Handleiding facturering 8 gemeenten Achterhoek

Transcriptie

1 Handleiding facturering 8 gemeenten Achterhoek Op dit moment ontvangen wij facturen van aanbieders voor geleverde Wmo maatwerkvoorzieningen. Omdat de facturen nog niet voldoen aan de gestelde criteria of omdat de gegevensuitwisseling nog niet volledig is kunnen we een groot deel van deze facturen helaas nog niet betaalbaar stellen. Om de facturering binnen de Wmo goed te laten verlopen geven wij u, als zorgaanbieder, in deze handleiding meer informatie over de manier waarop de facturering bij de 8 gemeenten Achterhoek (Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk) dient te verlopen. In deze handleiding wordt informatie gegeven over de volgende onderdelen: Inhoud Handleiding facturering 8 gemeenten Achterhoek Facturering via Vecozo & Gegevensknooppunt... 2 Eisen aan de verzamelfactuur... 2 Tijdelijke oplossing - Berichtenconverter Productcodes Aandachtspunten bij facturering... 4 Tarieven... 4 Hoofdaannemer - Onderaannemer Het CAK Contactpersonen... 6 Gemeente Aalten... 6 Gemeente Berkelland... 6 Gemeente Bronckhorst... 6 Gemeente Doetinchem... 6 Gemeente Montferland... 7 Gemeente Oost Gelre... 7 Gemeente Oude IJsselstreek... 7 Gemeente Winterswijk... 7

2 1. Facturering via Vecozo & Gegevensknooppunt Zorgaanbieders die aangemeld zijn bij Vecozo kunnen via het Vecozo-knooppunt declaraties indienen. Deze declaraties komen vervolgens in het gegevensknooppunt van gemeenten en kunnen daarna door de gemeente verwerkt worden. Naast de declaratie die bij het Gegevensknooppunt binnenkomt dient er een verzamelfactuur ingediend te worden via het adres van de betreffende gemeente (zie hoofdstuk 5). Bij het indienen van de verzamelfactuur via de mail dient aangegeven te worden dat de bijlage via het GGK is aangeleverd. Kunt u de declaratie nog niet via Vecozo aanleveren kijk dan bij paragraaf berichten converter voor een alternatieve oplossing. Eisen aan de verzamelfactuur - Factuurnummer en factuurdatum - Algemene crediteurengegevens (KVK, Iban, adres, naam bedrijf) - Specifieke crediteurengegevens (AGB-code, Let op: het gaat hierbij niet om de WZAcode. De AGB-code is aan te vragen via - Mogelijk BTW percentage - Geleverde zorg(producten) met verwijzing naar de declaraties. Het gaat hierbij om de totale geleverde zorg(producten) voor alle cliënten samen. (Let op: kies de juiste productcodes. Zie of - Tarieven geleverde zorg(producten) - Periode waarover gedeclareerd wordt, voor de Wmo dient per vier weken gedeclareerd te worden. Let op: periode 1 begint op 29 december 2014, de zorg tot 1 januari 2015 kunt u niet bij de gemeenten declareren. Declaraties van periode beginnen op 1 januari Een overzicht van de data van de periodes 2015 vind u op downloads/cak-periodekalender-2015.pdf - Bedrag (het totaalbedrag van de declaraties) Denk aan: in verband met de privacy is er een verzamelfactuur. Deze is voor de bescherming van de individuele klanten zonder persoonsinformatie. Meer informatie over het Vecozo portaal vindt u via: Wanneer u nog niet in staat bent om als zorgaanbieder op Vecozo aan te sluiten kunt u gebruik maken van de tijdelijke oplossing voor facturering. Let op: Bij declareren via het GGK wordt om een beschikkingsnummer per cliënt gevraagd. Het beschikkingsnummer is een identificerend nummer van een beschikking zoals vastgesteld door de gemeente. Het veld bevat negen cijfers. Als de zorg is toegewezen vóór kan het zijn dat er nog geen beschikkingsnummer bekend is. Wanneer dit het geval is kan er als beschikkingsnummer bij cliënten van de 8 gemeenten Achterhoek 9999 ingevuld worden.

3 Tijdelijke oplossing - Berichtenconverter Zorginstellingen waarvan de software nog niet volledig geschikt is voor het gebruik van de iwmo-standaarden kunnen ervoor kiezen om gebruik te maken van de Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet. Het is een hulpmiddel dat input -uit Excel of handmatig ingebracht- naar een bericht converteert. Daarnaast kunnen zorgaanbieders met de Berichtenconverter ontvangen berichten inzien in een voor hen leesbaar formaat. Tevens is de handleiding opgenomen in de bijlagen. Meer informatie over de Berichtenconverter kunt u vinden op Jeugdwet.html Tot slot: Maak een afspraak met de aanbieder over het moment waarop de aanbieder gaat overstappen naar Vecozo/het GGK. Vraag de aanbieder dit op het moment van de overgang nog te bevestigen naar de gemeenten. 2. Productcodes Zoals aangegeven is moeten de juiste productcodes in de declaraties vermeld worden. Om dit te kunnen verwezenlijken hebben we de productcodes van de 8 gemeenten Achterhoek nog een keer op een rij gezet. Tevens staat in de bijlage de productcodelijst van de 8 gemeenten Achterhoek. Let op: de productcodes van de gemeente Doetinchem wijken af. Producten Individuele Ondersteuning Basis CAK WMO Overgangscodes 2014 iwmo codes CAK Wmo codes voor nieuwe cliënten Individuele Ondersteuning Middel Individuele Ondersteuning Zwaar Groepsgewijze Ondersteuning Basis Groepsgewijze Ondersteuning Middel Groepsgewijze Ondersteuning Zwaar Kortdurend Verblijf

