NIEUWSBRIEF Wmo begeleiding UTRECHT - JANUARI 2017-

Transcriptie

1 ZUID OOST NIEUWSBRIEF Wmo begeleiding UTRECHT - JANUARI Beste zorgaanbieders, Dit is de tiende nieuwsbrief van de bestuurlijke aanbesteding Wmo begeleiding en Zorg om Tafel in Zuid Oost Utrecht. Met deze nieuwsbrief informeren wij u actief. Deze editie is grotendeels gericht op het gegevensverkeer. In deze nieuwsbrief Mededeling: Digitaal berichtenverkeer tussen zorgaanbieders en regio Zuid Oost Utrecht Toelichting Type berichten in het berichtenverkeer Mededeling Werkafspraken aanlevering aan CAK Mededeling controleprotocol 2016 Digitaal berichtenverkeer tussen zorgaanbieders en regio Zuid Oost Utrecht Vanaf 1 april 2017 zijn alle gemeenten binnen de regio Zuid Oost Utrecht technisch in staat alle beschikbare berichten te verwerken en te versturen. Met het oog op een beveiligde gegevensuitwisseling en een vermindering van administratieve lasten, verwachten wij van de gecontracteerde zorgaanbieders dat zij de communicatie over cliënten via het berichtenverkeer laten lopen. 1. De vijf gemeenten in Zuid Oost Utrecht gaan gebruik maken van alle berichten in de toelichting op pagina Voor de financiële berichten wordt er tot 1 januari 2018 uitgegaan van het gebruik van het 303D-bericht. 3. Bij fouten in de declaratie (303D) wordt er telefonisch contact gezocht tussen de contactpersonen van gemeenten en zorgaanbieders. Is een declaratie voor meer dan 50% akkoord dan betaalt de gemeente de goedgekeurde regels binnen de afhandeltermijn van maximaal 30 dagen. Bevestiging per mail is natuurlijk altijd mogelijk. 4. In de maatwerkovereenkomst begeleiding (MOB) is bepaald dat er altijd wordt uitgegaan van een declaratieperiode van een maand. Wij accepteren geen vierwekelijkse declaraties. MEDEDELING BIJLAGE Tarieven en codes 2017 Wmo begeleiding Tenslotte De gemeenten in ZOU hebben gezamenlijk besloten een datum te bepalen, vanaf wanneer wij volledig digitaal het gegevensverkeer gebruiken. Wij verwachten dan ook dat u als zorgaanbieder hiertoe in staat bent. De volgende deadline is daarom door de vijf gemeenten afgesproken. Vanaf 1 april 2017 zullen gemeenten declaraties op papier niet langer in behandeling nemen. Pagina 1 van 5

2 TOELICHTING Type berichten in het berichtenverkeer Wij geven u hieronder een toelichting op het berichtenverkeer Wmo begeleiding per twee bij elkaar horende berichten. Wij wijzen u op de mogelijkheid om voor het gegevensverkeer met de gemeenten gebruik te maken van de VNG-berichtenapp. Belangrijk is dat als u een retourbericht/ontvangstbevestiging krijgt, u deze ook opent. Hierin staat vaak meer retourinformatie vanuit de gemeenten voor u. 301 en 302 bericht Wmo 301-bericht: Het 301-bericht is het toewijzingsbericht. De gemeente geeft dit bericht af. Het 301-bericht is de voorloper voor een 305-bericht (start-zorg). Het is belangrijk dat gemeenten altijd een 301-bericht versturen naar de zorgaanbieder. Op deze manier worden alle cliënten in zorg gekoppeld en hebben een toewijzingsnummer. Dit toewijzingsnummer hebben aanbieders nodig om een declaratie te kunnen indienen (303-bericht). 302-bericht: Dit bericht vormt de ontvangstbevestiging op het 301-bericht. De zorgaanbieder verstuurt het 302- bericht wanneer hij een 301-bericht heeft ontvangen. 303 en 304 bericht Wmo 303(D)-bericht: Dit is het declaratiebericht van de zorgaanbieder. De zorgaanbieder verstuurt dit bericht. 304-bericht: Een 304-bericht is het retourbericht op een declaratiebericht (303). Dit bericht verstuurt de gemeente en bevestigt naar de zorgaanbieder dat de gemeente het 303-bericht heeft ontvangen. Voor u als aanbieder is het belangrijk om deze ontvangstbevestiging te openen, aangezien hierin ook informatie staat over goedgekeurde of afgekeurde declaratieregels. Dit gaat gepaard met een retourcode en korte toelichting. Meer informatie over deze retourcodes kunt u terugvinden op: en 306 bericht Wmo 305-bericht: Dit is het start-zorg-bericht dat de zorgaanbieder verstuurt. De aanbieder laat hiermee weten een cliënt in zorg te hebben genomen. Let wel, het is enkel het start-zorg-bericht Het 305-bericht is niet bedoeld als verzoek om toewijzing. 306-bericht: Dit is het retourbericht op een 305-bericht. Het is de ontvangstbevestiging van de betreffende 305. De gemeente verstuurt het 306-bericht. Belangrijk is dat de gemeente dit tijdig doet. 307 en 308 bericht Wmo 307-bericht: Dit bericht staat voor einde zorg/mutatiezorg en geeft het einde of een mutatie door in een eerder gestart zorgtraject. De zorgaanbieder verstuurt het 307-bericht. De mutatiezorg is van belang als de ingezette zorg niet passend is gebleken of als een cliënt een andere behandeling binnen een traject krijgt. Het is aan de zorgaanbieders om tijdig deze berichten te sturen. Pagina 2 van 5

