Stap 3: Uitwerking van het declaratie- / facturatieproces op hoofdlijnen. VNG Project - Declaratie Jeugd

Transcriptie

1 Stap 3: Uitwerking van het declaratie- / facturatieproces op hoofdlijnen VNG Project - Declaratie Jeugd

2 Declaratie- / facturatieproces Procesmodel op hoofdlijnen Gemeentelijke administratie Zorgaanbieder ex provinciale en landelijke Jeugdzorg Verantwoording opstellen 1 Declaratie VECOZO GGK 2 ex AWBZ/ Zvw zorg Retourstroom (ex AWBZ/Zvw via Vecozo) Registreren Cliëntvolg systeem 8 Match met contract Contracten aanbieders Match met opdracht / beschikking Cliëntvolg systeem Doorsturen indien bestemd voor andere gemeente Controle woonplaatsbeginsel Gezagsregister GBA factuur Controle op omzetplafond Consolidatie omzet per aanbieder Betaalbaar stellen factuur declaratie Akkoord declaratie

3 1. Opstellen factuur / declaratie door aanbieder Informatieproducten Voor de factuur/declaratie buiten AWBZ/ZVW is geen landelijk format. Hierover maken gemeenten en aanbieders nadere afspraken. In principe kennen alle huidige AWBZ/ZVW aanbieders de vecozo structuur. Alle overige partijen zullen op een andere wijze met gemeente willen communiceren. Als u gebruik maakt van een factuur/declaratie op cliëntniveau dan dient u te zorgen voor een beveiligde verbinding. Gemeenten kunnen kiezen voor één regionale postbus voor het berichtenverkeer met aanbieders of inrichting van de administratie op lokaal niveau. Voor een aanbieder die via Vecozo verantwoording inlevert maakt dat in principe niet uit. AWBZ/ ZVW format:

4 2. Verbinding Vecozo en GGK De Vecozo berichten worden ontsloten via het GGK. In principe sluiten gemeenten niet rechtstreeks aan op de systemen van Vecozo maar doen zij dat via het GGK. Het is mogelijk om het GGK ook te benaderen vanuit een regionale voorziening. Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? Door vertraging in de ontwikkeling van het GGK zijn de Vecozo berichten voor Jeugd niet via het GGK op te vragen op 1/1/2015 maar pas in de tweede release op 1/1/2014. Gemeenten dienen voor die periode een andere oplossing te vinden voor het versturen en ontvangen van informatie via Vecozo (aanleveren op andere wijze, zelf aansluiten bij Vecozo of uitstellen van berichtenverkeer tot release GGK) Factsheet gemeentelijk gegevensknooppunt

5 3. Registratie van binnenkomende facturen / declaraties De facturen en declaraties zullen moeten worden ingelezen in het cliëntvolgsysteem van de gemeente. Als gekozen wordt voor regionale verzameling van de facturen en lokale betaling dan zal het regionale ICT systeem de facturen/declaraties moeten kunnen doorzetten naar de lokale administratie. GEMMA softwarecatalogus

6 4. Match met contract Overzicht met contractuele afspraken tussen gemeenten en aanbieders dat digitaal automatisch te benaderen is. Als gekozen wordt voor lokale uitvoering van deze controle dan is afstemming nodig met regionale inkoopteam. Eventuele tussentijdse aanpassingen moeten eenvoudig verwerkt kunnen worden. Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? Deze stap kan eventueel ook plaatsvinden bij de toegang als de beschikking scherp genoeg geformuleerd is dat deze bij controle ook de contractuele afspraken dekt. Mits tenminste de contracten niet tussentijds wijzigen met terugwerkende kracht.

7 5. Controle op beschikking / opdracht (1/2) Informatieproducten Er worden regionaal en lokaal afspraken gemaakt over de inhoud en vormgeving van een zorgopdracht. Naarmate in een regio meer wordt samengewerkt in de administratie en risicodeling is het wenselijk om de inhoud en werkwijze binnen een regio te standaardiseren. Met de aanbieder moeten afspraken gemaakt worden in hoeverre het mogelijk is om te werken met een uniek verplichtingennummer op de opdracht én factuur. In het toewijzingsbericht Jeugd (JW301) is het mogelijk om een beschikkingnummer op te nemen. Als gekozen wordt voor regionale betaling en lokale toegang dan zal vanuit het lokale domein informatie doorgezet moeten worden aan de regionale administratie. Omdat dit cliëntinformatie betreft dienen nadere privacy waarborgen gehanteerd te worden.

8 5. Controle op beschikking / opdracht (2/2) okale en regionale afstemming Gemeenten kunnen kiezen voor één regionale postbus voor het berichtenverkeer met aanbieders of inrichting van de administratie op lokaal niveau. Voor een aanbieder die via Vecozo verantwoording inlevert maakt dat in principe niet uit. Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? In overleg met de accountant van de gemeente is het wellicht mogelijk om controle van de opdracht steekproefsgewijs in te richten in combinatie met accoutantscontrole van de aanbieder zelf. FAQ BESCHIKKINGEN

9 6. Match met woonplaatsbeginsel Koppeling met GBA Toegang tot het gezagsregister is vooralsnog niet digitaal mogelijk. Er wordt nu bezien welke oplossing hiervoor op korte termijn in te regelen is. Zorgaanbieders hebben vaak geen toegang tot het GBA. Vaak beschikken zij wel over de gegevens van de gezagsdrager van de jeugdige. Maar dat is geen geverifieerde informatie. De gemeente is wettelijk verantwoordelijk voor doorgeleiding van de rekening naar de juiste gemeente als het woonplaatsbeginsel uitwijst dat de rekening niet door hem betaald hoeft te worden. De gemeente zal hiervoor een voorziening moeten treffen. In hoeverre vindt deze controle lokaal of regionaal plaats? GBA wijzigingen worden lokaal beheerd; als gekozen wordt voor regionale inrichting dan is een koppeling noodzakelijk. Let op bevoegdheden regionaal bureau. Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? In hoeverre richt de gemeente deze controle met name in bij de toegang? FAQ WOONPLAATSBEGINSEL (volgt ZSM)

10 7. Controle op omzetplafond Informatieproduct Actuele omzetplafonds per aanbieder Om de uitputting van de omzetplafonds te kunnen monitoren leveren aanbieders die bevoorschot worden in de regel periodiek management informatie aan over gerealiseerde productie en een prognose over de rest van het jaar. Hier maken gemeenten apart afspraken over. Voor aanbieders die factureren is het van belang om omzetplafonds te monitoren als daarover afspraken zijn gemaakt in de inkoopcontracten. Hiervoor is een consolidatie noodzakelijk van de betaalde facturen. Als betaling op lokaal niveau plaatsvindt dient er een afstemmingsmechanisme ingericht te worden die voorkomt dat aanbieders meer betaald krijgen dan hun omzetplafond toe laat. Afhankelijk van de inrichting is informatie-uitwisseling noodzakelijk tussen regionaal en lokaal niveau. FAQ DBC INKOOPGIDS

11 8. Retourstroom Informatieproduct Vecozo heeft standaard retourberichten Jeugd Vergelijkbaar met ontvangen vecozo berichten. Als er sprake is van regionaal contactpunt en lokale betaling, via welk kanaal loopt dan de retourstroom terug? AWBZ/ ZVW format: