 Maatregel 5 Beëindiging financiële conversie SPIC Beëindiging past bij het verwerken van de tariefafspraken 2019 en leidt tot verbetering van de monitor (alle jeugdigen een definitieve SPIC). Ingangsdatum 1 januari 2019 Eind 2017 zijn bij een aantal specifieke aanbieders voor 2018 financiële conversie SPIC s afgegeven. De geldigheid van dit tarief was van 1 januari tot 31 december Financiële SPICs kunnen niet gedeclareerd worden met een looptijd in SPICs moeten worden omgezet naar een reguliere, in 2019 gecontracteerde SPIC. Eenmalige omzetting volgens de werkwijze SPIC wissel. Verwijzers: kunnen een rol spelen bij herspiccen of inhoudelijke conversie, afhankelijke van de betreffende gemeente. Aanbieders: controleren of alle jeugdigen met een conversie SPIC zijn omgezet naar een geldige SPIC code. Backoffices gemeenten: verwerken de wijzigingen. Backoffices controleren na de herspic periode bij de betreffende aanbieders of er nog jeugdigen met onjuiste SPIC codes voorkomen; signaleren indien een aanbieder over 2019 financiële SPICs wil declareren; keuren deze af en informeren de betreffende aanbieder. Niet van toepassing V e r s i e : m a a r t P a g i n a 9 v a n 15

10 Maatregel 6 Verandering SPIC tgv tariefafspraken Ingangsdatum Omzetten van eerder afgegeven SPICs naar Verblijf-, DZ-M of segment B SPICs. Voor deze SPICs zijn aangepaste tarieven afgesproken, deze nieuwe afspraken zijn gemaakt om financieel dichter bij de werkelijk gemaakte kosten te komen. Uitvoering tussen 4-28 februari indien de tarieven bekend zijn voor 1 februari; sommige onderdelen tot eind maart. In een aantal gevallen moeten SPIC s worden aangepast aan de nieuwe tariefafspraken. Voor de meeste afspraken gebeurt dit in de periode 4-28 februari, voor omzetten naar duurzaam-midden en het afschalen van onterecht dure SPIC s geldt de periode half februari eind maart. Aanbieders die zelf 24 uurs verblijf bieden hebben een SPIC met de intensiteit Verblijf erbij gecontracteerd gekregen. Jeugdige worden in deze SPIC geplaatst in plaats van de al bestaande SPIC DZ Zwaar of SPIC DZ Licht. Er zijn ook aanbieders die zelf geen verblijf bieden, maar soms wel een kind in verblijf plaatsen bij een onderaannemer. Alle aanbieders die gecontracteerd zijn in segment C, mogen dit kortdurend verblijf zonder tussenkomst van het lokale team voor in ieder geval 3 maanden inzetten. In geval van onveiligheid wel altijd in overleg met de betrokken GI verwijzer. Afhankelijke van de gemeente moet er na drie maanden contact op worden genomen met het lokale team. De hoofdaannemer declareert deze verblijfsplek bij de backoffice namelijk per dag bij de gemeente. Met Kenter, WSP en TIMON zijn over pleegzorg de volgende afspraken gemaakt. Weekend pleegzorg of deeltijdpleegzorg gaat naar segment B, duurzaam-zwaar. Pleegzorg zonder aanvullende behandeling gaat naar segment C, duurzaamlicht. Pleegzorg met aanvullende behandeling gaat naar segment C, duurzaammidden of zwaar. Spirit heeft ook Weekend pleegzorg en deeltijdpleegzorg in segment B de andere vormen van pleegzorg zitten in hun Verblijfspic Sommige aanbieders hebben een extra intensiteit in segment C gecontracteerd om een beter spreiding van de jeugdige te waarborgen. De extra intensiteit die er is bijgekomen is duurzaam-midden. Bij deze aanbieders wordt een deel van de cliënten met terugwerkende kracht per in deze SPIC geplaatst. In de gesprekken met de aanbieders is ook afgesproken dat als ze constateren dat jeugdigen door omstandigheden nog niet in de juiste SPIC zijn geplaatst, bijvoorbeeld door conversie of te zwaar indiceren vanuit lokale teams/verwijzers, deze wijzigingen ook door de aanbieder in de juiste SPIC worden geplaatst. Dit gaat om wisselingen van DZ-Z naar DZ-L en van segment C naar B. Dit gebeurt in de periode februari-eind maart Eenmalig Verwijzers: wijzigingen doorgevoerd zonder tussenkomst van het lokale team. Aanbieders: uitvoeren tariefafspraken via omzetten van SPIC; selectie van de aanbieders aanleveren Excel bij contractmanagers Backoffices gemeenten: verwerken van de SPIC wissels, check op declaraties. Contractmanagers monitoren de gemaakte afspraken. Aanbieders: Vervolg tariefafspraken 2019 administratieve acties, zie ; Werkinstructie SPIC wissel naar Verblijf tbv tarieven 2019; SPIC wissel V e r s i e : m a a r t P a g i n a 10 v a n 15

11 DEEL 2: Terugdringen aantal verwijzingen in C V e r s i e : m a a r t P a g i n a 11 v a n 15

12 Maatregel 7 Stapeling segment B Afname van het aantal verwijzingen naar segment C en daarmee verlaging van de gemeentelijke uitgaven. Ingangsdatum 1 januari 2019 Een verwijzer kan besluiten om voor jeugdigen die vanaf 1 januari 2019 een toewijzing krijgen naast of na een SPIC in segment B een tweede B-SPIC (in een deel van de gemeenten eventueel ook een derde SPIC) bij dezelfde aanbieder toe te wijzen. Dit geldt alleen voor verwijzers in de lokale teams en GI, niet voor medische verwijzers. Een perspectiefplan is verplicht, verplichting van het aanvraagformulier hangt af van de gemeentelijke invulling. Daarnaast wordt gecontroleerd of het totaalbedrag onder het C tarief blijft. Omdat de toepassing van deze sterk verbonden is aan de werkwijze van de lokale teams zal de werkwijze tussen lokale teams, aanbieders en backoffices per gemeente verschillend zijn. Niet van toepassing Verwijzers: besluiten of er inhoudelijk reden is om een tweede of derde B-SPIC toe te kennen; eventueel ondersteunen bij opstellen perspectiefplan. Aanbieders: invullen aanvraagformulier, in overleg met lokaal team. Backoffices gemeenten: toetsen of de gestapelde waarde lager is dan het segment C tarief; en verwerken van de speciale SPIC productcode voor stapeling. Een stapel SPIC wordt via een speciale SPIC-productcode toegewezen. Monitor via speciale product codes Algemene werkinstructie Stapeling B ; LET OP specifieke uitwerking bij gemeenten. V e r s i e : m a a r t P a g i n a 12 v a n 15

13 Maatregel 8 Verruimen start-zorg termijn Meer ruimte (tijd) geven aan aanbieder om te bepalen welke hulp (SPIC) nodig is, zodat niet onnodig dure zorg wordt ingezet. Ingangsdatum Besluit Portefeuillehoudersoverleg 13 februari 2019 De norm van maximaal 3 weken wachttijd bij segment B en maximaal 6 weken bij C wordt niet losgelaten, maar flexibel gehanteerd. Aanbieders overleggen met verwijzers om een afweging te maken of een jeugdige tot maximaal 10 weken kan wachten op zorg. In geval van een (dwang) blijft de GI de noodzaak tot directe start zorg bepalen. Doorlopend. Verwijzers: oordelen over de afweging of een jeugdige tot maximaal 10 weken kan wachten op zorg. Aanbieders: voorwaarden voor de flexibilisering is dat aanbieders triage inrichten om die jeugdigen die wel snel moeten starten te kunnen identificeren en overbruggingszorg te organiseren wanneer nodig. Backoffices gemeenten: geen. Wachttijden kunnen vanaf 1 januari 2019 gemonitord worden vanuit het berichtenverkeer. De triage bij aanbieders (welke jeugdige kan langer wachten) en eventuele overbruggingszorg wordt niet systematisch gemonitord. Niet van toepassing. V e r s i e : m a a r t P a g i n a 13 v a n 15

14 Maatregel 9 Starten in segment B Terugdringen hoge instroom in segment C Ingangsdatum September 2018 Gemeenten hebben hun verwijzers opdracht gegeven de verwijzingen zoveel mogelijk af te geven in segment B. Alleen jeugdigen die evident in segment C horen worden daar direct naar verwezen. Sinds januari 2019 heeft de gemeente Amsterdam aan de verwijzers van de GI de opdracht gegeven Amsterdamse jeugdigen nog uitsluitend in segment B te verwijzen. Elke gemeente heeft een eigen werkwijze voor het opschalen naar segment C, veelal via een speciale casuïstiek tafel. Niet van toepassing Verwijzers: kiezen in principe (GI Amsterdam: altijd) voor een verwijzing in segment B tenzij het evident C is. Aanbieders: overleggen met de verwijzers indien er aanleiding is om op te schalen naar segment C. Backoffices gemeenten: verwerken de SPIC wissels die later kunnen voorkomen. Rapportage eerste SPIC in B en C per verwijsgroep. Rapportage upgrade B-C Niet van toepassing. V e r s i e : m a a r t P a g i n a 14 v a n 15

15 Maatregel 10 Terugdringen verlengde jeugdhulp Terugdringen hoge kosten in segment C voor jeugdigen ouder dan 18 jaar. Ingangsdatum Januari 2019 Backoffices en contractmanagers signaleerden dat er onvoldoende aandacht is voor de toeleiding naar zorg voor jeugdigen die niet meer in aanmerking komen voor financiering uit de Jeugdwet. Dit leidt tot hogere Jeugdwet uitgaven. De nadere analyse zal nog verdere en opleveren maar inmiddels zijn twee en gerealiseerd: Een maandelijkse rapportage van jeugdigen boven 18 jaar, om de omvang van de kosten te monitoren. In de aanbesteding van de GI verwijzers is expliciet de opdracht opgenomen om tijdig en te nemen voor de overgang naar 18+. Maandelijkse monitor Verwijzers: verwijzen naar andere financiering vanaf 18 jaar Aanbieders: alert zijn op aanpassing zorgfinanciering vanaf 18 jaar Backoffice: toewijzing afgeven tot 18 jaar Rapportage 18+ jeugdigen Niet van toepassing V e r s i e : m a a r t P a g i n a 15 v a n 15