Handleiding administratie ambulante ondersteuning, dagbesteding en logeeropvang en hulp bij huishouden

Transcriptie

1 Handleiding administratie ambulante ondersteuning, dagbesteding en logeeropvang en hulp bij huishouden Auteur Kaula Hamid Versie 2.1 Status Definitief Datum Datum publicatie Revisie venster: Versie Reden wie 1.8 Algemene voorzieningen eruit gehaald, kortdurend verblijf vervangen door logeeropvang KH en hulp bij huishouden toegevoegd. Informatie geactualiseerd 2.0 Overzicht CAK Productcodes Amsterdam 2017 (Wijkzorg) toegevoegd en afgestemd KH & GW Publicatie versie 2.1 Gemotiveerde beschikkingen eruit gehaald en iwmo berichten aangepast KH 1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Systemen van de gemeente Toegang tot onze systemen en ondersteuning bij het gebruik Maatwerk voorzieningen Toekenning Acceptatie Mutaties Facturatie Wachtlijst beschermd wonen Onderzoek door het Indicatieadviesbureau Amsterdam Inzien/downloaden 301 berichten Eigen bijdrage

3 1 Inleiding De gemeente Amsterdam is verantwoordelijk voor het leveren van ambulante ondersteuning, dagbesteding, logeeropvang en hulp bij huishouden aan inwoners van Amsterdam. De gemeente heeft hiervoor een contract gesloten met uw organisatie. Per 1 juni 2017 is er geen onderscheid meer tussen een algemene voorziening en maatwerk voorziening. Er bestaan alleen nog maatwerkvoorzieningen. Deze worden toegekend door een gecontracteerde zorgaanbieder in RIS. Dit document beschrijft: Welke administratieve processen u via welke systemen moet uitvoeren en welke werkinstructies u hierbij moet gebruiken. Op welke manieren u gegevens uit onze systemen ontvangt en aan onze systemen aanlevert; u kunt deze informatie vertalen naar werkinstructies of systeemaanpassingen voor uw eigen administratieve systemen De procedures voor het verkrijgen van toegang tot onze systemen en ondersteuning bij het gebruik van onze systemen De processen die dit document beschrijft, zijn: Het verwerken van mutaties zoals verhuizing of overlijden Het factureren van de geleverde ondersteuning Het doorgeven van gegevens aan het CAK voor het heffen van de eigen bijdrage bij hulp bij huishouden en logeeropvang. De productcategorieën waar dit document over gaat, zijn: Hulp bij Huishouden (Hbh) Ambulante ondersteuning (AO) Dagbesteding (DB) Logeeropvang (Lo) Dit document refereert naar de volgende documenten die u separaat van ons ontvangt. Deze vindt u ook op: Handleiding RIS: beschrijft wat u als aanbieder in RIS moet registreren Werkinstructie Wmo Ned aanbieders maatwerk: beschrijft wat u precies moet doen om de beschreven processen in Wmo Ned uit te voeren Bewerkersovereenkomst Gebruikersovereenkomst Procedure en contactgegevens voor het vragen van ondersteuning bij het gebruik van onze systemen Fact sheet aanlevering gegevens aan het CAK voor eigen bijdrage Hbh en Lo 3

4 2 Systemen van de gemeente De gecontracteerde aanbieders, MaDi s en de MEE vormen samen het netwerk Wijkzorg. De Wijkzorg gebruikt het gemeentelijke systeem RIS om cliënten te registreren, ondersteuningsplannen op te stellen en maatwerk voorzieningen toe te kennen aan cliënten. De gemeente gebruikt de toekenningen in RIS om uw factuur voor maatwerk voorzieningen te controleren. De gemeente en de gecontracteerde wijkzorgorganisaties gebruiken het systeem WmoNed. Uw organisatie krijgt toegang tot Wmo Ned zodat u nieuwe toekenningen van maatwerkvoorzieningen kunt inzien en downloaden in de vorm van een elektronisch bericht voor uw eigen administratie. Uw factuur kunt u zelf indienen en laten controleren in Wmo Ned. 2.1 Toegang tot onze systemen en ondersteuning bij het gebruik Om toegang te krijgen tot de systemen van de gemeente heeft uw organisatie al een bewerkersovereenkomst ondertekend. Daarnaast moet elke gebruiker een gebruikersovereenkomst tekenen. Deze documenten en de handleidingen krijgt u separaat toegestuurd met een begeleidende instructie voor het invullen. Voor technische vragen over het gebruik van onze systemen kunt u terecht bij onze afdeling Functioneel Beheer Sociaal; mailto:functioneelbeheer.sociaal@amsterdam.nl 3 Maatwerk voorzieningen Binnen de reikwijdte van dit document vallen de volgende maat werkvoorzieningen: Ambulante ondersteuning Dagbesteding Hulp bij Huishouden Logeeropvang (1 3 etmalen per week of een aaneengesloten periode van 6 weken) 3.1 Toekenning Maatwerk voorzieningen worden aan cliënten toegekend door een klanthouder van Wijkzorg of bij cliënten in de maatschappelijke opvang, door de trajecthouder. Elke cliënt heeft één klanthouder bij een wijkzorgorganisatie. De klanthouder loopt met de cliënt een ZRM (zelfredzaamheidmatrix) door en stelt in RIS een ondersteuningsplan op. Als de cliënt het eens is met het ondersteuningsplan kan de zorg geleverd worden. 3.2 Acceptatie Als u begint met het leveren van de voorziening, moet de klanthouder dit direct aangeven in RIS. Dit is belangrijk omdat pas vanaf de startdatum gefactureerd mag worden. De klanthouder vult ook de evaluatiedatum en einddatum in. De contactgegevens van de betreffende klanthouder vindt u in RIS. Wekelijks leest de Backoffice in WmoNed een bestand in dat afkomstig is uit RIS. 4

