Maatwerkvoorziening Huishoudelijke Ondersteuning

Transcriptie

1 Wet maatschappelijke ondersteuning Maatwerkvoorziening Huishoudelijke Ondersteuning Protocol facturatie en berichtenverkeer Gemeente Sittard - Geleen versie 21 maart

2 Protocol facturatie- en berichtenverkeer Maatwerkvoorziening Huishoudelijke Ondersteuning, maart Het protocol is een nadere uitwerking van het afgesloten contract maatwerkvoorziening Huishoudelijke Ondersteuning tussen de dienstverleners en de gemeente Sittard Geleen. Het protocol wordt gepubliceerd op Protocolwijzigingen worden eveneens via deze website gepubliceerd Dit protocol treedt in werking op 1 april. i-wmo Standaard 2.0 Zoals ook beschreven in het contract is het uitgangspunt dat zowel de gemeente Sittard-Geleen als de dienstverleners ervoor zorgdragen dat de berichten op basis van de Wmo-arrangementen verlopen middels i-wmo-standaard 2.0. De eenheid die voor Sittard-Geleen geldt voor het declaratieverkeer via de i-wmo-standaard is een etmaal voor de arrangementen en de toeslagen worden geïndiceerd in minuten per week. Hierdoor kan ook naar rato worden toegerekend, indien een cliënt later dan de ingangsdatum van de CAK-periode instroomt of eerder dan de einddatum van de CAK-periode uitstroomt. CAK periodes De facturering dient plaats te vinden aan de hand van de CAK-periodes, ofwel een arrangement-periode is gelijk aan een CAK-periode. Overzicht CAK periodes : ( downloads/cak-periodekalender-.pdf) Informatie aanleveren aan CAK inzake eigen bijdrage De dienstverlener levert t/m CAK-periode 3 de declaratiegegevens aan bij het CAK. Vanaf CAK-periode 4 levert de gemeente de declaratiegegevens aan bij het CAK. Binnen 4 weken declareren Conform contract dient de facturatie plaats te vinden uiterlijk binnen 4 weken na afloop van de ondersteuningsperiode. Zie bijlagen 1 voor de desbetreffende artikelen uit het contract. Start- en einddatum facturatie De facturatie start en eindigt op de dag van aanvang respectievelijk beëindiging van de Maatwerkvoorziening Huishoudelijke Ondersteuning (de data zoals vermeld in de beschikking) en wordt naar rato (per kalenderdag) verrekend. Facturatie t/m 31 maart Facturen van verleende dienstverlening over periode t/m 31 maart dienen uiterlijk 23 mei ingediend te worden bij de Gemeente Sittard-Geleen. Facturatie periode 4 CAK De ingangsdatum van de nieuwe arrangementen is 1 april, omdat deze datum midden in de CAKperiode 4 valt, dient de facturatie eenmalig gesplitst te worden. Voorbeeld dienstverlener heeft de gehele periode 4 zorg geleverd aan cliënt. Dan dient periode 4 middels twee facturen gedeclareerd te worden: Factuur 1 betreft periode ma 28 maart t/m do 31 maart, middels de regulier werkwijze. Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 2

3 Factuur 2 betreft periode vr 1 april t/m zo 24 april. Omvat 24 v.d. 28 dagen van de 4 e CAK-periode, dus 24/28 van het periode arrangementstarief mag gedeclareerd worden voor deze cliënt. Proces declaratie indienen Stap 1 : [301-bericht] De Gemeente Sittard-Geleen plaatst een 301-bericht (met unieke gegevens, waaronder een productcode en indicatiebesluitnummer) op het gegevensknooppunt. Waarna de dienstverlener middels de portal van Vecozo het bericht ophaalt. Stap 2 : [302-bericht] De dienstverlener leest een 301-bericht in, in de eigen administratie en verstuurt (via i-wmo) een 302- bericht ter bevestiging van het ontvangen 301-bericht. Stap 3 : [303-bericht] Middels 303-bericht stuurt dienstverlener via i-wmo de declaratie naar de Gemeente Sittard-Geleen. Nb. kies hierbij optie 2 Facturatie Stap 4 : [304-bericht] Na ontvangst van het 303-bericht stuurt de gemeente Sittard-Geleen een bevestiging (het 304-bericht).. Hierin staat vermeld welke declaraties geaccepteerd zijn en uitbetaald worden en welke declaraties afgekeurd zijn. Let op: i.v.m. de verwerking van de declaraties is het noodzakelijk bovenstaande volgorde ( ) aan te houden aangaande het berichtenverkeer, anders kan geen betaling geschieden. Zie bijlage 2 voor een naderende toelichting m.b.t. de verschillende soorten berichten. Bevestiging naar cliënt; berichtenverkeer Gelijktijdig met het 301-bericht wordt de beschikking aan de cliënt per post verstuurd. De beschikking bevat onder meer de volgende informatie: Arrangementnummer(s), ingangs- en einddatum Gekozen dienstverlener Te realiseren doelen en resultaten De arrangementen 1 t/m 3 kunnen gecombineerd zijn met toeslag kind, maaltijd en/of hardheidsclausule. Omschrijving arrangementen Huishoudelijke ondersteuning en bijbehorende tarieven Zoals nader toegelicht in het contract (artikel 2, lid 4) zijn er een 3 tal arrangementen Huishoudelijke Ondersteuning en 3 verschillende toeslag-arrangementen. Zie onderstaand het tarief vanaf 1 april : Omschrijving Tarief per ondersteuningsperiode (CAKperiode) Arrangement 1 HO 215,- NVT Arrangement 2 HO 275,- NVT Arrangement 3 HO 350,- NVT Toeslag kind (Kind-verzorging t/m 7 jaar HO) Uurtarief NVT 23,92 Toeslag Maaltijd NVT 23,92 Toeslag Hardheidsclausule NVT 23,92 Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 3