4 Producten CAK WMO Overgangscodes 2014 iwmo codes CAK Wmo codes voor nieuwe cliënten Vervoer Vervoer met rolstoel Om te declareren bij de 8 gemeenten Achterhoek dienen de producten uit de eerste kolom aangegeven te worden, daarnaast moeten de productcodes uit de kolom iwmo code vermeld worden. CAK Om als zorgaanbieder gegevens aan te leveren bij het CAK dienen de codes uit de tweede worden gebruikt voor cliënten waarop het overgangsrecht van toepassing is. Voor cliënten 3. Aandachtspunten bij facturering Eenheden Op de declaraties dienen de juiste eenheden ingevoerd te worden. In onderstaand schema is weergegeven in welke eenheid gedeclareerd dient te worden. Individuele ondersteuning basis per uur Individuele ondersteuning middel per uur Individuele ondersteuning zwaar per uur Groepsgewijze ondersteuning basis per dagdeel Groepsgewijze ondersteuning middel per dagdeel Groepsgewijze ondersteuning zwaar per dagdeel Kortdurend verblijf per etmaal Vervoer per cliënt per dag Vervoer met rolstoel per cliënt per dag NB: Groepsgewijze ondersteuning per dagdeel van max. 4 uur Tarieven Gelet dient te worden op het invullen van het juiste tarief op de factuur. De tarieven zijn vastgelegd in de raamovereenkomsten en dienen volgens overeenkomst op de factuur vermeld te worden. In de raamovereenkomst staat vastgelegd voor welk tarief uw organisatie de zorg(producten) verleent. Zorg volgens opdrachtverstrekking Bij de facturering dient gelet te worden op het declareren van de juiste zorg. In de eerder gestuurde opdrachtbevestiging is per cliënt aangegeven welke zorg de cliënt dient te krijgen. Wanneer bijvoorbeeld het product individuele ondersteuning zwaar gedeclareerd wordt bij een cliënt die het product individuele ondersteuning basis dient te krijgen, kan de factuur niet verwerkt worden door de gemeente.

5 Hoofdaannemer - Onderaannemer De hoofdaannemer moet de opdracht factureren, onderaannemers kunnen geen factuur of declaratie naar de gemeente versturen. Zij moeten hiervoor contact opnemen met de hoofdaannemer. 4. Het CAK Het CAK int de eigen bijdragen van cliënten. Om de eigen bijdrage van cliënten die zorg in natura krijgen te kunnen berekenen en te innen is de levering van gegevens door u, als zorgaanbieder, van groot belang. Zorgaanbieders dienen zorggegevens aan te leveren bij het CAK en op basis daarvan stuurt het CAK een factuur naar de cliënt. De zorg kan bij het CAK aangeleverd worden in uren of dagdelen. Er zijn momenteel twee opties om gegevens aan te leveren, namelijk: 1. Via de Zorgaanbieder standaard (ZA Standaard). 2. Via de applicatie CORFU van het CAK. Aanlevering van gegevens vindt uitsluitend plaats via het Extranet van het CAK (inloggen kan op Meer informatie over het aanleveren van gegevens aan het CAK is te vinden op

6 5. Contactpersonen Mocht u naar aanleiding van deze handleiding nog vragen hebben over facturatie, dan kunt u een sturen naar helpdesk3dachterhoek@gemeenteberkelland.nl. Een aantal gekwalificeerde medewerkers beantwoorden uw vragen binnen twee werkdagen. Voor klantgebonden vragen dient u zich te wenden tot de 8 gemeenten Achterhoek zelf. Gemeente Aalten - crediteuren@aalten.nl - h.pennings@aalten.nl Gemeente Aalten Postbus AC Aalten Bezoekadres: Hofstraat DM Aalten telefoonnummer facturatie administratie: Gemeente Berkelland - facturenvmk@gemeenteberkelland.nl - g.tebrummelstroete@gemeenteberkelland.nl & b.zuidersma@gemeenteberkelland.nl Gemeente Berkelland Postbus HA Borculo telefoonnummer facturatie administratie: G. te Brummelstroete & B. Zuidersma & M. Verhoeven Gemeente Bronckhorst - factuur@bronckhorst.nl - d.terbeest@bronckhorst.nl & a.breman@bronckhorst.nl Gemeente Bronckhorst Postbus ZJ Hengelo Gld. telefoonnummer facturatie administratie: Gemeente Doetinchem - finadm-wmo@doetinchem.nl - b.vandepavert@doetinchem.nl & j.seinhorst@doetinchem.nl Gemeente Doetinchem Postbus HA DOETINCHEM telefoonnummer facturatie administratie:

7 Gemeente Montferland - facturen@montferland.info - f.deweerd@montferland.info Gemeente Montferland Bergvredestraat GK Didam telefoonnummer facturatie administratie: Gemeente Oost Gelre - facturatie.wmo@oostgelre.nl - r.posthuma@oostgelre.nl & k.tewoerd@oostgelre.nl Gemeente Oost Gelre Varsseveldseweg BJ Lichtenvoorde postadres: Postbus 17, 7130 AA Lichtenvoorde telefoonnummer facturatie administratie: Gemeente Oude IJsselstreek - zorgloket@oude-ijsselstreek.nl - s.kara@oude-ijsselstreek.nl & s.besselink@oude-ijsselstreek.nl Gemeente Oude IJsselstreek Postbus AA Gendringen telefoonnummer facturatie administratie: Songül Kara & Sandra Besselink Gemeente Winterswijk - crediteuren@winterswijk.nl - splettenburg@winterswijk.nl & dhoogdorp@winterswijk.nl Gemeente Winterswijk Postbus AC Winterswijk Bezoekadres: Stationsstraat GH Winterswijk telefoonnummer facturatie administratie: