Instructiebijeenkomst inrichting werkproces t.b.v. declaratie en betalingsverkeer

Transcriptie

1 Instructiebijeenkomst inrichting werkproces t.b.v. declaratie en betalingsverkeer Friese gemeenten 16 december 2014 Maxim ter Hedde Kwartiermaker inrichting beheertaken Centrumgemeenteconstructie 3d Fryslân Mariël Hylkema Implementatie projectleider MOzaak Charles Willems ZorgNed

2 INHOUD 1. Scope en afbakening 2. Proces op hoofdlijnen 3. Berichtenverkeer 4. Proces in detail 5. Voorbereidingen 6. Vragen

3 1. Scope en afbakening Wmo regionaal 1. Beschermd wonen 2. MO / VO 3. AMHK Jeugdzorg regionaal 1.Residentiële zorg inclusief gesloten zorg 2.Jeugdbescherming 3.Jeugdreclassering 4.Spoedeisende zorg 5.Jeugd GGZ 6.Jeugd AWBZ intramuraal 7.Behandeling en vervoer 8.Pleegzorg.

4 INHOUD 1. Scope en afbakening 2. Proces op hoofdlijnen 3. Berichtenverkeer 4. Proces in detail 5. Voorbereidingen 6. Vragen

5 cliënt 2. Proces op hoofdlijnen Toegang Gemeente Sociaal gebiedsteam / wijkteam Beschikking GGK 1 verplichting 4 budgetoverzicht goedgekeurde factuur Administratieve verwerking Vecozo 2 toewijzing 3 factuur Gecontracteerde zorgaanbieders

6 cliënt 2. Proces op hoofdlijnen: situatie per 01 januari 2015 Toegang Gemeente Sociaal gebiedsteam / wijkteam Beschikking 1 verplichting Administratieve verwerking 4 budgetoverzicht goedgekeurde factuur betalingsbatch Portaal MO Zaak 2 toewijzing 3 factuur Gecontracteerde zorgaanbieders

7 1 4 Beschikking Voorwaarde, leidt tot financieel-administratieve verplichting. Beschikking wordt via portaal geupload. Betalingsbatch Facturen ondergaan rechtmatigheidscheck. Klopt combinatie cliënt zorgaanbieder gemeente (woonplaatsbeginsel!) en productcode dan factuur akkoord Goedgekeurde facturen worden verzameld in een betalingsbatch, ter uitvoering door gemeenten.

8 2 3 Toewijzing Over de frequentie van de toewijzingen en afhandelingstermijnen zijn nog geen concrete afspraken met gemeenten gemaakt. Toewijzingsbericht is administratief, zorg kan al eerder worden ingezet door aanbieder. Toewijzing zorgproduct wordt door sociaal wijkteam in samenspraak met aanbieder gedaan. Zodoende is dit dus heel gedetailleerd en maatwerk. Facturen Maandelijks achteraf Betaling van een factuur tot en met heeft enkele werkdagen na akkoord van MO plaats. Betaling van een factuur boven dit bedrag, mits akkoord van MO, 30 dagen na factuurdatum Correcties kunnen maximaal over één kalendermaand terug worden ingediend

9 INHOUD 1. Scope en afbakening 2. Proces op hoofdlijnen 3. Berichtenverkeer en overdracht cliëntgegevens 4. Proces in detail 5. Voorbereidingen 6. Vragen

10 Overdracht cliëntgegevens (1) Er zijn geen afspraken gemaakt dat regiogemeenten bestanden t.b.v. de cliëntoverdracht aanleveren bij gemeente Leeuwarden. Gemeenten dienen rechtstreeks aan te leveren bij MO-Zaak. Bestanden moeten voldoen aan specificaties JW301 bericht. Bestanden moeten gecheckt zijn met GBA, controle woonplaatsbeginsel. Bestanden betreffen cliënten in zorg per 1 januari 2015.

11 Overdracht cliëntgegevens (2) Wijze waarop gemeenten informatie verkrijgen: 1. Jeugdigen voor wie zorg wordt ingekocht via een PGB en jeugdigen die op een wachtlijst staan: gefaseerde aanlevering, door gemeente te downloaden via CAK-portaal 2. Jeugd voor wie op individueel niveau wordt gedeclareerd, Jeugdigen die zorg in 2014 ontvangen vanuit AWBZ, jeugd-ggz vanuit de ZVW en jeugdigen in gesloten instelling voor jeugdhulp vanuit de WJZ (jeugdzorg-plus) en waarvan zorg doorloopt in 2015: De zorgaanbieders zijn vanuit een regionale actie aangeschreven om gegevens over te dragen (dec 2014 en jan 2015). De gemeente kan de bestanden downloaden via de VBO-module.

12 Overdracht cliëntgegevens (3) 3. Jeugdigen met een voorziening/ maatregel jeugdreclassering en Jeugdigen met een voorziening/ maatregel jeugdbescherming. De continuïteit van zorg gaat over van Bureau Jeugdzorg naar de gecertificeerde instelling, cliëntgegevens blijven bij Bureau Jeugdzorg Friesland. 4a. Jeugdigen die zich hebben gemeld bij BJZ, waarbij contact is gelegd door BJZ. Op maandag 29 december levert BJZ aan alle gemeenten in Friesland een CSV-bestand met daarin de BSNnummers van alle klanten uit de werkvoorraad van BJZ. 4b. Jeugdigen die zich hebben gemeld bij BJZ maar waarbij nog geen contact is gelegd door BJZ. Cliëntgegevens in CSV-bestand. Dit bestand is relevant voor de sociaal wijkteams. Er is nog geen sprake van een indicatie. Deze klanten komen dan via de nieuwe instroom terecht bij MO-Zaak.

13 Berichtenverkeer per 01 januari 2015 Gemeente JW301 verplichting Betalingsopdracht Portaal MO zaak JW301 opdracht factuur JW303 (AWBZ) Excel variant JW321 (GGZ) Gecontracteerde zorgaanbieders

14 Overige berichten Verzoek tot aanvraag toewijzingsbericht. Van toepassing bij directe verwijzing. Er komt in het berichtenverkeer ondersteuning voor directe verwijzingen door bijv. huisartsen. In zo n situatie moet de aanbieder een verzoek om toewijzing bericht versturen naar MOzaak. De direct doorverwezen cliënten zijn dan altijd in beeld. Dit bericht (Verzoek tot Toewijzing ijw305) wordt in latere fase opgenomen in het leveranciersportaal. Tot die tijd is zorgaanbieders verzocht actief per verzoek indienen bij gemeenten. Gemeenten verstrekken hiertoe de contactgegevens aan zorgaanbieders.

15 Woonplaatsbeginsel MO-Zaak checkt op het moment van declaratie het woonplaatsbeginsel. Dit kan op 2 manieren: Raadpleging via het Gegevensknooppunt GGK Volgen stappenplan Woonplaatsbeginsel Beide mogelijkheden niet realiseerbaar per 1 januari MO-Zaak sluit pas later aan op het gegevensknooppunt en voor het volgen van het stappenplan is inzage in alle GBA s nodig. MO-Zaak is niet door de gemeenten geautoriseerd voor basisregistratie personen van de Friese gemeenten en dit is ook niet wenselijk. We willen u er derhalve op attenderen dat u op het moment van indiceren/ beschikken zelf op het woonplaatsbeginsel controleert en dat er hierop geen controle meer plaatsvindt door MO-Zaak.

16 Berichtenverkeer per 01 januari 2015 Niveau van toewijzen: op productniveau zoals gecontracteerd. Gestandaardiseerd berichtenverkeer, zowel voor inhoud als in vorm Excel formats factuur zorgaanbieders (WMO303) wordt per verstrekt en op webpagina geplaatst tevens vindbaar op nconverter-wmo-en-jeugdwet.html

17 INHOUD 1. Scope en afbakening 2. Proces op hoofdlijnen 3. Berichtenverkeer en overdracht cliëntgegevens 4. Proces in detail 5. Voorbereidingen 6. Vragen

18

19

20 Gemeente levert beschikking (301) aan

21 MOzaak portaal Jeugd-Ned; Inlogscherm wijkteam

22 Beschikking van gemeente naar MOzaak

23 MOzaak portaal Jeugd-Ned; Gemeente ziet beschikkingen

24 Mozaak verwerkt beschikkingen en maakt toewijzingen voor leverancier

25 Leverancier dient factuur in (303) en controleert

26 Factuur indienen

27 Factuur bekijken

28 Factuurregels controleren en corrigeren

29 Factuurregels controleren Leverancier heeft contract Contractbedrag niet overschreden BSN gevonden Client in juiste gemeente Leverancier heeft cliënt in zorg Product conform toewijzing

30 Budget-uitputting

31 INHOUD 1. Scope en afbakening 2. Proces op hoofdlijnen 3. Berichtenverkeer en overdracht cliëntgegevens 4. Proces in detail 5. Voorbereidingen 6. Vragen

32 Voorbereidingen (1) 1. Inrichting MO zaak portaal + testtraject 2. Aanmelden gebruikers: gebruikers opgeven via formulier (te vinden op webpagina) contactpersoon techniek doorgeven via presentieformulier 3. Instructie gebruikers handleiding wordt toegezonden aan toekomstige gebruikers handleiding is beschikbaar in applicatie zelf

33 Voorbereidingen (2) 4. Keuze gebruik portaal toewijzing JW301 of WMO301 van gemeenten: berichten uit eigen software applicatie electronisch uitwisselen, of hanmatig uploaden in schermen MO Zaak portaal 5. Informatie over voortgang implementatie contactpersonen per organisatie opgeven via presentieformulier communiceer over interne voortgang (hulp nodig?) met regionaal implementatieteam gemeente Leeuwarden / Mozaak via projectleider implementatie regionaal beheer 3d

34 INHOUD 1. Scope en afbakening 2. Proces op hoofdlijnen 3. Berichtenverkeer en overdracht cliëntgegevens 4. Proces in detail 5. Voorbereidingen 6. Vragen

35 Vragen en antwoorden Contracten/inkoop: Berichtenverkeer en aansluiting MO Zaak Portaal: Gebruikersvragen tijdens uitvoering proces: Overige veelgestelde vragen op:

36 Specifiek voor Beschermd Wonen a) Opstellen indicatie-advies format volgt uiterlijk 22 december via MO-zaak b) Versturen indicatie-advies door sociaal wijkteam van alle Friese gemeenten c) Beschikkingen en betalingen alle via Leeuwarden (als centrumgemeente) d) Ook voor bestaande cliënten dienen wijzigingen in zorglevering doorgegeven te worden. e) In het kader van eigen bijdrage is het belangrijk dat de gemeente Leeuwarden als centrumgemeente (via MO-zaak) weet dat zorglevering gestopt is.