4 Bovenstaande informatie is voor de facturatie vertaald in Etmaal- en minuuttarieven. Gaarne onderstaande tarieven gebruiken bij de facturatie. Product-code (i-wmo) Product code (CSVbestand) NOODPROCEDURE Omschrijving Etmaaltarief Minuuttarief H001 Arrangement 1 HO 7,68 NVT H002 Arrangement 2 HO 9,82 NVT H003 Arrangement 3 HO 12,50 NVT H004 Toeslag kind NVT 0,40 (Kind-verzorging t/m 7 jaar HO) H005 Toeslag Maaltijd NVT 0, H006 Toeslag hardheidsclausule NVT 0,40 Let op: de productcode voor de facturatie middels i-wmo is afwijkend van de productcode bij de facturatie middels een CSV-bestand (noodprocedure). Factuur in PDF formaat Aanvullend op de facturatie via i-wmo zouden we graag ook een factuur in Pdf-formaat ontvangen. Tijdens de noodprocedure is het noodzakelijk dat een factuur in PDF aangeleverd wordt i.v.m. de betaling. Indien gebruikt wordt gemaakt van het i-wmo-berichtenverkeer is de (PDF-)factuur ter controle. NB. Naar alle waarschijnlijkheid is het versturen van een factuur indien gebruikt wordt gemaakt van het i- WMO berichtenverkeer tijdelijk van aard. Hieromtrent wordt u t.z.t. nog nader over geïnformeerd. Graag ontvangen we per CAK-periode een PDF met de volgende informatie: - Factuurdatum - Factuurnummer - Factuurperiode - Omschrijving - Totaalbedrag factuur ex. Btw - Btw bedrag met Btw maatstaf - Totaalbedrag (incl. Btw) - Gegevens dienstverlener (naam, adresgegevens en Btw nummer) - Bij Btw vrijstelling de verwijzing naar de specifieke regeling Gaarne gelijktijdig met het indienen van de declaraties via i-wmo een mail met het pdf bestand sturen naar facturenwmo@sittard-geleen.nl Noodprocedure (overig) berichtenverkeer De stand van zaken betreffende de berichten 301 t/m 303 is hiervoor toegelicht. Indien het berichtenverkeer via de i-wmo standaard onvoldoende na onderlinge afstemming tussen de dienstverleners en gemeente- functioneert, wordt op de hierna beschreven wijze het berichtenverkeer tussen de dienstverleners en gemeente over de arrangementen voor individuele cliënten geregeld. Dit geldt ook zolang de berichten 305 t/m 307 (aanvang, mutatie en einde dienstverlening) niet goed verlopen. De ingangsdatum van deze noodprocedure wordt in onderlinge afstemming tussen de dienstverleners en de gemeente vastgesteld. Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 4

5 Procedure: Aanmelding cliënt Gelijktijdig met het versturen van de beschikking aan de cliënt wordt aan de dienstverlener een melding verstuurd (301-bericht). Declaratie Zolang de 303-berichten niet verstuurd kunnen worden, stuurt de dienstverlener een declaratie (CSVbestand) via DocZend. NB. aangaande de werkwijze m.b.t. het versturen van documenten middels DocZend wordt u nog nader geïnformeerd. Het digitaal aanleveren van bulkfacturen vereist dat deze gegevens op een gestructureerde wijze worden aangeleverd. Dit bestand is een tekstfile (csv comma separated value-; kolommen worden gescheiden door een teken), en bestaat uit drie verschillende recordsoorten. Eén voorlooprecord, één of meer detailrecords en weer één sluitrecord. 1. Bestandsnaam De bestandsnaam begint altijd met Fact gevolgd door: - WZA code van de leverancier - Gemeentecode (in dit geval 1883) - Factuurnummer van 15 karakters Voorbeeld: Fact Voorlooprecord Het voorlooprecord bestaat uit de volgende gegevens - Kolom A: V (voorlooprecord) - Kolom B: WZA code van de leverancier - Kolom C: De gemeentecode - Kolom D: F (factuur) of R (retourbestand) - Kolom E: Periode waarin de betaling plaatsvindt (JJJJMM of JJJJPP) - Kolom F: Het factuurnummer dat uit 15 posities bestaat 3. Detailrecord Kolom A: Kolom B: Kolom C: Kolom D: Kolom E: Kolom F: Kolom G: Kolom H: Kolom I: Kolom J: Kolom K: Kolom L: Kolom M: Kolom N: Kolom O: Kolom P: D (detailrecord) Volgorde van de klanten binnen deze nota WZA code van de leverancier Factuurnummer P (prolongatie) S (startfactuur) E (beëindiging) BSN van de klant Geboortedatum van de klant Begindatum van de periode waarin zorg is geleverd Einddatum van de periode waarin zorg is geleverd De hoofdgroep met de volgende afkortingen: HH Persoonlijke De prestatiecode Verzorging (H001,H002,H003 en VB) en H004,H005,H006) De zorgomvang; aantal dagen of aantal minuten Het bedrag voor de geleverde voorziening exclusief BTW (in centen) Het BTW bedrag Het bedrag inclusief BTW (in centen) D = debetfactuur Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 5

6 Kolom Q/R: Kolom S: Kolom T: Op deze plek kan de leverancier nog een kenmerk en toelichting kwijt Gecodeerde weergave van de verwerking (alleen in retourbestand) Het bedrag dat verwerkt is en daadwerkelijk betaald zal worden (alleen in retourbestand) Let op: de prestatiecodes in kolom K zijn afwijkend van de prestatiecodes voor declaraties via i-wmo) 4. Sluitrecord Het sluitrecord bestaat uit de volgende gegevens: Kolom A: Kolom B: Kolom C: WZA code van de leverancier Gemeentecode Kolom D: F = factuur R = retourbestand Kolom E: Kolom F: Periode JJJJMM of JJJJPP Factuurnummer van dienstverlener Vaste waarde: S Kolom G: Aantal detailrecords in bestand Kolom H: Totaal bedrag factuur inclusief BTW Kolom I: D = debetfactuur Kolom J: Totaal bedrag verwerkte detailrecords (alleen in retourbestand) Het sluitrecord is vooral van belang om vast te stellen of het aantal detailrecords correct is. In bijlage 4 is een voorbeeld opgenomen. Controle Het ondersteuningsplan is een zaak tussen cliënt en dienstverlener. In het kader van het contractmanagement door de gemeenten, kan steekproefsgewijs of indien er aanleiding toe is het ondersteuningsplan worden opgevraagd. Voor meer informatie Voor meer informatie en vragen aangaande i-wmo 2.0 kijk op de website: Voor inhoudelijke vragen aangaande de declaratie, neem contact op met de zorgadministratie van de gemeente Sittard-Geleen ( ) Bijlagen (4) 1 Artikel 13 en 14 van overeenkomst Maatwerkvoorziening Huishoudelijke Ondersteuning 2 Overzicht codes en betekenis i-wmo Voorbeeld berekening declaratie 4 Voorbeeld CSV-bestand Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 6