3 308-bericht Het 308-bericht is de gemeentelijke bevestiging op een 307-bericht. Dit bericht wordt dan ook door de gemeente verstuurd. Het is aan de gemeente om tijdig de 308-berichten te versturen. TOELICHTING VANUIT SYSTEEM VECOZO: TOELICHTING Wmo301 = Toewijzing ondersteuning door de gemeente, dit bericht ontvangt u via de dienst 'Wmo-berichten versturen. Wmo302 = Uw retourbericht, dit bericht verstuurt u via de dienst 'Wmo-berichten versturen' Wmo303 = Uw declaratie, deze verstuurt u via de dienst 'Declareren' Wmo304 = Retourbericht van de gemeente, dit bericht ontvangt u via de dienst 'Declareren' Wmo305 = Aanvang ondersteuning, dit bericht verstuurt u via de dienst 'Wmo-berichten versturen' Wmo306 = Retourbericht van de gemeente, dit bericht ontvangt u via de dienst 'Wmo-berichten versturen' Wmo307 = Einde of mutatie ondersteuning, dit bericht verstuurt u via de dienst 'Wmo-berichten versturen' Wmo308 = Retourbericht van de gemeente, dit bericht ontvangt u via de dienst 'Wmo-berichten versturen' Werkafspraken aanlevering aan CAK In augustus 2016 heeft het CAK een handreiking uitgegeven met een modeltekst over de aanlevering van de eigen bijdrage gegevens aan het CAK. Landelijk is verzocht deze op te nemen in de contracten. Binnen onze regio werken wij met de maatwerkovereenkomst begeleiding (MOB). In art t/m 5.17 van de MOB wordt onzes inziens al voldoende over de voorwaarden vermeld. In overleg met het CAK willen wij de handreiking als werkafspraak betitelen en verzoeken u ook hiervan kennis te nemen. Hieronder de tekst van de handreiking CAK. MEDEDELING We verzoeken u tenslotte dat als er een afwijking is van geleverde uren/dagdelen in een periode ten opzichte van de uren/dagdelen opgenomen in het zorgplan, dit met de cliënt te overleggen. De cliënt weet dan op grond van welke uren/dagdelen de eigen bijdrage in de betreffende periode wordt vastgesteld. Inleiding De gemeenten zijn belast met de uitvoering van de Wmo De door de gemeente afgegeven toekenningsbeschikkingen zijn aanleiding voor klanten om ondersteuning af te nemen waarvoor een eigen bijdrage betaald moet worden. Het CAK is onder andere belast met het vaststellen en innen van de eigen bijdrage voor de maatwerkvoorziening. Voor de goede uitvoering van hun taken zijn gemeenten en het CAK afhankelijk van elkaars informatie. In deze modeltekst zijn de voorwaarden voor de benodigde gegevensaanleveringen aan het CAK vastgelegd. Naast dit document kunnen nog andere afspraken en documenten relevant zijn die aanvullend gelden. Deze blijven ook geldig naast dit document. Doel van deze toevoeging is helder te beschrijven wat de aanleverende partij (aanleverende partij is de partij die de bijdrage plichtige Wmo maatwerkvoorziening bij het CAK aanlevert, verder te noemen aanleverende partij) en de gemeente van elkaar verwachten om daarmee voor de cliënt als een slagvaardige en klantvriendelijke keten op te treden. Pagina 3 van 5