5 3.3 Mutaties Als blijkt dat de cliënt een ander soort ondersteuning nodig heeft, dan bespreekt de klanthouder het met de cliënt en stelt het ondersteuningsplan bij. Na ondertekening door de cliënt kan de gewijzigde zorg geleverd worden. Net als hierboven onder Acceptatie moet u aan de klanthouder doorgeven dat de nieuwe levering is gestart en/of dat de oude levering is gestopt. Vanwege een correcte facturatie moet de klanthouder dit direct registreren in RIS. Bij stopzetten, verhuizen buiten Amsterdam of overlijden gaan we er van uit dat uw organisatie dit rechtstreeks verneemt van de cliënt, mantelzorger of nabestaanden. De klanthouder registreert dit in RIS. Ook stuurt de gemeente in Wmo Ned hierover een bericht naar één van uw medewerkers. 3.4 Facturatie Voor het proces van facturatie verwijzen we u naar de werkinstructie Factuurcontrole Aanbieders Ao Db Lo Hbh. 3.5 Wachtlijst beschermd wonen Cliënten op een wachtlijst voor beschermd wonen, kunnen ambulante ondersteuning en/of dagbesteding vanuit de Wmo krijgen. Cliënten met een indicatie (AWBZ) van voor hebben een overgangsrecht van maximaal vijf jaar. Dit recht duurt tot de vervaldatum van de indicatie en maximaal tot Onderzoek door het Indicatieadviesbureau Amsterdam Het Indicatieadviesbureau wordt ingezet als de cliënt en klanthouder het niet eens zijn over de in te zetten zorg. De klanthouder stuurt de aanvraag via RIS naar het Indicatieadviesbureau. Zij handelen de aanvraag af en kennen de voorziening toe of wijzen dit af. Als het Indicatieadviesbureau zich niet kan verenigen met het door de klanthouder gestelde advies, dan geeft het indicatieorgaan een negatief advies af voor het aangevraagde door klanthouder en schiet een positief advies in voor hetgeen zij indiceren. 3.7 Inzien/downloaden 301 berichten Wmo Ned geeft u de keuze om een aantal cliëntgegevens handmatig over te nemen uit het scherm van Wmo Ned, of om deze te downloaden in de vorm van een elektronisch bericht volgens de nieuwe landelijke standaard Wmo U downloadt het bericht in de vorm van een bestand dat u kunt inlezen in uw eigen administratie. De gemeente Amsterdam is zover dat wij werken met de iwmo berichtenverkeer via Vecozo/Gegevensknooppunt. Via de Wijkzorgbackoffice (wijkzorgbackoffice@amsterdam.nl) kunt u uw organisatie aanmelden om te starten met de 301 berichten. Vermeld in de mail de naam van de contactpersoon voor deze berichten en het adres en telefoonnummer. Wilt u ook uw facturatie met 303 berichten aanleveren, vermeld dit dan ook in de mail. Voor een volledige beschrijving van het inzien en downloaden van toekenningen verwijzen we u naar de werkinstructie Wmo Ned aanbieders maatwerk. 1 met iwmo 1.0/Specificaties.html 5

6 3.8 Eigen bijdrage Voor cliënten met een maatwerkvoorziening hulp bij huishouden en/of logeeropvang geeft u gegevens over de eigen bijdrage door aan het CAK. Zie voor meer informatie de Factsheet Aanlevering gegevens aan het CAK voor eigen bijdrage Hbh en Lo. U mag voor het aanleveren van de gegevens aan het CAK de codes uit onderstaande tabel gebruiken. Overzicht CAK Productcodes Amsterdam 2017 (Wijkzorg) CAK Productcode Prestatie omschrijving Toelichting 7 HH1 (Hulp bij het huishouden 1) Hbh HH2 (Hulp bij het huishouden 2) OGGZ 101 HH4 (Hulp bij het huishouden 4) Hbh HH5 (Hulp bij het huishouden 5) Pilot Ondersteuning bij het huishouden (Obh) 447 Verblijfsoortcomponent verblijf 1 Logeeropvang N.B. In Amsterdam geldt géén eigen bijdrage voor ambulante ondersteuning (in andere gemeenten ook wel begeleiding genoemd) en dagbesteding. U hoeft voor deze voorzieningen dus geen cliënt en zorggegevens aan te leveren aan het CAK. 6