7 Bijlage 1 : Artikel 13 en artikel 14 van overeenkomst Maatwerkvoorziening Huishoudelijke Ondersteuning (versie 12 januari ) Artikel 13 Facturatie en betaling 1. Facturatie vindt per Ondersteuningsperiode plaats. Facturatie vindt plaats uiterlijk binnen (4) weken na afloop van de betreffende Ondersteuningsperiode. Dienstverlener levert hiertoe een digitale totaalfactuur en verzamelbestand aan conform het door de Gemeente te bepalen format. 2. De Ondersteuningsperiodes lopen gelijk op met de door het CAK gehanteerde periodes. Indien het CAK overstapt van Ondersteuningsperiodes naar andere periodes, bijvoorbeeld maanden, dan stappen Gemeente en Dienstverlener ook over op deze nieuwe periodes. 3. De facturatie start en eindigt op de dag van aanvang (datum zoals vermeld in beschikking) respectievelijk beëindiging van de Maatwerkvoorziening Huishoudelijke Ondersteuning en wordt naar rato (per kalenderdag) verrekend. 4. De digitale totaalfactuur en verzamelbestand worden gestuurd naar Gemeente. De digitale facturen van Dienstverlener worden vergeleken met de gegevens van Gemeente. Alleen regels die overeenkomen worden betaald. Van afwijkende regels ontvangt Dienstverlener binnen acht (8) weken een specificatie. Correcties op facturen dienen binnen acht (8) weken na ontvangst van de specificatie van de gemeente door dienstverlener te worden doorgevoerd en op een aparte factuur worden vermeld. 5. Gemeente betaalt de juiste facturen van Dienstverlener na een controle op juistheid en volledigheid binnen dertig kalenderdagen. 6. Facturen/databestanden die later dan acht (8) weken na afloop van de betreffende ondersteuningsperiode zijn ingediend worden niet meer in behandeling genomen. Voor wordt hier coulant mee omgegaan. 7. Gelet op de boekjaarafsluiting dienen de (concept)facturen over het afgelopen jaar uiterlijk op donderdag in de 3e week van januari door de gemeente te zijn ontvangen. 8. Gemeente is voornemens de i-wmo-standaard te gebruiken om de geleverde dienstverlening te declareren en verantwoorden. Dienstverlener is verplicht om vanaf het moment van invoering ook met de i-wmo-standaard te gaan werken. Artikel 14 Systeemeisen en standaardisatie 1. Dienstverlener beschikt over een computersysteem en software waarmee Dienstverlener tenminste in staat is om digitale databestanden te generen en aan te leveren aan Gemeente. Dienstverlener en Gemeente sturen onderling digitaal berichten met betrekking tot: a. Toewijzing/opdrachtverstrekking b. aanvang van ondersteuning c. beëindiging/mutatie van ondersteuning d. declaratie 2. Gemeente is voornemens de i-wmo-standaard te gebruiken voor de communicatie tussen Dienstverlener en Gemeente. Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 7

8 Bijlage 2 : Overzicht codes en betekenis i-wmo 2.0 Bron: BASISONTWERP VERSIE 20 Key2Wmo/Key2jeugdwet Aanpassingen 305 en 305 berichten van Centric Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 8

9 Bijlage 3 : Voorbeeld berekening declaratie Voorbeeld - Betreft CAK periode 4 (nieuwe methode start 1 april, zijn 24 dagen van 28 dagen) - Client heeft een arrangement 3 en daarnaast zowel toeslag kind (60 minuten p/week) als toeslag maaltijd (45 minuten p/week) Specificatie declaratie Arran-gement Aantal minuten/ dagen startdatum einddatum Bedrag Arrangement ,00 Toeslag kind ,29 Toeslag maaltijd ,71 444,00 Toelichting berekening bedrag: Arrangement 3 [01103] - van t/m betreft 24 dagen: - etmaaltarief arrangement 3 ( 12,50) - dus 24 * 12,50 = 300,00 Toeslag kind (60 minuten p/week) - [01104] - van t/m ; betreft 24 dagen - 60 min * 4 weken= 240 minuten voor een volledige CAK periode (4 weken; 28 dagen) - 24 dagen: 24/28 van 240 minuten = 205,7143 minuten voor gebroken CAK periode - 205,7143 minuten * minuuttarief 0,40 = 82,29 Toeslag maaltijd (45 minuten p/week) [01105] - van t/m betreft 24 dagen - 45 min * 4 weken = 180 minuten voor een volledige CAK periode (4 weken; 28 dagen) - 24 dagen: 24/28 van 180 minuten = 154,2857 minuten voor gebroken CAK periode - 154,2857 minuten * minuuttarief 0,40 = 61,71 Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 9

10 Bijlage 4 : Voorbeeld CSV Bestand A B C D E F G H I J K L M N O P V F D bbbbbbbbbb22870 P HH H D D bbbbbbbbbb22870 P HH H D D bbbbbbbbbb22870 S HH H D S F D Voor de uitleg van de kolommen zie facturatieprotocol Gemeente Sittard Geleen, maart Pagina 10