4 Gegevensuitwisseling De gegevensuitwisseling tussen de aanleverende partij en het CAK bestaat uit: De gegevensuitwisseling in de vorm van een bestand of handmatige aanlevering, in het primaire proces. Dit betreft de initiële aanlevering en de aanlevering van wijzigingen in de administratie tussen de gemeente en de aanleverende partij. Gegevensuitwisseling primair proces De gegevensuitwisseling heeft als doel om voor de rechthebbenden van de Wmo een eigen bijdrage vast te stellen en daarbij te bepalen hoe hoog de eigen bijdrage is. De gegevens die uitgewisseld worden, zijn benoemd in Hoofdstuk 5 van de Wmo 2015 en zijn verder gedefinieerd in de standaarden die door het CAK zijn opgesteld en beschikbaar gesteld zijn in het Extranet van het CAK. De standaarden en handleidingen zijn te vinden op: onder CAK zakelijk De bestandsuitwisseling en handmatige aanlevering vinden uitsluitend versleuteld en langs geautomatiseerde weg plaats via een beveiligde internetverbinding, via het Extranet van het CAK. De aanleverende partij is verplicht om uiterlijk 28 dagen na afloop van de periode waarin de ondersteuning geleverd is, de gegevens bij het CAK aan te leveren. Van elk bestand dat wordt ingelezen wordt een uitvallijst gemaakt. Deze uitvallijst wordt door het CAK automatisch aangemaakt na het inlezen van het bestand en wordt verstuurd naar de betreffende aanleverende partij. Dit gebeurt uiterlijk 2 werkdagen na aanlevering van de gegevens. De aanleverende partij initieert de gegevensuitwisseling in het primaire proces. Het CAK geeft aan de aanleverende partij een terugkoppeling van de ontvangst en verwerking van de bestanden. Fouten in de bestanden worden door de aanleverende partij onderzocht en indien mogelijk gecorrigeerd. De gecorrigeerde gegevens worden opnieuw via de bestandsuitwisseling aangeboden. Uitvalbestanden van het CAK worden opgepakt door de aanleverende partij. Gegevensuitwisseling secundair proces De aanleverende partij onderzoekt, ondersteund door bewijsmateriaal dat door het CAK aangeleverd wordt, het verzoek van de klant en past eventueel gegevens aan in de eigen bronadministratie. Dit is het Zorg gegevens incorrect proces (ZGI). De aanleverende partij moet binnen 20 werkdagen een reactie geven aan het CAK over de uitkomst van het onderzoek. Als de aanleverende partij dit niet binnen 20 werkdagen doet, handelt het CAK het verzoek ten gunste van de klant af. Via de handmatige verwerking secundair proces koppelt de aanleverende partij het resultaat van het onderzoek terug. De aangepaste gegevens worden via de bestandsuitwisseling of handmatige opvoer primair proces bij het CAK aangeleverd. Het ZGI werkproces is te vinden op de website: onder CAK zakelijk Gegevenskwaliteit Het resultaat van de aanlevering van gegevens voor de eigen bijdrage moet voldoen aan de normen juistheid, tijdigheid en volledigheid die het CAK stelt aan de gegevensleveringen, de aanleverende partij is hiervoor verantwoordelijk. Volledigheid: Alle aan de klant geleverde bijdrage plichtige ondersteuning in de vorm van een maatwerkvoorziening. Juistheid: Alle gegevens m.b.t. de bijdrage plichtige ondersteuning om correcties en uitval te Tijdigheid: voorkomen. Aanlevering aan het CAK uiterlijk 28 dagen na afloop van de periode waarin de ondersteuning geleverd is. Voordat de bijdrage plichtige gegevens geleverd worden aan het CAK, doet de aanleverende partij alles wat binnen zijn mogelijkheden ligt om incomplete en incorrecte data te achterhalen en te schonen. Incorrecte gegevens worden te allen tijde aangepast en opnieuw aangeleverd met de eerst volgende periode. Wanneer het vermoeden bestaat van grootschalige onvolkomenheden in de aanlevering van gegevens, treden de gemeente, de aanleverende partij en CAK in overleg om de vervolgstappen te bespreken. Pagina 4 van 5

5 MEDEDELING Controleprotocol 2016 De regio Zuid Oost Utrecht sluit aan op het landelijke Accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo Jeugdwet 2016 (zie documenten I-sociaal domein). Dit betekent dat aanbieders met een omzet van of meer een accountantsverklaring moeten aanleveren (volgens de daarvoor geldende standaarden), daarbij moet per gemeente een productieverklaring worden aangeleverd (hiermee komt de opgave onderhanden werk zoals die in 2015 nodig was te vervallen). Aanbieders met een omzet lager dan kunnen volstaan met een bestuursverklaring, aangevuld met een productieverklaring per gemeente (ook hier vervalt de opgave onderhanden werk). Hierover hebben wij u op 22 december 2016 direct geïnformeerd per mail met daarbij een format voor de bestuursverklaring. Beide documenten moeten uiterlijk dienen uiterlijk 1 april 2017 in het bezit te zijn van de gemeente. Wij verzoeken u deze naar inkoop@zeist.nl te sturen. De gemeenten behouden zich wel het recht voor om steekproefsgewijs een materiële controle te doen op de rechtmatigheid. Wij wensen u een spetterend en gezond 2017! Pagina 5 van 5